Фінансові команди бізнесу виконують 3-стороннє співставлення рахунків-фактур постачальників як важливий процес внутрішнього контролю. Без підтверджувальних документів, що підтверджують 3 способи, компанії ризикують втекти готівки та прибутку від повторних, помилкових або шахрайських платежів.
Мета цієї статті полягає в тому, щоб зрозуміти, що таке тристороннє співставлення, еволюція процесу, зацікавлені сторони та їхні проблеми, поточний стан процесу тристороннього співставлення в бухгалтерському обліку та переваги автоматизації.
Тристороннє співставлення найкраще виконувати як оцифроване автоматизоване рішення для повторюваних завдань щодо кредиторської заборгованості.
- Що таке 3-сторонній матч?
- Еволюція 3-х шляхового процесу зіставлення
- Зацікавлені сторони та їхні обов’язки та очікування
- Больові точки в ручному процесі
- Поточний стан тристороннього збігу
- Використання AI та OCR у трьох способах узгодження рахунків-фактур
- Процес автоматизації
- Переваги автоматизації процесу
- Висновок
Що таке 3-сторонній матч?
Тристороннє зіставлення – це процес внутрішнього контролю, який порівнює замовлення на купівлю (PO) з накладною на отримання товару (GRN) і рахунком-фактурою відповідного постачальника. Тристороннє зіставлення допомагає затверджувати платежі за рахунками-фактурами, а також позначати будь-які невідповідності чи помилки.
Тристороння відповідність порівнює деталі позицій та підсумки в замовленні на покупку (PO), квитанції на товари (перевірений приймальний документ і пакувальний лист) і рахунку-фактурі постачальника, надісланому клієнту.
Хочете автоматизувати процес 3 Way Match у своїй організації? Спробуйте Nanonets™ і отримайте переваги автоматизації тристороннього зіставлення за допомогою технології OCR на основі штучного інтелекту.
Тристоронні відповідні документи та загальні методи для замовлення на купівлю, отримання товарів та рахунка-фактури постачальника
Завдяки тристоронньому узгодженню рахунків-фактур відділом кредиторської заборгованості підприємства зменшують кількість помилок в оплаті та шахрайства. Автоматизація, включаючи керовану штучним інтелектом оптичне розпізнавання символів (OCR), може значно прискорити процес тристороннього збігу, виключаючи ручні процеси та підвищуючи точність.
Замовлення на придбання
Замовлення на закупівлю — це стандартна форма компанії з послідовною нумерацією, яка стає контрактом, коли замовлення на покупку надсилається та приймається постачальником, який має намір поставити товари чи послуги клієнту. The відділ закупівель створює замовлення на покупку на основі підписаного та затвердженого заявка на закупівлю після вибору постачальника.
Команда процес замовлення на покупку фіксує ім’я та логотип клієнта, ім’я та контактну інформацію постачальника, юридичні умови та умови оплати, включаючи пропоновані знижки, номер замовлення на покупку, адресу виставлення рахунку та доставки клієнта, рядки з послугами або номери та описи продуктів постачальника, ціни, кількість замовлених, розширена сума, проміжний підсумок , податок з продажів, якщо є, та загальна сума.
Отримання
Квитанція – це фізичний або електронний документ, який відображає фактичне отримання товарів, перевірене приймаючим відділом клієнта, порівняно з деталізованим пакувальним листом постачальника, який додається до доставленої продукції, що стосується замовлення на покупку. Приймаючий документ посилається на номер замовлення на закупівлю, що полегшує узгодження документів.
Співробітник відділу прийому замовника документує процес перевірки за позиціями з підписом, датою та часом отримання.
Отримання товару може бути доставкою всього замовлення на купівлю або часткової відправки, якщо будь-які продукти замовлені для подальшої доставки або відправлені з іншого місця.
Рахунок-фактура постачальника
Рахунок-фактура постачальника — це документ, який виставляє рахунок клієнту на основі поставок із зазначеного номера замовлення на покупку. Рахунок-фактура надсилається замовнику при повній або частковій відвантаженні товарів від постачальника.
Як і замовлення на закупівлю, рахунки-фактури послідовно нумеруються для внутрішнього контролю, що допомагає процес узгодження рахунків-фактур.
Поля рахунка-фактури в основному такі ж, як і рядки замовлення на покупку. Номер рахунка-фактури, дати замовлення, дати відвантаження, адреса переказу, умови оплати, такі як знижки за дострокову оплату, проміжна сума, податок з продажу та загальна сума до сплати, включені в рахунок-фактуру постачальника.
Рахунок-фактура постачальника, надісланий клієнту, не потребує підпису постачальника. Після трьохстороннього співставлення в кредиторській заборгованості без винятків документальне затвердження рахунка-фактури уповноваженим затверджувачем еквівалентно підпису.
Хочете автоматизувати процес 3 Way Match у своїй організації? Спробуйте Nanonets™ і отримайте переваги автоматизації тристороннього зіставлення за допомогою технології OCR на основі штучного інтелекту.
Еволюція 3-х шляхового процесу зіставлення
Процес 3-стороннього збігу є еволюцією.
Він відображає перехід від рукописних паперових документів до комп’ютеризованих систем бухгалтерського програмного забезпечення для ручного введення комп’ютерних паперових документів до сучасних ефективних автоматизованих технологій зіставлення електронних рахунків-фактур постачальників з оцифрованими замовленнями та квитанціями.
Завдяки паперовим процесам і системам постійні проблеми блокують і усувають шанси бухгалтерського обліку та відділу кредиторської заборгованості стати ефективним при виконанні своїх посадових обов’язків.
Затримки клієнта з кредиторською заборгованістю (та обліком) від паперового замовлення на закупівлю до платіжних циклів включають:
- Отримання та подання окремих паперових замовлень на закупівлю, квитанцій та рахунків-фактур, надісланих поштою від постачальників у відділі кредиторської заборгованості
- Пошук або запит на заміну втрачених паперових документів
- Введення рахунків постачальників вручну в систему обліку
- Візуальне узгодження рахунків-фактур із супровідними документами, якщо система ERP не інтегрована закупівлі на основі програмного забезпечення і функції прийому з програмним забезпеченням обліку та кредиторської заборгованості
- Візуальне затвердження рахунків постачальників
- Затримки фінансового закриття на кінець місяця та фінансового року через нарахування багатьох рахунків-фактур, оскільки кредиторська заборгованість ще не зареєстрована в системі
- Постійні перебої з боку постачальників щодо стану неоплачених рахунків.
Помилки клієнта з паперових документів включають:
- Помилки внаслідок ручного введення даних
- Затвердження дублікатів рахунків-фактур для оплати
- Затвердження фальшивих рахунків-фактур
- Помилки у фінансовій звітності через недонарахування неврахованої кредиторської заборгованості.
Недонарахування кредиторської заборгованості пояснюється комбінацією затримок в отриманні та узгодженні рахунків-фактур та коротких дат припинення після закінчення місяця.
З точки зору постачальника, тристороння відповідність клієнтом затримується на час, необхідний постачальнику, щоб переглянути та затвердити рахунок-фактуру, а також роздрукувати та надіслати його поштою (плюс час доставки поштою).
Відділи замовника, які беруть участь у 3-сторонньому зіставленні:
- Купівля
- Отримання
- Затверджувачі
- Бухгалтерський облік (кредиторська заборгованість)
Купівля отримує затверджену заявку на закупівлю, перевіряє постачальників, створює затверджений список постачальників, запитує декілька пропозицій у потенційних постачальників, вибирає одного або більше відповідних постачальників, готує та подає постачальнику затверджене замовлення на закупівлю.
Отримання перевіряє надходження товарів і готує звіт про прийом товарів, отриманих із замовлення на покупку, використовуючи пакувальні накладні постачальника та деталізовані квитанції про доставку.
Уповноважені затверджувачі з бюджетною відповідальністю затверджувати узгоджені рахунки-фактури. Обмеження повноважень щодо затвердження за назвою посади та обсягом зазначено в політиці компанії. Для більших закупівель другий затверджувач на вищому рівні в організації також повинен затвердити рахунок-фактуру.
Що стосується тристороннього співставлення, то посадові обов’язки працівників із кредиторської заборгованості включають:
- прийом та обробка документів
- облік операцій з торговельною кредиторською заборгованістю
- підготовка звіту про старість кредиторської заборгованості та звіту про видачу готівки, і
- здійснення пакетних платежів за затвердженими рахунками-фактурами постачальників і прогонами платежів.
Адекватна практика внутрішнього контролю розділяє обов’язки щодо обліку операцій, роботи з готівкою та затвердження рахунків-фактур та платежів. Бухгалтерія, поза кредиторською заборгованістю, звіряє журнали платежів та кредиторської заборгованості з головною книгою та складає фінансову звітність.
Покращення та ефективність процесів, отримані з часом для 3-стороннього збігу, включають реінжиніринг бізнес-процесів (BPR) для оптимізації керівництва документообіг і обробляти їх за допомогою комп'ютеризованих систем.
Надійне розпізнавання тексту з AI захоплення даних програмне забезпечення та автоматизація рахунків-фактур обробляє тристоронню відповідність рахунків-фактур замовлення і квитанції. Цей процес автоматизації може допомогти компанії йти в ногу з обсягом кредиторської заборгованості та платежів, підвищити точність, зменшити помилкові або шахрайські платежі, закрити бухгалтерські книги раніше, а також скоротити витрати пов’язаних відділів та інші адміністративні витрати.
Хочете автоматизувати процес 3 Way Match у своїй організації? Спробуйте Nanonets™ і отримайте переваги автоматизації Three Way Match за допомогою технології OCR на основі штучного інтелекту.
Зацікавлені сторони та їхні обов’язки та очікування
У процесі тристороннього узгодження зацікавленими сторонами є групи закупівель, постачальники або постачальники, а також фінансові групи, включаючи кредиторську заборгованість та бухгалтерський облік.
Заготівельні бригади
Групи закупівель, також відомі як групи закупівель, отримують затверджені заявки на закупівлю від працівника, якому потрібні придбані товари чи послуги. Вони відіграють важливу роль закупити до оплати цикл в управлінні ланцюгом постачання організації.
