Позаду залишилися часи напханих картотечних шаф і банківських ящиків, наповнених неохайною документацією. У багатьох відношеннях ми навіть минули епоху централізованої інформації про компанію в низці робочих книг Excel і PDF-файлів, які спільно використовувалися протоколом передачі файлів.
Але сьогоднішній день представляє низку проблем із керування документами, незалежно від того, наскільки далеко ми зайшли. Тепер ми стикаємося з проблемами безпеки, синхронізуємо керування документами між розрізненими групами та віддаленим персоналом і намагаємося ефективно співпрацювати над окремими документами, не наступаючи один одному на ноги та не видаляючи години роботи. Усі ці фактори разом роблять управління документами на рівні підприємства міцним горішком.
Але з’являється ряд платформ, які пропонують набір цифрових інструментів, призначених для полегшення цього головного болю. Вони називаються спільно системи електронного документообігу (СЕД).
Що таке EDMS?
Системи електронного документообігу, скорочено до СЕД, описує комплексну екосистему, яка допомагає збирати, порівнювати, зберігати, керувати та отримувати доступ до даних і документації всієї компанії. Порівняно з нішевими внутрішніми рішеннями, такими як сховище документів відділу кадрів оптимізовано для HIPAA або програмне забезпечення для управління податками та зберігання бухгалтерського обліку, EDMS обслуговує весь вертикальний ланцюг компанії та ієрархію, пропонуючи доступ між директоратами, відділами та групами.
Перш ніж придивитися до EDMS надто уважно, давайте позбавимося від поширеної помилки. Основне значення EDMS дещо вводить в оману, оскільки ви можете легко застосувати той самий ярлик «система спільного керування документами для всього підприємства» до таких інструментів, як Google Drive/Docs, Notion та подібних комерційних готових рішень (COTS). І хоча вони чудово працюють для конкретних випадків, COTS у цих категоріях мають два основні недоліки порівняно з EDMS:
EDMS — це масштабовані рішення
Так, Notion або Google Drive, ймовірно, чудово підійдуть для вашої команди з 10 осіб. Але як бути, коли ви збільшите кількість до 100? 1,000? Якщо ви плануєте розширюватись, вам краще почати з більшої потужності керування документами, ніж вам може знадобитися сьогодні, оскільки це простіше рости в EDMS замість переходу від інструменту COTS виріс з.
EDMS пропонує безпеку
Рішення COTS, як правило, безпечні. Зрештою, ніхто не звинувачує Google у тому, що він особливо хакерський. Але з такими особистими даними, як інформація про співробітників або фірмові дані, ви хочете (а в деяких випадках це вимагається законом) мати більш надійний, перевірений і перевірений пристрій безпеки, який пропонує EDMS. Найсуворіші рішення безпеки, які пропонує EDMS, включають локальне обладнання та файли поза мережею, але навіть хмарні рішення пропонують регулятивні або специфічні вимоги безпеки, яких більшість COTS просто не можуть.
Які функції пропонує EDMS?
EDMS, за своєю природою, є індивідуальними і настроюваними структурами, які відповідають вашим конкретним потребам управління документами. Це налаштування означає, що знання основного значення EDMS є лише першим кроком до розуміння повного спектру можливостей, які пропонує EDMS.
Тим не менш, інфраструктури, пропоновані EDMS, як правило, групуються навколо кількох специфічних функцій, які фактично є вимогами, щоб вважатися якісною EDMS. Якщо ви шукаєте систему електронного документообігу або бажаєте оцінити, чи відповідає ваша поточна платформа вимогам, ваші міркування EDMS включають:
- Надійна безпека, внутрішня – наприклад, дозволи користувача на керування тим, хто до чого має доступ – і зовнішня для захисту даних і документів від вторгнення третіх сторін. Це має включати журнали відстеження активності, історію використання та можливість «відкотити» зміни з ручного або автоматичного резервного копіювання.
- Наскільки легко інтегрувати платформу в існуючий технологічний ландшафт, тобто EDMS має синхронізуватися з вашими інструментами автоматизації розрахунків, системою виставлення рахунків, адаптація постачальника та портали постачальниківі будь-які інші щоденні платформи чи інструменти, на яких працює ваша фірма.
- Комплексні та прості у використанні функції пошуку – немає сенсу зосереджувати документи в одному сховищі, якщо ви не можете легко знайти конкретну інформацію чи файли. Це включає такі ефективні функції організації, як метадані, теги, класифікації та звичайні параметри папок.
