B2B ادائیگی آٹومیشن گائیڈ

افلاطون کے ذریعہ دوبارہ شائع کیا گیا۔

فالونگ: 0

B2B ادائیگی آٹومیشن میں انوائسز کو کیپچر کرنے اور پروسیسنگ کرنے کے آٹومیشن سے لے کر دکانداروں کو ادائیگی کرنے اور آپ کی کتابوں میں ان ادائیگیوں کو ملانے تک سب کچھ شامل ہے۔ یہ آپ کے کاروبار کو وسائل کو خالی کرنے، دستی غلطیوں کو کم کرنے اور مزید اسٹریٹجک کاموں پر توجہ دینے کی اجازت دیتا ہے۔

2018 کی ایک رپورٹ نے انکشاف کیا کہ شمالی امریکہ میں کاروبار خرچ کرتے ہیں۔ ارب 187 ڈالر اکاؤنٹس قابل ادائیگی (AP) پروسیسنگ پر سالانہ، اور ان اخراجات کے 90% سے زیادہ کے لیے لیبر اکاؤنٹس۔ کیا ہوگا اگر آپ ان اخراجات کو 80% تک کم کر سکتے ہیں اور انوائس پر کارروائی کی رفتار کو 10 گنا تک بڑھا سکتے ہیں؟ سچ ہونا بہت اچھا لگتا ہے؟

صحیح B2B کے ساتھ ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر، یہ نہیں ہے. اور فوائد صرف لاگت کی بچت، درستگی، اور کارکردگی تک ہی محدود نہیں ہیں — B2B ادائیگی آٹومیشن سپلائر کے تعلقات کو بھی بہتر بنا سکتی ہے، تعمیل کو یقینی بنا سکتی ہے، جرمانے اور جرمانے سے بچ سکتی ہے، اور نقد بہاؤ اور مالیاتی صحت کے بارے میں اہم بصیرت فراہم کر سکتی ہے۔

B2B ادائیگی آٹومیشن تمام سائز کے کاروبار کے لیے گیم چینجر ہے۔ اس مختصر گائیڈ میں، ہم آپ کو B2B ادائیگی کے آٹومیشن کی بنیادی باتوں اور اس پر عمل درآمد کرنے کے طریقہ سے آگاہ کریں گے۔ اے پی آٹومیشن۔ آپ کے کاروبار میں.

کس طرح B2B ادائیگی آٹومیشن انوائس پروسیسنگ ورک فلو کو آسان بناتا ہے۔ — B2B ادائیگی آٹومیشن انوائس پروسیسنگ ورک فلو کو آسان بناتا ہے۔

B2B ادائیگی آٹومیشن کیا ہے؟

B2B ادائیگی آٹومیشن ایک ٹیکنالوجی پر مبنی عمل ہے جو ہموار کرتا ہے کہ کس طرح کاروبار سپلائرز، ٹھیکیداروں اور دیگر کاروباری شراکت داروں کو ادائیگیوں کو سنبھالتے ہیں۔

لہذا، آپ کی ٹیم دستی طور پر انوائس ڈیٹا داخل کرنے، غلطیوں کی جانچ کرنے، ادائیگیوں کو شروع کرنے، اور آپ کے مالیاتی نظام میں ان ادائیگیوں کو ملانے کے بجائے، یہ کام ایک حل کے ذریعے انجام پاتے ہیں جیسے نانونٹس.

B2B ادائیگی آٹومیشن کے ساتھ انوائس ڈیٹا کیپچر پر خرچ ہونے والے وقت کو بچائیں۔

یہ سافٹ ویئر کم سے کم انسانی شمولیت کے ساتھ پورے عمل کو ہموار کرتا ہے، ان دہرائے جانے والے کاموں پر صرف ہونے والے وقت کو کم کرتا ہے اور غلطیوں اور غلط فہمیوں کے امکانات کو نمایاں طور پر کم کرتا ہے۔

B2B ادائیگی آٹومیشن آپ کے ورک فلو کو کس طرح ہموار کر سکتا ہے؟

B2B ادائیگی آٹومیشن حل میں سرمایہ کاری کرنا آپ کے کاروبار کے لیے ایک زبردست اقدام ہے۔ بعض اوقات، تبدیلی کے اثرات پر یقین کرنا مشکل ہوتا ہے جب تک کہ آپ عمل میں ہونے والی تبدیلیوں کا مشاہدہ نہ کریں۔

تو، آئیے دیکھتے ہیں کہ یہ ادائیگی کے آٹومیشن سلوشنز B2B ادائیگی کے عمل کے مختلف حصوں کو کس طرح خودکار بناتے ہیں۔

1. انوائس پروسیسنگ

B2B ادائیگی آٹومیشن حل حاصل کر سکتے ہیں اور انوائس سے ڈیٹا نکالیں۔ اور درستگی اور مکمل ہونے کو یقینی بنانے کے لیے ان کا جائزہ لیں۔ یہ انوائس نمبر، تاریخ، سپلائر کا نام، اور واجب الادا رقم جیسے اہم ڈیٹا کو نکالتا ہے اور اس سے متعلقہ خریداری کے آرڈرز اور معاہدوں سے میل کھاتا ہے۔

اگر کوئی مماثلت نہیں ہے، تو سافٹ ویئر خود بخود انوائس کو دستی جائزہ کے لیے جھنڈا لگا دیتا ہے۔ آپ کی ٹیم اس کا جائزہ لے سکتی ہے اور اسے چند کلکس میں درست کرنے اور دوبارہ جمع کرانے کے لیے واپس سپلائر کے پاس بھیج سکتی ہے۔

ڈیٹا میں مماثلت نہ ہونے پر انوائس کو جھنڈا لگانا

یہ خودکار عمل دستی ڈیٹا کے اندراج اور نظرثانی پر خرچ ہونے والے وقت کو ڈرامائی طور پر کم کرتا ہے، جس سے انوائس پروسیسنگ کے اوقات تیز ہوتے ہیں۔

2. منظوری کے ورک فلو

ایک بار جب انوائس مماثل ہو جاتی ہے، تو اسے خود بخود نامزد منظور کنندگان کے پاس جائزہ لینے کے لیے بھیج دیا جاتا ہے۔ منظوری. ادائیگی کا آٹومیشن سسٹم زائد المیعاد منظوریوں کے لیے یاددہانیاں اور اضافہ بھیجتا ہے، ادائیگیوں میں تاخیر کے امکانات کو کم کرتا ہے جبکہ ادائیگی کی جلد چھوٹ اور بہتر پارٹنر تعلقات حاصل کرنے کے امکانات کو بڑھاتا ہے۔

فیصلہ کریں کہ آیا انوائس کو اگلے مرحلے پر منتقل کرنا ہے یا نہیں۔

آپ کے پارٹنرز حقیقی وقت میں اپنے رسیدوں کی حیثیت کو ٹریک کرنے کے قابل ہو جائیں گے، جس سے آپ کی AP ٹیم کو نمٹانے والے سوالات کی تعداد کم ہو جاتی ہے۔ شفافیت کی یہ سطح اعتماد کو فروغ دیتی ہے اور آپ کے کاروباری تعلقات کو بہتر بناتی ہے۔

3. ادائیگی پر عمل درآمد

ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر پھر منظور شدہ رسیدوں اور ادائیگی کی شرائط کی بنیاد پر ادائیگی شروع کرتا ہے۔ سافٹ ویئر ادائیگی کے مختلف طریقوں جیسے ACH، ورچوئل کارڈز، اور چیک کے لیے ادائیگی کی فائلیں بناتا ہے اور انہیں بینک یا ادائیگی کے پروسیسر کو بھیجتا ہے۔

تاہم، یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ ادائیگی کے آٹومیشن کی تاثیر سافٹ ویئر کے معیار پر منحصر ہے اور یہ آپ کے موجودہ ادائیگی کے نظام میں کتنی اچھی طرح سے مربوط ہے۔ چونکہ انوائسنگ اور ادائیگی کے عمل کاروبار سے کاروبار میں مختلف ہوتے ہیں، اس لیے ادائیگی کے آٹومیشن حل کا انتخاب کرنا جو آپ کی مخصوص ضروریات کو پورا کرنے کے لیے اپنی مرضی کے مطابق بنایا جا سکتا ہے۔

اپنے پیمنٹ آٹومیشن ٹول کے اندر ہی ادائیگی کریں۔

لے لو نانونٹس، مثال کے طور پر. یہ مختلف ذرائع جیسے ای میل، اسکین شدہ دستاویزات، ڈیجیٹل فائلز/تصاویر، اور کلاؤڈ اسٹوریج سے انوائسز پڑھ سکتا ہے اور آرڈرز خرید سکتا ہے — جو آپ کو مکمل طور پر ٹچ لیس جانے اور دستی مداخلت کے بغیر اخراجات کو ملانے اور ملاپ کرنے کے قابل بناتا ہے۔ آپ اسے QuickBooks اور Sage سمیت اپنے موجودہ اکاؤنٹنگ سسٹم کے ساتھ آسانی سے جوڑ سکتے ہیں، تاکہ یہ آپ کے موجودہ عمل میں خلل نہ ڈالے۔

4. ادائیگی کی مفاہمت

ادائیگیوں پر عمل درآمد ہوجانے کے بعد، آٹومیشن سافٹ ویئر پھر ان کو ملاپ کرے گا۔ یہ منظور شدہ رسیدوں کے ساتھ کی گئی ادائیگیوں کا حوالہ دے گا، اس بات کو یقینی بنائے گا کہ تمام ادائیگیاں درست ہیں اور ان کا حساب کتاب ہے۔

یقینی بنائیں کہ آپ کے انوائس سے ہر ایک لائن آئٹم کے ساتھ GL کوڈ موجود ہے۔ — یقینی بنائیں کہ آپ کے رسیدوں سے ہر ایک لائن آئٹم کے ساتھ GL کوڈ موجود ہے۔

کسی بھی تضاد کو فوری طور پر نشان زد کر دیا جائے گا، جس سے آپ کی ٹیم تحقیقات کر سکتی ہے اور انہیں فوری طور پر حل کر سکتی ہے۔ GL کوڈز خود بخود لاگو ہوتے ہیں، جو آپ کے اکاؤنٹنگ سسٹم کے ساتھ ہموار انضمام کو قابل بناتے ہیں اور مفاہمت کے عمل کو تیز تر اور زیادہ موثر بناتے ہیں۔

5. رپورٹنگ اور تجزیات

B2B ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر صرف دستی کاموں کو خودکار نہیں کرتا ہے۔ یہ آپ کے کاروبار کی مالی صحت کے بارے میں قیمتی بصیرت بھی فراہم کرتا ہے۔ یہ آپ کی ادائیگی کی سرگرمیوں، رجحانات کی نمائش، رکاوٹوں کی نشاندہی، اور بہتری کے مواقع کو اجاگر کرنے کے بارے میں جامع رپورٹس تیار کرتا ہے۔

وینڈر کی کارکردگی پر بصیرت کے ساتھ ڈیٹا پر مبنی فیصلے لیں۔

ڈیٹا پر مبنی یہ نقطہ نظر آپ کو بجٹ کی زیادہ درست پیشین گوئیاں ترتیب دینے، لاگت بچانے کے مواقع کی نشاندہی کرنے اور حقیقی وقت کے مالیاتی ڈیٹا کی بنیاد پر اسٹریٹجک فیصلے کرنے میں مدد کرتا ہے۔

آپ کو B2B ادائیگی آٹومیشن کیوں نافذ کرنا چاہئے؟

تو یہ آپ کے ورک فلو کو ہموار کر سکتا ہے۔ لیکن یہ آپ کے کاروبار کے لیے ٹھوس فوائد میں کیسے ترجمہ کرتا ہے؟

B2B ادائیگی آٹومیشن کو لاگو کرنے پر غور کرنے کی کچھ مجبور وجوہات یہ ہیں:

1. لاگت کی بچت

ایک حالیہ رپورٹ میں انکشاف ہوا ہے کہ تقریباً 92٪ کاروبار ادائیگیوں کے لیے چیک کا استعمال کرتے ہیں۔ درمیانی پروسیسنگ لاگت کے ساتھ $ 2.01 اور $ 4ہر چیک کو دستی طور پر پروسیس کرنا کمپنیوں کے لیے بہت مہنگا ہو سکتا ہے۔

خودکار B2B ادائیگی کی پروسیسنگ دستی مزدوری اور کاغذ پر مبنی عمل کی ضرورت کو کم کر سکتی ہے، جس سے پرنٹنگ، شپنگ، اور کاغذی چیک کو ذخیرہ کرنے سے وابستہ اخراجات میں نمایاں کمی ہو سکتی ہے۔

2. بہتر درستگی

دستی ادائیگی کی کارروائی غلطیوں کا شکار ہے، جس کی وجہ سے غیر متوقع اخراجات اور تاخیر ہوتی ہے۔ ڈپلیکیٹ ادائیگیاں، غلط رقمیں، اور ختم شدہ ڈیڈ لائن ان غلطیوں کی صرف چند مثالیں ہیں جو دستی پروسیسنگ کے ساتھ ہو سکتی ہیں۔

B2B ادائیگی آٹومیشن ڈیٹا انٹری، انوائس کے ساتھ ادائیگیوں کو ملانے، اور تضادات کی نشاندہی جیسے کاموں کو خودکار کرکے ان غلطیوں کو ختم کرنے میں مدد کر سکتی ہے۔ ایک حالیہ سروے میں، تقریبا 62٪ تنظیموں نے ادائیگی آٹومیشن اور الیکٹرانک ادائیگیوں میں اولین ترجیح کے طور پر کارکردگی میں اضافہ کا حوالہ دیا۔

3. تیزی سے ادائیگی کی کارروائی

خودکار انوائس پروسیسنگ، انوائس کی منظوری کے ورک فلوز، اور ادائیگی کے عمل کے ساتھ، B2B ادائیگی پر کارروائی کرنے میں جو وقت لگتا ہے اسے ہفتوں سے کم کر کے چند دن یا گھنٹوں تک کیا جا سکتا ہے۔ انوائسز کو کسی بھی جگہ سے منظور کیا جا سکتا ہے، اور ادائیگی کو فوری طور پر عمل میں لایا جا سکتا ہے، جس سے تیزی سے ٹرناراؤنڈ ٹائم اور بہتر کیش فلو ہو سکتا ہے۔

4. سپلائر کے مضبوط تعلقات

تاخیر سے ادائیگیاں، تنازعات، اور ادائیگی سے متعلق دیگر مسائل سپلائر کے تعلقات کو نقصان پہنچا سکتے ہیں۔ B2B ادائیگی آٹومیشن کاروباروں کو بروقت ادائیگیوں اور درست ادائیگی کے ریکارڈ کو یقینی بنا کر ان مسائل سے بچنے میں مدد کرتا ہے۔ اس سے کاروباروں کو سپلائر کے مضبوط تعلقات کو فروغ دینے میں مدد مل سکتی ہے، جس سے ممکنہ چھوٹ، بہتر شرائط، اور بہتر تعاون حاصل ہوتا ہے۔

5. توسیع پذیری اور ترقی

B2B ادائیگی آٹومیشن ان تنظیموں کو قابل بناتا ہے جو اپنے کاموں کو زیادہ مؤثر طریقے سے انجام دینے کے لیے اپنے کام کو پیمانہ کرنے کے خواہاں ہیں۔ جیسے جیسے وینڈرز اور انوائسز کا ڈھیر لگ جاتا ہے، ان پر دستی طور پر کارروائی کرنا ترقی کے لیے رکاوٹ بن سکتا ہے۔

خودکار B2B ادائیگی کی پروسیسنگ کاروباری اداروں کو غلطیوں کو کم کرنے اور کارکردگی میں اضافہ کرتے ہوئے رسیدوں اور ادائیگیوں کے حجم کو برقرار رکھنے میں مدد کرتی ہے۔ اس سے نہ صرف کاروباری اداروں کو خام مال یا اہم سپلائیز کے حصول میں تاخیر کے بارے میں فکر کیے بغیر اپنی سرگرمیوں کی منصوبہ بندی کرنے میں مدد ملے گی، بلکہ یہ مزید اسٹریٹجک کاموں پر بھی توجہ مرکوز کرتا ہے جو ترقی اور منافع کو بڑھا سکتے ہیں۔

6. دھوکہ دہی کے لیے کم حساس

وینڈر انوائس پروسیسنگ، منظوری کے ورک فلوز، اور ادائیگی کے عمل کو خود کار بنا کر، ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر کاروباروں کو ان کی ادائیگی کی سرگرمیوں کا ایک جامع منظر فراہم کر سکتا ہے، جس سے وہ کسی بھی غیر معمولی لین دین یا سرگرمیوں کی شناخت کر سکتے ہیں۔

مزید برآں، B2B ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر حفاظتی اقدامات جیسے ملٹی فیکٹر تصدیق، صارف کی اجازت کے کنٹرول، اور آڈٹ ٹریلز کو نافذ کر سکتا ہے، جو کاروبار کو دھوکہ دہی کے خلاف بہتر تحفظ فراہم کرتا ہے۔

7. بہتر تعمیل

آڈٹ ٹریلز بنانا اور ادائیگی کے تفصیلی ریکارڈ کو برقرار رکھنا دستی عمل کے ساتھ مشکل ہو سکتا ہے۔ لین دین کو ریکارڈ کرنے کے لیے ہر پارٹنر کا اپنا نظام اور قواعد کا سیٹ ہو سکتا ہے۔ آپ کا اختتام بے ترتیبی سے رکھے ہوئے لاگز کے ساتھ ہوتا ہے، جو آڈٹ کے دوران یا ضوابط کی تعمیل کرتے وقت ایک مسئلہ پیدا کر سکتا ہے۔

ادائیگی کے آٹومیشن کے ساتھ، ہر ٹرانزیکشن کو منظم طریقے سے لاگ ان کیا جاتا ہے اور آسانی سے ٹریس کیا جا سکتا ہے۔ مزید برآں، سافٹ ویئر کو مختلف بین الاقوامی، قومی، یا صنعت سے متعلق مخصوص ضوابط کی تعمیل کرنے کے لیے پروگرام کیا جا سکتا ہے، جس سے عدم تعمیل کے خطرے کو کم کیا جا سکتا ہے۔ یہ نہ صرف آڈٹ کو آسان بناتا ہے بلکہ تعمیل سے متعلقہ مسائل سے نمٹنے کا ایک منظم طریقہ بھی فراہم کرتا ہے۔

8. بہتر مرئیت اور کنٹرول

جب آپ اپنی B2B ادائیگیوں کو خودکار کرتے ہیں، تو آپ اپنے اخراجات میں بہتر مرئیت حاصل کرتے ہیں۔ آپ کی ادائیگی کی سرگرمیوں کا ایک جامع نظریہ آپ کو رجحانات کی نشاندہی کرنے، غیر موثریتوں کی نشاندہی کرنے اور ڈیٹا پر مبنی فیصلے کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ آپ کے نقد بہاؤ کو بہتر بنانے، اپنے بجٹ کو زیادہ مؤثر طریقے سے منظم کرنے اور مستقبل کی ترقی کے لیے منصوبہ بندی کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔

مزید برآں، آٹومیشن آپ کو اپنی ادائیگیوں پر زیادہ کنٹرول فراہم کرتا ہے۔ آپ منظوری کے ورک فلو کو ترتیب دے سکتے ہیں، آنے والی ادائیگیوں کے لیے خودکار یاد دہانیاں، اور کسی بھی غیر معمولی سرگرمی کے لیے الرٹس وصول کر سکتے ہیں۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ آپ ہمیشہ لوپ میں رہتے ہیں اور ضرورت پڑنے پر مداخلت کر سکتے ہیں۔

9. ملازمین کی پیداواری صلاحیت اور بہتر حوصلے میں اضافہ

دستی ادائیگی کی کارروائی صرف وقت طلب نہیں ہے، بلکہ اس میں تھکا دینے والے کام بھی شامل ہیں، جو آپ کے ملازمین کی پیداواری صلاحیت اور حوصلے کو نقصان پہنچا سکتے ہیں۔ B2B ادائیگیوں کو خودکار کرنے سے آپ کے عملے کا زیادہ اسٹریٹجک کاموں اور اقدامات پر توجہ مرکوز کرنے کا وقت خالی ہو سکتا ہے جو آپ کے کاروبار کی ترقی میں معاون ثابت ہو سکتے ہیں۔

مزید برآں، انہیں انوائس کی منظوری کے لیے سینئر ساتھیوں کا پیچھا نہیں کرنا پڑے گا، ادائیگیوں کو ملانے میں گھنٹوں گزارنا ہوں گے، یا اہم دستاویزات کو غلط جگہ دینے کی فکر نہیں ہوگی۔ ملازمین کو برقرار رکھنا اور ان کی حوصلہ افزائی کرنا اس وقت آسان ہو جاتا ہے جب وہ محسوس کرتے ہیں کہ ان کی مہارتیں اور وقت بامعنی کام کے لیے استعمال ہو رہا ہے۔

