What Is Spend Management? - Plato AiStream V2.1

Перевидано Платоном

читають: 0

Управління витратами сьогодні стає все більш важливим для бізнесу, оскільки дає їм змогу контролювати витрати, покращувати процеси закупівель та оптимізувати прибутковість.

За даними McKinsey звітом, управління витратами є «забутим героєм» бізнес-досконалості та маркетингу, вивільняючи до 20% бюджетів, щоб служити каталізатором для організаційного зростання.

Однак керування витратами вручну може бути трудомістким і спроможним до помилок. На щастя, за допомогою технологій і автоматизації компанії тепер можуть оптимізувати процеси управління витратами та досягати кращих результатів.

У цій публікації блогу ми детально розглянемо управління витратами та те, як Nanonets може допомогти автоматизувати цей процес.

Що таке управління витратами?

Управління витратами — це процес планування, організації та контролю витрат організації для оптимізації прибутковості, забезпечення ефективності витрат і підтримки прийняття стратегічних рішень.

Він передбачає комплексне управління всіма аспектами закупівель компанії, включаючи пошук джерел, закупівлю, обробку рахунків-фактур, управління постачальниками та бюджетування.

Основною метою управління витратами є максимізація вартості кожного витраченого долара, мінімізуючи ризики та забезпечуючи відповідність нормам і політикам. Впроваджуючи методи ефективного управління витратами, організації можуть визначати можливості економії коштів, оптимізувати процеси закупівель, забезпечити відповідність нормам і політикам і зменшити фінансові ризики.

Чому управління витратами є важливим?

Управління витратами є важливим з різних причин. Більш ефективна робота дозволяє підприємствам розподіляти кошти на сфери, які створюють цінність, не збільшуючи бюджет.

Дослідження McKinsey показав, що компанії, які оптимізують свою діяльність до початку економічного спаду, мають кращі можливості для досягнення успіху під час рецесії.

Ці підприємства з більшою ймовірністю витримають скорочення бюджету та матимуть ресурси для інвестування під час рецесії, що може збільшити доходи компанії та сприяти покращенню продуктивності після відновлення економіки.

Таким чином, ефективне управління витратами може допомогти підприємствам досягти наступного:

Контролюйте витрати та оптимізуйте прибутковість: Ретельно відстежуючи та керуючи витратами, підприємства можуть контролювати витрати та підвищувати загальну прибутковість.
Визначте можливості економії коштів: практики управління витратами дозволяють організаціям виявити сфери, де можна досягти економії, що призведе до більш ефективного розподілу ресурсів.
Удосконалити процеси закупівель: оптимізація процесів закупівель за допомогою управління витратами допомагає компаніям приймати обґрунтовані рішення та укладати кращі угоди з постачальниками, що зрештою економить час і гроші.
Забезпечте дотримання правил і політики: Дотримуючись методів управління витратами, організації можуть підтримувати відповідність галузевим нормам і внутрішнім політикам, зменшуючи ризик штрафів або пені.
Зменшити фінансові ризики: проактивне управління витратами допомагає підприємствам виявляти й усунути потенційні фінансові ризики, забезпечуючи фінансову стабільність і гарантуючи свій довгостроковий успіх.

Процес управління витратами

Процес управління витратами включає низку кроків, які дозволяють організаціям ефективно управляти своїми витратами та оптимізувати прибутковість.

Дотримуючись цих кроків, організації можуть запровадити надійний і ефективний процес управління витратами, що призведе до оптимізації витрат, підвищення ефективності та кращих фінансових результатів.

Ось сім ключових кроків у управління витратами процес:

1. Визначте бізнес-витрати

Перший крок полягає в тому, щоб визначити та задокументувати всі бізнес-витрати за різними категоріями, такими як прямі та непрямі витрати на матеріали, послуги та капітальні витрати. Цей всеосяжний огляд витрат дозволяє організаціям краще зрозуміти свої витрати та визначити сфери, які потрібно покращити.

2. Централізація даних про витрати в автоматизованій системі

Консолідуючи дані про витрати в централізованій автоматизованій системі, організації можуть оптимізувати керування даними, підвищити точність і полегшити доступ до інформації в реальному часі. Це централізоване сховище спрощує аналіз моделей витрат і визначення тенденцій.

3. Перевірте та очистіть дані для аналізу

Забезпечення точності та достовірності даних про витрати має вирішальне значення для ефективного аналізу. На цьому етапі організації перевіряють і очищають дані, усуваючи будь-які розбіжності, дублікати або помилки. Це гарантує, що подальший аналіз базується на високоякісних надійних даних.

4. Класифікуйте та групуйте дані про витрати

Упорядкування даних про витрати за значущими категоріями та групами допомагає підприємствам визначати моделі, тенденції та сфери можливостей. Групуючи витрати за типом, постачальником, відділом або іншим відповідним критерієм, організації можуть отримати глибше розуміння своєї поведінки щодо витрат і приймати більш обґрунтовані рішення.

5. Проаналізуйте дані про витрати

Аналіз класифікованих і очищених даних про витрати дозволяє організаціям визначити можливості економії, неефективність і потенційні ризики. Цей поглиблений аналіз може виявити області надмірних витрат, недостатнє використання постачальників або можливості для консолідації, сприяючи кращим фінансовим показникам.

6. Розробіть стратегію управління витратами

На основі інформації, отриманої в результаті аналізу даних про витрати, компанії можуть розробити комплексну стратегію управління витратами. Ця стратегія має окреслювати конкретні дії та цілі для оптимізації витрат у всій організації, такі як перегляд контрактів, консолідація постачальників або впровадження вдосконалень процесів.

7. Прогнозуйте витрати для покращення результатів

Точне прогнозування витрат дозволяє організаціям передбачати майбутні витрати, визначати потенційні бюджетні обмеження та відповідно коригувати свої стратегії управління витратами. Регулярно оновлюючи прогнози витрат, компанії можуть заздалегідь керувати своїми витратами та покращувати загальну фінансову ефективність.

Проблеми з керуванням витратами вручну

Керування витратами вручну може бути трудомістким і спроможним до помилок процесом. Деякі з проблем, з якими стикаються підприємства, включають:

Обмежена видимість і контроль над даними про витрати: без автоматизованої системи компаніям може бути важко отримати доступ і проаналізувати дані про витрати в режимі реального часу, що призведе до відсутності видимості та контролю над своїми витратами.
Труднощі у визначенні можливостей заощаджень: Виявлення областей перевитрати або можливостей економії може бути складним завданням без належної системи відстеження та аналізу даних про витрати.
Помилки при введенні даних та обробці рахунків: Ручне введення даних і обробка рахунків-фактур можуть призвести до помилок, наприклад повторних платежів або неправильної інформації, що може призвести до додаткових витрат і затримок.
Затримки в процесах закупівель: Процеси закупівель вручну, наприклад укладення контрактів і керування замовленнями, можуть займати багато часу та призводити до затримок у придбанні товарів і послуг.
Невідповідність нормам і політикам: без належного моніторингу та заходів відповідності підприємства можуть порушити правила та політику, що призведе до фінансових санкцій і шкоди репутації.

Вирішуючи ці проблеми за допомогою автоматизації та технологій, компанії можуть покращити процеси управління витратами, зменшити кількість помилок і оптимізувати прибутковість.

Переваги інвестування в суворий процес управління витратами

Реалізація жорсткої стратегії управління витратами надає підприємствам численні переваги, сприяючи покращенню фінансових показників, операційній ефективності та сталому зростанню.

