Fatura Verilerini Çıkarma: Eksiksiz bir kılavuz

Fatura Verilerini Çıkarma: Eksiksiz bir kılavuz

Zaman Damgası: 8 Ocak 2024 5:41
Kaynak Düğüm: 3051173

Giriş

Modern iş ortamında, alacak hesapları ekiplerinin faturaları ve ödemeleri mümkün olduğunca hızlı ve verimli bir şekilde işleyebilmesi gerekir. Organizasyon büyüdükçe işlenmesi gereken faturaların sayısı da artıyor, bu da daha büyük bir ekip boyutu ve daha uzun işlem süreleri gerektiriyor. Buna ek olarak, manuel fatura verilerinin çıkarılması ve işlenmesi de oldukça hataya açıktır ve bu da gerekenden daha fazla kaynak yatırımına yol açar. Fatura işlemenin en önemli adımlarından biri fatura verilerinin çıkarılmasıdır. Manuel olarak yapılırsa, bu adım yalnızca en çok zaman alan değil, aynı zamanda hataya en açık adımdır. Dolayısıyla çözüm, bunu manuel olarak yapması için daha büyük bir ekip kiralamak değil, bunun yerine otomatik fatura verileri çıkarmaya yatırım yapmaktır. Bu blog yazısında fatura veri çıkarmanın ne olduğunu, nasıl yapılacağını ve fatura veri çıkarmanın popüler yöntemlerinden bazılarını öğreneceksiniz.

Fatura verilerinin çıkarılmasına geçmeden önce, öncelikle faturanın ne olduğunu anlayalım.

Fatura, alıcı ve satıcı arasındaki işlemin ayrıntılarını, işlem tarihini, alıcı ve satıcının adlarını ve adreslerini, sağlanan mal veya hizmetlerin tanımını, kalemlerin miktarını, birim başına fiyat ve ödenmesi gereken toplam tutar.

Faturalar, müşteri ve satıcı ayrıntıları, sipariş bilgileri, fiyatlandırma, vergiler vb. gibi önemli bilgileri içerir. Ödeme işlenmeden önce çıkarılması ve sipariş formları, mal faturası vb. diğer belgelerle eşleştirilmesi gereken bilgiler.

Basit gibi görünse de faturaların farklı formatlarda gelmesi nedeniyle faturalardan veri çıkarmak oldukça zaman alıcı olabiliyor. Ayrıca faturalar, manuel olarak çıkarılması zor olabilecek ve aşağıdaki gibi otomatik fatura veri çıkarma yazılımı gerektirebilecek hem yapılandırılmış hem de yapılandırılmamış veriler içerir. Nanonetler faturaları hızlı bir şekilde işleyebilmek.

Nanonet'in yapay zeka tabanlı OCR yazılımını kullanarak manuel veri girişini otomatikleştirin. Faturalardan verileri anında yakalayın. Geri dönüş sürelerini azaltın ve manuel çabayı ortadan kaldırın.

Fatura verilerinin çıkarılması, AP ekipleri için bir dizi zorluğu beraberinde getirir çünkü faturalar çeşitli şablonlarda gelir ve bazıları AP ekibinin faturayı işlemesi için önemli olabilecek veya olmayabilecek bir dizi bilgi içerebilir. Zorluklardan bazıları aşağıda listelenmiştir:

  • Farklı fatura formatları – Faturalar, kağıt, PDF, EDI vb. gibi çeşitli formatlarda gelir; bu da faturaların çıkarılmasını ve işlenmesini zorlaştırabilir.
  • Fatura şablonu stilleri – Faturalar formatların yanı sıra çeşitli şablonlarda da gelir. Bazı faturalar yalnızca en önemli bilgileri içerebilirken bazıları da pek çok istenmeyen bilgiyi içerebilir. Ayrıca faturanın farklı yerlerinde veri noktaları bulunabiliyor ve bu da verilerin manuel olarak çıkarılmasını oldukça zaman alıcı hale getiriyor.
  • Veri kalitesi ve doğruluğu – Fatura verilerinin manuel olarak çıkarılması, çıkarılan bilgilerde gecikmelere ve yanlışlıklara yol açabilir.
  • Büyük miktarda veri – Genellikle kuruluşların günlük olarak çok sayıda fatura işlemesi gerekir. Bunu manuel olarak yapmak bu şirketler için son derece zaman alıcı ve maliyetlidir.
  • Farklı diller – Uluslararası satıcılar genellikle faturaları farklı dillerde paylaşırlar ve bu, AP ekibinin bu dilde uzman olmaması durumunda manuel olarak işleme koyması zor olabilir. Bu faturaların basit otomasyon yazılımları için işlenmesi de zordur.

Verilerin çıkarılmadan önce hazır hale getirilmesi, fatura işlemede çok önemli bir aşamayı oluşturur. Bu adım, özellikle önemli miktarlarda veri işlenirken veya hataları, tutarsızlıkları veya çıkarma işleminin hassasiyetini etkileyebilecek diğer faktörleri içerebilecek yapılandırılmamış verilerle uğraşırken, verilerin doğruluğunu ve güvenilirliğini garanti etmede çok önemlidir.

Fatura verilerini çıkarma işlemine hazırlamanın temel tekniklerinden biri, veri temizleme ve ön işlemedir.

Fatura verilerinin çıkarılmak üzere hazırlanmasında önemli bir yöntem, verilerin temizlenmesi ve ön işlenmesidir. Bu süreç, çıkarma işlemini başlatmadan önce verilerdeki hataların, tutarsızlıkların ve çeşitli sorunların tanınmasını ve düzeltilmesini gerektirir. Bu amaçla aşağıdakileri kapsayan çeşitli teknikler kullanılabilir:

  • Veri normalizasyonu: Verilerin daha kolay işlenip analiz edilebilecek ortak bir formata dönüştürülmesi. Bu, tarihlerin, saatlerin ve diğer veri öğelerinin biçimini standartlaştırmanın yanı sıra verileri sayısal veya kategorik veriler gibi tutarlı bir veri türüne dönüştürmeyi içerebilir.
  • Metin temizleme: Durdurma sözcükleri, noktalama işaretleri ve diğer metinsel olmayan karakterler gibi konu dışı veya ilgisiz bilgilerin verilerden çıkarılmasını içerir. Bu, OCR ve NLP gibi metin tabanlı çıkarma tekniklerinin doğruluğunu ve güvenilirliğini artırmaya yardımcı olabilir.
  • Veri doğrulama: Bu, verilerin hatalar, tutarsızlıklar ve çıkarma işleminin doğruluğunu etkileyebilecek diğer sorunlar açısından kontrol edilmesini içerir. Bu, verilerin doğru ve güncel olduğundan emin olmak için verilerin müşteri veritabanları veya ürün katalogları gibi harici kaynaklarla karşılaştırılmasını içerebilir.
  • Veri büyütme: Çıkarma işleminin doğruluğunu ve güvenilirliğini artırmak için veri ekleme veya değiştirme. Bu, fatura verilerini tamamlamak için sosyal medya veya web verileri gibi ek veri kaynaklarının eklenmesini veya ayıklama işleminin doğruluğunu artırmak için sentetik veriler oluşturmak üzere makine öğrenimi tekniklerinin kullanılmasını içerebilir.

Veri çıkarmanın birçok farklı yöntemi vardır. Bir AP ekibinin etkili bir şekilde çalışabilmesi için fatura verilerinin çıkarılmasında doğru yöntemin seçilmesi çok önemlidir.

Manuel Fatura verilerinin çıkarılması: Manuel fatura verilerinin çıkarılması, bir insanın fiziksel olarak faturayı manuel olarak incelemesini ve ilgili bilgileri muhasebe yazılımına girmesini ve ödeme yapılmadan önce daha sonra eşleştirilip işlenebilmesini içerir. Bu süreç son derece zaman alıcıdır ve insan hatalarına açık olabilir. Genellikle fatura verilerinin manuel olarak çıkarılması, gecikmelere ve ödemelere neden olabilir ve gereksiz satıcı anlaşmazlıklarına neden olabilir.

  • Çevrimiçi veri çıkarma araçları: Bilgi ve formatın büyük ölçüde aynı kaldığı belirli bir belge türünden bilgi çıkarmanız gerekiyorsa, belirli bir kullanım durumunu ele almanıza yardımcı olabilecek birçok araç mevcuttur. Örneğin, PDF'yi metne dönüştürmeniz gerekiyorsa birçok çevrimiçi araç, AP ekibinin bu süreci kolaylaştırmasına yardımcı olabilir. Dönüştürme yazılımı daha güvenilir ve doğru bir çıkarma yöntemi sağlar. Bununla birlikte, rutin veya karmaşık fatura veri çıkarma süreçleri için çok az veya hiç otomasyon yeteneği sağlamazlar.
  • Şablon tabanlı fatura verisi çıkarma: Şablon tabanlı fatura verilerinin çıkarılması, formatı büyük ölçüde aynı kalan belirli bir veri kümesinden veri çıkarmak için önceden tanımlanmış şablonların kullanımına dayanır. Örneğin, bir AP departmanının aynı formatta birden fazla faturayı işlemesi gerektiğinde, çıkarılması gereken veriler faturalar arasında büyük ölçüde aynı kalacağından şablon tabanlı veri çıkarma kullanılabilir.

    Bu veri çıkarma yöntemi, format aynı kaldığı sürece son derece doğrudur. Veri setinin formatında değişiklik olduğunda sorun ortaya çıkar. Bu, şablon tabanlı veri çıkarmada sorunlara neden olabilir ve manuel müdahale gerektirebilir.
    yazılım

  • OCR kullanarak otomatik fatura verisi çıkarma: Birden fazla fatura türünüz veya veri çıkarabileceğiniz çok sayıda faturanız varsa, yapay zeka tabanlı OCR yazılımı, sevmek Nanonetler, en uygun çözümü sağlayın. Bu tür araçlar, taranan belgelerden veya görüntülerden metni tanımak için OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sağlar.

    Bu araçlar son derece hızlı, verimli, güvenli ve ölçeklenebilirdir. AI, ML, OCR'nin bir kombinasyonunu kullanıyorlar, Güney Afrika, metin ve desen tanıma ve çıkarılan verilerin doğru ve güvenilir olduğundan emin olmak için diğer birçok teknik. Sadece bu değil, bunlar veri çıkarma araçları gibi birden fazla kaynaktan metin çıkarmayı destekleyebilir resimlerden metin çıkarmave hatta resimlerden el yazısı metinleri ayıklamak.

Sonuç

Sonuç olarak, fatura verilerinin çıkarılmasının otomatikleştirilmesi, tüm AP ekiplerinin faturaları etkili ve verimli bir şekilde işleyebilmesi açısından çok önemlidir. Satıcı ödemelerinin söz verilen sürede yapılabilmesi ve gereksiz sürtüşmelerin önlenmesi için faturaların belirli bir zaman dilimi içerisinde işlenebilmesi önemlidir.

AP ekibi tarafından kullanılan fatura veri çıkarma tekniği ve türü, girdi kaynaklarına ve işletmenin özel ihtiyaçlarına bağlıdır ve uygulamadan önce dikkatle değerlendirilmesi gerekir. Aksi takdirde hem zaman hem de kaynak israfına yol açabilir.

Manuel fatura veri çıkarma işlemlerinin yarattığı darboğazları ortadan kaldırın. Nanonets'in işletmenizin fatura verilerinin çıkarılmasını kolayca optimize etmesine nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin.

Zaman Damgası:

Den fazla AI ve Makine Öğrenimi