Akıllı Ölçeklendirme: Bürokrasiye Boyun Eğmeden Nasıl Büyüyebilirsiniz?

Şirketler büyüdükçe bürokrasinin de onlarla birlikte büyümesi neredeyse kaçınılmazdır. Dönem "bürokrasi" genellikle motivasyonu düşük personel, karmaşık ve aşırı prosedürler, yavaş karar alma, ayrı ayrı düşünme, yönetim ile çalışanlar arasındaki kopukluk ve dijitalleşme ve inovasyon eksikliğiyle ilişkilendirilen olumsuz bir çağrışım taşır. Bürokrasiden kaçınmanın veya en azından azaltmanın herhangi bir organizasyon için temel bir hedef olduğu varsayılabilir. Bununla birlikte, bürokrasi aynı zamanda düzeni ve tutarlılığı korumaya, operasyonel riski azaltmaya ve öngörülebilirliği artırmaya da hizmet ettiğinden, bunu başarmak söylenenden daha kolaydır ve çoğu zaman istenmez.

Bir start-up kurumsal dev olma yolculuğuna çıktığında organizasyon yapısında ve süreçlerinde dönüşüm kaçınılmazdır. Bu evrim, büyüme ve istikrar için gerekli olmakla birlikte, genellikle gerekli bir kötülük olarak görülen bürokrasiyi de beraberinde getirme eğilimindedir.

Küçük bir ekiple (diyelim ki 20 kişiye kadar) bir start-up'ta, sınırlı sayıda çalışan nedeniyle işbirliği kusursuzdur ve neredeyse tüm bilgilerin gayri resmi bir şekilde kolayca paylaşılmasına olanak tanır. Sonuç olarak, herkes görev ve hedeflere ilişkin kapsamlı bir anlayışa sahip olduğundan, net rol tanımlarına acil bir ihtiyaç yoktur. Roller organik olarak tanımlanır ve günlük olarak uyarlanır; bu da işin yapılmasına yönelik pragmatik bir yaklaşımı yansıtır.

Ancak şirket büyüdükçe aşağıdakiler gerekli hale gelir:

• Rolleri ve Uzmanlıkları Tanımlayın: Bu, ilgili departman liderleri (yöneticileri) ile departmanların oluşturulmasına yol açar.

• Belge İşlemleri: Özellikle departmanlar arası görevler için belgelenmiş prosedürler önemlidir.

Tipik olarak, bu ilk büyüme sancıları, bir şirketin 20 çalışandan 100 çalışana çıkmasıyla ortaya çıkar. 20 ila 50 çalışan arasında ilk sorunlu noktalar belirleniyor ancak uygulamalı yönetim sayesinde yine de hızla çözülebiliyor. Ancak bu yaklaşım, ister istemez üst yönetimin tek başarısızlık noktası haline gelmesine ve karar alma sürecinde darboğazlara yol açabilir. Üst düzey yönetim, stratejik liderler yerine itfaiyeciler gibi hareket ederek küçük şirket kararlarına giderek daha fazla dahil oluyor.

Bir şirket 50 çalışandan 100 çalışana doğru ilerlerken kritik bir dönüm noktası meydana gelir. Gayri resmi prosedürlerin sürdürülmesi zorlaşıyor, yeni oluşturulan departmanlar arasında iç politikalar ortaya çıkmaya başlıyor ve yetki devri zorunlu hale geliyor. Sonuç olarak, bürokrasinin ilk adımlarına işaret ederek stratejik kontrolü sürdürmek için resmi prosedürler ve kontroller uygulamaya konur.

Şirketin çalışan sayısı 100'ü aştığında, yapılar giderek daha karmaşık ve resmi hale geliyor. Bu kaçınılmaz olarak şirketin dinamik doğasını etkiler:

• Daha fazla departman ve karmaşık organizasyon şeması, sert yapılar ve daha fazla ayrılma Üst düzey yönetim ile günlük çalışanlar arasında.

• Çalışan sayısındaki artış Her şeyi resmi olmayan kanallardan yönetmek neredeyse imkânsız.

• Resmi prosedürler Operasyonların karmaşıklığı arttıkça (kurallar ve süreçler) bir zorunluluk haline gelir.

