Посібник із оптимізації платежів постачальників

Перевидано Платоном

читають: 0

Згідно зі Американський центр продуктивності та якості (APQC), найефективніші організації світу отримують рахунок-фактуру та планують платіж через 2.8 дня або швидше. Але найефективнішим організаціям потрібно тиждень або більше, і цей показник — час циклу між отриманням рахунків-фактур і здійсненням платежів — відображає ефективність процесу обліку кредиторської заборгованості (AP) компанії. Це, у свою чергу, відображає не лише досконалість процесів компанії та її співпрацю, але й управління грошовими потоками та фінансовий стан.

Таким чином, спрощення платежів постачальникам є важливою частиною фінансових операцій будь-якого бізнесу. У цій статті розповідається про те, як можна оптимізувати платежі постачальникам, пропонуючи уявлення про переваги та найкращі практики, які можуть змінити фінансові робочі процеси вашої організації. Ми також розглянемо, як автоматизація, зокрема такі інструменти, як Nanonets, можуть допомогти вашому бізнесу оптимізувати процес оплати постачальникам. Давайте зануримося.

Поширені проблеми з відстеженням платежів

Однією з ключових сфер, яка часто викликає труднощі, є відстеження платежів, особливо для стартапів або нових підприємств, які можуть мати кілька пріоритетів, які потрібно жонглювати одночасно. Крім того, у міру розширення вашого бізнесу управління платежами стає дедалі складнішим і може призвести до кількох проблем, які потрібно ефективно вирішувати. Давайте заглибимося в деякі загальні проблеми, з якими стикаємося на цьому етапі зростання, і дослідимо, як їх подолати:

Перевантаження ручного відстеження: На початкових етапах стартапу відстеження платежів вручну може здатися можливим. Однак у міру збільшення вашого бізнесу обсяг платежів збільшується в рази, що робить відстеження вручну непосильним і загрожує помилками.
Розбіжності даних: Ви можете зіткнутися з розбіжностями між платіжними записами, рахунками-фактурами та квитанціями. Ці розбіжності можуть призвести до плутанини та перешкодити точному узгодженню платежів.
Трудомісткі робочі процеси: Традиційні робочі процеси затвердження платежів, які передбачають кілька ручних кроків і передачі, можуть зайняти багато часу та затримати платіжний цикл.
Відсутність прозорості: Оскільки кількість платежів зростає, підтримка прозорості стає складною. Без чіткого огляду статусу та історії платежів відстеження стає неефективним.
Ручне введення, схильне до помилок: Введення платіжних даних у вашу облікову систему вручну збільшує ризик помилок, які можуть призвести до неправильних платіжних записів і розбіжностей у звірці.
Виклики відповідності та регулювання: У міру того як ваш бізнес розширюється, дотримання правил оплати та відповідності вимогам стає складнішим. Невиконання цих зобов’язань може призвести до штрафів і юридичних проблем.

Підсумовуючи, фаза зростання стартапу чи нового бізнесу приносить захоплюючі можливості, але також унікальні виклики у відстеженні платежів. Розуміючи ці проблеми та використовуючи автоматизацію та технологію, ви зможете оптимізувати свої платіжні процеси, підвищити точність, підтримувати прозорість і забезпечити плавність фінансових операцій у міру того, як ваша організація продовжує розширюватися.

Переваги автоматизації в управлінні платежами

Перш ніж ми поговоримо про те, як автоматизація може допомогти оптимізувати платежі постачальникам, давайте розглянемо переваги цього.

Наскрізна обробка: Автоматизація значно зменшує потребу в ручному втручанні в управлінні платежами. Усунувши процеси введення даних, відстеження та затвердження вручну, ваша команда може перерозподілити свій дорогоцінний час і навички для більш стратегічних завдань, які стимулюють розвиток бізнесу.
Швидша обробка: Автоматизовані робочі процеси платежів також пришвидшують процеси, які в іншому випадку вимагали б багато часу, якщо їх виконувати вручну. Рахунки-фактури можна порівнювати з платежами, підтверджувати та затверджено за частку часу це займе традиційні методи.
Зменшити помилку: Ручне введення даних схильне до помилок, які можуть призвести до неправильних платіжних записів і проблем із звіркою. автоматизація мінімізує помилки шляхом отримання точних даних із рахунків-фактур і передачі їх до вашої бухгалтерської системи без ризику опечаток або помилок. Розбіжності та неточність платежів можуть призвести до напружених відносин із постачальниками та збоїв у ваших фінансових операціях. Автоматика забезпечує точний збір даних, підтвердження та зіставлення, що, у свою чергу, сприяє плавнішому процесу оплати.
Синхронізація в режимі реального часу: Автоматизовані платіжні платформи також пропонують аналітика в режимі реального часу у статуси платежів і фінансові записи. Ця прозорість дає змогу вашій команді приймати обґрунтовані рішення, оперативно вирішувати проблеми та підтримувати чітку комунікацію з постачальниками.
Зменшити вартість: Процеси оплати вручну можуть призвести до прихованих витрат, включаючи робочі години, витрати на друк і поштові витрати. автоматизація зменшує витрати шляхом мінімізації потреби у фізичних документах і складних процесах.
Цифрові платежі: Хоча перехід на цифрові платіжні рішення вимагає початкових інвестицій часу та ресурсів, lдовгострокові вигоди значні. Підвищення ефективності, підвищення точності та економія часу призводять до підвищення загальної продуктивності та економічної ефективності.
Масштабованість: Оскільки ваш бізнес продовжує розвиватися, керування платежами вручну стає дедалі складнішим для масштабування. Рішення автоматизації є призначений для обробки накипу і вищі обсяги транзакцій без шкоди для точності чи ефективності.
Спрощення відповідності: Багато автоматизованих платіжних платформ включають функції відповідності, які допомагають вам дотримуватися галузевих норм і стандартів безпеки. Це забезпечує відповідність і зменшує ризик потенційних порушень безпеки.