Закупівля відповідає за перевірку постачальників у ланцюжку поставок компанії та оцінку їх можливостей. Закупівлі консультуються з кредитним відділом своєї компанії, щоб оцінити фінансову стійкість постачальників. Закупівля ранжує постачальників, створюючи перелік бажаних і затверджених постачальників.
Відділ закупівель запитує кілька заявок, перш ніж вибрати постачальника або постачальника для значного замовлення. Потім закупівля видає перевірене й затверджене замовлення на закупівлю та подає його постачальнику.
Закупівля повинна враховувати результати діяльності постачальника, пов’язані з замовленням на закупівлю, а також оцінювати фінансову стійкість постачальника перед розміщенням іншого замовлення.
Продавці або постачальники
Продавці зобов'язані приймати або відхиляти замовлення на покупку. Коли постачальники приймають замовлення клієнтів, вони створюють юридичний контракт для виконання, дотримуючись умов замовлення на замовлення.
Перш ніж прийняти замовлення на покупку, постачальники повинні запустити кредитні звіти цього клієнта, щоб переконатися, що клієнт має фінансову силу для оплати замовлених продуктів.
Продавці вводять замовлення на покупку в свою систему, що ініціює замовлення деталей і продуктів або надання послуг. Якщо товар вимагає виготовлення, продавець планує роботу та витягує частини у відомість матеріалів для виробництва продукції.
Щоб утримати клієнта, постачальники повинні намагатися дотримуватись дати доставки в замовленні на покупку. Вони повинні повідомити клієнта про відправлення та очікувану дату доставки.
Однак іноді виникають затримки постачальників. Якщо очікувана дата доставки не близька до дати доставки, зазначеної в замовленні, постачальник повинен повідомити клієнта про будь-які затримки або відстрочені замовлення та отримати угоду.
Постачальники також відповідають за тестування та контроль якості. Постачальники гарантують, що продукція, яка поставляється замовнику відповідно до замовлення, відповідає специфікаціям та очікуваним стандартам високої якості.
Фінансові команди
Фінансовий відділ виконує наступні процедури для введення або фіксувати дані рахунків-фактур постачальника використовуючи OCR, звіряйте рахунки-фактури, отримуйте схвалення, оплачуйте рахунки-фактури постачальникам, записуйте операції, створюйте звіти та видавайте фінансові звіти зацікавленим сторонам.
Системний доступ до замовлень і чеків
Фінансові групи, включаючи бухгалтерію та кредиторську заборгованість, записують або отримують доступ до замовлень на закупівлю у своєму програмному забезпеченні бухгалтерського обліку або в системі планування ресурсів підприємства (ERP).
Коли відділ-отримувач вводить в систему звіти про отримання, оперативний відділ, кредиторська заборгованість та члени фінансової групи можуть отримати доступ до підтвердженої квитанції або її даних.
Команда кредиторської заборгованості вводить та записує рахунки-фактури постачальників
Кредиторська заборгованість вводить рахунки-фактури постачальників до системи бухгалтерського обліку та кодує записи для обліку запасів, основних засобів або витрат як друга сторона подвійної бухгалтерії.
Кредиторська заборгованість виконує тристороннє співставлення
Наступним кроком для кредиторської заборгованості є виконання процесу тристороннього узгодження, гарантуючи, що замовлення на покупку, квитанція та рахунок-фактура постачальника узгоджені або що лише фактично отримані товари були оплачені до встановленої дати, якщо це можливо.
Затверджувачі затверджують або відхиляють рахунки-фактури для оплати
Після завершення процедури тристороннього узгодження призначені затверджувачі переглядають узгоджені рахунки-фактури та супровідні документи та затверджують рахунки-фактури для оплати, якщо не існує винятків або трансакція не видається помилковою, дублюючою чи шахрайською.
Затверджувачі можуть включати керівників відділів, відповідальних за витрати, а також контролера або головного фінансового директора (CFO). У разі великих витрат Головному виконавчому директору (CEO) і Раді директорів також може знадобитися затвердити платіж або контракт.
Відділ кредиторської заборгованості оплачує рахунки
Деякі компанії розтягують оплату рахунків постачальників на розумну суму після закінчення терміну для цілей управління грошовими потоками або якщо у них виникають проблеми з грошовими потоками. Якщо оплата рахунків-фактур або залишків на рахунку затримується занадто довго, постачальники припинятимуть відвантаження замовлень клієнтам, поки вони не отримають платежі.
Кредиторська заборгованість здійснює розрахунки з постачальниками відповідно до політики компанії щодо отримання знижок дострокових платежів. Якщо знижки не надаються постачальником або не беруться замовником, відділ кредиторської заборгованості оплачує всю суму рахунку до дати платежу.
Типовий термін платежу для торговельної кредиторської заборгованості становить 2/10 нетто 30. Продавець пропонує знижку у два відсотки, якщо клієнт сплачує рахунок-фактуру протягом десяти днів; в іншому випадку загальна сума рахунку-фактури підлягає сплаті через 30 днів після дати виставлення рахунку.
Хочете автоматизувати процес 3 Way Match у своїй організації? Спробуйте Nanonets™ і отримайте переваги автоматизації Three Way Match за допомогою технології OCR на основі штучного інтелекту.
Кредиторська заборгованість фіксує платежі
Коли команда з кредиторської заборгованості здійснює пакетні платежі або, в деяких випадках, здійснює оплату за одним рахунком-фактурою, система бухгалтерського обліку зменшує залишок кредиторської заборгованості на загальну суму рахунків-фактур або часткову оплату рахунків-фактур.
Система обліку застосовує оплату до конкретного номера рахунку. Якщо номери рахунків-фактур невідомі, можуть виникнути незастосовані платежі, що вимагатиме подальших заходів для очищення детальної кредиторської заборгованості. Бухгалтерський облік досліджує та виправляє будь-які помилки дебетового залишку кредиторської заборгованості, які можуть свідчити про переплату або помилку.
Коли залишок на рахунку постачальника або залишок рахунку-фактури дорівнює нулю, він вважається погашеним із завершенням транзакції(ів).
Знижки за дострокову оплату не відображаються в бухгалтерських записах, доки клієнт не отримає їх після оплати рахунку-фактури на нижчу, знижену суму.
Кредиторська заборгованість створює звіти про старість
Кредиторська заборгованість створює звіти про старість кредиторської заборгованості, які містять стовпці із зазначенням днів непогашення рахунків-фактур постачальників.
Дні непогашення – це кількість днів, протягом яких заборгованість не була сплачена з дати виставлення рахунку. Відомості про термін дії кредиторської заборгованості включають назву постачальника, номери рахунків-фактур та непогашені суми із загальною сумою валових платежів постачальнику. Стовпці поточні, 30 днів, 60 днів і 90 днів, із підсумками за діапазоном дат стовпця та загальним підсумком.
Бухгалтерський облік звіряє головну книгу та контролює кредиторську заборгованість
Бухгалтерський облік звіряє журнал кредиторської заборгованості з головною книгою принаймні раз на місяць і переглядає терміни кредиторської заборгованості на предмет статусу платежів постачальникам.
Finance виконує фінансове планування та аналіз (FP&A) та управління грошовими коштами
Фінанси також перевіряють старіння кредиторської заборгованості та готують статистичні дані, включаючи оборот кредиторської заборгованості, щоб керувати грошовими потоками та переглядати ефективність бізнесу. Фінанси також прогнозують потреби в готівці. Доступ до фінансових звітів у режимі реального часу та повних і актуальних звітів про старість кредиторської заборгованості є важливим для фінансового менеджменту.
Фінанси готують річні бюджети та прогнози, використовуючи прогнози продажів і вимоги до витрат, подані менеджерами відділів, відповідальних за контроль витрат. Прогнози продажів можна будувати на рівні контактів з клієнтами, починаючи з рівня продавця або менеджера по роботі з клієнтами.
Бухгалтерський облік готує фінансові звіти, які переглядають фінансовий директор, генеральний директор та рада
Бухгалтерія складає місячну та фінансову звітність за підсумками року. Детальна фінансова звітність містить звіти про відхилення фактичної та запланованої суми за кодованими позиціями бухгалтерського обліку.
Детальна фінансова звітність узагальнюється та надається або повідомляється призначеному внутрішньому керівництву, Раді директорів та зовнішнім зацікавленим сторонам, включаючи банки, акціонерів та Комісію з цінних паперів і бірж (SEC) для публічних компаній.
Больові точки в ручному процесі
Паперові документи викликають найбільше проблем у 3-сторонньому процесі зіставлення.
Больові точки в процесі трьохстороннього зіставлення включають:
- Варіації обробки
- Одноразові сценарії
- Дубльовані рахунки-фактури без підтверджуючих документів
- Шахрайські рахунки-фактури
- Затримки затвердження рахунків-фактур
- Кілька запитів про статус оплати від постачальників.
Зміна виникає, коли позиції, кількості, розширені суми або загальна сума до сплати в рахунку-фактурі постачальника не збігаються із замовленням на покупку або надходженням товарів чи послуг. Трансакція буде позначена як виняток. Кредиторська заборгованість повинна буде вирішити ці типи повторюваних проблем.
У паперовій системі, яка використовує файли документів у алфавітному порядку, паперові документи можуть бути неправильно поданими, що призведе до затримок та відсутності супровідних документів для трьохстороннього співставлення рахунків-фактур.
Одноразовий сценарій – це одноразовий випадок, а не повторювана проблема чи подія. Якщо працівник з кредиторської заборгованості стикається з одноразовою помилкою відповідності, йому потрібно буде дослідити проблему, щоб її вирішити. Вирішення займає додатковий час у порівнянні з повторюваною проблемою.
Як одноразовий приклад, якщо постачальник виставляє рахунки за неправильний продукт, кредиторська заборгованість повинна буде вимагати виправлений рахунок-фактуру, щоб завершити відповідність. Очікування на отримання виправленого або замінного рахунка-фактури чи квитанції від постачальника призведе до затримки затвердження рахунка-фактури та оплати та зниження продуктивності.
Повторювані рахунки-фактури не матимуть необхідних підтверджуючих документів, які вже звірялися з оригінальним рахунком-фактурою. Якщо система працює правильно, дублікат рахунка-фактури буде помічено, позначено як виняток і не буде затверджено для оплати.
Деякі шахрайські компанії можуть виставити рахунки бізнесу за незамовлені канцелярські приладдя або інші продукти чи послуги, які не були доставлені. Без підтверджуючих документів, що відповідають транзакції, має статися виняток, щоб запобігти оплаті.
Якщо керівництво відділу чи виконавчі органи, що затверджують, не затвердять відповідні рахунки-фактури негайно, кредиторська заборгованість повинна буде контролюватись, доки не відбудеться затвердження. Паперові рахунки-фактури та підтверджуючі документи можуть бути втрачені десь у чорній дірі компанії, тому перед оплатою потрібно отримати документи на заміну.
Завдяки тристоронньому узгодженню рахунків-фактур із супровідними документами на паперовій основі затримки затверджувача можуть бути спричинені зволіканням, великим навантаженням, вирішенням питань із запитувачем та діловими поїздками.
Коли відбуваються тривалі затримки в оплаті рахунків-фактур через винятки в процесі трьохстороннього узгодження (або з інших причин), команда з кредиторської заборгованості буде розчарована постійними перервами з боку постачальників, які запитують статус платежу. Вони можуть пропустити терміни або вимагати понаднормової роботи для виконання службових обов’язків. Робочий час і витрати будуть вище.
Хочете автоматизувати процес 3 Way Match у своїй організації? Спробуйте Nanonets™ і отримайте переваги автоматизації тристороннього зіставлення за допомогою технології OCR на основі штучного інтелекту.
Поточний стан тристороннього збігу
Компанії швидко впроваджують AI та OCR для збору даних та інтеграції їх із ERP, контент-послуги або програмне забезпечення для бухгалтерського обліку та програмне забезпечення для роботизованої автоматизації процесів (RPA). OCR допомагає їм проводити тристороннє співставлення (та інші рутинні завдання обробки). Ми наводимо приклади компаній, які використовують передові системи OCR, щоб отримати значну ефективність і конкурентну перевагу.
Використання AI та OCR у трьох способах узгодження рахунків-фактур
Використовуючи передовий досвід, компанії тепер використовують сканування з оптичним розпізнаванням символів (OCR), штучний інтелект (AI) і технології глибокого навчання для оцифрування та тристороннього зіставлення. OCR можна інтегрувати з програмним забезпеченням роботизованої автоматизації процесів (RPA).
Nanonets надає передову автоматизовану платформу для точного збору та електронної обробки документів замовлення на придбання, квитанції та рахунків-фактур, необхідних для тристороннього узгодження рахунків-фактур.
Компанії можуть фіксувати неструктуровані дані у запитаних полях та додавати нові поля. Машинне навчання дозволяє системі стати більш точною, оскільки вона отримує досвід попереднього збору даних та перекваліфікації. Окрім використання OCR для тристороннього збігу, найкращі системи дозволяють завантажувати електронні рахунки-фактури, отримані електронною поштою або іншими методами онлайн-доставки.
Містить надійні системи OCR та AI / ML для збору даних, такі як Nanonets інтеграцій з іншим програмним забезпеченням. Інтеграція включає використання Zapier для імпорту даних із вашої електронної пошти, вхідних, Dropbox, Box або іншого джерела.
Інтеграція з програмним забезпеченням для планування ресурсів підприємства (ERP) та системою управління складом (WMS) полегшує тристороннє узгодження документів. Системи OCR, такі як Nanonets, також інтегруються з системами управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), такими як Salesforce.
для автоматизація рахунків-фактур, програмне забезпечення для розпізнавання символів на основі штучного інтелекту фіксує постачальника дані рахунку-фактури і подає його в модуль кредиторської заборгованості системи ERP. Автоматизація рахунків-фактур узгоджує рахунки-фактури постачальників із замовленнями на закупівлю та квитанціями для трьохстороннього узгодження.
Користувачі можуть вибрати плавну інтеграцію з платформами роботизованої автоматизації процесів (RPA), такими як UiPath, щоб автоматизувати тристороннє зіставлення за допомогою ботів. Nanonets поєднується з кількома платформами RPA на ваш вибір.
Окрім інтеграції з іншим програмним забезпеченням, користувачі можуть запитувати модель OCR після навчання або використання попередньо навченої моделі Nanonets.
Щоб полегшити проблему, пов’язану з фальшивими рахунками, якщо користувачі вказують показники шахрайського документа, Nanonets OCR може виявити та позначити шахрайські рахунки-фактури, щоб запобігти їх оплаті.
Технологічні досягнення в OCR включають використання комп'ютерного зору, роботу з неструктурованими документами та застосування алгоритмів глибокого навчання та обробки природних мов (NLP).
Відповідно до 2020 звітом співавторство Deloitte Digital (Великобританія) та UiPath, які цитують опитування Евересту 2019 року:
«Багато організацій приділяють більше фінансових та людських ресурсів для впровадження інтелектуальних можливостей обробки документів. Успіх перспективних організацій сприяє збільшенню довіри до ринку, який, як очікується, зросте на 70-80% протягом наступних двох років до 1.1 млрд. Доларів США ".
Керівники ділових думок використовують технологічний прогрес для тристороннього узгодження
Основні світові бухгалтерські фірми є великими прихильниками автоматизації рахунків-фактур із використанням OCR зі штучним інтелектом та машинним навчанням, а також роботизованою автоматизацією процесів. Як приклад, Deloitte є замовником Nanonets, який регулярно повідомляє про переваги автоматизованої системи відповідності рахунків-фактур, яка впорядковує кредиторські операції, зменшуючи необхідний робочий час та витрати.
Cummins, P&G та Sherman Williams - промислові компанії Fortune 500, які використовують Nanonets для виконання завдань, пов'язаних з OCR. DoorDash також використовує Nanonets. А великі компанії з обробки страхових відшкодувань використовують Nanonets.
Страхові вимоги процесори отримують значну вигоду від використання рішень OCR Nanonets для оцифрування даних із рахунків-фактур та квитанцій, як описано у цьому прикладі.
Окрім цих великих компаній, малі та середні підприємства (МСП) отримують ефективність від впровадження рішень OCR Nanonets для кредиторської заборгованості.
У тематичному дослідженні - МСБ, що займаються кількома державами та місцезнаходженнями ювелірний роздрібний продаж вигода від використання Nanonets для розширення його можливостей, окрім тих, що надаються лише QuickBooks. У відгуку про "Нанонець" Happy Jewellers зазначає: "Наші співробітники тепер почуваються більш продуктивними та щасливими, оскільки більшість діловодства зараз поза їхнім життям".
Процес автоматизації
Процес автоматизації OCR / AI може ефективно вирішувати різноманітні ділові цілі, включаючи перевірку позикових документів для фінансових установ, виявлення невідповідних публікацій у соціальних мережах за допомогою комп’ютерної обробки зображень та обробку рахунків-фактур, включаючи три способи узгодження. У цій статті в блозі ми зосереджуємось на трьох варіантах відповідності варіанту використання.
Процес автоматизації починається з розширеного програмного забезпечення оптичного розпізнавання символів (OCR), такого як Nanonets, яке використовує штучний інтелект, машинне навчання та технології комп'ютерного зору для підвищення точності та розширення своїх можливостей.
Як це працює…
Nanonets приймає рахунки-фактури в Інтернеті, замовлення на придбання та приймачі від кількох ваших Інтернет-джерел. Nanonets також надає значну цінність, беручи дані з паперових документів, у тому числі важко читаються рукописні, з високим рівнем точності. Не всі системи OCR, керовані ШІ, пропонують точну рукописну функціональність документів, як Nanonets.
Отримавши дані документів і зіставивши їх з полями, Nanonets може виконувати постобробку, застосовуючи свої можливості штучного інтелекту та машинного навчання. Під час і після збір даних рахунків-фактур, зміни можна вносити в Nanonets. Наприклад, формати польових даних можна стандартизувати для документів, отриманих від різних постачальників.
Користувачі можуть навчити та перекваліфікувати модель за допомогою алгоритму машинного навчання «Нанонець», використовуючи зразок даних із мітками, або виберіть заздалегідь підготовлену модель «Нанонець». Перепідготовка та багаторазове використання моделі покращують точність виявлення OCR (та інших видів використання, таких як класифікація зображень та виявлення об’єктів).
Як орієнтир, служба підтримки Nanonets вважає, що для підготовки моделі зазвичай потрібно від двох до восьми годин. Якщо це займе більше часу навчити свою модель, подумайте про оновлення плану програмного забезпечення Nanonets.
Nanonets описує стан своїх користувачів побудова власних моделей OCR на основі глибокого навчання в детальному посібнику.
Nanonets надає інтерфейс API та код. Nanonets експортує дані комп'ютерною мовою, яку ви віддаєте перевагу, на вибір програм.
Nanonets можуть безпосередньо інтегруватися з таким програмним забезпеченням, як ERP-система на рівні компанії, або бухгалтерське програмне забезпечення QuickBooks (або конкурентів) та система управління складом через з'єднання API.
Nanonets має необов’язкову інтеграцію API із програмними ботами роботизованої автоматизації процесів (RPA) для проведення автоматизованої обробки рахунків-фактур на основі RPA та тристороннього узгодження із супровідними документами.
Безпека нанонетів включає в себе Політика життєвого циклу розробки програмного забезпечення для своїх користувачів, працівників та сторонніх підрядників. Політика програмного забезпечення Nanonets стосується шифрування, стандартів та дотримання вимог GDPR у всьому світі для забезпечення конфіденційності мешканців ЄС, які використовують програмне забезпечення.
Варіанти ціноутворення
Nanonets пропонує щомісяця, для кожної моделі SaaS тарифні плани (плюс витрати на використання) на різних рівнях для кожного типу Моделі програмного забезпечення, включаючи Starter, Pro та Enterprise. Безкоштовний план для початківців має обмежені можливості та пропонується як пробна платформа. Пропоновані моделі «Нанонет» включають замовлену модель, квитанції, рахунки-фактури, водійські права та паспорти.
План Enterprise пропонує більше можливостей, включаючи спеціальний менеджер облікових записів, індивідуальне навчання команди 1-1 та вищий рівень безпеки та контролю. Запитуйте спеціальну пропозицію від продажів Nanonets для Enterprise.