Bu, bürokrasinin otomatik olarak devreye gireceği anlamına gelir:

• Çalışan sayısının artması nedeniyle bir iletişim hatlarının sayısında katlanarak büyüme (yani 4 kişilik bir ekibin 6 iletişim hattı, 12 kişilik bir ekibin 66 iletişim hattı, 50 kişilik bir ekibin ise 1225 iletişim hattı vardır).

• Artık uçtan uca süreçlerden kimsenin sorumlu olamayacağı ve diğer kişilerin/bölümlerin çalışmalarının giderek belirsizleşmesi, mülkiyet eksikliği.

• Yöneticiler giderek daha hızlı sonuçlar üretmeye zorlanıyor(hızlı kazanımları belirleyin) işin optimizasyonunda. Bu, yöneticilerin tipik olarak her günlük olaya, olayın temel nedenini ortadan kaldırmak için uzun vadeli stratejik eylemler yerine, gelecekte olayı önlemek için bir çözüm olarak bir kontrol katmanı ekleyerek tepki vereceği anlamına gelir. Bu küçük, iyi niyetli ekstra kontroller uzun vadede bürokratik bir kabus yaratacaktır.

• Daha büyük şirketler sıklıkla riskten kaçınan (Marka değeri gibi daha fazla varlık söz konusu olduğundan bu mantıklıdır), herhangi bir işlem yapılmadan önce çok sayıda kontrol ve onay yapılmasına neden olur.

Organizasyonel büyüme sırasında bürokrasiyi azaltmak için aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurun:

• Etkili Bir Şekilde İşe Alın ve Eğitin: Yeteneklerini geliştirmek için eğitim ve gelişim fırsatları sunarak yetenekli ve motive çalışanlara yatırım yapın. İyi eğitimli ve motive çalışanlar daha az gözetim gerektirir ve bu da bürokrasiyi azaltır.

• Karar Vermeyi Güçlendirin: Çalışanları rolleri dahilinde kararlar almaya ve kararlarına güvenmeye teşvik edin. İnisiyatif ve sahiplenme kültürünü teşvik ederek sorumluluk almalarına ve hatalarından ders almalarına izin verin.

• Karar Alma Sürecini Merkezi Olmayan Hale Getirin: Karar haklarını açıkça tanımlayın ve gereksiz onay katmanlarından kaçınarak kararların uygun düzeyde alınmasını sağlayın.

• Süreçleri Kolaylaştırın: Yaratıcılık ve esneklikten ödün vermeden verimliliğe odaklanarak gereksiz adımları ortadan kaldırmak için süreçleri düzenli olarak gözden geçirin ve kolaylaştırın.

• Net Şirket Hedeflerini Tanımlayın: İdeal olarak 1 Kuzey Yıldızı hedefiyle net şirket hedefleri ve Temel Hedefler ve Sonuçlar (OKR'ler) belirleyin. Bunlardan, genel şirket hedefleriyle uyumu sağlamak için departman hedeflerini çıkarın. Bu, bireysel departman hedeflerinin daha geniş şirket misyonunu gölgede bırakmasını önler.
  Bu riski gösteren kısa bir anekdot. Birkaç yıl önce, BT departmanının ana hedefinin sistemlerin maksimum düzeyde kullanılabilirliğini sağlamak olduğu bir bankada çalışıyordum (ayrıca bu hedef tüm iş paydaşlarıyla uyumlu hale getirilmiş ve kabul edilmişti). Sonuç olarak, BT sistemlerindeki değişiklikler geri itildi ve kontrol edildi; zira bu değişiklikler açıkça genel BT departmanı hedefini olumsuz etkiledi. Ancak sonuç, işletme departmanının artık yenilik yapamaması ve mevcut çalışma şeklini değiştirememesi nedeniyle hedeflerine ulaşamamasıydı. Bu gösteriyor ki, her departmanın çok asil ve güzel hedefleri olmasına rağmen, tam tersine birbirlerini zorlamadılar.

• Açık İletişimi Destekleyin: Çalışanların endişelerini, fikirlerini ve geri bildirimlerini dile getirebilecekleri açık iletişim kanalları oluşturun. Liderlik, her seviyedeki çalışanları aktif olarak dinlemeli ve onlarla etkileşime geçmelidir.

Bürokrasi büyümenin kaçınılmaz bir sonucudur ancak bilinçli çaba ve doğru stratejilerle şirketler yapı ve verimlilik arasında bir denge kurabilirler.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://www.finextra.com/blogposting/25098/scaling-smart-how-to-grow-without-succumbing-to-bureaucracy?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs