Ми переїдали програмне забезпечення?

Минуло трохи більше десяти років відтоді, як Марк Андрісен став знаменитим заявив, що програмне забезпечення поїдає світ. Він мав рацію. Тепер ми перебуваємо на новому етапі: скрізь є потужне програмне забезпечення, і ми споживали it без особливої ​​уваги до довгострокових наслідків. Настільки, що сьогодні ми стикаємося з іронічним запитанням: Ми переїли? 

Наші тарілки, безперечно, наповнені всіма видами застосування, які тільки можна уявити, і всі вони такі спокусливі. Чи знаєте ви, у скількох програмах ви коли-небудь зареєструвалися? Може, десятки, а то й сотні? Середня кількість програм, розгорнутих на клієнта Okta зріс на 22%. останні 4 роки. Керівники ІТ-відділів, з якими я спілкуюся, часто жартують, що їхні компанії мають більше додатків SaaS, ніж співробітників.

це може бути проблемою і ти Повинен дбати про це. Організації, які дозволяють своїм апетитам безконтрольно зростати, стикаються з трьома основними ризиками:

• витрати: Оскільки віддалена робота стає стандартом, програмне забезпечення стає другою за величиною статтею витрат для багатьох компаній. однак, до 25% додатків SaaS а ліцензії залишаються невикористаними. Якщо дві головні витрати вашої компанії – це люди та технології, ви витрачаєте купу грошей на одну зі своїх головних витрат.
• Ризики відповідності: щоб продавати хмарне програмне забезпечення або зберігати клієнтські дані в хмарі, вам потрібно стати або залишатися сумісними зі стандартами SOC2, ISO 27001 або навіть SOX. Думайте про свою компанію та її дані як про замок. Ви повинні довести аудиторам, що він добре захищений. Тепер уявіть кожен додаток як вікно, двері, міст або точку входу до вашого замку. Чим більше додатків, тим ретельніше ви будете перевірятися від аудиторів.
• Операційна ефективність: Різниця між хорошим кухарем і кухарем світового класу полягає в тому, як вони керують своїм персоналом, щоб працювати з усіма інгредієнтами під рукою. Ваша команда, звичайно, погано співпрацює, коли використовує кілька типів однієї програми, наприклад Monday, Jira, Asana або ClickUp. Крім того, кількість заявок на внутрішню підтримку зростає в геометричній прогресії разом із кількістю використовуваних програм.

Тим не менш (і щоб підштовхнути метафору про їжу ще на крок далі), багато програм, якими насправді користується ваша компанія він має інгредієнти для створення чудового продукту. Зрештою, створити технологічну компанію складно. І щоб зробити це ефективно, вам знадобляться відповідні компоненти та інструменти. Однак хитрість, щоб скористатися ними — стати 3-зірковим рестораном програмного забезпечення Michelin — полягає в тому, щоб подумати про те, як майстерно керувати всім своїм програмним забезпеченням. 

Одним із методів досягнення цього, розкриття повного потенціалу вашої компанії за допомогою технологій, є: змінити пріоритети ІТ, безпеки та закупівель — команди, які зазвичай дбають про роботу програмного забезпечення. Замість того, щоб змушувати їх вирішувати проблеми (наприклад, розв’язувати ІТ-заявки), допоможіть їм створити інфраструктуру, яка дозволить співробітникам самостійно керувати програмним забезпеченням і стати самоврядна робоча сила.

Команда додатококаліпсис. Або це …?

Але спочатку: як ми дійшли до сьогоднішнього дня, коли компанії живуть на SaaS і переживають те, що я жартома називаю додатококаліпсис? Які причини нашої залежності від програмного забезпечення?