- Системи керування документами та життєвим циклом, а також інструменти перегляду, щоб переконатися, що ви не накопичуєте стан, застарілі та невикористовувані файли. Це також допомагає забезпечити примусову функцію для повторного перегляду стандартизованої документації, як-от довідників для працівників і стандартних операційних процедур (SOP), що в кінцевому підсумку покращує ваші операційні процеси.
- Обмін файлами, внутрішній і зовнішній (з протоколами безпеки та дозволами, вбудованими в обидва).
- Інструменти для спільної роботи для спільного редагування та презентацій – це критично важливо в сучасному робочому середовищі «спочатку віддалено», але однаково обов’язково для роз’єднаних команд.
- Настроюваність і масштабованість. Ви повинні мати можливість адаптувати EDMS до своїх потреб, а платформа має адаптуватися до ваших організаційних вимог у міру вашого зростання.
- множинний захоплення документів параметри, зокрема відскановану фізичну документацію з використанням технології оптичного розпізнавання символів (OCR), цифровий імпорт і параметри електронної пошти/цифрового обміну повідомленнями.
- Відповідність вимогам і регуляторні перешкоди – якщо ваша галузь або регіон підпадають під певні параметри, такі як HIPAA, GDPR тощо, ваша EDMS повинен пропонують сумісні варіанти.
Навіщо використовувати систему електронного документообігу?
Якщо однієї чи кількох ключових переваг і функцій EDMS було недостатньо, щоб переконати вас, давайте з’ясуємо, як розгортання електронної системи керування документами покращує ефективність роботи в офісі. Давайте конкретизуємо кілька ключових змінних щодо теоретичного бізнесу:
Бізнес, нішевий технологічний консалтинг, розпочався як кілька друзів, але ріс швидше, ніж вони могли мріяти. Сьогодні вони мають міжнародні команди, деякі сегменти в Європі підпадають під дію GDPR, але більша частина підприємства зосереджена в Північній Америці. Компанія працює за дистанційною моделлю, і керівники команд, як правило, використовують платформу для управління документами та проектами. Через це важко синхронізувати віртуальні зустрічі між десятьма різними календарями та відеоплатформами, не кажучи вже про те, щоб ділитися результатами проекту чи залучати нових співробітників – втрата даних під час міграції документів Microsoft Office до Google Docs і навпаки настільки поширена, що це жарти.
Хоча ці приклади EDMS поєднують кілька факторів для драматичного ефекту, основні потоки не є рідкістю. У цьому випадку труднощі розвитку компанії та зусилля щодо синхронізації можна виправити, якщо вони впровадять EDMS.
- EDMS допомагає підтримувати безпеку даних і відповідність регіональним мандатам.
- EDMS допомагає членам команди вгору та вниз по ієрархії отримувати доступ до файлів проекту, вступної документації тощо без клопоту чи ризику багаторазової заміни файлів. Часто ви навіть не можете перенести файл PowerPoint до Google Slides без суттєвої втрати форматування – чи варто ризикувати втратою чогось набагато більшого ефекту від постійного перетворення файлів?
- Можна з упевненістю припустити, що окрім обраної платформи різні команди консультантів також зберігають або розміщують файли в персональних хмарах, флеш-накопичувачах і ряді спільних дисків. Якщо щось загубиться або член команди раптово звільниться, компанія ризикує втратити тонни історичної документації та даних, зберігаючи свою систему децентралізованою.
- Завдяки EDMS спільне редагування є простим, і членам команди не доведеться жонглювати низкою дозволів на різних платформах. Натомість керують органи EDMS хто можна редагувати що одним рухом, не маючи справу з «запрошеннями редагувати» в останню хвилину чи подібними витратами часу.
Інші приклади EDMS включають перехід від застарілих систем файлів і зберігання до повністю цифрової парадигми. Цей випадок стає особливо поширеним, оскільки компанії виявляють ризики, пов’язані з довгостроковим збереженням фізичної документації або впровадженням ініціатив щодо скорочення витрат, щоб заощадити на зборах за архівування та зберігання.
Переваги впровадження системи електронного документообігу
Ми розглянули деякі детальні переваги та особливості якісної EDMS, але загальні покращення більш вражаючі. Використовуючи якісну EDMS, ваша організація може:
- Покращити співпрацю зацікавлених сторін: Незалежно від того, чи є вони співробітником, сторонньою професійною службою, клієнтом, клієнтом або постачальником, централізована база даних, створена на ефективній платформі EDMS, відокремлює ваші дані та документацію від неорганізованих і розрізнених центрів зберігання. У той же час, це запобігає виникненню печі та допомагає виробити спільне розуміння для всіх користувачів.