Звільняючи вашу команду від трудомістких ручних завдань, автоматизація дозволяє вашій організації зосередитися на стратегічні ініціативи які сприяють зростанню бізнесу, інноваціям і задоволенню клієнтів.

Підсумовуючи, переваги впровадження автоматизації в управлінні платежами є далекосяжними. Від економії ресурсів і підвищеної точності до підвищення ефективності та довгострокових переваг автоматизація дає вашому бізнесу можливість оптимізувати платіжні процеси, зменшити кількість помилок і розподілити ресурси для ефективнішої діяльності. Початкові інвестиції в автоматизацію затьмарюються суттєвими досягненнями, яких ваша організація може досягти з точки зору операційної досконалості та сталого зростання.

Оптимізація керування платежами за допомогою автоматизованих рішень:

Щоб ефективно вирішувати проблеми, пов’язані з відстеженням платежів, підприємства можуть використовувати передові автоматизовані рішення, які пропонують бездоганну інтеграцію, точну обробку даних і ефективні робочі процеси. Ось як ці рішення можуть революціонізувати ваше керування платежами:

Обробка рахунків-фактур за допомогою OCR: Технологія оптичного розпізнавання символів (OCR) дозволяє сканувати такі документи, як рахунки-фактури, квитанції або рахунки, щоб витягувати відповідну інформацію за допомогою ШІ. Це не тільки прискорює процес ініціації платежу, але й зменшує ймовірність помилок через ручну обробку. Ви можете прочитати наш блог, щоб знайти найкраще OCR для ваших потреб!
Відстеження рахунків від початку до завершення: Однією з ключових переваг автоматизації є її здатність відстежувати рахунки з моменту їх надходження в систему до їх остаточного завершення. Це наскрізне відстеження забезпечує прозорість і видимість протягом життєвого циклу платежу, дозволяючи зацікавленим сторонам відстежувати хід виконання кожного рахунку та оперативно вирішувати будь-які потенційні проблеми.
Повна інтеграція з бухгалтерським програмним забезпеченням: Рішення для автоматизації можна легко інтегрувати з популярними системами бухгалтерського програмного забезпечення, такими як QuickBooks Online, для ефективного керування платежами. Ця інтеграція гарантує точну синхронізацію всіх платіжних даних, усуваючи ризик незв’язаних записів або проблем із узгодженням.
Автоматичне підтвердження та перевірка даних: Flow by Nanonets на основі штучного інтелекту виходить за рамки простого вилучення даних, виконуючи автоматичну перевірку даних. Це гарантує, що отримана інформація відповідає заздалегідь визначеним критеріям і дотримується певних бізнес-правил. Ця розширена функція допомагає виявити та виправити розбіжності до початку процесу платежу, ще більше підвищуючи точність.
Заплануйте демонстрацію з Flow від Nanonets сьогодні:
Прискорене виконання платежу: Після схвалення рахунку автоматизовані рішення, такі як Flow by Nanonets, можуть безперешкодно ініціювати виконання платежу через бажані методи наприклад ACH, банківський переказ або платіжні онлайн-платформи. Це усуває ручне втручання та потребу в кількох системах, оптимізуючи процес і мінімізуючи затримки.
Оптимізація робочого процесу затвердження: Автоматизовані рішення полегшують індивідуальні робочі процеси платежів, гарантуючи, що процес затвердження відповідає конкретним потребам вашої організації. Наприклад, Flow by Nanonets дає змогу налаштувати маршрут схвалення на основі політики витрат, зменшуючи вузькі місця та прискорюючи прийняття рішень.

