24/7 کسٹمر سروس سپورٹ کا فائدہ اور اسے کیسے حاصل کیا جائے (اسپانسر شدہ)

آج کی دنیا میں، گاہک توقع کرتے ہیں کہ مطالبہ پر کسٹمر سپورٹ تک رسائی حاصل کریں۔ بہت سے کاروباروں کے لیے، اس کا مطلب ہے رات بھر کام کرنے کے لیے کال سینٹرز کے نیٹ ورک پر انحصار کرنا اور فنڈز فراہم کرنا۔

24/7 سپورٹ ایک بڑی سرمایہ کاری ہے – اس کے قابل، لیکن مہنگا ہے۔ کاروباروں کو چوبیس گھنٹے کسٹمر سپورٹ کے فوائد کا تجربہ کرنے کے قابل ہونے سے پہلے، معاون نمائندوں کی خدمات حاصل کرنے اور تربیت دینے کی ضرورت ہوتی ہے، جس کے لیے پیشگی مالی سرمایہ کاری کی ضرورت ہوتی ہے۔

لیکن، یہ اس طرح نہیں ہونا چاہئے. VoIP ٹیکنالوجیز کے ساتھ، کاروبار خودکار کسٹمر سپورٹ اور انفراسٹرکچر کی مختلف سطحوں کی پیشکش کر سکتے ہیں۔ یہ انسانی طاقت سے چلنے والے کسٹمر ہیلپ ڈیسک پر قرعہ اندازی کو کم کرتا ہے اور کمپنیوں کو ابتدائی اخراجات میں بچت کرنے میں مدد کرتا ہے۔

Zadarma 24/7 VoIP حل فراہم کرنے میں عالمی رہنما ہے، جو اپنے ورچوئل سوئچ بورڈ اور PBX پیشکش کے لیے مشہور ہے۔ یہ ذہین VoIP حل جن میں ورچوئل سوئچ بورڈز اور ورچوئل ریسپشنسٹ شامل ہیں مختلف میکانزم اور کال منظرنامے قائم کرنے کے ذمہ دار ہیں جو آپ کو لیڈز کے نقصان کو کم کرنے، کسٹمر سروس کے وقت کو بہتر بنانے اور بالآخر، کسٹمر کی اطمینان کی سطح کو بہتر بنانے میں مدد کر سکتے ہیں۔ 

24/7 کسٹمر سروس کیا ہے؟

24/7 کسٹمر سپورٹ کا مطلب ہے کہ آپ کے گاہک مدد حاصل کر سکتے ہیں اور مانگ پر سوالات کے جوابات تلاش کر سکتے ہیں، چاہے دن کا وقت یا ٹائم زون کچھ بھی ہو۔

سائز میں مختلف ہونے والی زیادہ تر کمپنیوں کے لیے 24/7 کسٹمر سروسز پیش کرنا اکثر ممکن نہیں ہوتا۔ تاہم، کسٹمر سروس کے عملے کو ہمیشہ جاری رکھے بغیر، کاروباری منتظمین کو تمام اوقات سے باہر کی کالوں اور فروخت کے مواقع سے محروم ہونے کے لیے خود کو مستعفی ہونا پڑتا ہے۔

یہ وہ جگہ ہے جہاں VoIP سے چلنے والے ورچوئل سوئچ بورڈز کی خوبصورتی آتی ہے۔

ایک ورچوئل سوئچ بورڈ آپ کو ایک واحد، استعمال میں آسان انٹرفیس سے حقیقی وقت میں کالز اور صارفین کا نظم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ ورچوئل سوئچ بورڈ کے ساتھ، آپ کالز کو منتقل کر سکتے ہیں، پارک کر سکتے ہیں اور انہیں بازیافت کر سکتے ہیں اور سب سے بڑھ کر یہ کہ آپ باہر کی کسٹمر سروس کے لیے کال حل ترتیب دے سکتے ہیں۔ ورچوئل سوئچ بورڈ بہت سارے اختیارات پیش کرتے ہیں جو مستقل موجودگی کو برقرار رکھنے میں مدد کرسکتے ہیں۔ جب اس بات کی تحقیقات کریں کہ کون سے VoIP پارٹنرز آپ کی کاروباری ضروریات کے لیے بہترین ہیں، تو قیمت، حل اور آپ کی پسند کو متاثر کرنے کے لیے بنیادی عوامل کے طور پر ترتیب دینے میں آسانی کا جائزہ لینا ضروری ہے۔ 

آپ کال کے منظرناموں کو کیسے ترتیب دیتے ہیں؟

کال کے منظرناموں کو ترتیب دینا پہلا قدم ہے جس پر آپ کو اپنا ورچوئل سوئچ بورڈ سیٹ کرتے وقت غور کرنا چاہیے۔ آپ کو سوچنا چاہیے کہ وقت کے لحاظ سے ہر کال کو کس منزل پر پہنچنا چاہیے۔ یہ وہ چیز ہے جس پر کاغذ پر غور کرنے کی ضرورت ہے اور پھر اسے Zadarna کے ورچوئل سوئچ بورڈ کی ترتیب میں منتقل کیا جانا چاہیے۔

کچھ VoIP حل ترتیب دینے کے لیے پیچیدہ ہیں اور آپ کو مدد کے لیے IT ٹیم کے رکن کی ضرورت ہوگی۔ تاہم، Zadarma کا کال کنفیگریشن حل سیدھا سادا ہے اور آسان اقدامات کے ساتھ بنایا گیا ہے، جس میں ہر کال اسٹیپ کو انتہائی بدیہی انداز میں ترتیب دینے کے لیے ڈریگ اینڈ ڈراپ طریقہ ہے۔

ورچوئل سوئچ بورڈ بصری ایڈیٹر کی طاقت

جب آپ ایک ورچوئل سوئچ بورڈ سیٹ اپ کرتے ہیں، تو آپ کو ایک صوتی مینو قائم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے جو ہر ایجنٹ یا ڈیپارٹمنٹ تک پہنچنے کی اجازت دیتا ہے اگر وہ جڑے ہوئے ہوں یا، اگر نہیں، تو ایک صوتی میل باکس میں پہنچ سکتے ہیں جہاں صارف یا صارف کوئی پیغام چھوڑ سکتا ہے۔ 

اس عمل میں صرف چند منٹ لگنے چاہئیں۔ اب آپ نے کال کے تمام ممکنہ منظرناموں اور مختلف کال پاتھوں کو منظم کر لیا ہے جن کی پیروی آپ کے صارفین کو تیز رفتار گاہک کی توجہ حاصل کرنے کے لیے کرنی چاہیے یا، گھنٹے ختم ہونے کی صورت میں، اپنی کال بیک کی درخواست کو رجسٹر کریں۔

کاروباری کالوں کو کیسے بچایا جائے؟

صبح 9 بجے سے شام 5 بجے تک آپ کی کسٹمر سروس ٹیم کال کے انتظار کے اوقات کو کم کرتے ہوئے فوری طور پر کال پک کرنے کے لیے دستیاب ہے۔ گھنٹوں کے بعد، جب آپ کی دن کے وقت کی ٹیم بند ہو جاتی ہے، تو آپ کی کسٹمر سروسز ڈیسک بند دکھائی دے سکتی ہے، صرف ایک سادہ صوتی میل کے ساتھ۔

لیکن، جب کال میل باکس میں پیغامات جمع ہوتے ہیں تو آپ کیا کرتے ہیں؟

اکثر ایسا لگتا ہے کہ درخواستوں پر مناسب طریقے سے عمل کرنے کے لیے صبح سب سے پہلے ان کا جائزہ لینے کے علاوہ کوئی چارہ نہیں ہوتا۔ کچھ VoIP فراہم کنندگان کال ٹرانسکرپشن کی پیشکش کرتے ہیں اور جب آپ کے پاس ٹرانسکرپشن کا آپشن فعال ہوجاتا ہے، CRM میں رجسٹر ہونے والی ہر کال کے ساتھ، آپ کے پاس ایک خصوصیت ہوگی جو آپ کو ہر کال کی آڈیو سننے کی اجازت دیتی ہے یا اس سے بھی زیادہ دلچسپ بات یہ ہے کہ اس کا ٹرانسکرپٹ پڑھیں۔ انہوں نے کہا، یہاں تک کہ گھنٹوں سے باہر۔

CRM کال ٹرانسکرپٹس کا کیا ہوگا؟

VoIP فراہم کنندگان آپ کے CRM کے ساتھ ضم ہونے والے کچھ فراہم کنندگان کے ساتھ نقل کی صلاحیت میں مختلف ہوتے ہیں۔ اس خصوصیت کو ہر کال پر CRM فنکشن کے اندر ایک لیبل (شکایت، فروخت، درخواست، وغیرہ) تفویض کرنا چاہیے۔ یہ کال کے ماخذ کو دیکھنے کے علاوہ ہے۔ معلومات کے ان دو ٹکڑوں کے ساتھ، سیلز یا کسٹمر سروسز مینیجر کے لیے یہ ممکن ہے کہ وہ چند منٹوں میں اپنی پوری ٹیم میں کال کا آرڈر اور تقسیم کر سکے۔ مینیجرز بہت ساری درخواستوں میں شرکت کر سکتے ہیں اور کاموں کو ہم آہنگ کر سکتے ہیں جو کاروباری اوقات سے باہر کی گئی کالوں سے رجسٹرڈ ہیں۔

VoIP فون حل کے ساتھ 24/7 کسٹمر سپورٹ کے فوائد

1. سہولت اور لاگت - 24/7 سپورٹ پیش کرنے کا سب سے بڑا فائدہ یہ ہے کہ آپ اپنے صارفین کو زیادہ آسان سروس فراہم کرتے ہیں۔ ہمیشہ جاری رہنے والی دنیا میں، ہمیشہ آن سپورٹ فراہم کرنے کا مطلب ہے کہ آپ کی سروس کسٹمر کی توقعات پر پورا اترتی ہے، اور جب بھی انہیں آپ کی ضرورت ہو وہ آپ سے رابطہ کر سکتے ہیں۔ آپ VoIP فونز کے حل جیسے ورچوئل سوئچ بورڈز اور فارورڈنگ متعارف کروا کر سرمایہ کاری کی بڑی سطح کو بچا سکتے ہیں۔ آپ کال اسٹینڈ بائی پر رات بھر کام کرنے کے لیے رات کے وقت کسٹمر کیئر ٹیموں کو ادائیگی اور ان کا انتظام کرنے سے بچ سکتے ہیں۔
   
2. تیز جواب - 24/7 سپورٹ سلوشن کے ساتھ، آپ کا کاروبار اپنی سپورٹ کیو کے اوپر رہ سکتا ہے جو صبح 9 بجے سے شام 5 بجے تک محدود کسٹمر کے کھلنے کے اوقات میں شدید ان باؤنڈ کالز کے بجائے ان باؤنڈ انکوائریوں کا ایک مستحکم بہاؤ فراہم کرتا ہے۔ آپ اس کے نتیجے میں تیز تر جوابی ردعمل اور قراردادیں فراہم کر سکتے ہیں۔
   
3. عالمی رسائی - جب آپ 24/7 کسٹمر سپورٹ حل پیش کرتے ہیں، تو آپ فوری طور پر وسیع ٹائم زونز میں مزید صارفین کو اپنی خدمات تک رسائی کے لیے مدعو کرتے ہیں۔ اگر آپ ہفتے کے دوران صرف صبح 9 بجے سے شام 5 بجے تک سپورٹ لائنز پیش کر رہے ہیں تو مختلف مارکیٹوں کے بین الاقوامی صارفین آپ کی سپورٹ ٹیم سے رابطہ کرنے کے لیے جدوجہد کریں گے اور آپ کے برانڈ کو ترک کرنے کا زیادہ امکان ہے۔ VoIP کمیونیکیشن ٹیکنالوجیز کا استعمال 24/7 کسٹمر سروس کا موقع فراہم کرتا ہے۔ ایک کاروبار ٹائم زونز میں افرادی قوت کو پھیلا کر یا تمام ٹائم زونز کو ایڈجسٹ کرنے کے لیے VoIP آٹومیشن پروسیس فراہم کر کے 24 گھنٹے سروس حاصل کر سکتا ہے۔ یہ یقینی بنائے گا کہ کال ہینڈلنگ کا آپشن ہمیشہ دستیاب ہوتا ہے چاہے دن کا وقت کیوں نہ ہو۔
   
4. گاہک کی توقعات اور ضروریات کے مطابق - آج کا اوسط گاہک توقع کرتا ہے کہ زیادہ تر معتبر کمپنیوں کی طرف سے اعلیٰ سطح کی سپورٹ دستیاب ہو گی اور مثالی طور پر دن میں 24 گھنٹے کسی نہ کسی طریقے سے رابطہ کیا جا سکتا ہے۔ گاہک بھی اپنی خواہش کے حصول کے لیے بے چین ہو رہے ہیں جب وہ چاہتے ہیں۔ VoIP فونز کمپنی کو دنیا میں کہیں بھی کسٹمر سپورٹ کو آؤٹ سورس کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ چاہے ٹیم کسی رابطہ مرکز میں ہو یا گھر سے دور سے کام کر رہی ہو، ایک گاہک مقامی نمبر ڈائل کر سکتا ہے اور ٹیم کے کسی رکن سے جڑ سکتا ہے جہاں بھی وہ ہو۔
   
5. کال فارورڈنگ اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ کوئی کال لا جواب نہ ہو۔ – کالوں کا جواب نہ ملنے سے بچنے کے لیے، بیرونی ایجنسیوں کو کالز بھیجنے کے لیے VoIP فون سسٹم قائم کیے جا سکتے ہیں، جس سے کمپنیوں کو دنیا بھر میں کام پھیلانے کی اجازت مل سکتی ہے۔ VoIP فونز کو گاہک کو ڈاؤن ٹائم کے دوران یا بنیادی اوقات سے باہر کال بیک کرنے کی پیشکش کرنے کے لیے پروگرام کیا جا سکتا ہے۔ یہ صوتی میل تک پہنچنے کی صلاحیت کو کم کر دیتا ہے، جو گاہکوں اور ٹیم کے اراکین کے لیے وقت طلب ہے۔ دوسرے ملازمین کو خودکار کال آگے بھیجنے کی صلاحیت کے ساتھ، ایک صارف ایک مخصوص نمائندے تک پہنچ سکتا ہے اور تیزی سے مدد حاصل کر سکتا ہے۔ انتظار کے اوقات کو کم کرنے سے صارفین کی واپسی میں کمی واقع ہوتی ہے (وہ صارفین جو آسانی سے گزرنے کی کوشش ترک کر دیتے ہیں یا جنہیں طویل عرصے تک روک دیا جاتا ہے)۔
   
6. بہتر کال مینجمنٹ - VoIP کے ساتھ، آپ کو کال ریکارڈنگ کا فائدہ ہے۔ مینیجر کسی ملازم کے ساتھ کال کا جائزہ لے سکتا ہے اور بہتری کے لیے تجاویز دے سکتا ہے۔ اگر ٹیم کے کسی رکن نے خاص طور پر اچھی کارکردگی کا مظاہرہ کیا ہو تو کال ریکارڈنگ یا ٹرانسکرپشن بھی تربیتی دستاویزات کا حصہ بن سکتی ہے۔ 24/7 VoIP حل پیش کرتے ہوئے، یہ آپ کو کال کے دورانیے اور کال کے بہاؤ کی نگرانی کے لیے متعدد ڈیٹا پوائنٹس تک رسائی کی اجازت دے گا۔ اطالعات مینیجر کو بھیجی جا سکتی ہیں جب کال کے زیادہ ہونے کے اوقات میں کال کا حجم بڑھ جاتا ہے۔ یہ معلومات مینیجر کو عملے کی ضروریات کا اندازہ لگانے میں مدد کر سکتی ہے اور یہ بتانے کے لیے کہ مخصوص اوقات کب ہیں جب زیادہ انسانی بنیادوں پر ٹیم کے ممبران دستیاب ہوں۔ مینیجرز کو عمل کو بہتر بنانے اور آپ کے 24/7 کسٹمر سروس اپروچ کی تاثیر کی پیمائش کرنے کے لیے صحیح ٹولز کی ضرورت ہوتی ہے۔
   
7. آپ کے CRM کے ساتھ انضمام - VoIP کی ایک اور معیاری خصوصیت کالر ID ہے۔ CRM کے ساتھ انضمام سے کالر ID کو کسٹمر کی مکمل تاریخ کے ساتھ مزید بہتر بنایا جا سکتا ہے، بشمول آرڈر کی معلومات اور کوئی بھی حالیہ مسائل۔ گاہک کو نام سے کال کرنے سے گاہک کے تعلقات میں اضافہ اور اعتماد بڑھ سکتا ہے۔ کچھ فراہم کنندگان اپنے VoIP-CRM انضمام کے حصے کے طور پر 'CRM لیبل' پیش کریں گے۔ یہ آپ کو مرکزی نقطہ نظر فراہم کرتا ہے کہ کالز میں کتنا وقت لگ رہا ہے، مثال کے طور پر، کال کی شکایت میں شرکت کے لیے بمقابلہ سیل کال بند کرنے کے لیے درکار مدت۔ یہ بھی مطالعہ کرنا ممکن ہے کہ ہر جگہ سے کیا شکایات آتی ہیں یہ دریافت کرنے کے لیے کہ مثال کے طور پر، کسی مخصوص علاقے میں ترسیل میں کوئی مسئلہ ہے۔ یہ سیکڑوں VoIP-CRM خصوصیت کے فوائد کی دو مثالیں ہیں جن کا ذکر کیا جا سکتا ہے اور وہ سب کچھ سی آر ایم لیبلز جیسی آسان چیز سے شروع ہوتے ہیں۔ آپ اپنے CRM کسٹمر پروفائل ڈیٹا کے ساتھ کال ڈیٹا کو لنک کرنے کو خودکار کر سکتے ہیں۔ گاہک کی تاریخ تک رسائی سپورٹ ٹیم کی مدد کر سکتی ہے کہ وہ فوری طور پر صحیح شخص تک کال کر سکے۔
   
8. بہتر کارکردگی - اگر فون سسٹم اور CRM کے درمیان رابطہ موجود ہے تو صارف کے لیے معلومات کو کال کرنا ایک تیز عمل ہے۔ گاہک کے نوٹس تک رسائی ایک شخص کے بعد فرد تک پہنچانے اور ایک ہی معلومات کو بار بار دہرانے کے پریشان کن چکر کو روک سکتی ہے۔
   

24/7 سپورٹ کا رول آؤٹ کرنا کمپنیوں کو اپنی سپورٹ ٹیم کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے نئی ٹیکنالوجی کو اپنانے پر مجبور کر سکتا ہے۔ جب کمپنیاں پہلی بار 24 گھنٹے سپورٹ کی سطح کی پیشکش کرنا شروع کرتی ہیں، تو وہ نئے ٹیم ممبران کو لاتے ہوئے اپنی ٹیم کی پیداواری صلاحیت کو بڑھانے میں مدد کرنے کے لیے ٹولز اور ٹیکنالوجی کی تلاش کرتے ہیں۔ اس کا مطلب خودکار کال روٹنگ کو نافذ کرنا یا خودکار ای میل جوابات کو رول آؤٹ کرنا ہو سکتا ہے جن میں سے سبھی آپ کے کاروبار میں دوسری ٹیمیں استعمال کر سکتی ہیں کیونکہ وہ ان فوائد کو دیکھتے ہیں جو اس سے آپ کی سپورٹ ٹیم کو حاصل ہوتے ہیں۔ 

کسی بھی کسٹمر سروس کو بہتر بنانے کے لیے ایک ورچوئل سوئچ بورڈ ضروری ہے جو اپنے کام کو بہتر بنانا چاہتی ہے۔

ورچوئل سوئچ بورڈز کے ساتھ جوڑا بنائے گئے VoIP فون آٹومیشن کی صلاحیت فراہم کرتے ہیں۔ یہ گاہک کی طلب اور کسٹمر کی توقعات کو پورا کرنے کے لیے 24/7 کسٹمر سپورٹ کی سطح فراہم کرنے میں اہم ہو سکتا ہے۔ دہرائے جانے والے لیکن وقت طلب کاموں کو خودکار کرنا آپ کی سپورٹ ٹیم کو مزید پیچیدہ کاموں سے نمٹنے کے لیے آزاد کر دیتا ہے۔ جب آپ کسٹمر سروس سپورٹ کی پیشکش کرنے کے لیے تیار ہو رہے ہیں، تو ایسا محسوس نہ کریں کہ آپ کو ایک ہی وقت میں تمام مواصلاتی چینلز پر چوبیس گھنٹے چلنے والی ہیلپ ڈیسک پیش کرنے کی ضرورت ہے۔ ان چینلز پر توجہ مرکوز کریں جہاں گاہک آپ سے جلد از جلد جواب سننے کی توقع رکھتے ہیں تاکہ آپ اپنی سروس کے ساتھ گاہکوں کی توقعات پر پورا اتریں۔ 

زدرما 24/7 VoIP حل فراہم کرنے میں عالمی رہنما ہے، جو اپنے ورچوئل سوئچ بورڈ اور PBX پیشکش کے لیے مشہور ہے۔ Zadarma دیگر ٹیکنالوجی اور IT ٹولز کے ساتھ فوری اور آسان انضمام پیش کرتا ہے۔ یہ ایک CRM اور مواصلات یا کام کی ایپلی کیشنز سے منسلک کیا جا سکتا ہے. آپ اوقات سے باہر کی کسٹمر سروس کے لیے کال کے منظرناموں کو خودکار کر سکتے ہیں اور کسی بھی وقت کے ضیاع سے بچنے کے لیے کام داخل کر سکتے ہیں، کالز میں ٹیگ شامل کر سکتے ہیں یا کال روٹنگ سیٹ کر سکتے ہیں۔ ورچوئل سوئچ بورڈ پیداواری صلاحیت کو بڑھانے، گاہک اور صارف کے تجربے کو بہتر بنانے کا ایک آسان طریقہ ہے، یہاں تک کہ گھنٹوں کے بعد بھی۔

آج ان کے حل دیکھیں!

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 ڈیٹا انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ایڈریین ایشلے کے ساتھ مستقبل کا نقشہ بنانا۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://www.eu-startups.com/2023/04/the-benefit-of-24-7-customer-service-support-and-how-to-achieve-it-sponsored/