ترقی کو آگے بڑھانے کے لیے اپنی تنظیم میں B2B ادائیگی آٹومیشن کو کیسے نافذ کریں؟

تبدیلی کبھی بھی آسان نہیں ہوتی۔ لیکن اگر آپ اپنی تنظیم کے اندر B2B ادائیگی آٹومیشن کو مؤثر طریقے سے نافذ کرنے کے قابل ہیں، تو آپ اپنے ادائیگی کے عمل کو ہموار کر سکتے ہیں، وقت اور پیسہ بچا سکتے ہیں، اور سپلائر کے تعلقات کو بہتر بنا سکتے ہیں۔

اپنی تنظیم میں ادائیگی کے آٹومیشن کو نافذ کرتے وقت ذہن میں رکھنے کے لیے یہاں چند تجاویز ہیں:

1. اپنے موجودہ ادائیگی کے عمل کا اندازہ لگائیں۔

رسیدیں فائل کرنے سے لے کر ڈیٹا کو درآمد اور مستحکم کرنے تک، معلوم کریں کہ آپ کی B2B ادائیگی کی کارروائی کے کون سے پہلو ابھی بھی دستی ہیں۔ مثال کے طور پر، ای میل پر مبنی رسیدیں اب بھی آپ کے اکاؤنٹنگ سسٹم میں دستی طور پر داخل کی جا رہی ہیں، یا کسی مخصوص وینڈر کی رسیدیں پرنٹ اور منظوری کے لیے بھیجی جاتی ہیں۔

ان دستی عملوں کی نشاندہی کرنے سے آپ کو یہ تعین کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ آپ کی ادائیگی کی پروسیسنگ کے کون سے حصے خودکار ہوسکتے ہیں اور کس قسم کا ادائیگی آٹومیشن حل آپ کے کاروبار کے لیے بہترین ہوگا۔

2. یقینی بنائیں کہ کم سے کم دستی توثیق کی ضرورت ہے۔

اگر آپ کی ٹیم کو دستی طور پر ہر انوائس ڈیٹا کی توثیق کرنی ہے، تو آپ واقعی اپنے ادائیگی کے عمل کو خودکار نہیں کر رہے ہیں۔ یہ اگلے کاروباری دن انوائسز کو صاف کرنے کا باعث بن سکتا ہے، جس کے نتیجے میں کارروائیوں میں ناپسندیدہ تاخیر ہوتی ہے۔

ایک B2B ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر کا انتخاب کریں جو انوائسز کو صاف کرنے کے لیے درکار وقت کو محض سیکنڈ تک کم کر سکے۔ اس طرح، آپ کا کاروبار ایک اعلیٰ اور قابل اعتماد وینڈر تجربہ فراہم کر سکتا ہے۔

3. ایک عالمی سطح پر قابل رسائی علم کی بنیاد بنائیں

تمام متعلقہ ٹیم کے اراکین کے لیے قابل رسائی علم کی بنیاد بنانا ادائیگی کے آٹومیشن کے کامیاب نفاذ کو یقینی بنانے میں بہت آگے جا سکتا ہے۔ اس میں آپ کے منتخب کردہ B2B ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر، یہ کیسے کام کرتا ہے، صارف کے مراعات، منظوری کی روٹنگ، اور کسی بھی پالیسی یا طریقہ کار کے بارے میں تفصیلی معلومات ہونی چاہیے جن پر عمل کرنے کی ضرورت ہے۔

ہر کسی کو ایک ہی صفحہ پر رکھنے کے لیے آپ کی ادائیگی کے آٹومیشن کے عمل میں ہونے والی کسی بھی تبدیلی کی عکاسی کرنے کے لیے اس علمی بنیاد کو باقاعدگی سے اپ ڈیٹ کیا جانا چاہیے۔

4. تعمیل اور سیکورٹی کو سنجیدگی سے لیں۔

B2B ادائیگی آٹومیشن میں حساس مالیاتی ڈیٹا شامل ہوتا ہے، جس سے تعمیل اور حفاظت کو سب سے زیادہ اہمیت حاصل ہوتی ہے۔ آپ کا B2B ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر متعلقہ قواعد و ضوابط اور بین الاقوامی معیارات جیسے PCI-DSS اور ISO 27001 کے مطابق ہونا چاہیے، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ آپ اور آپ کے شراکت داروں کا مالیاتی ڈیٹا محفوظ اور محفوظ ہے۔

اس کے علاوہ، آپ کو مناسب حفاظتی اقدامات کو لاگو کرنا چاہئے جیسے دو عنصر کی تصدیق، صارف کی اجازت کے کنٹرول، اور آڈٹ ٹریلز۔ آپ سیکورٹی اور تعمیل کی نگرانی کے لیے ایک سرشار ٹیم بھی تشکیل دے سکتے ہیں یا تیسرے فریق کے آڈیٹر کی خدمات حاصل کر سکتے ہیں۔

5. یقینی بنائیں کہ B2B ادائیگی آٹومیشن آپ کے موجودہ سسٹمز کے ساتھ اچھی طرح کام کرتا ہے۔

کہتے ہیں کہ آپ اپنے کاروباری عمل کو منظم کرنے کے لیے پہلے سے ہی SAP کا انٹرپرائز ریسورس پلاننگ (ERP) سسٹم استعمال کر رہے ہیں۔ آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ آپ نے جو B2B ادائیگی آٹومیشن حل منتخب کیا ہے وہ آپ کے موجودہ سسٹمز کے ساتھ بغیر کسی رکاوٹ کے مربوط ہو سکتا ہے۔ اس سے آپ کے ورک فلو کو ہموار کرنے اور آپ کے کاموں میں کسی بھی ممکنہ مسائل یا رکاوٹوں سے بچنے میں مدد ملے گی۔

اگر سافٹ ویئر آپ کے ERP سسٹم کے ساتھ اچھی طرح سے مربوط نہیں ہوتا ہے، تو آپ کے عملے کو آٹومیشن کے مقصد کو شکست دیتے ہوئے، سسٹم کے درمیان ڈیٹا کو دستی طور پر منتقل کرنا پڑ سکتا ہے۔ لہذا، ایک ایسا حل تلاش کریں جو مقبول کاروباری سافٹ ویئر کے ساتھ APIs یا پہلے سے تیار کردہ انضمام پیش کرتا ہو۔

6. اپنی ٹیم کو مؤثر طریقے سے تربیت دیں۔

Automation boosts productivity, but only if your team can wield it effectively. So, it’s crucial they understand when to manually step in, recognize various alerts, know where data is stored, and troubleshoot typical issues.

اس سے آپ کی ٹیم کو مقصد کے ساتھ ادائیگی کے آٹومیشن کو نافذ کرنے میں مدد ملے گی۔ اسے ایک چمکدار نئے ٹول کے طور پر نہیں دیکھا جائے گا بلکہ ان کے ورک فلو کا ایک لازمی حصہ ہے۔ سافٹ ویئر کی خصوصیات، افعال اور فوائد سے ٹیم کو واقف کرنے کے لیے باقاعدہ تربیتی سیشنز، ویبنرز یا ورکشاپس کا اہتمام کیا جا سکتا ہے۔

7. باقاعدگی سے اپنے ورک فلو کا جائزہ لیں اور اپ ڈیٹ کریں۔

آٹومیشن کا مطلب اسے ترتیب دینا اور بھول جانا نہیں ہے۔ وقتا فوقتا خودکار ورک فلو کا جائزہ لیں۔ عام رکاوٹوں کی نشاندہی کریں۔ یہ آپریشنل مسائل ہو سکتے ہیں جیسے سکین شدہ انوائسز سے ڈیٹا کو درست طریقے سے نکالنے میں سافٹ ویئر کی ناکامی یا اسٹریٹجک مسائل جیسے چینل پارٹنرز ڈیجیٹل انوائسنگ کو اپنانے سے انکار کرتے ہیں۔

ملازمین اور دیگر اسٹیک ہولڈرز سے فیڈ بیک جمع کریں اور میٹرکس جیسے ایرر ریٹ، پروسیسنگ ٹائم، انوائس سائیکل ٹائم وغیرہ۔ اس ڈیٹا کو اپنے ورک فلو کو بہتر بنانے کے لیے استعمال کریں، ضروری ٹویکس اور بہتری کریں۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ آپ کا ادائیگی کا آٹومیشن سسٹم آپ کی کاروباری ضروریات کے مطابق تیار ہوتا ہے اور وقت کے ساتھ ساتھ موثر اور موثر رہتا ہے۔

اپنی تنظیم کے لیے صحیح B2B ادائیگی آٹومیشن حل منتخب کرنے میں آپ کی مدد کے لیے یہاں ایک فوری چیک لسٹ ہے۔

کیا یہ آپ کے موجودہ اکاؤنٹنگ اور ERP سسٹمز - QuickBooks، Xero، SAP، Oracle، وغیرہ کے ساتھ اچھی طرح سے مربوط ہے؟
کیا یہ انوائس ڈیٹا نکالنے اور خودکار توثیق کے لیے AI صلاحیتوں کے ساتھ آتا ہے، اور کیا یہ وقت کے ساتھ ساتھ اپنی درستگی کو بڑھانے کے لیے دستی ان پٹ سے سیکھ سکتا ہے؟
کیا یہ ادائیگی کے طریقوں کی ایک وسیع رینج کی حمایت کرتا ہے — ACH، وائر ٹرانسفر، کریڈٹ کارڈ، چیک، بٹوے وغیرہ؟
کیا یہ متحرک رعایت اور سپلائی چین فنانسنگ جیسی خصوصیات پیش کرتا ہے؟
کیا یہ ملٹی کرنسی کی ادائیگیوں اور بین الاقوامی لین دین کی حمایت کرتا ہے؟
کیا اس میں مضبوط حفاظتی اقدامات اور تعمیل کی سندیں ہیں؟
کیا یہ آپ کو اپنی کاروباری ضروریات کی بنیاد پر منظوری کے ورک فلو کو اپنی مرضی کے مطابق کرنے کی اجازت دیتا ہے؟ کیا اس میں توسیع پذیر فن تعمیر ہے جو آپ کے کاروبار کے ساتھ بڑھ سکتا ہے؟
کیا آپ تھرڈ پارٹی پیمنٹ گیٹ وے استعمال کیے بغیر پلیٹ فارم سے براہ راست دکانداروں کو ادائیگی کر سکتے ہیں؟
کیا اس میں صارف دوست انٹرفیس ہے جسے آپ کی ٹیم آسانی سے نیویگیٹ اور استعمال کر سکتی ہے؟
کیا یہ ریئل ٹائم رپورٹنگ اور تجزیات پیش کرتا ہے تاکہ آپ کی ادائیگی کے عمل کی نگرانی اور اسے بہتر بنایا جا سکے؟
کیا یہ وقت بچانے اور غلطیوں کو کم کرنے کے لیے بار بار چلنے والی ادائیگیوں کے آٹومیشن کی پیشکش کرتا ہے؟
کیا یہ زیر التواء ادائیگیوں اور واجب الادا رسیدوں کے لیے خودکار یاد دہانیوں کی حمایت کرتا ہے؟
کیا یہ آپ کو اپنے تنظیمی ڈھانچے کی بنیاد پر صارف کی اجازت اور منظوری کے درجہ بندی کو ترتیب دینے کی اجازت دیتا ہے؟
کیا یہ مختلف فارمیٹس، ترتیب اور زبانوں کے ساتھ انوائسز سے ڈیٹا پڑھ اور نکال سکتا ہے؟
کیا یہ ادائیگی کے عمل میں پائے جانے والے کسی تضاد یا ممکنہ دھوکہ دہی کے لیے الرٹ دیتا ہے؟
کیا یہ شفافیت اور تعمیل میں مدد کو یقینی بنانے کے لیے تمام لین دین کے لیے ایک آڈٹ ٹریل فراہم کرتا ہے؟
کیا یہ ایسی قیمت پر آتا ہے جو آپ کی ضرورت کی خصوصیات سے سمجھوتہ کیے بغیر آپ کے بجٹ میں فٹ بیٹھتا ہے؟

