AP Otomasyonu Kılavuzu: Borç Hesapları Otomasyonuna Nasıl Başlanır

Plato tarafından yeniden yayınlandı

İzleyiciler: 0

Her işletme, satın alma siparişleri, faturalar, faturalar ve şirketin tüm operasyonları için temel malzemelerden yüksek değerli ekipman ve hizmetlere kadar her şeyi sağlayan bir dizi satıcıya yapılan ödemelerle uğraşmak zorundadır. Borç Hesapları (AP) departmanı, iyi organize edilmiş herhangi bir şirketin satın alma-ödeme sürecinden sorumludur ve Satın Alma Emrinin (PO) işlenmesinden satıcılara nihai ödemeye kadar tüm satın alma iş akışıyla ilgilenir.

Manuel AP yönetimi, özellikle bir şirket genişlediğinde ve birden fazla tedarikçi ve satın alma işlemi yaptığında zahmetli ve zaman alıcıdır. Kağıt fatura yığınlarını gözden geçirme, onaylayıcılara bireysel olarak ulaşma ve fiziksel çekler gönderme süreci külfetli ve hataya açıktır. Manuel AP işleme, ödemelerin gecikmesine neden olabilir ve hatta bazı durumlarda işletmeyi potansiyel satıcı dolandırıcılığına maruz bırakabilir.

Alacak Hesapları Otomasyonu, manuel AP yönetimi sorunlarına çözümdür ve finans ekipleri için tedarikten ödemeye iş akışını optimize edebilir. AP otomasyonu, manuel prosedürlerin yavaşlığını ve doğasında olan hataları ortadan kaldırarak, yalnızca ortaklar ve tedarikçilerle olan ortaklıkları geliştirmekle kalmaz, aynı zamanda önemli ölçüde zaman ve maliyet tasarrufu da sağlar.

IOFM'nin “Güz 2020” başlıklı raporuna göreAP Performansınızı Ölçme: Verimlilik Karşılaştırmaları, ” PO faturalarının %42'si otomasyon yoluyla zamanında ödenirken, otomasyon olmadığında bu rakam %25'tir. 2021'de Birinci Sınıf AP Performansı: Verimlilik Kıyaslama Metrikleri raporu, IOFM, Alacak Hesapları otomasyonu olmayan şirketlerin, en yüksek süreç vade seviyesi için fatura başına 1.83 ABD Doları ile fatura başına en yüksek ortalama maliyeti ödediğini tespit etti. Buna karşılık, uçtan uca AP otomasyonuna ve en yüksek süreç olgunluğuna sahip şirketler fatura başına yalnızca 1.45 ABD doları ödedi.

Bir göre 2018 Goldman Sachs raporu, Kuzey Amerika B2B işletmeleri AP işleme için yılda yaklaşık 187 milyar dolar harcıyor ve tek başına işçilik doğrudan maliyetlerin %90'ından fazlasını oluşturuyor. Bununla birlikte, otomatikleştirilmiş AP işleme maliyetleri, manuel maliyetlerin yalnızca %33'ü kadardır ve bu da AP departmanları için yıllık 62 milyar dolarlık önemli tasarruf sağlar.

AP Otomasyonu uygulama kılavuzu

Borç hesapları işlemleri, nakit akışı dinamiklerini ve işletmenin kredi puanını etkileme potansiyeline sahiptir. Ayrıca, zaman içinde ödenecek hesapları tutarlı bir şekilde izlemek, harcama modellerine ve bunların iş büyümesiyle olan ilişkisine ilişkin değerli içgörüler sağlar. Bununla birlikte, bu içgörüler, yalnızca yıllarca süren operasyonlar boyunca birikmiş, bakımlı AP kayıtlarından elde edilebilir.