Кращий UX сучасного програмного забезпечення відокремив традиційне корпоративне програмне забезпечення

Співробітники використовують все більше спеціалізованих програм, щоб бути успішними на роботі. ми використовується для використання продуктів Microsoft майже для всього. Тепер ми використовуємо Airtable замість Excel, Notion замість Word, Pitch замість PowerPoint. Щоб підвести деякі цифри за те, що багато хто з нас бачить у своєму повсякденному житті: Понад 42% клієнтів Okta Office365 тепер також розгортають Zoom замість Microsoft Teams, і 26% із них також використовують Box, незважаючи на наявність OneDrive.

Люди використовують більше додатків завдяки легкому та безкоштовному застосуванню

Традиційно корпоративні продукти продавалися зверху вниз: ІТ-директор вирішив купити Salesforce або Microsoft Office, і вони стали стандартними для всієї компанії. Але такі стартапи, як Slack і Dropbox популяризував зростання знизу вгору, і сьогодні, 67% компаній-забудовників (наприклад, Datadog або AWS) мають безкоштовний план або пробну версію. Нам більше не потрібно встановлювати дзвінки з продавцями чи запитувати дозвіл у ІТ-спеціалістів — ми просто зареєструйтесь на безкоштовну версію інструменту.

Коротше кажучи: програми тут, там, скрізь. але ми переборщили? Чи справді ми використовуємо забагато програм? Я не думаю, що так. Навпаки, програмне забезпечення може дати нам надздібності, щоб швидше рухати бізнес вперед. 

Ставтеся до технологій як до двигуна бізнесу

Подумайте про свою машину. Це вимагає Частин 30,000 створити лише одну машину. Але замість того, щоб скорочувати кількість деталей, виробники автомобілів розробили найефективніший метод складання автомобіля. Інновація виникла завдяки тому, як вони об’єднали різні частини. Наприклад, Виробнича система Toyota, яке також називають «ощадливим виробництвом», стало основною конкурентною ознакою Toyota. Один принцип полягала в мінімізації відходів і постійному вдосконаленні операцій шляхом швидкого винесення проблем на поверхню. Гнучка розробка програмного забезпечення та методологія «економного стартапу» були натхненні системою Toyota «будуй, вимірювай, вивчай». 

Подібно до Toyota, компанії повинні думати про те, як змінити принципи роботи програмного забезпечення і перетворити їх на a конкурентний диференціатор. Традиційних підходів до управління технологіями недостатньо. Компанії часто думають, що централізація — це відповідь, але в даному випадку це не так. Є просто занадто багато програм, з якими потрібно боротися, на додаток до інших факторів, таких як безпека та відповідність.

Централізоване адміністрування програмного забезпечення – ворог

У 1944 році ЦРУ опублікував довідник про те, як саботувати ваше робоче місце. Пункт № 1 полягав у тому, щоб ніколи не йти короткими шляхами і завжди йти через централізований «канал». Згадайте, коли востаннє вам потрібен був доступ до програми чи дозвіл. Вам потрібно було пройти через канал, створений IT-квитком, і ви застрягли в очікуванні. А як щодо того, коли востаннє вам потрібно було купити нове програмне забезпечення? Це може приймати від 2 до 3 місяців поки ви не отримаєте всі необхідні дозволи для придбання програми. 

Ось чому централізація не працює, і чому підходи до її вирішення можуть промахнутися.

Централізація створює вузькі місця

Більше половини всіх додатків розробляють і керують фахівцями в різних командах, багато з яких просто хочуть придбати свої інструменти та приступити до роботи. Однак такі відділи, як IT, відділ безпеки чи закупівлі, потребують допомоги з більшістю таких запитів. З того, що ми бачимо, від 40% до 60% усіх ІТ-замовлень пов’язані з проблемами доступу до програмного забезпечення, вирішення яких у середньому займає близько 19 годин. Співробітники застрягли в очікуванні, а адміністратори розчавлені роботою, такою як створення облікових записів. Накладні витрати на керування збільшуються з кожною додатковою програмою. 

