Bir şirketin Borç Hesapları (AP) departmanı, işletmenin tedarikçilere ve satıcılara olan borçlarını takip etme ve ödemelerin onaylandığını ve bu karşı taraflara yapıldığını doğrulama konusunda çok önemli bir sorumluluk taşır. AP departmanı olmadan bir işletme, tedarikçilerinden aldığı tüm faturaları takip etmekte ve bu yükümlülüklerin yerine getirildiğinden emin olmakta zorlanır. Şirketin sahip olduğu bu kısa vadeli yükümlülükler, ödenecek hesaplardır ve işletmenin yerine getirmesi gereken önemli bir yükümlülüktür.
Ödenecek Hesaplar Nedir?
Borç hesapları, bir işletmenin bir satıcıya veya tedarikçiye borçlu olduğu mevcut bir borçtur. Genel olarak konuşursak, ödenecek hesapların AP departmanı tarafından yaklaşık 30 gün içinde ödenmesi gerekir. Ödenecek hesapların toplam tutarı, şirketin bilançosunun kısa vadeli yükümlülükler bölümünde görünür.
Borç hesapları borçlu olunan tutarı temsil eder; zaten nakit olarak ödenmiş bir işlem değildir. Şirketin krediyle yaptığı bir satın alma işlemi için borçlu olunan paradır.
Borç hesapları bir fatura. Fatura, işletmenin yaptığı mal veya hizmet satın alımına ilişkin ücretin kesildiği kağıt veya dijital bir belgedir. Ödenecek hesaplar, borçlu olunan tutardır. Ödenecek hesaplar, bir işletmenin diğer işletmelere kredi koşullarıyla sattığı mal veya hizmetlerden dolayı borçlu olunan tutar olan alacak hesapları da değildir.
Borçlar Hesabı Departmanı Nedir?
Borç hesapları bir işletmenin başarısı ve sağlığı için çok önemli olduğundan çoğu şirketin özel bir AP departmanı olacaktır. Borç hesapları ekibinin öncelikli görevi, işletmenin maruz kaldığı tüm borçların uygun şekilde kayıt altına alınmasını ve ödenmesini sağlamaktır.
Bu borç hesapları işlevi AP departmanı tarafından yerine getirilmezse, tedarikçilere ve satıcılara ödeme yapılmayacaktır. Bu durumda kötü ilişkiler ortaya çıkacak işletme ile tedarikçileri arasındaBu, işletmenin gelecekte ihtiyaç duyulan mal ve hizmetleri tedarik etme yeteneğini etkileyebilir.
AP departmanları herkesin ödemelerinin zamanında alınmasını sağlamanın yanı sıra hiçbir muhasebe hatası yapılmamasını sağlamakla da görevlidir. Dolandırıcılığa karşı dikkatli olmalı, hatalardan kaçınmaya çalışmalı ve bulunan tutarsızlıkları uzlaştırmalıdır.
AP departmanlarının borç hesapları işlevinden bir diğeri de, faturalarda erken ödemelerde indirim alın. Birçok tedarikçi, ödemeler faturanın son ödeme tarihinden önce yapıldığında bu tür indirimler sunar; böylece borç hesapları departmanı, elbette herhangi bir kuruluş için süregelen bir endişe olan bir işletmedeki genel giderlerin azaltılmasına yardımcı olabilir.
AP Departmanındaki Roller
Çok var alacaklar hesabı departmanı sorumluluklarıve bu görevler, ödeme yapılacak departmandaki birden fazla çalışan arasında paylaştırılır. Küçük bir işletmenin yalnızca Borç Hesapları Memuru olabilir. Daha büyük bir işletmenin borç hesapları bölümünde aşağıdaki çalışanlar bulunabilir:
- Borçlar Koordinatörü
- Ödeme Yöneticisine Fatura
- Satıcılar Muhasebesi Müdürü
- Borç Hesapları Uzmanı
- Muhasebe Yardımcısı
Çok büyük bir şirkette ayrıca tüm AP departmanından sorumlu olan bir Borçlar Hesabı Memuru bulunabilir. Borç hesapları departmanındaki her bir role atanan kesin görevler, şirkete ve operasyonun büyüklüğüne göre değişecektir.
AP Departmanlarında İş Akışı
Her AP departmanında, hizmetlerin ve malların tedarik edilmesi ve ardından bu tür satın alımlarla ilgili faturaların işlenmesi ve herkesin ödemelerinin zamanında alınmasının sağlanması şeklindeki baştan sona yolculuğu açıklayan bir iş akışı vardır. Bu adım adım prosedür dijital veya manuel olabilir; dijital format daha kolay ve daha az zaman alan bir yöntem sunar. Her iki durumda da, borç hesapları ekibinin iş akışı genellikle aşağıdaki taslağı izleyecektir:
#1) Faturayı yakalayın. Fatura, ister fiziksel ister elektronikkurumsal kaynak planlama (ERP) yazılım programına girilmesi gerekir. Daha önce de belirtildiği gibi, bu bir insan veya dijital çalışan tarafından yapılabilir.
#2) Onay. Faturanın uygun şekilde kataloglanmasının ardından onaylanması gerekir. Yine, bu adım manuel veya otomatik olabilir.
#3) Ödeme izni. Bu noktada faturanın ödenmesine izin verilmesi gerekir. Bu iznin işletme içindeki uygun taraftan alınması, borç hesapları departmanının sorumluluğundadır.
#4) İletim. Ödeme onaylandıktan sonra gönderilmesi ve doğrulanması gerekir. Her ne kadar bazı durumlarda çek veya nakit gibi fiziksel ödeme yöntemleri hala kullanılabilse de, özellikle dijital ödemelerle entegre olabilen dijital ödemeler popülerlik kazanıyor. erişim noktası yazılımı.
Ödeme departmanının uçtan uca iş akışı sürecini yakından takip etmesi önemlidir. Borç hesapları işlevi doğru şekilde yerine getirilmezse hatalar ortaya çıkabilir ve bu da AP ekibini daha fazla zorlayacaktır.
AP Departmanlarının İşlevleri
AP ekiplerinin yürütmede gayretli olması gereken çeşitli borç hesapları departmanı sorumlulukları vardır. Genel olarak konuşursak, aşağıdaki kategorilerden birine girme eğilimindedirler:
#1) Mali tabloların mutabakatını yapın. AP departmanları sahte ödemeleri önlemeli ve banka hesap özetlerinde veya diğer mali belgelerde görünen eşitsizlikleri düzeltmelidir.
#2) Fatura verileriyle ilgili sorunları çözün. Borç hesapları ekibi, faturada görünen verilerdeki tutarsızlıkları tespit etmeli ve bilgileri hızlı bir şekilde düzeltmelidir.
#3) Faturaları işleyin. Bir işletmenin tedarikçilerinden aldığı faturalar Borç hesapları departmanı tarafından işlenmelidir zamanında ödeme yapabilmeleri için.
#4) Fatura ödemeleri. Borç hesaplarının önemli bir işlevi, fatura üzerinden ödeme yapmaktır.
#5) Kurum içi ödemeler. Fatura ödemenin yanı sıra, ödeme departmanının ofis malzemeleri ve posta masrafları gibi dahili ödemeleri de yönetmesi gerekir.
#6) Faturaları saklayın ve eşleştirin. Faturaların satın alma siparişleriyle eşleşmesi gerekir. Ayrıca fiziksel veya elektronik olarak saklanmaları gerekir; ikinci yöntem, araştırma ve erişim için en etkili yöntemi sunar.
#7) Satıcılarla iyi ilişkileri koruyun. Satıcı-iş ilişkisini sürdürmek AP departmanlarının önemli bir görevidir. Faturalar zamanında ödendiğinde ve bilgiler hızlı bir şekilde açıklanıp saklandığında, gelecekteki işlemlerin sorunsuz olma olasılığı daha yüksektir.
Alacaklar Hesabı Ekibinin Organizasyonu
Ödeme yapılacak departman ne kadar iyi organize edilirse işletme açısından o kadar değerli olacaktır. Doğru organizasyonla iş akışı da daha verimli olacaktır. Bir AP departmanını en becerikli şekilde yapılandırmak için bazı ipuçları:
#1) Her şeyi belgeleyin. Kayıt oluşturulabilmesi için şirketin her satın alma işleminin bir satın alma siparişi (PO) olduğundan emin olun. Vergi kimlik numaralarının da bir kaydı tutulmalıdır.
#2) Kolay erişim için kayıtları saklayın. Tarih damgası olan belgeler kolayca erişilebilen tek bir yerde saklanmalıdır.
#3) İki kere kontrol edin. Dolandırıcılık ve hataları önlemek için farklı AP ekibi üyelerinin birbirlerini iki kez kontrol etmesini sağlayın.
#4) Hesapların mutabakatını düzenli olarak yapın. Tercihen günlük olarak faturaların PO'larla eşleştiğini doğrulayın. Herhangi bir tutarsızlığın ve bunların çözümlerinin kaydını tutun.
#5) Dijital ödemeleri kullanın. Otomatik Takas Odası (ACH) dahil olmak üzere günümüzün elektronik ödeme şekilleri verimli ve kolaydır. Çoğu zaman, kağıt ödemelerden daha fazlaya mal olmazlar ve takip edilmeleri daha kolaydır.
#6) AP ekibini otomatikleştirin. Ödemelerin yanı sıra birçok borç hesabı işlevi de dijitalleştirilebilir. Bunu yapmanın, veri girişi hatalarından kaçınma da dahil olmak üzere birçok avantajı vardır.
Otomasyon AP Departmanlarına Nasıl Fayda Sağlayabilir?
Günümüzün en son yazılımına yükseltme yapan alacaklı hesapları ekipleri sayısız avantaj elde edecek. Borç hesapları işlevlerini yerine getirmenin eski, manuel kağıt tabanlı yolu, zaman alıcı ve emek yoğundur. Gelişmiş yazılımlarla tam otomasyona geçen AP departmanları, faturaları daha az hata ve yanlışlıkla daha hızlı işleyebilecek. Ve çünkü günümüzün en iyi AP programları Yapay Zeka (AI) ile birlikte gelir, birçok görev için çok az insan girdisine ihtiyaç vardır.
Örneğin günümüzün gelişmiş AP yazılımı, e-postaları okuyabilir, faturaları tarayabilir ve bu belgelerden önemli ayrıntıları otomatik olarak yakalayabilir. Daha fazla dikkat gerektiğinde AP ekip üyelerine gerçek zamanlı bildirimler gönderilebilir. Bu sistem otomatik pilotta çalıştığı için çalışanların daha az insan çabasına ihtiyacı vardır.
erişim noktası yazılımı iş akışına ilişkin kuralları da içerebilir. Örneğin bir fatura, bir program tarafından onay için doğru departmana yönlendirilebilir. Faturaların ödenmesine ödeme kontrolleri dahil edilebilir ve bu kontroller, ödeme tutarı gibi çeşitli faktörlere göre düzenlenebilir. Ödeme şirketin banka hesabından otomatik olarak çekilebilir. Yapay zeka bu görevleri tamamen kendi başına yerine getiriyor. Ve makine öğrenimi sayesinde yapay zeka deneyimlerden öğrenebilir.
Programın yaptığı her şey bir deftere kaydedilir ve bu kayıt istenildiği zaman incelenebilir. Yine bu denetim takibi bir yazılım programı tarafından otomatik olarak oluşturulduğu için daha az insan emeğine ihtiyaç duyulmaktadır.
AP departmanları için tasarlanan yazılım aynı zamanda diğer dijital muhasebe araçlarıyla da entegre olarak, borç hesapları işlevlerini çalışanlar için daha kolay ve daha az zaman alıcı hale getiren bütünsel, tamamen elektronik bir muhasebe sistemi oluşturabilir.
Tekrar
Başarılı olmak isteyen her işletmenin, doğru ekipmanlara sahip, üretken bir AP departmanına ihtiyacı vardır. Modası geçmiş kağıt tabanlı teknolojiye dayanan borç hesapları departmanları, rakipleri tarafından geride kalma riskiyle karşı karşıyadır. Günümüzün gelişmiş dijital araçları, ödeme yapılan departmanlara pek çok fayda sağlıyor; bunların en önemlisi, daha az insan gücü ve daha hızlı işlem süreleri.
- SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
- PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
- PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
- PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
- PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
- Kaynak: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :vardır
- :dır-dir
- :olumsuzluk
- $UP
- 30
- a
- kabiliyet
- Yapabilmek
- Hakkımızda
- ulaşılabilir
- Hesap
- muhasebe
- Hesaplar
- ödenebilir hesaplar
- ach
- ileri
- avantajları
- etkiler
- Sonra
- tekrar
- AI
- Türkiye
- zaten
- Ayrıca
- Rağmen
- arasında
- miktar
- an
- ve
- herhangi
- belirir
- uygun
- onay
- onaylı
- ARE
- yapay
- yapay zeka
- AS
- atanmış
- ilişkili
- At
- katılmak
- Dikkat
- denetim
- yetkili
- Otomatik
- otomatik olarak
- Otomasyon
- otomatik pilot
- önlemek
- Kötü
- Bakiye
- Bilanço
- Banka
- banka hesabı
- temel
- BE
- Çünkü
- olmuştur
- önce
- arkasında
- yarar
- faydaları
- dışında
- İYİ
- Daha iyi
- iş
- işletmeler
- by
- CAN
- ele geçirmek
- dava
- durumlarda
- Nakit
- kategoriler
- ücret
- yükler
- Kontrol
- açıklık
- Takas
- yakından
- nasıl
- Şirketler
- şirket
- Şirketin
- rakipler
- İlgilendirmek
- kontroller
- doğru
- doğru
- Ücret
- maliyetler
- olabilir
- karşı taraflar
- kurs
- çevrimiçi kurslar düzenliyorlar.
- Oluşturma
- kredi
- akım
- günlük
- veri
- Tarih
- Günler
- Borç
- adanmış
- teslim
- bölüm
- bölümler
- açıklar
- tasarlanmış
- ayrıntılar
- farklı
- zor
- dijital
- Dijital Ödemeler
- sayısallaştırılmış
- indirimler
- bölünmüş
- belge
- evraklar
- yok
- yapıyor
- yapılmış
- çift
- aşağı
- gereken
- her
- Erken
- kolay
- kolayca
- kolay
- verimli
- çaba
- ya
- Elektronik
- elektronik
- e-postalar
- çıkmak
- çalışanların
- son uca
- sağlamak
- sağlanması
- girdi
- kuruluş
- Tüm
- ekipman
- ERP
- Hatalar
- özellikle
- Her
- herkes
- örnek
- yürütme
- deneyim
- göz
- faktörler
- Düşmek
- Moda
- Daha hızlı
- daha az
- mali
- takip etme
- İçin
- biçim
- formlar
- bulundu
- dolandırıcılık
- itibaren
- tam
- işlev
- fonksiyonlar
- gelecek
- kazanma
- genellikle
- alma
- gidiş
- Tercih Etmenizin
- mal
- Var
- Sağlık
- yardım et
- okuyun
- bütünsel
- ev
- HTTPS
- insan
- ID
- belirlemek
- if
- önemli
- in
- Dahil olmak üzere
- tutarsızlıklar
- birleştirmek
- Anonim
- katlanılan
- bilgi
- giriş
- örnek
- entegre
- İstihbarat
- iç
- içine
- fatura
- faturalar
- IT
- ONUN
- kendisi
- seyahat
- tutmak
- tuttu
- emek
- büyük
- büyük
- son
- ÖĞRENİN
- öğrenme
- en az
- Defteri kebir
- sol
- az
- yükümlülükler
- sevmek
- Muhtemelen
- küçük
- yer
- log
- makine
- makine öğrenme
- yapılmış
- yapmak
- YAPAR
- Yapımı
- yönetmek
- Manuel
- çok
- Maç
- eşleşti
- Mayıs..
- Üyeler
- adı geçen
- araya geldi
- yöntem
- yöntemleri
- hataları
- para
- izlemek
- Daha
- daha verimli
- çoğu
- çoklu
- şart
- sayısız
- gerekli
- gerekli
- ihtiyaçlar
- yok hayır
- bildirimleri
- sayılar
- yükümlülük
- tahviller
- elde etmek
- of
- teklif
- teklif
- Office
- Subay
- sık sık
- büyük
- on
- bir Zamanlar
- ONE
- devam
- bir tek
- operasyon
- or
- sipariş
- emir
- kuruluşlar
- Düzenlenmiş
- Diğer
- dışarı
- taslak
- borçlu
- ödenmiş
- kâğıt
- Kağıt tabanlı
- Parti
- ödeme yapan
- ödeme
- ödeme yöntemleri
- ödemeler
- yapılan
- icra
- gerçekleştirir
- izin
- fiziksel
- fiziksel olarak
- planlama
- Platon
- Plato Veri Zekası
- PlatoVeri
- PO
- Nokta
- popülerlik
- POS
- önlemek
- birincil
- sorunlar
- prosedür
- süreç
- işlenmiş
- işleme
- sağlar
- üretken
- Programı
- Programlar
- uygun
- uygun şekilde
- sağlamak
- satın alma
- satınalma siparişi
- alımları
- koymak
- hızla
- Okumak
- gerçek zaman
- biçmek
- tekrarlamak
- alacak
- alır
- kayıt
- kaydedilmiş
- kayıtlar
- azaltmak
- kayıt olmak
- düzenli
- ilişkiler
- ilişki
- güvenmek
- temsil
- gereklidir
- araştırma
- kaynak
- becerikli
- sorumlulukları
- sorumluluk
- geri alma
- krallar gibi yaşamaya
- Risk
- Rol
- kurallar
- koşmak
- taramak
- Bölüm
- gönderdi
- Hizmetler
- birkaç
- yaprak
- kısa dönem
- meli
- şov
- sadece
- durum
- beden
- küçük
- küçük işletme
- So
- Yazılım
- satılan
- ÇÖZMEK
- biraz
- sofistike
- konuşma
- ifadeleri
- adım
- Yine
- mağaza
- saklı
- yapı
- başarılı olmak
- başarı
- böyle
- satıcı
- tedarikçileri
- gereçler
- elbette
- anahtar
- sistem
- Görev
- görevleri
- vergi
- takım
- Takım üyeleri
- takım
- Teknoloji
- eğilimindedir
- şartlar
- göre
- o
- The
- Gelecek
- Bilgi
- ve bazı Asya
- Onları
- sonra
- Orada.
- Bunlar
- onlar
- işler
- Re-Tweet
- Bu
- zaman
- zaman tükeniyor
- vakitli
- zamanlar
- ipuçları
- için
- bugünkü
- çok
- araçlar
- Toplam
- İzleme
- iz
- Takip
- iz
- işlem
- işlemler
- denemek
- anlayış
- Unsplash
- yükseltmek
- kullanım
- Kullanılmış
- Değerli
- çeşitli
- farklılık göstermek
- satıcı
- satıcıları
- Doğrulanmış
- doğrulamak
- doğrulama
- çok
- istiyor
- Yol..
- İYİ
- Ne
- ne zaman
- hangi
- DSÖ
- irade
- ile
- içinde
- olmadan
- işçi
- işçiler
- iş akışı
- olur
- zefirnet