Контроль та підтримка
Користувачі програмного забезпечення Nanonets можуть отримати доступ до статистичних даних щодо кількості оброблених документів, кількості оброблених полів та витрат, понесених під час розрахункового циклу. Цей доступ дозволяє користувачам отримувати доступ до інформації про стан та контролювати витрати на використання.
Для підтримки клієнтів Nanonets пропонує базу знань для пошуку в своєму Інтернеті Центр допомоги що включає a Посібник для початківців та документація за темами для самопідготовки.
Nanonets також пропонує короткі відеоуроки, в тому числі Як побудувати модель OCR за допомогою Nanonets.
Хочете автоматизувати процес 3 Way Match у своїй організації? Спробуйте Nanonets™ і отримайте переваги автоматизації Three Way Match за допомогою технології OCR на основі штучного інтелекту.
Переваги автоматизації процесу
Переваги автоматизації тристороннього узгодження включають:
- Готовність до аудиту
- Зменшення помилок в обліку
- Зменшення шахрайства
- Безшовна синхронізація
- Економія години людини
Компанії та їх аудитори переходять від неефективних та неефективних ручних процесів до програм бухгалтерського обліку та аудиту з оцифрованими процесами з використанням OCR, AI, автоматизованих ботів та засобів візуалізації даних із бізнес-аналітикою для аналізу результатів та закономірностей.
Використовуючи точне, автоматизоване тристороннє узгодження рахунків-фактур, замовлень на придбання та одержувачів, зменшується ймовірність помилок та шахрайства, коли користувачі надають конкретні інструкції щодо виявлення шахрайства.
Програмне забезпечення для аудиту може безперешкодно синхронізуватися з системою ERP, яка вже інтегрована із захопленням даних OCR на основі AI.
Внутрішній контроль бухгалтерського обліку та надійність фінансової звітності зменшують обсяг необхідних додаткових процедур аудиту. Ефективна та досить поточна обробка, затвердження та оплата рахунків-фактур постачальників роблять фінансову звітність більш надійною.
Економія часу суттєва, залишаючи більше часу співробітникам для виконання запитів аудиту. Сучасне оцифроване програмне забезпечення для аудиту, що використовує технологію ШІ, може зменшити необхідність запитувати частину інформації у клієнтів. Бухгалтерія та кредиторська заборгованість можуть виконати будь-який запит на аудит своєчасно або на ранніх термінах, тому аудитори не відчувають затримок через час очікування, збільшуючи комісію за аудит.
А економія часу призводить до зменшення потреби в робочій силі та наймі, зменшуючи витрати на бізнес.
Надійне OCR з програмним забезпеченням для збору даних AI та автоматизацією рахунків-фактур обробляє три способи узгодження рахунків-фактур із замовленнями на покупку та квитанціями. Цей процес автоматизації може допомогти компанії йти в ногу з кредиторською заборгованістю та навантаженням на платежі, підвищувати точність, зменшувати помилкові або шахрайські платежі, закривати книги раніше та скорочувати пов’язані з цим праці та інші адміністративні витрати.
Висновок
У цій статті наведено поглиблений посібник щодо трьохстороннього узгодження рахунків-фактур. Автоматизація покращує тристоронній процес узгодження у фінансах за рахунок підвищення ефективності та зменшення ризику помилок від ручного введення даних. Nanonets пропонує сучасне програмне рішення для розпізнавання текстів на основі штучного інтелекту для реалізації тристороннього процесу узгодження.
- &
- 2019
- 2020
- МЕНЮ
- доступ
- доступ до
- За
- рахунки
- бухгалтерський облік
- точний
- Додатковий
- адреса
- адреси
- просунутий
- аванси
- Перевага
- Переваги
- Угода
- AI
- посібник
- алгоритм
- алгоритми
- ВСІ
- вже
- кількість
- суми
- аналіз
- щорічний
- Інший
- API
- Застосування
- схвалювати
- додатка
- Art
- стаття
- штучний
- штучний інтелект
- Штучний інтелект (AI)
- Штучний інтелект і машинне навчання
- Активи
- аудит
- влада
- автоматизувати
- Автоматизований
- автоматизація
- Автоматизація
- фон
- Банки
- основа
- ставати
- становлення
- вважає,
- користь
- Переваги
- КРАЩЕ
- передового досвіду
- За
- Білл
- біллінг
- Мільярд
- Банкноти
- Black
- Блокувати
- Блог
- рада
- рада директорів
- книги
- border
- боти
- Box
- будувати
- бізнес
- бізнес-аналітика
- підприємства
- можливості
- захоплення
- захвати
- тематичне дослідження
- випадків
- готівкові гроші
- грошовий потік
- Викликати
- Причини
- Генеральний директор
- ланцюг
- шанси
- головний
- chief executive officer
- претензій
- класифікація
- клієнтів
- закриття
- код