- Безпека та відповідність: Інструменти EDMS пропонують безпеку для захисту вашого найціннішого активу: даних. Оскільки ми стикаємося зі зростаючими загрозами злому та програм-вимагачів, які тримають вашу конфіденційну інформацію в заручниках, узгоджена безпека має першочергове значення. Якщо співробітники зберігають дані та документацію на різних платформах із однаково різноманітними заходами безпеки, підвищується ваш ризик. Водночас підвищені нормативні вимоги до зберігання даних і конфіденційної інформації унеможливлюють відповідність, якщо у вас немає узгодженої стратегії управління документами.
- Синхронізація між компаніями: Якщо ви вже створили технологічну екосистему, яка включає засоби автоматизації фінансів, Програми управління персоналом, портали постачальників і подібні структури, то EDMS є наступним логічним кроком, який допоможе зв’язати кожну різнорідну систему. Якщо ви ще не розширили сферу своїх технологій, розгортання EDMS стане стратегічним наріжним каменем для переходу вашого підприємства в епоху цифрових технологій.
- Ефективність і управління даними: По суті, якісна EDMS робить вашу команду кращою, підвищуючи ефективність. EDMS скорочує витрати часу, такі як міграція файлів, керування дозволами та подібні перешкоди під час використання кількох платформ. У той же час EDMS допомагає розробити внутрішні засоби контролю для керування доступом і відстеження змін, забезпечуючи цілісність даних під час масштабування. Так само централізація вашої документації допомагає покращити ваші джерела подачі аналітики даних, допомагаючи розблокувати цінну інформацію під час використання платформ бізнес-аналітики.
Найкращі практики EDMS
Хоча ви захочете налаштувати, налаштувати та налаштувати свою EDMS, кілька найкращих практик слугуватимуть орієнтиром, який спрямує вас у правильному напрямку та максимізує переваги EDMS:
- Переконайтеся, що ви керуєте дозволами та інструментами контролю версій: Коли ви централізуєте документацію, ви ризикуєте отримати неавторизований доступ або витік, якщо ви погано керуєте дозволами своєї команди. Це подвійно вірно, якщо сторонні служби або постачальники мають доступ до системи. Розробка SOP дозволів допомагає зберегти їх потрібно знати в курсі, захищаючи конфіденційну інформацію від сторонніх очей. У той же час наявність ітераційних процедур резервного копіювання та можливості відстежувати зміни допомагає підтримувати якість документів і запобігати перезапису чи нещасним випадкам.
- Переконайтеся, що ваша EDMS може масштабуватися разом з вами: Немає сенсу переходити ва-банк на EDMS, яка обслуговуватиме вашу організацію лише в її поточному стані. Вам потрібно буде переконатися, що ваша EDMS пропонує переваги та функції, які вам знадобляться, коли ви перейдете на наступний етап розвитку – навіть якщо ви не максимізуєте їх використання сьогодні, доступ до цих функцій і їх розуміння сьогодні забезпечить вам успіх завтра.
- Переконайтеся, що ваша EDMS інтегрована у вашу екосистему: Окрім масштабованості, інтеграція є ключовою при розгортанні EDMS. Ви не досягнете максимальної ефективності, якщо все ще змушені вручну сканувати, завантажувати чи переміщувати виставлення рахунків або надходження в СЕДМ. Пам’ятайте, що ваша EDMS має працювати для вас – якщо ви адаптуєте свій документообіг щоб пристосуватися до обтяжливого процесу EDMS, вам потрібно переглянути свою стратегію.
- Скористайтеся перевагами тегів і організаційних інструментів: Коли ви переносите свою документацію в EDMS, ви створюєте централізовану базу даних, яка охоплює всю компанію. Однак якщо ви не можете легко знайти, шукати та отримати доступ до цієї інформації, ви не отримаєте вигоди від потенційної ефективності. Вам потрібно буде розробити стандартну процедуру керування знаннями, щоб найкраще використати ці переваги, яка повинна включати угоди про іменування файлів, ієрархію папок та інструкції щодо вкладення, а також комплексні плани навчання, щоб гарантувати, що всі відповідають вимогам.
Висновок
Оскільки наші зусилля зі збору даних посилюються, зростають і наші потреби в управлінні електронними документами. Дотримання нових нормативних актів і захист конфіденційних даних — монументальне завдання, яке ускладнюється, якщо у вас немає комплексної стратегії. Водночас усі дані у світі марні, якщо ви не можете швидко отримати до них доступ і використати їх для покращення документообіг. EDMS компенсує ці ризики, водночас пропонуючи низку переваг для покращення та оптимізації вашої організаційної ефективності, зрештою економлячи час і дозволяючи вашій команді зосередитися на важливому: досягненні найкращих результатів під час розвитку бізнесу.
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
- ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
- PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
- :є
- : ні
- $UP
- 000
- 1
- 10
- 100
- a
- здатність
- Здатний
- МЕНЮ
- доступ
- нещасних випадків
- розмістити
- Рахунки
- кредиторська заборгованість
- автоматизація кредиторської заборгованості
- через
- діяльності
- діяльність
- пристосовувати
- доповнення
- регулювати
- Перевага
- Переваги
- після
- вік
- сукупність
- ВСІ
- полегшувати
- тільки
- вже
- Також
- Америка
- посилюватися
- an
- аналітика
- та
- Застосовувати
- твердження
- ЕСТЬ
- навколо
- AS
- активи
- асоційований
- припустити
- At
- Влада
- автоматичний
- Автоматизація
- резервна копія
- банкір
- основний
- BE
- оскільки
- становлення
- за
- буття
- вигода
- Переваги
- замовляти
- КРАЩЕ
- передового досвіду
- Краще
- За
- обидва
- коробки
- Приведення
- побудований
- бізнес
- бізнес-аналітика
- але
- by
- календарі
- званий
- CAN
- не може
- захоплення
- випадок
- випадків
- категорії
- Центри
- централізувати
- централізована
- ланцюг
- проблеми
- Зміни
- характер
- розпізнавання символів
- вибір
- клієнт
- тісно
- кластер
- КОГЕРЕНТНИЙ
- співпрацювати
- співробітництво
- збір
- колективно
- об'єднувати
- Приходити
- комерційний
- загальний
- Компанії
- компанія
- Компанії
- порівняний
- дотримання
- поступливий
- всеосяжний
- Турбота
- висновок
- міркування
- консалтинг
- контекстуалізація
- контроль
- управління
- Умовні
- Core
- наріжний камінь
- може
- тріщина
- створювати
- критичний
- Поточний
- Поточний стан
- клієнт
- настроюється
- настройка
- налаштувати
- дані
- Analytics даних
- втрати даних
- управління даними
- безпеку даних
- Database
- з дня на день
- Днів
- справу
- Децентралізований
- вважається
- надання
- розгортання
- розгортання
- призначений
- розвивати
- розвивається
- різний
- важкий
- цифровий
- цифровому столітті
- напрям
- розрізнені
- розійшлися
- do
- документ
- управління документами
- документація
- документація
- робить
- Не знаю
- подвійно
- вниз
- драматично
- недоліки
- управляти
- диски
- e
- кожен
- легко
- легкий у використанні
- екосистема
- редагування
- ефект
- Ефективний
- фактично
- Ефективність
- ефективність
- зусилля
- Electronic
- вбудований
- з'являються
- Співробітник
- співробітників
- включіть
- охоплюючий
- досить
- забезпечувати
- забезпечення
- Що натомість? Створіть віртуальну версію себе у
- підприємство
- рівень підприємства
- Весь
- Навколишнє середовище
- однаково
- Епоха
- Європа
- Навіть
- Кожен
- все
- еволюціонує
- Приклади
- перевершувати
- існуючий
- Розширювати
- розширений
- очікувати
- зовні
- очі
- Face
- стикаються
- фактори
- далеко
- швидше
- риси
- Інформація про оплату
- кілька
- філе
- Файли
- Подача
- знайти
- Фірма
- Перший
- Сфокусувати
- для
- примус
- каркаси
- друзі
- від
- Повний
- Повний спектр
- функція
- Функції
- GDPR
- буде
- великий
- виросла
- Рости
- Зростання
- Зростання
- злом
- жменя
- важче
- апаратні засоби
- Мати
- має
- голова
- допомога
- допомогу
- допомагає
- ієрархія
- історичний
- історія
- проведення
- тримає
- господар
- Як
- HTTPS
- Перешкоди
- i
- ідентифікувати
- if
- вражаючий
- здійснювати
- реалізації
- імпорт
- неможливе
- удосконалювати
- поліпшення
- поліпшується
- поліпшення
- in
- включати
- includes
- У тому числі
- збільшений
- Збільшує
- зростаючий
- промисловість
- інформація
- інформація
- ініціативи
- розуміння
- випадки
- замість
- інструкції
- інтегрований
- Інтеграція
- інтеграція
- цілісність
- Інтелект
- внутрішній
- внутрішньо
- на міжнародному рівні
- в
- виставлення рахунку
- IT
- ЙОГО
- спільна
- суддя
- просто
- тримати
- зберігання
- ключ
- Знати
- Знання
- знання
- Управління знаннями
- етикетка
- ландшафт
- Веде за собою
- Legacy
- юридично
- дозволяти
- здавати
- Важіль
- використання
- Життєвий цикл
- як
- місцевий
- логічний
- довгостроковий
- подивився
- шукати
- програш
- від
- втрачений
- made
- підтримувати
- збереження
- основний
- зробити
- РОБОТИ
- управляти
- управління
- система управління
- управління
- мандатів
- обов'язковий
- керівництво
- вручну
- багато
- позначити
- Матерія
- Питання
- Максимізувати
- максимізація
- сенс
- засоби
- заходи
- зустрічі
- відповідає
- член
- члени
- Messenger
- метадані
- Microsoft
- Microsoft Офіс
- може бути
- мігрувати
- мігруючи
- міграція
- неправильне уявлення
- вводить в оману
- модель
- монументальний
- більше
- найбільш
- багато
- множинний
- іменування
- природа
- Необхідність
- потреби
- Нові
- наступний
- ніша
- немає
- На північ
- Північна Америка
- поняття
- зараз
- OCR
- of
- від
- пропонувати
- запропонований
- пропонує
- Пропозиції
- Office
- зсув
- часто
- on
- На борту
- ONE
- тільки
- операційний
- оперативний
- Можливості
- оптичне розпізнавання символів
- Опції
- or
- організація
- організаційної
- Інше
- наші
- з
- Результати
- болі
- оформлення документів
- парадигма
- параметри
- Першорядний
- особливо
- Минуле
- Дозволи
- персонал
- особисті дані
- що стосуються
- фізичний
- плани
- платформа
- Платформи
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- точка
- це можливо
- потенціал
- практики
- Presentations
- подарунки
- поширений
- запобігати
- запобігає
- приватний
- приватна інформація
- ймовірно
- Процедури
- процес
- процеси
- професійний
- проект
- управління проектом
- власником
- захист
- захищає
- протокол
- протоколи
- доведений
- забезпечувати
- якість
- швидко
- діапазон
- вимагачів
- швидше
- визнання
- регіон
- правила
- регуляторні
- запам'ятати
- віддалений
- Сховище
- вимагається
- Вимога
- огляд
- право
- суворий
- Risk
- ризикуючи
- ризики
- міцний
- біг
- пробіжки
- s
- сейф
- захист
- то ж
- зберегти
- економія
- масштабованість
- шкала
- сканування
- сфера
- Пошук
- розділам
- безпечний
- безпеку
- Заходи безпеки
- сегменти
- чутливий
- Серія
- служити
- служить
- обслуговування
- Послуги
- набори
- загальні
- поділ
- покупка
- укорочений
- Повинен
- аналогічний
- простий
- простий
- просто
- один
- Слайди
- So
- Софтвер
- Рішення
- деякі
- що в сім'ї щось
- кілька
- Джерела
- конкретний
- спектр
- Персонал
- Стажування
- зацікавлені сторони
- standard
- нормований
- почалася
- Починаючи
- стан
- Крок
- крокуючи
- Як і раніше
- Накопичення
- зберігання
- зберігати
- Стратегічний
- Стратегія
- раціоналізувати
- структур
- тема
- істотний
- успіх
- костюм
- набір
- Переконайтеся
- обмін
- синхронізація
- система
- Systems
- T
- Завдання
- податок
- команда
- Члени команди
- команди
- технології
- десять
- як правило,
- перевірений
- ніж
- Що
- Команда
- світ
- їх
- потім
- теоретичний
- Ці
- вони
- третя сторона
- це
- ті
- хоча?
- загрози
- TIE
- час
- times
- до
- сьогодні
- сьогоднішній
- разом
- завтра
- Тон
- занадто
- інструмент
- інструменти
- жорсткий
- до
- трек
- Відстеження
- Навчання
- перехід
- правда
- намагається
- щипати
- два
- Зрештою
- несанкціонований
- Uncommon
- що лежить в основі
- розуміння
- відімкнути
- невикористаний
- us
- використання
- користувач
- користувачі
- використання
- Цінний
- різний
- продавець
- постачальники
- версія
- контроль версій
- вертикальний
- дуже
- віце
- Відео
- Віртуальний
- Віртуальні зустрічі
- хотіти
- способи
- we
- ДОБРЕ
- Що
- Що таке
- коли
- Чи
- який
- в той час як
- ВООЗ
- волі
- з
- в
- без
- Work
- працює
- світ
- вартість
- так
- ще
- ви
- вашу
- зефірнет