AP otomasyonuna geçiş, dikkatli planlama ve uygulama gerektirir. AP otomasyonuna başlamadan önce, fatura başına maliyetin düşürülmesi, tam zamanlı eşdeğerlerin (FTE'ler) kırpılması, ödenmemiş borç günlerinin kısaltılması (DPO) veya erken ödeme indirimlerini güvence altına almak. Bu amaçların tanımlanması, gerekliliklerinizle uyumlu olan Alacak Hesapları otomasyon yazılımını değerlendirmek için net bir çerçeve çizmeye yardımcı olur. Başlangıçta hedefler belirlemek, AP otomasyon uygulamanızın ortaya çıktıkça etkinliğini ölçebileceğiniz bir kıyaslama işlevi de görür.

Uygulamanın özellikleri bireysel iş ihtiyaçlarına ve sektörlere göre değişiklik gösterse de, sürece rehberlik etmesi için genel bir yol haritası çizilebilir.

1. Adım: Planlama ve değerlendirme

AP otomasyonuna ulaşmanın yolu, ister manuel prosedürler ister kısmi otomasyon içeriyor olsun, kullanımda olan mevcut yöntemleri değerlendirerek başlar. Önemli bir adım, mevcut zorlukları belirlemek ve otomasyonun nasıl çözümler sunabileceğini keşfetmektir. Net ve ölçülebilir hedeflerin tanımlanması zorunludur. Değerlendirilecek temel faktörler, faturaların işlenmesi için harcanan süreyi, fatura başına maliyeti ve erken ödeme teşviklerinin kullanımını kapsar.

Faturalar, makbuzlar ve satın alma siparişleri gibi işlenmesi gereken belge kategorilerini tanımak önemlidir. Formatlar, diller veya diğer ayırt edici özelliklerdeki potansiyel farklılıklar dikkate alınmalıdır. Birçok işletme, gerekli eşleştirme türünün kesin olarak belirlenmesini gerektiren AP süreçlerine 2-yollu veya 3-yollu eşleştirmeyi dahil eder. Belirli belgeler, tarihlerin rafine edilmesi veya para birimi simgelerinin eklenmesi gibi veri manipülasyonu gerektirebilir. Otomasyon aracı, bu tür işlemleri yürütme yeteneğine sahip olmalıdır.

Otomasyon yolculuğu için kapsamlı bir plan hazırlama konusunda tüm kullanıcıları ve paydaşları dahil etmek çok önemlidir. Bu plan, zaman çizelgesini, ilgili tarafları, finansal gereklilikleri ve temel kilometre taşlarını tasvir etmelidir.

Adım 2: Satıcı ve ürün seçimi

Doğru alacak hesapları otomasyon yazılımı sağlayıcısının seçilmesi çok önemlidir. Kapsamlı araştırma ve çeşitli seçeneklerin değerlendirilmesi çok önemlidir. İşlevsellik, ölçeklenebilirlik, entegrasyon yetenekleri, kullanıcı dostu olma, satıcı itibarı ve müşteri incelemeleri gibi parametreler seçime rehberlik etmelidir.

Bir sonraki adım, tipik olarak, kısa listedeki satıcılara Teklif İstekleri (RFP'ler) yayınlamayı veya bu satıcılardan ürün spesifikasyonları almayı içerir. İyi bir Alacaklar Hesabı otomasyon sistemi, API'ler veya ara yazılım gibi yöntemler kullanarak farklı muhasebe sistemleriyle bağlantı kurabilmelidir. Bu, verileri sistemler arasında kolayca paylaşmalarına olanak tanır. AP otomasyon yazılımı, bir muhasebe sisteminden faturaları ve satınalma siparişlerini çıkarabilmeli, bunları işleyebilmeli ve bilgileri başka bir muhasebe platformunda güncelleyebilmelidir. Bu entegrasyon, işletmelerin tanıdık muhasebe yazılımlarına bağlı kalırken AP otomasyon yazılımının özelliklerini kullanmalarına olanak tanır. Örneğin, Nanonets'in AP otomasyon yazılımı QuickBooks ve Sage gibi diğer muhasebe sistemleriyle çalışabilir.

Bir otomasyon çözümünün seçimini yönlendiren spesifikasyonlar, yalnızca yazılımın teknik özelliklerini değil, aynı zamanda bütçe sınırlamalarını ve uygulama için öngörülen zaman çizelgesini de içermelidir. Alınan teklifler/şartnameler, fiyatlandırma, uygulama desteği, özelleştirme seçenekleri ve sürekli müşteri desteği gibi faktörleri kapsayan kapsamlı bir inceleme ve değerlendirme gerektirir.

Seçilen satıcı ve ürün, işin gereklilikleriyle en etkili şekilde uyumlu olan olmalı ve ardından sözleşme şartlarını belirlemek için müzakereler yapılmalıdır.

3. Adım: Kurulum ve özelleştirme

AP otomasyon yazılımının ayarlanması, kuruluşun tercih edilen fatura yönlendirmesini ve onay hiyerarşilerini çoğaltmak için yapılandırmayı ve özelleştirmeyi içerir. Sistem içinde kullanıcı rollerinin ve izinlerinin oluşturulması, uygun erişimi ve sorumlulukların ayrılmasını garanti eder. Sistemin farklı iş gereksinimlerine göre uyarlanması, alanların, bildirimlerin, hatırlatıcıların ayarlanmasını ve ilgili raporların oluşturulmasını kapsar. Örneğin, işletmelerin fatura tutarlarına dayalı olarak hiyerarşik onay prosedürleri oluşturma seçeneği vardır. Bu uyarlanmış yaklaşım, tekrarlayan görevleri otomatikleştirir ve yerleşik protokollerle uyumluluğu destekler.

Adım 4: Eğitim ve test

Kapsamlı bir Kullanıcı Kabul Testi (UAT), sistemin fiili lansmanından önce fatura girişi, 2 veya 3 yollu eşleştirme, onay iş akışları, ödeme işleme ve raporlama gibi bir dizi senaryonun incelenmesini içerir. Amaç, sistemin tam olarak amaçlandığı gibi çalıştığını ve tüm unsurların sorunsuz bir şekilde birbirine bağlı olduğunu doğrulamaktır.

Alacak Hesapları ekibine ve ilgili paydaşlara AP otomasyon çözümünün kullanımı konusunda kapsamlı bir eğitim verilmesi de eşit derecede önemlidir. Bu eğitim, sorunsuz bir geçiş ve yeni sistemin etkili bir şekilde benimsenmesini sağlar. Ortaya çıkabilecek endişeleri ele almak, ayrıntılı dokümantasyon sağlamak ve otomasyonun avantajlarını öne çıkarmak, kullanıcı kabulünün desteklenmesine önemli ölçüde katkıda bulunabilir. Sistemin faydaları hakkında net iletişim ve eğitim, kullanıcılar arasında güven ve coşku oluşturmaya yardımcı olarak başarılı bir entegrasyon süreci sağlar.

Adım 6: Uygulama ve iyileştirme

AP otomasyon sisteminin uygulanması, yazılımın kullanımının başladığını gösterir. Ortaya çıkabilecek herhangi bir potansiyel sorunun hızlı bir şekilde tanımlanmasına ve çözülmesine izin verdiği için, ilk aşamada dikkatli bir gözetim önemlidir.

Sistemin etkinliğinin sağlanması devam eden bir taahhüttür. Sürekli değerlendirme ve optimizasyon bu aşamanın ayrılmaz bileşenleridir. Temel performans ölçütlerini düzenli olarak incelemek, kullanıcı geri bildirimlerinden içgörü toplamak ve gerekli iyileştirmeleri yapmak, sistemi iş gereksinimlerinin dinamik gelişimiyle uyumlu tutan uygulamalardır.

Otomasyon satıcısıyla güçlü bir ortaklık geliştirmek, sürekli destek sağlamak, sistemi zamanında yapılan güncellemelerle güncel tutmak ve ortaya çıkabilecek teknik zorlukları derhal ele almak için önemlidir. Otomasyon satıcısının uzmanlığı ve yardımı, sistemin sorunsuz işlevselliğini sürdürmeye yardımcı olacak ve böylece otomasyon yolculuğunun sürdürülebilir başarısına katkıda bulunacaktır.

AP otomasyon yolculuğunuzdaki nanonet'ler

Nanonets gibi AP otomasyon araçları çok sayıda avantaj sunar. Yapay zekanın gücüyle bu araçlar, e-postalar ve taranmış belgelerden dijital dosyalara, bulut depolamaya ve ERP sistemlerine kadar çeşitli kaynaklardan dosyaları ve belgeleri otomatik olarak toplayan AP iş akışlarının zahmetsizce oluşturulmasını sağlar.

Akıllı yakalama özelliklerinin ötesinde, Nanonet'ler de dahil olmak üzere etkili AP otomasyon araçları, kapsamlı bir özellikler paketi sağlar. Bunlar, çeşitli belge türlerinden otomatik ve akıllı veri çıkarma, gider eşleştirme ve mutabakat, raporların oluşturulmasından yönetici onaylarının güvence altına alınmasına kadar gider iş akışlarının kolaylaştırılmış yönetimini ve tercih edilen ERP'ler, muhasebe yazılımı veya işletme ile aylık muhasebe kapanışının sorunsuz entegrasyonunu kapsar. aletler.

Nanonets, kredi/borç faturaları, proforma faturalar, ticari faturalar ve daha fazlasını kapsayan çok çeşitli faturalardan veri çıkarmada mükemmeldir. Faturaların ötesinde Nanonets, makbuzlar, fiyat etiketleri, satın alma siparişleri, banka ve kredi kartları ve diğerleri gibi çeşitli finansal belgeleri tarama konusundaki uzmanlığını sergiliyor.

Nanonets, AP ekiplerine, işletmeler için %80'e varan etkileyici bir maliyet düşüşü, fatura işleme hızında on kata kadar artış ve AP günlerinin gelişmiş optimizasyonu dahil olmak üzere önemli avantajlar sunar. Manuel kontroller ve doğrulamalardan kaynaklanan yanlışlıkları etkili bir şekilde ortadan kaldırır, istisnaları yetkin bir şekilde ele alır ve bunları akıllı bir şekilde ilgili personele yönlendirir. Ek olarak, Nanonet'ler dolandırıcılık, hırsızlık, çifte ödeme ve diğer verimsizlikleri tespit edip ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir.

Nanonets'in yeteneklerinin merkezinde, Flow adlı yapay zeka odaklı platformu yer alır. Bu yenilikçi platform, önemli AI öğelerini Hesap İşleme iş akışına sorunsuz bir şekilde dahil ederek AP sürecini yeniden tanımlıyor. Nanonets, AP otomasyonunu yönlendirmeye, uçtan uca muhasebe iş akışları oluşturmaya ve Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks ve daha fazlasını içeren bir dizi platformla zahmetsizce entegre olmaya yardımcı olur. Ayrıca Nanonets, ACH, banka havaleleri, kredi kartları, cüzdanlar ve neobankları kapsayan hem yerel hem de küresel ödeme yöntemlerini destekler.

Uzaklaş

AP otomasyonu, bir işletmenin finansal sağlığını, operasyonel verimliliğini ve genel rekabet gücünü önemli ölçüde etkileyebilir. Sektör raporlarından ve istatistiklerden de anlaşılacağı gibi, AP otomasyonunun faydaları oldukça fazladır. Otomasyonun uygulanması, zamanında ödeme oranlarında önemli bir artışa, işlem maliyetlerinde azalmaya ve daha verimli fatura yönetimine yol açar. AP işlemeye milyarlarca dolar harcayan işletmelerle, otomasyon yoluyla önemli meblağlarda tasarruf etme potansiyeli açıktır. Teknoloji gelişmeye devam ederken, Nanonets gibi çözümleri benimsemek yalnızca kısa vadeli avantajlar sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda işletmeleri giderek daha fazla dijitalleşen bir iş ortamında sürdürülebilir büyüme ve başarı için konumlandırıyor.