خریداری کی درخواست بمقابلہ خریداری آرڈر: اختلافات

اپنے کاروبار میں کیش فلو کا انتظام کرنا مالی کامیابی کے لیے سب سے اہم ہے - یہ کوئی ذہانت نہیں ہے۔ جب کہ ایکروئل اکاؤنٹنگ آپ کو غیر نقدی اخراجات کی عکاسی کرنے کے لیے اعدادوشمار کو موافقت اور مالش کرنے دیتا ہے، تمام کاروبار نقد اکاؤنٹنگ پر زندہ اور مرتے ہیں: کیا آپ کی مصنوعات یا خدمات آپ کے بھیجے جانے سے زیادہ نقد لا رہی ہیں؟

 جب کہ ایک اعلیٰ سروس یا پروڈکٹ بیچنا آپ کے کنٹرول سے باہر کی قوتوں پر انحصار کرتا ہے، جیسے مارکیٹ اور معاشی عوامل، آپ کر سکتے ہیں اپنے کیش آؤٹ فلو کو معقول حد تک منظم کریں۔ لیکن، جیسا کہ کاروباری لیجنڈ پیٹر ڈرکر نے کہا، "آپ اس کا انتظام نہیں کر سکتے جس کی آپ پیمائش نہیں کرتے ہیں۔"

اپنے کیش آؤٹ فلو کا صحیح طریقے سے انتظام کرنا سب سے پہلے سمجھنے کی ضرورت ہے۔ جو خرچ کر رہا ہے کیا آپ کی تنظیم کے اندر خریداری کی درخواستوں اور خریداری کے آرڈرز کے لیے واضح رہنما خطوط قائم کرنا اس کی پیمائش کرنے کے لیے ایک اہم پہلا قدم ہے جس کا آپ انتظام کرنا چاہتے ہیں۔  

پرچیز آرڈر بمقابلہ پرچیز ریکوزیشن: کیا فرق ہے؟

خریداری کی درخواست (PR) اور خریداری آرڈر (PO) دونوں آپ کے اندر اہم موڑ ہیں۔ خریداری کی حکمت عملی. فرق آپ کی کمپنی پروکیورمنٹ ورک فلو کے اندر ان کے آرڈر میں ہے۔ PO بمقابلہ PR کے درمیان فرق آسان ہے:

• خریداری کی درخواست داخلی استعمال کے لیے ہوتی ہے اور مصنوع یا سروس کے اختتامی صارف (ملازم) کو اخراجات کی تفصیل والی دستاویزات کے ذریعے منظوری کے حکام سے جوڑتی ہے۔ 
• خریداری کا آرڈر ریکوزیشن سے شروع ہوتا ہے اور ضرورت کو پورا کرنے کے لیے وینڈر یا سپلائر کے پاس جاتا ہے۔ 

دونوں اہم کام انجام دیتے ہیں، بشمول دستاویزات کا انتظام، بجٹ کنٹرول، اور آپ کے کاروبار کے مالیاتی افعال کو آڈٹ کرنا۔ 

خریداری کی درخواست کیا ہے؟

خریداری کی درخواست اتنی ہی پیچیدہ یا سادہ ہو سکتی ہے جتنی کہ آپ کی ضرورت ہے، بڑی تنظیموں کو اکثر PR کے ورک فلو کے اندر صرف چند ملازمین والی چھوٹی دکانوں کے مقابلے زیادہ چیک اور عمل کی ضرورت ہوتی ہے۔ دونوں صورتوں میں، اگرچہ، ایک PR کا بنیادی جوہر ایک ہی ہے: اس کا مقصد ایک ملازم کی طرف سے آپ کے ورک فلو کے ذریعے بھیجے گئے سامان یا خدمات کو خریدنے یا خریدنے کے لیے ایک رسمی درخواست کے طور پر کام کرنا ہے۔

آپ کو خریداری کے تقاضوں کی ضرورت کیوں ہے؟

یاد رکھیں، آپ ان چیزوں کا انتظام نہیں کر سکتے جس کی آپ پیمائش نہیں کرتے، اور آپ کے اخراجات کی پیمائش اس بات کی ٹھوس سمجھ کے ساتھ شروع ہوتی ہے کہ پیسہ باہر کی طرف کیسے جاتا ہے۔ جب تک کہ آپ ذاتی طور پر اپنی تنظیم کے اندر ہر خریداری کو صفر ملازم ان پٹ (امکان نہیں) کے ساتھ شروع کر رہے ہیں، آپ کو قریب سے ٹریک کرنے کی ضرورت ہوگی۔ جو آرڈر کر رہا ہے کیا، کے لئے کیا مقصد، کے لئے کتنا. خریداری کی درخواست ان تمام معیارات کو پورا کرتی ہے، جس کا اختتام آپ کے کاروبار کے اندر مالی دھوکہ دہی، فضول خرچی اور غلط استعمال کو روکنے کے لیے نامزد اہلکاروں کے ذریعے حتمی جانچ پر ہوتا ہے۔

اگر IRS آڈٹ کے لیے دستک دیتا ہے تو آپ کو اپنے مالیاتی نظم و نسق کے نظام کے لیے درست اخراجات کے ریکارڈ کو برقرار رکھنے کی بھی ضرورت ہے۔ دونوں صورتوں میں، ایک اچھی طرح سے تیل کی خریداری کی درخواست کا عمل خود بخود کمپنی کے اخراجات کے لیے ایک جامع اکاؤنٹنگ سسٹم بناتا اور برقرار رکھتا ہے۔ 

خریداری کی درخواست کیسے کام کرتی ہے؟

جیسا کہ میں نے کہا، مخصوص ورک فلو کمپنیوں کے درمیان مختلف ہوتے ہیں۔ اس ورک فلو کے لیے، ہم دیکھیں گے کہ 100 ملازمین کے ساتھ درمیانے درجے کا کاروبار کس طرح خریداری کی درخواست کو روٹ کر سکتا ہے۔ آپ کے سائز اور دائرہ کار پر منحصر ہے، آپ کی خریداری کی درخواست کا ورک فلو زیادہ ہموار یا زیادہ طویل اور پیچیدہ ہو سکتا ہے۔

یہاں عام خریداری کی درخواست کی ترتیب کا ایک بنیادی خاکہ ہے:

1. ملازم ایک ضرورت کی نشاندہی کرتا ہے - خواہ وہ معمول کی ہو یا کوئی خاص معاملہ - اور خریداری کی درخواست کا فارم جمع کراتا ہے۔ فارم میں عام طور پر شامل ہیں:
   1. ملازم یا محکمہ کا نام
   2. مقام (اگر دفاتر جغرافیائی طور پر مختلف ہیں یا آپ بنیادی طور پر دور سے کام کرتے ہیں)
   3. درخواست کردہ اشیاء کی مقدار اور قسم
   4. وینڈر کا کاروباری نام اور پتہ
   5. عین مطابق یا تخمینہ قیمت
   6. مقررہ تاریخ/جب چیز یا خدمت کی ضرورت ہو۔
2. پہلا مینیجر یا منظوری دینے والی اتھارٹی اس بات کی توثیق کرتی ہے کہ پروڈکٹ یا آئٹم پہلے سے ہی آپ کی انوینٹری کا حصہ نہیں ہے/ ہاتھ میں نہیں ہے اور مالیاتی انتظامی ٹیم کو درخواست بھیجتا ہے۔
3. فنانس اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ وینڈر آپ کی کمپنی کے معیارات اور طرز عمل کے مطابق ہے، اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ایک درست ضرورت موجود ہے جو کسی خرچ کا جواز پیش کرتی ہے، اور یہ کہ درخواست آپ کے بجٹ کے مطابق ہے۔

ایک بار فنانس کی طرف سے برکت پر، آپ ایک پیدا کرتے ہیں خریداری کے آرڈر درخواست کو پورا کرنے کے لیے۔

پرچیز آرڈر کیا ہے؟

خریداری کا آرڈر ایک باضابطہ درخواست ہے جو فروش کو بھیجی گئی اشیا یا خدمات کے لیے بھیجی گئی ہے جس کا تذکرہ درخواست میں کیا گیا ہے۔ خریداری کا آرڈر اکثر دائرہ کار میں خریداری سے کہیں زیادہ پیچیدہ ہوتا ہے اور اس میں قانونی زبان شامل ہوتی ہے تاکہ ہر فریق کو لین دین کا معاہدہ کے ساتھ پابند کیا جائے۔ یہ آپ کے داخلی انتظامی نظام کے مطابق بھی منظم ہے۔ اگر وینڈر کافی بڑا ہے یا آپ کا رشتہ جاری ہے، تو یہ ممکنہ طور پر ان کے CRM ٹولز کے مطابق فارمیٹ کیا گیا ہے۔

آپ کو خریداری کے آرڈرز کی ضرورت کیوں ہے؟

خریداری کا آرڈر کسی وینڈر سے رسمی اور قانونی طور پر سامان یا خدمات کی درخواست کرنے کے لیے موجود ہے۔ یہ قانونی معاہدہ ہر فریق کو لین دین کا پابند کرتا ہے اور اس بات کی مشترکہ سمجھ کو یقینی بناتا ہے کہ کس چیز کی توقع ہے، کتنے کے لیے، اور کب اس کی ضرورت ہے۔ اس سے بلنگ کے سرپرائز سے بچنے میں مدد ملتی ہے اور خریداری میں شامل ہر شخص کو ایک دوسرے کے ساتھ جوابدہ اور ایماندار رکھنے میں مدد ملتی ہے جبکہ غلط مواصلت یا انسانی غلطی سے گریز ہوتا ہے جو اکثر زبانی لین دین یا مصافحہ کے معاہدوں کے دوران ہوتا ہے۔

 اور، خریداری کے تقاضوں کی طرح، ایک خریداری کا آرڈر موجود ہے جو آپ کے اندرونی انتظام کے لیے قابل آڈیٹ پیپر ٹریل کے طور پر کام کرتا ہے یا اگر کوئی بیرونی ایجنسی آپ کا معائنہ کرتی ہے۔

پرچیز آرڈر کیسے کام کرتا ہے؟

 ایک بار درخواست منظور ہو جانے کے بعد، آپ کا محکمہ خزانہ خریداری آرڈر مکمل کرتا ہے اور خریداری کا کام جاری رکھتا ہے۔

1.  فنانس ٹیم وینڈر کو خریداری کا آرڈر بھیجتی ہے اور وصول کرتی ہے۔ انوائس. وہاں سے، the دکاندار کو فوری طور پر ادائیگی کی جاتی ہے۔، یا انوائس ایک مخصوص مدت کے لیے قابل ادائیگی اکاؤنٹس میں رکھی جاتی ہے یا جب تک خریداری کا آرڈر پورا نہیں ہو جاتا (آئٹم، آپ کے داخلی عمل، اور وینڈر کے معاہدے پر منحصر ہے)۔
   1. آپ کی مالیاتی ٹیم کی مستعدی کا ایک اہم حصہ تین طرفہ مماثلت ہے۔ یہ ایک ہے قابل ادائیگی اکاؤنٹس محکمانہ فنکشن جو خریداری کے آرڈر کو کراس چیک کرتا ہے، انوائس، اور ترسیل کی رسید اس بات کی توثیق کرنے کے لئے کہ کوئی دھوکہ دہی یا انسانی غلطی نہیں ہے جو غیر متوقع اخراجات کا سبب بن سکتی ہے۔
2. ایک بار جب آئٹم ڈیلیور ہو جاتا ہے یا سروس فراہم کی جاتی ہے، ایک ذمہ دار پارٹی (یا تو اصل درخواست کنندہ یا فنانس ٹیم) ایک رسید تیار کرتی ہے اور اسے تین طرفہ میچنگ کی سہولت کے لیے قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے ساتھ فائل کرتی ہے اور یہ ظاہر کرتی ہے کہ خریداری کا آرڈر مطمئن ہے۔

نتیجہ

 یہ خریداری کی درخواست اور خریداری کے آرڈر کے ورک فلو کی ایک بہت ہی بنیادی خرابی تھی۔ درحقیقت، باہر کے فروش سے سامان کی درخواست اور وصول کرنے کا عمل محنت طلب ہے اور لمبا بھی ہو سکتا ہے۔ اسی لیے خریداری کی درخواستوں اور خریداری کے آرڈرز کے لیے ایک معیاری آپریٹنگ طریقہ کار بنانا ہموار خریداری اور معیاری ریکارڈ کیپنگ کو یقینی بنانے کی کلید ہے۔

 اور، بہت سے انتظامی کاروباری افعال کی طرح، حصولی کے یہ پہلو تیزی سے ڈیجیٹل یا خودکار ہوتے جا رہے ہیں۔ کاروباری مالکان اور ملازمین کے لیے یہ بہت اچھی خبر ہے - جب کہ بہتر بنائے گئے ورک فلو چیزوں کو تیز کر سکتے ہیں، آپ کاغذی کارروائی کو آگے پیچھے کرنے کی رفتار کو بہتر نہیں کر سکتے، خاص طور پر دور دراز کے کام کے سیٹ اپ میں یا اگر آپ کے ہیڈ کوارٹر اور دفاتر منقطع ہیں۔

 موثر اکاؤنٹس قابل ادائیگی آٹومیشن ٹولز میں خریداری کی جامع درخواست اور خریداری کے آرڈر کا انتظام شامل ہے۔ ورک فلو میں اختراعات میں شامل ہیں:

• AI سے چلنے والے اسکریننگ ٹولز ملازمین کی ای میلز یا سلیک میسجز سے رسمی ضروریات پیدا کرنے کے لیے۔
• خودکار اے پی کی منظوری بعض زمروں یا ایک مخصوص ڈالر کی رقم کے تحت ضروریات کے لیے جنہیں انسانی اسکریننگ کی ضرورت نہیں ہے۔
• آپ کے اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کے ساتھ ہم آہنگی کی درخواستوں، رسیدوں، اور رسیدوں کو منتقل کرنے کے لیے تین طرفہ مماثلت اور مصالحت کو تیزی سے فعال کرنا۔
• محفوظ کلاؤڈ کے اندر طویل مدتی ڈیٹا ذخیرہ یقینی بناتا ہے کہ آپ تعمیل اور آڈٹ کے لیے تیار ہیں۔

یہ خریداری کو تشکیل دینے والی چند اختراعات ہیں، لیکن ہر ایک منفرد طور پر آپ کی خریداری کی درخواست اور خریداری کے آرڈر کے ورک فلو کو ہموار کرتی ہے۔ اور جتنا زیادہ آپ اپنی ترقی اور پرورش کریں گے۔ خریداری کا انتظام اور اے پی آٹومیشن۔، آپ جتنا بڑا ماحولیاتی نظام بناتے ہیں – اور اتنا ہی آسان آپ انتظامی کاموں کا انتظام کر سکتے ہیں جو بصورت دیگر آپ کے آپریشنل فوکس سے ہٹ جاتے ہیں۔

آپ کی سطح سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے۔ فنانس آٹومیشن, خریداری کے آرڈر بمقابلہ خریداری کی درخواست کو سمجھنا اخراجات کو منظم کرنے اور نقد رقم کو برقرار رکھنے کا پہلا قدم ہے – اگر آپ اس کا انتظام کرتے ہیں جس کی آپ پیمائش کر سکتے ہیں۔

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/purchase-requisition-vs-purchase-order/