- збирати
- Колонка
- поєднання
- комісія
- загальний
- Компанії
- компанія
- порівняний
- конкурентоспроможний
- дотримання
- комп'ютер
- генерується комп'ютером
- довіра
- зв'язку
- контакт
- контракт
- підрядники
- контроль
- контролер
- витрати
- створювати
- створює
- кредит
- CRM
- Поточний
- Поточний стан
- виготовлений на замовлення
- клієнт
- підтримка клієнтів
- дані
- Дати
- присвячених
- затримка
- затримки
- поставляється
- Поставки
- надання
- доставка
- deloitte
- розгортання
- описаний
- докладно
- деталі
- Виявлення
- розробка
- різний
- цифровий
- оцифрування
- оцифрувати
- безпосередньо
- Директори
- виплати
- Знижка
- документація
- водіння
- Dropbox
- під час
- Рано
- ефективність
- ефективний
- продуктивно
- співробітників
- включіть
- шифрування
- забезпечення
- Що натомість? Створіть віртуальну версію себе у
- підприємство
- Входить
- істотний
- оцінювати
- Event
- еволюція
- приклад
- Приклади
- обмін
- виконавчий
- очікуваний
- витрати
- досвід
- риси
- Інформація про оплату
- Поля
- фінансування
- фінансовий
- Фінансові установи
- потік
- Сфокусувати
- стежити
- після
- форма
- перспективний
- шахрайство
- Безкоштовна
- Повний
- функціональність
- майбутнє
- GDPR
- Загальне
- породжувати
- Глобальний
- мета
- добре
- товари
- Рости
- керівництво
- обробляти
- Обробка
- щасливий
- допомога
- допомагає
- Високий
- високоякісний
- вище
- Наймання
- Як
- HTTPS
- величезний
- людина
- Людськими ресурсами
- ідентифікує
- зображення
- реалізації
- удосконалювати
- включати
- включені
- includes
- У тому числі
- Augmenter
- зростаючий
- промислові
- інформація
- установи
- страхування
- інтегрувати
- інтегрований
- інтеграція
- Інтелект
- Розумний
- наміри
- інтерфейс
- інвентаризація
- дослідити
- залучений
- питання
- питання
- IT
- робота
- журнал
- знання
- відомий
- етикетки
- праця
- мова
- великий
- більше
- Лідери
- провідний
- вивчення
- Гросбух
- легальний
- рівень
- ліцензія
- обмеженою
- Лінія
- список
- розташування
- логотип
- Довго
- машина
- навчання за допомогою машини
- made
- основний
- РОБОТИ
- Робить
- управляти
- управління
- менеджер
- Менеджери
- керівництво
- вручну
- виробництво
- відображення
- ринок
- матч
- узгодження
- Матеріали
- Медіа
- члени
- методика
- модель
- Моделі
- більше
- найбільш
- переміщення
- множинний
- Природний
- необхідно
- мережу
- номер
- номера
- отриманий
- пропонувати
- запропонований
- Пропозиції
- Офіцер
- онлайн
- операції
- порядок
- замовлень
- організації
- організація
- Інше
- інакше
- оплачувану
- Біль
- Папір
- частина
- Платити
- оплата
- платежі
- відсотків
- продуктивність
- виконанні
- фізичний
- розміщення
- планування
- платформа
- Платформи
- Play
- точка
- точок
- політика
- це можливо
- потенціал
- ціни без прихованих комісій
- недоторканність приватного життя
- Pro
- Проблема
- проблеми
- процес
- Автоматизація процесів
- процеси
- обробка
- Product
- продуктивність
- Продукти
- Прибуток
- Прогнози
- забезпечувати
- забезпечує
- покупка
- придбано
- Купівля
- покупка
- цілей
- якість
- діапазон
- реального часу
- розумний
- отримати
- отримано
- запис
- облік
- зменшити
- зниження
- відносини
- надійний
- Переказ коштів
- звітом
- Звіти
- запросити
- запитів
- вимагати
- вимагається
- Вимога
- ресурс
- ресурси
- відповідальність
- відповідальний
- результати
- revenue
- огляд
- Відгуки
- Risk
- Роботизована автоматизація процесів
- рпа
- прогін
- продажів
- сканування
- плавно
- SEC
- Securities
- Комісія з цінних паперів і бірж
- безпеку
- Послуги
- зсув
- Доставка
- Короткий
- значний
- з
- невеликий
- So
- соціальна
- соціальні медіа
- Софтвер
- Програмне рішення
- solid
- рішення
- Рішення
- ВИРІШИТИ
- деякі
- специфікації
- швидкість
- Витрати
- standard
- стандартів
- почалася
- стан
- заявив,
- Заява
- заяви
- Штати
- статистика
- статистика
- Статус
- сила
- прагнути
- Вивчення
- представлений
- істотний
- успіх
- постачальники
- поставка
- ланцюжка поставок
- робота з постачальниками
- підтримка
- Підтримуючий
- Огляд
- система
- Systems
- взяття
- завдання
- податок
- команда
- технології
- Технології
- Технологія
- Тестування
- третя сторона
- через
- час
- назва
- інструменти
- торгувати
- Навчання
- угода
- Transactions
- подорожувати
- навчальні посібники
- Типи
- розуміти
- використання
- користувачі
- зазвичай
- значення
- різний
- постачальники
- перевірка
- Відео
- бачення
- візуалізації
- життєво важливий
- Що
- в
- без
- Work
- робочий
- працює
- світовий
- років
- нуль