เหตุใด 'การประสาน' จึงมีความสำคัญต่อห่วงโซ่อุปทานและการจัดซื้อจัดจ้าง

เป็นเวลาหลายเดือนแล้วที่ภาวะเศรษฐกิจบ่งชี้ถึงภาวะถดถอยที่กำลังจะเกิดขึ้น ทำให้องค์กรต่างๆ ทุกที่ต้องพิจารณาว่าจะเตรียมตัวรับมือกับความไม่แน่นอนและฝ่าฟันพายุได้ดีที่สุดอย่างไร ผู้นำธุรกิจจำนวนมากแสวงหาวิธีหลีกเลี่ยงมาตรการลดต้นทุนที่รุนแรงอย่างจริงจัง ในขณะที่คนอื่นๆ ได้เริ่มดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว 

ในขณะที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจวางแผนต่อไปสำหรับปี 2023 พวกเขาควรพิจารณาใช้การเปลี่ยนแปลงที่ปรับปรุงความยืดหยุ่น (ป้องกันการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทาน) การมองเห็น (ในการพิจารณาการใช้จ่ายและงบประมาณ) และความคล่องตัว (เพื่อปรับให้เข้ากับเงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลง) เมื่อพูดถึงการจัดซื้อจัดจ้างและการจัดการห่วงโซ่อุปทาน การรับรองว่าการประสานกันระหว่างระบบและแผนกต่างๆ ถือเป็นประเด็นสำคัญที่มุ่งเน้น Orchestration นำเสนอความสามารถในการแยกขั้นตอนการทำงานแบบแยกส่วนและสร้างสะพานเชื่อมระหว่างแอปพลิเคชันและผู้ใช้เพื่อขจัดความซับซ้อน เมื่อนำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์มระบบอัตโนมัติดิจิทัลสมัยใหม่ การปรับปรุงประสบการณ์การจัดซื้อจัดจ้างจึงมีความสำคัญ และจะเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการข้อจำกัดด้านงบประมาณ 

อุปสรรคหลายประการที่องค์กรเผชิญในการจัดซื้อจัดจ้างเนื่องจากการพึ่งพาแบบดั้งเดิมในกระบวนการที่กระจัดกระจาย แยกส่วน หรือด้วยตนเอง สิ่งนี้ไม่เพียงขัดขวางการทำงานร่วมกันทั่วทั้งองค์กรเท่านั้น แต่ยังส่งผลให้เกิดการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดที่ไม่สามารถควบคุมได้ และลดการมองเห็นของทีมจัดซื้อเกี่ยวกับการใช้จ่ายภายใต้การจัดการ ซึ่งอาจรบกวนขั้นตอนการทำงานที่รวดเร็วและคล่องตัวที่ผู้ใช้ทางธุรกิจในปัจจุบันต้องการ และทำให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบทำได้ยากขึ้น และอาจส่งผลให้เกิดประสบการณ์การใช้งานที่เสียหาย ทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างผู้ใช้ทางธุรกิจและทีมจัดซื้อจัดจ้าง

ยิ่งบริษัทมีขนาดใหญ่และมีการกระจายอำนาจมากขึ้น ปัญหาเหล่านี้ก็ยิ่งแย่ลง ทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างความต้องการความคล่องตัวและความจำเป็นในการปฏิบัติตามและการควบคุม

เป้าหมายของการจัดการคือการต่อสู้กับความท้าทายเหล่านี้โดยการแปลงระบบการจัดซื้อและเวิร์กโฟลว์ห่วงโซ่อุปทานให้เป็นดิจิทัลหรืออัตโนมัติ ทำให้เกิดการทำงานร่วมกันและการมีส่วนร่วมแบบครบวงจรระหว่างผู้ใช้ทางธุรกิจ ซัพพลายเออร์ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ หากไม่มีการจัดการที่ถูกต้อง ขั้นตอนการทำงานที่ไม่ดีอาจส่งผลให้ข้อมูลเสียหายและนำไปสู่การตัดสินใจทางธุรกิจที่ไม่ดีได้ ความจริงที่เท่าเทียมกันคือ: ขั้นตอนการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงจะสร้างข้อมูลคุณภาพสูงจากการกระทำของผู้ใช้และระบบบูรณาการ และช่วยให้ผู้ใช้ทางธุรกิจตัดสินใจได้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องและขับเคลื่อนผลกระทบทางธุรกิจที่ไม่ธรรมดาได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างที่ "ชาญฉลาด" ที่จัดระเบียบใหม่ช่วยลดรอบเวลาผ่านระบบอัตโนมัติ และปรับปรุงวิธีการที่บริษัทเริ่มต้นและมีส่วนร่วมกับซัพพลายเออร์ พวกเขาเพิ่มการมองเห็นให้กับทีมการเงินเกี่ยวกับการใช้จ่ายและภาระผูกพัน และยังช่วยให้องค์กรต่างๆ ปรับขนาดการดำเนินงานให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย การปฏิบัติตามข้อกำหนด การเงิน และกฎระเบียบอื่นๆ ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

องค์กรจัดซื้อจัดจ้างควรมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงการประสานงานในสามด้าน ได้แก่ การป้อนข้อมูล การเข้าถึง และการมองเห็นทั่วทั้งแอปพลิเคชันทางธุรกิจ การมีส่วนร่วมของการจัดซื้อและผู้จำหน่ายระหว่างแผนกต่างๆ และขั้นตอนการทำงานของห่วงโซ่อุปทานโดยรวม