B2B ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر مالیاتی صحت کے بارے میں کیا مخصوص بصیرت فراہم کر سکتا ہے؟

ادائیگیوں کا انتظام کرنے کے لیے ایکسل شیٹ استعمال کرنے کا تصور کریں۔ یہاں تک کہ اگر آپ تمام دستی ڈیٹا کے اندراج کی پریشانی کے بارے میں بھول جاتے ہیں، تو حقیقی وقت کی بصیرت کی کمی کی وجہ سے فوری طور پر باخبر فیصلے کرنا مشکل ہو جاتا ہے۔

B2B ادائیگی آٹومیشن سوفٹ ویئر کے ساتھ، آپ اپنے تمام مالیاتی ڈیٹا کو ایک جگہ پر سنٹرلائز کر سکیں گے اور ریئل ٹائم رپورٹس اور تجزیات تک رسائی حاصل کر سکیں گے۔ یہ آپ کو ریئل ٹائم بصیرت فراہم کرے گا:

ابتدائی ادائیگیوں کے لیے ہر وینڈر سے چھوٹ موصول ہوتی ہے۔
رسیدوں اور ادائیگیوں پر کارروائی کرنے میں لگنے والا اوسط وقت
بقایا ادائیگیاں اور واجب الادا رسیدیں۔
زمرہ، محکمہ، یا وینڈر کے لحاظ سے کل خرچ
آنے والے مہینوں کے لیے کیش فلو کی پیشن گوئی
انوائسز کا فیصد جن میں تضادات یا ممکنہ دھوکہ دہی ہے۔
ہر انوائس اور ادائیگی پر کارروائی کی مجموعی لاگت
ورکنگ کیپٹل آپٹیمائزیشن اور اس کا کس حد تک مؤثر طریقے سے انتظام کیا جا رہا ہے۔
آپ کی منظوری کے کام کے بہاؤ اور کسی بھی ممکنہ رکاوٹوں کی کارکردگی
مختلف طریقوں سے کی گئی ادائیگیوں کا فیصد (ACH، وائر ٹرانسفر، کریڈٹ کارڈ، چیک، بٹوے، وغیرہ)
بین الاقوامی لین دین کی تعداد اور متعلقہ اخراجات اور آپ کی ملٹی کرنسی کی ادائیگیوں پر شرح مبادلہ کا اثر
بجٹ کا استعمال اور اصل اخراجات اور بجٹ کی رقم کے درمیان کوئی فرق

یہ ایک مکمل فہرست نہیں ہے بلکہ اس قسم کی بصیرت کی ایک جھلک ہے جو آپ صحیح آٹومیشن سافٹ ویئر کے ساتھ حاصل کر سکتے ہیں۔ ڈیٹا پر مبنی اس طرح کی بصیرتیں آپ کو ناکارہیوں، لاگت کی بچت کے مواقع اور بہتری کے شعبوں کی نشاندہی کرنے میں مدد کر سکتی ہیں۔

وہ آپ کے اسٹریٹجک فیصلوں کی رہنمائی کر سکتے ہیں، آپ کو بہتر وینڈر شرائط پر گفت و شنید کرنے، آپ کے ورکنگ کیپیٹل کو بہتر بنانے، اور آپ کے کیش فلو مینجمنٹ کو بہتر بنانے میں مدد کر سکتے ہیں۔

B2B ادائیگی آٹومیشن نے کاروبار کو کس طرح فائدہ پہنچایا ہے؟

لہذا، کاغذ پر B2B ادائیگی آٹومیشن حل حاصل کرنا ایک غیر دماغی چیز کی طرح لگتا ہے۔ لیکن، آپ اب بھی کاروبار پر اس کے اصل اثرات کے بارے میں سوچ رہے ہوں گے۔

یہاں کاروبار کی کچھ حقیقی زندگی کی کہانیاں ہیں جنہوں نے Nanonets B2B ادائیگی آٹومیشن کو نافذ کیا اور نمایاں بہتری کا تجربہ کیا:

1. Ascend Properties کی AP ٹیم 5 گنا زیادہ موثر ہو گئی۔

برطانیہ میں مقیم اس پراپرٹی مینجمنٹ کمپنی نے Nanonets کا استعمال کرتے ہوئے اپنے انوائس پروسیسنگ کے اخراجات کا 80% بچایا۔ Nanonets کی AI سے چلنے والی OCR ٹیکنالوجی نے انہیں ڈیٹا نکالنے، منظوری کی روٹنگ، اور CRM سافٹ ویئر کے عمل میں اپ لوڈ کرنے کے قابل بنایا۔

[سرایت مواد]

وہ اپنی اے پی ٹیم کے سائز میں اضافہ کیے بغیر 2000 پراپرٹیز سے 10,000 پراپرٹیز تک پیمانہ کرنے کے قابل تھے۔ مزید برآں، انوائس پروسیسنگ پر کام کرنے والے 5 کل وقتی ملازمین میں سے، وہ اسے صرف ایک پارٹ ٹائمر تک کم کرنے میں کامیاب رہے، جس سے ٹیم کے دیگر اراکین کو مزید اسٹریٹجک اقدامات پر توجہ مرکوز کرنے کے لیے آزاد کیا گیا۔

2. سالٹ پے نے انوائس پروسیسنگ پر 99% وقت کی بچت حاصل کی۔

لندن میں قائم اس فنٹیک کمپنی نے اپنے انوائس نکالنے اور منظوری کے عمل کو خودکار بنانے کے لیے Nanonets کا استعمال کیا۔ Nanonets استعمال کرنے سے پہلے، SaltPay ٹیم نے اپنے SAP سسٹم میں انوائس ڈیٹا کو دستی طور پر داخل کرنے میں کافی وقت صرف کیا۔

[سرایت مواد]

Nanonets نے ڈیٹا نکالنے کے عمل کو خودکار بنایا، مطلوبہ شرائط کے خلاف ڈیٹا کی توثیق کی، اور ڈیٹا کو براہ راست SAP سسٹم میں اپ لوڈ کیا۔ SaltPay نے کامیابی کے ساتھ اپنی انوائس پروسیسنگ کی درستگی کو بہتر بنایا اور 26 ممالک کے کلائنٹس کی خدمت کے لیے اپنے آپریشنز کو بڑھایا۔

3. ACM سروسز نے دستی انوائس پروسیسنگ کو 90% تک کم کیا

ACM سروسز، ایک اصلاحی ٹھیکیدار، نے اپنے انوائس نکالنے کے عمل کو ہموار کرنے کے لیے Nanonets کا رخ کیا۔ Nanonets استعمال کرنے سے پہلے، انہوں نے ایک بوجھل، دستی عمل کے ساتھ جدوجہد کی جس میں وقت خرچ کرنے والا ڈیٹا انٹری شامل تھا۔

[سرایت مواد]

Nanonets کو اپنے ورک فلو میں ضم کرکے، انہوں نے خودکار ڈیٹا کیپچر اور وینڈر-GL کوڈ مماثل بنایا، جس سے مینوئل انوائس پروسیسنگ کو 90% تک کم کیا گیا۔ AP ٹیم پچھلی بار کے ایک حصے میں اپنے تمام رسیدوں پر کارروائی کرنے کے قابل تھی، غلطیوں کو کم کرنے اور ان کی مجموعی پیداواری صلاحیت میں اضافہ۔ CSV اختیار میں برآمد نے ان کے لیے اپنے اکاؤنٹنگ سسٹم میں ڈیٹا اپ لوڈ کرنا بھی آسان بنا دیا۔

خلاصہ یہ کہ Nanonets' AI سے چلنے والا انوائس مینجمنٹ حل 90% سے زیادہ کی درستگی کی شرح کے ساتھ انوائس پروسیسنگ کو خودکار کرتا ہے۔ ہمارا حل خود بخود مختلف فارمیٹس سے انوائس ڈیٹا نکال سکتا ہے۔, اسکین شدہ پی ڈی ایف اور تصاویر سمیت، اور آپ کے موجودہ اکاؤنٹنگ سسٹم جیسے Quickbooks، Xero، اور SAP کے ساتھ ضم کریں۔

Nanonets GDPR کے مطابق ہے اور انٹرپرائز کی سطح کی سیکیورٹی بھی فراہم کرتا ہے۔ یہ توسیع پذیر، لاگو کرنا آسان ہے، اور اپنی ادائیگی کے عمل کو بہتر بنانے میں آپ کی مدد کرنے کے لیے حسب ضرورت منظوری کے ورک فلو اور تفصیلی تجزیات پیش کرتا ہے۔

فائنل خیالات

آپ کی صنعت سے کوئی فرق نہیں پڑتا، ادائیگی کے آٹومیشن کو لاگو کرنے سے آپ کی ادائیگی کے عمل کو ہموار کرنے اور کاروبار کی ترقی میں مدد مل سکتی ہے۔ دستی عمل کو کم کر کے، کارکردگی کو بہتر بنا کر، اور سپلائر کے تعلقات کو مضبوط بنا کر، آپ اپنے کاروبار کو کامیابی کے لیے ترتیب دے سکتے ہیں۔

ہمیشہ ایک B2B ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر تعینات کریں جو آپ کی ضروریات اور آپ کے موجودہ سسٹمز کے مطابق ہو۔ آپ کے مالیات اور ملازمین واقعی آپ کا شکریہ ادا کریں گے۔ یاد رکھیں، مقصد صرف خود کار بنانا نہیں ہے بلکہ ذہانت سے خودکار کرنا ہے۔