Централізація призводить до дірявих відер

Компанії також централізують нагляд, щоб зменшити ризики щодо витрат, дотримання вимог або безпеки. Логіка розумна, оскільки співробітники не повинні просто купувати дублікати програмного забезпечення або отримувати надмірні права адміністратора. Однак перегляд сотень програм і тисяч облікових записів не можна масштабувати за допомогою централізованого підходу — це створює діряві відра, де співробітники все ще отримують і зберігають непотрібний доступ до програм без відома. Наприклад, 25% або більше програмного забезпечення залишається невикористаним у більшості компаній. Або команда безпеки Segment показала це минулого року 60% із 669 ролей адміністратора не використовувалися активно.

Збільшення штату – це не вихід

Часто оперативні групи заперечують, що вони не так добре фінансуються, як інші відділи, через що вони рухаються повільніше, ніж вони насправді хочуть. Отже, чому б нам просто не постійно збільшувати кількість адміністраторів разом із кількістю додатків, які ми використовуємо? Однак проблема полягає саме в цьому питанні та з припущенням, що проблему можна вирішити лише шляхом централізації допомоги та нагляду. Це рішення, яке не масштабується.

Централізація адміністрування програмного забезпечення – дивна річ. Він намагається полегшити роботу, але чомусь погіршує ситуацію для всіх із збільшенням кількості програм. Так, як ми можемо переосмислити ролі команд які піклуються про роботу програмного забезпечення, а саме IT, безпека та закупівлі?

Зробіть сумісний шлях легким шляхом

Давайте подивимося правді в очі: працівники майже завжди обиратимуть найлегший шлях до цінності. Якщо ваш підхід до керування програмним забезпеченням залишається централізованим із великою кількістю вузьких місць, тоді співробітники продовжуватимуть обходити вашу політику, роблячи такі дії, як таємне придбання програмного забезпечення. Це порочне коло. Щоб багато людей діяли відповідально — і щоб змінити відносини між ІТ/безпекою/закупівлями та рештою організації — сумісний шлях має стати найзручнішим шляхом. 

Самоврядування – це новий підхід до управління програмним забезпеченням

Вирішити цю складність можна, лише якщо ми повернемо контроль і відповідальність співробітникам та їхнім командам. Замість того, щоб роздавати людям їжу, ви вчите людей готувати, не обпікаючись. По суті, мета полягає в тому, щоб знайти спосіб, у якому стимули вирівнюються таким чином, щоб співробітники, які діють найбільш економічно ефективним і безпечним способом, також швидше вирішували власні проблеми. 

Ми вже звикли робити це самостійно, коли справа доходить до покупки їжі та бензину — і навіть реєстрації на рейс — то чому б не керувати корпоративним програмним забезпеченням? Замість того, щоб звертатися за підтримкою до ІТ-спеціалістів (або працювати через «канали», як описало ЦРУ у своєму посібнику щодо саботажу на робочому місці), ІТ-спеціалісти можуть допомогти собі швидко та відповідально. Замість того, щоб бути централізованим виконавчим органом, безпека, закупівлі та ІТ мають стати внутрішньою платформою компанії що дозволяє працівникам мати належну інфраструктуру.

Автоматизація — це чудово, але вона вимагає централізованої підтримки, яка не масштабується за допомогою сотень програм.

Прийняття процесу та структури самоврядування є важливою проблемою, яку потрібно вирішити, оскільки це безпосередньо впливає на кінцевий результат. Організації, які не зосереджуються на переході від системної централізованої установки до системи самообслуговування, ризикують витратити величезні суми грошей на невикористане програмне забезпечення, завалити наступний аудит відповідності та спричинити неефективну роботу всієї організації. Це лідерський пріоритет змінити спосіб роботи вашої організації, щоб вона могла повністю розкрити свій потенціал, стратегічно використовуючи програми сторонніх розробників, а не перевантажуючись ними.

Питання, яке повинні поставити собі компанії як закодувати самообслуговування в якомога більшій кількості місцьe, Наприклад:

• Коли ІТ-спеціалісти створять робочі процеси щодо того, хто має схвалити яку програму, співробітники зможуть запитувати програми, дозволи, внутрішні інструменти чи навіть ресурси розробника без допомоги ІТ-спеціалістів. 
• Якщо відділ закупівель створює систему навколо того, хто має схвалити тип закупівлі програмного забезпечення, співробітники можуть піти вперед і скористатися цією системою самообслуговування. 
• Якщо система безпеки реалізує спосіб надання доступу до конфіденційних програм або дозволів лише протягом певного періоду часу, їм не потрібно буде постійно централізовано переглядати доступ.

Включіть самоврядування у свої цілі

Усі ці приклади показують, як роль груп операцій з програмним забезпеченням можуть змінитися: замість того, щоб розглядати запити або сповіщення служби підтримки, вони можуть зосередитися на правильному кодуванні системи та навчанні всієї організації. Окрім цього, інший підхід до зміни управління технологіями через самоврядну робочу силу полягає в тому, щоб заохочуйте всіх керівників вашої команди у вашій організації включити самообслуговування в свої ОКР or V2MOM процесу. 

Наприклад, ІТ-спеціалісти зазвичай мають на меті скоротити робочу кількість персоналу за допомогою автоматизації. Автоматизація — це чудово, але вона потребує централізованої підтримки, яка не масштабується за допомогою сотень програм. Натомість ІТ-спеціалісти можуть спробувати зменшити вимоги до робочої кількості персоналу за допомогою самообслуговування. Або IT-спеціалісти іноді додають ціль щодо скорочення часу, необхідного для відповіді на квитки. Знову ж таки, ця мета ставиться на основі припущення, що допомога має бути централізованою. Натомість спробуйте додати ціль, щоб зменшити відсоток запитів, які не вимагають першого дотику від ІТ.

Up до 25% додатків SaaS а ліцензії залишаються невикористаними. Якщо дві головні витрати вашої компанії – це люди та технології, ви витрачаєте купу грошей на одну зі своїх головних витрат.

Самоврядування також може починатися з a невелика вправа для зменшення витрат на SaaS. Централізовано керувати сотнями постачальників неможливо, але може спрацювати щось таке просте, як надсилання кожному користувачеві Outreach.io або Smartsheet електронного листа з поясненням, що ви намагаєтеся заощадити на програмному забезпеченні. Надішліть запит 👍, якщо вони більше не використовують програмне забезпечення, щоб ви могли відновити ліцензію.

Або, попросіть усіх адміністраторів програми допомогти зменшити перевитрати. Створіть спільну електронну таблицю програмного забезпечення та річних витрат, а потім попросіть їх максимально зменшити витрати, або видаливши ліцензії, або повністю скасувавши програми. Щоб зробити це командним завданням і вирівняти стимули, запропонуйте приз за кожну невикористану або зайву програму, яку вони видалять, і грошову винагороду трьом найкращим адміністраторам, які найбільше зменшать витрати на SaaS. Цей підхід дає вам перше уявлення про те, що означає мати самоврядну робочу силу.

Ми вже ситі?

Створити технологічну компанію складно, особливо сьогодні. Замість того, щоб оплакувати всі інструменти, які ми використовуємо, краще використання енергії може створити ефективний спосіб керування як вашими інструментами, так і їхніми основними процесами. Розширення можливостей ваших команд і співробітників за допомогою самоврядування може стати конкурентоспроможністю. Співробітники не лише почуватимуться невід’ємною частиною процесу й, отже, зацікавлені в його успіху, а й ті, хто займається ІТ, безпекою та закупівлями, стануть справжніми активістами, а не розв’язувачами запитів чи сповіщень. 

Отже, так, перед нами може бути шведський стіл SaaS, який можна з’їсти, але ми маємо інструменти та знання, щоб задовольнити свій апетит і змусити всі ці рішення працювати нам на користь. Потрібна лише сила волі, щоб змінити наші стосунки з програмним забезпеченням.

Опубліковано 27 вересня 2022 року