Підсумовуючи, автоматизовані рішення, як-от Flow by Nanonets, пропонують повний набір інструментів, які перетворюють керування платежами з ручного й схильного до помилок завдання в ефективний, точний і спрощений процес. Завдяки використанню OCR, штучного інтелекту та можливостей інтеграції ці рішення вирішують проблеми відстеження платежів, спрощують обробку рахунків-фактур і покращують загальні фінансові операції. Оскільки компанії прагнуть до оптимізації та зростання, використання таких автоматизованих рішень прокладає шлях до підвищення продуктивності, зниження витрат і конкурентної переваги в сучасному цифровому середовищі.

Спрощення платіжної системи: вибір правильних цифрових платіжних платформ

Навігація безліччю варіантів цифрових платежів може бути надзвичайно важкою, але вкрай важливо вибрати правильні платформи, які відповідають вашим існуючим системам і бізнес-потребам. Провівши ретельне дослідження та розуміючи доступні варіанти, ви можете забезпечити безперебійний та ефективний процес керування платежами.

Перш ніж поринути у світ цифрових платежів, варто приділити час дослідженню різних платформ та їх сумісності з вашим програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку та фінансовими системами. Враховуйте такі фактори, як можливості інтеграції, простота використання та підтримка клієнтів. Вибір платформи, яка повністю інтегрується з наявною інфраструктурою, спростить процес впровадження та зменшить потенційні збої.

Також ознайомтеся з різними варіантами оплати: цифрові платіжні платформи пропонують ряд варіантів оплати, включаючи перекази в автоматизованій кліринговій палаті (ACH), кредитні картки, шлюзи онлайн-платежів, такі як Stripe, тощо. Кожен варіант має свої переваги та особливості. Наприклад, перекази ACH забезпечують надійний спосіб електронного переміщення коштів між банківськими рахунками, а кредитні картки пропонують зручність і потенційні винагороди. Вивчення цих варіантів допоможе вам адаптувати стратегію платежів відповідно до ваших конкретних вимог.

Важливість вибору правильних цифрових платіжних платформ виходить за межі транзакційного рівня. Вибір таких платформ, як Stripe або інших онлайн-шлюзів, може спрощувати керування платежами. Ці платформи часто пропонують такі функції, як автоматичне узгодження рахунків-фактур, відстеження платежів у реальному часі та централізоване звітування. Використовуючи такі функції, ви можете підвищити ефективність, зменшити ручні помилки та отримати кращу видимість своїх фінансових операцій

Вибір цифрових платіжних платформ, які бездоганно інтегруються з бухгалтерським програмним забезпеченням, наприклад QuickBooks Online, забезпечує єдину екосистему для ваших фінансових даних. Інтеграція гарантує автоматичну синхронізацію платіжної інформації, що усуває потребу в повторюваних записах і мінімізує ризик невідповідності даних. Цей узгоджений підхід спрощує відстеження та звірку, звільняючи дорогоцінний час для більш стратегічних фінансових завдань.

Правильні цифрові платіжні платформи встановлюють баланс між зручністю, контролем і прозорістю. Хоча зручність життєво важлива для ефективної обробки платежів, не менш важливим є контроль над платіжними процесами та підтримка прозорості фінансових операцій. Ретельно оцініть функції, інтерфейс користувача та можливості звітування кожної платформи, щоб переконатися, що вони відповідають уподобанням і вимогам вашої організації.

Підсумовуючи, спрощення платіжного ландшафту вимагає проактивного підходу до дослідження, дослідження та відбору. Зосередившись на сумісності, вивчивши різні варіанти оплати та розставляючи пріоритети оптимізованому управлінню, ви можете приймати обґрунтовані рішення, які принесуть користь фінансовим процесам вашої організації. Незалежно від того, чи обираєте ви перекази ACH, кредитні картки чи онлайн-шлюзи, як-от Stripe, кінцевою метою є підвищення ефективності, точності та загального фінансового контролю за допомогою обґрунтованого вибору.

Висновок

У сфері сучасних бізнес-операцій спосіб керування платежами є ключем до ефективності, точності та фінансового контролю. Шлях від традиційних методів оплати до оптимізованих цифрових рішень — це трансформація, яка потребує ретельного розгляду, але винагорода незаперечна.

Як ми досліджували в цьому посібнику, автоматизація та оптимізація процесів оплати ваших постачальників може революціонізувати фінансовий ландшафт вашої організації. Вирішуючи проблеми відстеження платежів на етапах зростання, використовуючи рішення на основі штучного інтелекту, такі як Flow by Nanonets, які використовують оптичне розпізнавання тексту та перевірку даних, використовуючи потужність цифрових платіжних платформ, створює основу для кращого та ефективнішого фінансового майбутнього.