Основні переваги:

Стратегічне скорочення витрат і покращення грошового потоку: Ретельний підхід до управління витратами дозволяє підприємствам визначати можливості економії, оптимізувати витрати та підвищувати прибутковість. Заощадження можна реінвестувати у високоефективні види діяльності, такі як дослідження та розробки, маркетинг і наймання, які стимулюють зростання та інновації.
Зведені до мінімуму потреби в запозиченнях і процентні витрати: Ефективне управління витратами веде до збільшення внутрішньої готівки, зменшуючи потребу позичати у кредиторів. В умовах підвищення процентних ставок мінімізація витрат на відсотки має вирішальне значення для підтримки фінансової стабільності та максимізації прибутку.
Довгостроковий контроль витрат шляхом переговорів і планування: Ретельне управління витратами дає змогу компаніям забезпечувати оптимальні ціни за допомогою добре обговорених контрактів і загальних замовлень на закупівлю. Цей проактивний підхід допомагає захистити компанії від потенційного інфляційного зростання вартості продукції та забезпечує контроль витрат у довгостроковій перспективі.
Статистика та прийняття рішень на основі даних: систематична організація та аналіз даних про витрати надають компаніям прозорість, необхідну для виявлення вузьких місць, неефективності та областей для вдосконалення. Ці відомості є безцінними для компаній, які прагнуть до масштабування, оскільки навіть невелике скорочення витрат може мати значні наслідки в міру зростання компанії.
Покращена відповідність і зниження ризиків: Належне відстеження та документування витрат є критично важливими для підготовки податків, перевірок та управління контрактами з постачальниками. Суворий процес управління витратами допомагає підтримувати відповідність вимогам, уникати штрафів, максимізувати податкові пільги та залишати постачальників задоволеними, таким чином зменшуючи ризик суперечок і збоїв у ланцюжку постачання.
Оптимізовані процеси та підвищена ефективність: Завдяки централізації та автоматизації процесів управління витратами підприємства можуть усунути ручні завдання, зменшити кількість помилок і підвищити загальну ефективність. Це дозволяє співробітникам зосередитися на більш стратегічних і доданих видах діяльності, сприяючи зростанню бізнесу та конкурентній перевагі.

Застосовуючи суворий і комплексний підхід до управління витратами, підприємства можуть реалізувати ці переваги та багато іншого, зрештою сприяючи покращенню фінансового здоров’я, операційній ефективності та довгостроковому успіху.

Автоматизація управління витратами за допомогою Nanonets

Nanonets — це платформа автоматизації на основі ШІ, яка може допомогти компаніям автоматизувати процеси управління витратами. Використовуючи алгоритми машинного навчання, Nanonets може допомогти підприємствам:

Автоматизація вилучення та класифікації даних: Наномережі можуть отримувати та класифікувати дані з рахунків-фактур, квитанцій та інших документів, скорочуючи час і зусилля, необхідні для ручного введення даних.
Оптимізуйте процеси закупівель: Наномережі можуть автоматизувати процеси закупівель, такі як ідентифікація постачальника, керування контрактами та обробка замовлень, зменшуючи затримки та помилки.
Визначте можливості заощаджень: Аналізуючи дані про витрати, Nanonets може виявити області надмірних витрат і порекомендувати заходи для економії.
Забезпечте відповідність: Наномережі можуть допомогти підприємствам дотримуватися нормативних актів і політик шляхом автоматизації обробки рахунків-фактур і управління витратами.

Платформа автоматизації Nanonets на основі штучного інтелекту може допомогти компаніям оптимізувати процеси управління витратами, скоротити фізичну працю, підвищити ефективність і покращити дотримання вимог. Автоматизуючи такі завдання, як вилучення даних, закупівлі та моніторинг відповідності, компанії можуть зосередитися на прийнятті стратегічних рішень і покращенні прибутку.

Висновок

Підсумовуючи, ефективне управління витратами має вирішальне значення для компаній, щоб оптимізувати свої фінансові показники, контролювати витрати та забезпечити відповідність нормам і політикам.

Управління витратами вручну може бути трудомістким і схильним до помилок процесом, але за допомогою технологій і автоматизації підприємства можуть оптимізувати свої процеси та досягати кращих результатів.

Nanonets — це платформа автоматизації на основі штучного інтелекту, яка може допомогти компаніям автоматизувати процеси управління витратами, скоротивши фізичну працю, підвищивши ефективність і покращивши дотримання вимог. Використовуючи технологію Nanonets, підприємства можуть оптимізувати свої методи управління витратами та досягти економії коштів, кращого прийняття рішень і вдосконалення процесів закупівель.