โอกาสที่ตรงไปตรงมาที่สุดคือการใช้เวิร์กโฟลว์ที่จัดทำขึ้นเพื่อสร้างจุดเริ่มต้นที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการมีส่วนร่วมกับการจัดซื้อทั่วทั้งแอปพลิเคชันทางธุรกิจของพวกเขา นี่เป็นสิ่งสำคัญจากหลายมุมมอง:

• องค์กรอาจมีระบบและแอปพลิเคชันหลายระบบที่กระจัดกระจายซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ จึงจำเป็นต้องมี "จุดเข้าถึงเพียงจุดเดียว" สำหรับการมีส่วนร่วม 
• ตรงกันข้ามกับแนวคิดการจัดซื้อจัดจ้างแบบดั้งเดิม การจัดซื้อสมัยใหม่ไม่จำเป็นต้องเป็นกระบวนการเชิงเส้น อาจมีกระบวนการย่อยที่แตกต่างกันซึ่งประกอบเป็นการมีส่วนร่วมสำหรับกระบวนการจัดซื้อที่กำหนด ผู้ใช้จำเป็นต้องมองเห็นสถานะของกระบวนการย่อยเหล่านี้และวิธีการดำเนินการ
• ส่วนต่างๆ ของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างขนาดใหญ่อาจต้องพึ่งพาอาศัยกัน (เช่น การสรุปสัญญาก่อนทำการสั่งซื้อ) และขาดมุมมองที่เป็นหนึ่งเดียว จากมุมมองของผู้ใช้ ส่วนที่พึ่งพาซึ่งกันและกันเหล่านี้สามารถนำไปสู่บริบทที่กระจัดกระจาย การสลับแอปพลิเคชัน และประสบการณ์ผู้ใช้ที่ไม่ดี

เมื่อประสานกระบวนการจัดซื้อและการมีส่วนร่วมของผู้ขายข้ามแผนก จะมีกระบวนการย่อยหลายกระบวนการที่เกี่ยวข้อง สิทธิประโยชน์ ได้แก่:

• เวิร์กโฟลว์ที่จัดเตรียมไว้สามารถใช้เพื่อควบคุม (และทำให้มองเห็นสภาพและสถานะได้) ในกระบวนการต่างๆ ที่กระจัดกระจายเหล่านี้ 
• องค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการบ่อยครั้งสามารถนำแนวทางการบริการตนเองไปใช้ได้อย่างง่ายดาย แทนที่ความจำเป็นในการขอเปลี่ยนแปลงที่ใช้เวลานาน 
• องค์กรต่างๆ สามารถแปลงการใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการขอรับบริการที่ซับซ้อนและผลิตภัณฑ์เฉพาะทางให้เป็นดิจิทัลและทำให้เป็นอัตโนมัติ — การใช้จ่ายที่มีแนวโน้มจะหลุดออกจากกลุ่มและได้รับการจัดการด้วยตนเอง

โอกาสสูงสุดคือการจัดการขั้นตอนการจัดหาและการจัดซื้อที่ครอบคลุม สิทธิประโยชน์ ได้แก่:

• บริษัทต่างๆ สามารถสร้างเฟรมเวิร์กที่ประกอบได้ของแอปพลิเคชันพื้นฐานผ่านการบูรณาการ ตัวอย่างเช่น เมื่อพูดถึงการจัดการข้อมูลซัพพลายเออร์ ขั้นตอนการทำงานที่จัดทำขึ้นสามารถช่วยในการจัดเตรียมพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลซัพพลายเออร์
• บริษัทสามารถหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนของข้อมูล เพื่อให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องปรากฏเพียงครั้งเดียวสำหรับซัพพลายเออร์แต่ละราย และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลที่จำเป็นพร้อมเพื่อช่วยในการเริ่มต้นใช้งานซัพพลายเออร์
• เมื่อคำนึงถึงตรรกะสูงสุดแล้ว การจัดขั้นตอนการทำงานสามารถใช้เพื่อต่อสู้กับการฉ้อโกงในห่วงโซ่อุปทานและส่งเสริมการทำงานร่วมกันของพันธมิตร

เมื่อเผชิญกับความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจ บริษัทควรพิจารณาที่จะสนับสนุนระบบที่มีอยู่ก่อน เพื่อปรับปรุงความยืดหยุ่น การมองเห็น และความคล่องตัว เวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการจัดการสามารถส่งผลให้องค์กรแข็งแกร่งขึ้นและว่องไวยิ่งขึ้น พร้อมการควบคุมกิจกรรมห่วงโซ่อุปทานที่ดีขึ้น นอกจากนี้ การจัดระบบยังช่วยให้ผู้นำธุรกิจสามารถปรับปรุงประสบการณ์การจัดซื้อจัดจ้างสำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างมาก ช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดและตัดสินใจใช้จ่ายอย่างมีข้อมูล ท้ายที่สุดแล้ว มันสามารถช่วยให้บริษัทเพิ่มกำไร และกำหนดตำแหน่งในการรับมือกับปัญหาเศรษฐกิจที่อาจเกิดขึ้นได้ 

Sudhir Bhojwani เป็นผู้ร่วมก่อตั้งและประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ โออาร์โอ แล็บส์.

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• เพลโตบล็อคเชน Web3 Metaverse ข่าวกรอง ขยายความรู้. เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement