วิธีตั้งค่าการควบคุมทางการเงินเมื่อเริ่มต้น | บล็อก Nanonets

วิธีตั้งค่าการควบคุมทางการเงินเมื่อเริ่มต้น | บล็อก Nanonets

ประทับเวลา: 22 พฤษภาคม 2023 8:30 น
โหนดต้นทาง: 2669272

สตาร์ทอัพต้องเผชิญกับความท้าทายมากมายในขณะที่พวกเขาพยายามเปลี่ยนแนวคิดเชิงนวัตกรรมให้เป็นธุรกิจที่ทำกำไรได้ ท่ามกลางความท้าทายเหล่านี้ การตั้งค่าการควบคุมทางการเงินที่มีประสิทธิภาพมักจะถูกมองข้ามไปในวังวนของกิจกรรมต่างๆ

อย่างไรก็ตาม การสร้างการควบคุมทางการเงินที่เข้มงวดเป็นพื้นฐานของความยั่งยืนและการเติบโตของสตาร์ทอัพ ช่วยให้มั่นใจในความสมบูรณ์ทางการเงิน ลดความเสี่ยง และช่วยในการตัดสินใจ

ในบทความนี้ เราจะแนะนำขั้นตอนที่จำเป็นในการตั้งค่าการควบคุมทางการเงินที่มีประสิทธิภาพเมื่อเริ่มต้นใช้งาน และวิธีที่ระบบอัตโนมัติและเทคโนโลยีสามารถช่วยได้

การควบคุมทางการเงินคืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญ

Financial controls are the procedures, policies, and means by which an organization monitors and manages its revenues, costs, budgets, cash flow, and other financial aspects. They are implemented to ensure the accuracy and reliability of financial reporting, to comply with laws and regulations, to prevent fraud and misappropriation of assets, and to safeguard the organization's resources.

การตั้งค่าการควบคุมทางการเงินที่ถูกต้องมีความสำคัญต่อธุรกิจ เนื่องจากการรายงานทางการเงินที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่การวิเคราะห์ที่ไม่ถูกต้องและส่งผลต่อการตัดสินใจ ซึ่งอาจนำไปสู่การเลือกเชิงกลยุทธ์ที่ไม่ดีและการสูญเสีย Ted Baker ผู้ค้าปลีกแฟชั่นระดับไฮสตรีทต้องปิดร้านหลายแห่งและปรับโครงสร้างใหม่หลังจากเสียเงิน 58 ล้านปอนด์ การบัญชี เกิดข้อผิดพลาดในเดือนมกราคม 2020 หลายธุรกิจประสบภาวะขาดทุนอย่างหนักหรือถึงขั้นต้องปิดตัวลงเนื่องจากข้อผิดพลาดทางการเงินและการบัญชีดังกล่าว

ความสำคัญของการควบคุมทางการเงินสำหรับสตาร์ทอัพ

แม้ว่าการควบคุมทางการเงินจะมีความสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาด แต่ก็มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับสตาร์ทอัพ สตาร์ทอัพมีการเติบโตอย่างรวดเร็ว ทรัพยากรจำกัด และขาดกระบวนการที่กำหนดไว้ สิ่งนี้สามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการจัดการทางการเงินที่ผิดพลาดหรือความผิดปกติหากไม่ได้รับการควบคุมอย่างเหมาะสม

ในทางกลับกัน การใช้การควบคุมทางการเงินตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้สตาร์ทอัพสามารถ:

  1. ตรวจสอบและจัดการกระแสเงินสด: สตาร์ทอัพมักดำเนินการด้วยงบประมาณที่จำกัดและจำเป็นต้องตรวจสอบกระแสเงินสดอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและบรรลุเป้าหมาย
  2. ป้องกันการฉ้อโกงและข้อผิดพลาด: การควบคุมทางการเงินที่รัดกุมช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่การสูญเสียทางการเงินและความเสียหายต่อชื่อเสียง ในกระบวนการนี้จะช่วยป้องกันการฉ้อโกงและรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
  3. ตัดสินใจอย่างชาญฉลาด: การควบคุมทางการเงินให้ข้อมูลและการวิเคราะห์ทางการเงินที่ถูกต้องและทันท่วงที ซึ่งอาจมีความสำคัญต่อการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ทางธุรกิจ
  4. ดึงดูดนักลงทุน: นักลงทุนมีแนวโน้มที่จะเชื่อในบริษัทสตาร์ทอัพที่มีการควบคุมทางการเงินที่เข้มงวด เนื่องจากทำให้พวกเขามั่นใจในเสถียรภาพทางการเงินและการจัดการของธุรกิจ สิ่งนี้สามารถช่วยสตาร์ทอัพปรับปรุงชื่อเสียง ดึงดูดบุคคลและนักลงทุนหลายฝ่าย และปรับปรุงการประเมินมูลค่าและผลลัพธ์ทางธุรกิจ

ในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของสตาร์ทอัพ การสร้างการควบคุมทางการเงินที่เข้มงวดอาจดูเหมือนไม่ใช่เรื่องสำคัญในทันที มักจะมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การจับตลาด และการเติบโตอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม หากไม่มีกรอบการควบคุมทางการเงินที่มั่นคง สตาร์ทอัพอาจพบว่าตนเองเผชิญกับความเสี่ยงที่สำคัญ รวมถึงการจัดการทางการเงินที่ผิดพลาด การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้น

Implementing financial controls early on in a startup's life cycle can prevent these issues, providing a strong foundation for sustainable growth and success. Here’s how it can be done.

การตั้งค่าการควบคุมทางการเงินเมื่อเริ่มต้น

การสร้างการควบคุมทางการเงินในการเริ่มต้นเกี่ยวข้องกับแนวทางที่ครอบคลุมซึ่งครอบคลุมในแง่มุมต่างๆ ของธุรกิจ การใช้การควบคุมเหล่านี้เป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์นโยบายที่มีอยู่ การปรับปรุงข้อมูลและแนวปฏิบัติด้านการจัดการ การพิจารณาสถานการณ์การดำเนินงานที่เป็นไปได้ทั้งหมด และการจัดทำการคาดการณ์และการคาดการณ์อย่างรอบรู้

ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางอย่างที่จะช่วยคุณในการเริ่มต้น:

ตรวจสอบข้อมูลทางการเงินที่มีอยู่

When setting up financial controls, the first step involves a thorough evaluation of your existing financial data. This includes your financial budgets, reports, profit & loss statements, balance sheets, and more. These documents provide a holistic view of your business's performance and operations.

ระบุความผิดปกติหรือการทับซ้อนของข้อมูล

ภายในระบบการเงินที่มีอยู่ของคุณ ให้พยายามระบุการทับซ้อนหรือความผิดปกติใดๆ ภายในข้อมูล การทับซ้อนกันอาจบ่งบอกถึงงานหรือทรัพยากรที่ซ้ำซ้อน ความผิดปกติอาจบ่งบอกถึงข้อผิดพลาดหรือปัญหาที่ต้องแก้ไข

การตรวจหาสิ่งเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณเข้าใจสถานะทางการเงินในปัจจุบันของคุณ แต่ยังระบุช่องโหว่ในกรอบการจัดการที่ต้องแก้ไข

ปรับปรุงทันเวลา

Keeping your financial data updated is crucial to effective financial control. This extends beyond just your financial documents to include your management practices and policies related to existing financial controls. Regular updates ensure that you're working with the most accurate information, which is essential for making informed decisions and identifying areas of improvement.

วิเคราะห์สถานการณ์การปฏิบัติงานที่เป็นไปได้ทั้งหมด

ก่อนตัดสินใจเลือกกลยุทธ์การควบคุมทางการเงินเฉพาะ คุณควรประเมินสถานการณ์การปฏิบัติงานที่เป็นไปได้ทั้งหมดอย่างละเอียดถี่ถ้วน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการพิจารณามุมมองที่แตกต่างกัน เช่น ความสามารถในการทำกำไร ค่าใช้จ่าย ความปลอดภัย และขนาดการผลิตหรือปริมาณ

เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะได้รับความเข้าใจอย่างรอบด้านว่านโยบายการควบคุมทางการเงินของคุณอาจดำเนินการอย่างไรภายใต้สถานการณ์ที่แตกต่างกัน และคุณสามารถปรับแต่งให้ครอบคลุมด้านการปฏิบัติงานทั้งหมดขององค์กรของคุณ

การพยากรณ์และการประมาณการ

As you implement your financial control policy, it's important to look ahead and consider your future goals and objectives. Forecasting and making projections can help you create a financial control policy that aligns with these objectives.

This forward-looking approach doesn't just help in policy creation, it can also serve as a catalyst for achieving your goals. By understanding where you want your startup to go, you can set up financial controls that support your journey there.

Implementing financial controls in your startup is no small task. It requires careful planning, regular monitoring, and ongoing adjustments. But with these steps, you can create a solid foundation for financial control that supports your startup's growth and success.

การออกแบบและดำเนินการตามขั้นตอนที่เป็นมาตรฐาน

เมื่อระบุเป้าหมายและลำดับความสำคัญของธุรกิจแล้ว ขั้นตอนที่เป็นมาตรฐานจะเป็นแผนที่นำทางให้พนักงานปฏิบัติตามเมื่อดำเนินงานด้านการเงิน ขั้นตอนเหล่านี้ควรครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่วิธีประมวลผลใบแจ้งหนี้ไปจนถึงวิธีจัดการกับการเบิกค่าใช้จ่าย ใครคือหน่วยงานอนุมัติ วิธีการจัดทำงบประมาณ และการตัดสินใจทางการเงินทุกครั้ง จากนั้นควรจัดทำเป็นเอกสารอย่างชัดเจนและแจ้งให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องทุกคนทราบ

การตั้งค่าการตรวจสอบทางการเงินเป็นประจำ

การตรวจสอบทางการเงินอย่างสม่ำเสมอมีความสำคัญต่อการควบคุมทางการเงินที่ดำเนินการอยู่ตามที่ตั้งใจไว้ การตรวจสอบสามารถช่วยระบุช่องว่างหรือจุดอ่อนในการควบคุมและให้คำแนะนำสำหรับการปรับปรุง การตรวจสอบเกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบเอกสารต่างๆ เพื่อนับรวมบันทึกใบแจ้งหนี้ ค่าใช้จ่าย วันที่ ผู้อนุมัติ และอื่นๆ ตามลำดับ การระบุความแตกต่างในขั้นตอนนี้สามารถช่วยป้องกันการดำเนินการด้านกฎระเบียบและรับประกันการปฏิบัติตาม

การใช้ซอฟต์แวร์ควบคุมทางการเงิน

ซอฟต์แวร์ควบคุมทางการเงินสามารถทำให้กระบวนการควบคุมทางการเงินหลายกระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์ ตัวอย่างเช่น Nanonets นำเสนอคุณสมบัติต่างๆ เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ การสกัดข้อมูล และการตรวจสอบข้อมูลที่สามารถเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงานทางการเงินของคุณและปรับปรุงการควบคุมทางการเงินของคุณ

แต่ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีใช้เครื่องมือดังกล่าว เรามาพูดถึงข้อผิดพลาดทั่วไปที่สตาร์ทอัพต้องเผชิญเมื่อพยายามตั้งค่าการควบคุมทางการเงิน

เอาชนะความท้าทายทั่วไปในการตั้งค่าการควบคุมทางการเงิน

In the journey toward establishing strong financial controls, startups can face a myriad of obstacles. Some of these include a lack of financial expertise, limited resources, and resistance to change. Let's delve into these challenges and explore potential solutions, including the role a tool like Nanonets can play in this process.

ขาดความรู้ทางการเงิน: บ่อยครั้งที่สตาร์ทอัพริเริ่มโดยผู้ประกอบการที่มีแนวคิดทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยม แต่อาจขาดไหวพริบทางการเงินในการจัดการด้านการเงินของการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การขาดความเชี่ยวชาญนี้อาจเป็นอุปสรรคสำคัญในการกำหนดการควบคุมทางการเงินที่ดี

เพื่อเอาชนะสิ่งนี้ สตาร์ทอัพสามารถพิจารณาจ้างบุคคลภายนอกในการจัดการทางการเงินของตนกับบุคคลที่สามที่เชื่อถือได้หรือว่าจ้างที่ปรึกษาทางการเงิน เมื่อเวลาผ่านไป เมื่อสตาร์ทอัพเติบโตขึ้น ก็สามารถนำฟังก์ชันนี้มาใช้ภายในบริษัทได้ นอกจากนี้ การใช้เครื่องมืออัตโนมัติที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ เช่น Nanonets สามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการทางการเงิน ช่วยให้ผู้ประกอบการจัดการการควบคุมทางการเงินได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทรัพยากรที่มี จำกัด: สตาร์ทอัพมักดำเนินการด้วยงบประมาณที่จำกัดและอาจไม่มีทรัพยากรที่จะลงทุนในระบบควบคุมทางการเงินที่มีราคาแพงหรือจ้างบุคลากรทางการเงินที่มีประสบการณ์ แต่ผู้ก่อตั้งและผู้ประกอบการสามารถใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่คุ้มค่า เช่น Nanonets ซึ่งมอบโซลูชันการควบคุมทางการเงินที่ครอบคลุมโดยไม่ต้องมีป้ายราคาสูง สิ่งนี้ทำให้สตาร์ทอัพสามารถทำให้กระบวนการทางการเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติและคล่องตัวในงบประมาณที่จำกัด

ความต้านทานต่อการเปลี่ยนแปลง: เช่นเดียวกับองค์กรอื่น ๆ สตาร์ทอัพอาจเผชิญกับการต่อต้านเมื่อใช้ระบบหรือกระบวนการใหม่ ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่สำคัญและอาจก่อกวนได้ เช่น การควบคุมทางการเงิน

But clear communication about the benefits and necessity of financial controls can help mitigate this resistance. It's important to involve all key stakeholders involved in the process, ensuring they understand the reasons behind the changes and the advantages these bring. Introducing a user-friendly and intuitive tool like Nanonets can also make the transition easier, as it minimizes disruption to existing workflows while ensuring better financial control.

ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยตั้งค่าการควบคุมทางการเงินเมื่อเริ่มต้นได้อย่างไร

การควบคุมทางการเงินมีความแข็งแกร่งมากขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติ สตาร์ทอัพที่ต้องการประสิทธิภาพและการดำเนินงานแบบลีนสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ที่สำคัญจากการควบคุมทางการเงินโดยอัตโนมัติ

Automation not only streamlines processes but also reduces human error, ensuring accuracy and consistency. Here's an overview of how automation, facilitated by tools like Nanonets, can be a game-changer:

  1. การสกัดและการตรวจสอบข้อมูลที่แม่นยำ: สามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อดึงข้อมูลจากเอกสารทางการเงินต่างๆ และตรวจสอบกับระบบบัญชีของคุณ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทางการเงินของคุณถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เครื่องมือเช่น Nanonets ปรับปรุงกระบวนการนี้ด้วยความสามารถในการตรวจสอบข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  2. การประมวลผลเอกสารที่ไร้รอยต่อ: ด้วยระบบอัตโนมัติ งานที่ยุ่งยากในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ บันทึกค่าใช้จ่าย และเอกสารอื่นๆ สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น Nanonets สามารถดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบข้ามใบสั่งซื้อ และป้อนข้อมูลโดยตรงไปยังระบบบัญชีของคุณ สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาและลดความพยายามด้วยตนเอง แต่ยังลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ให้เหลือน้อยที่สุด
  3. บูรณาการกับระบบที่มีอยู่: หนึ่งในประเด็นสำคัญของการแนะนำกระบวนการหรือเครื่องมือใหม่ในการเริ่มต้นคือความเข้ากันได้กับระบบที่มีอยู่ เครื่องมืออัตโนมัติเช่น Nanonets สามารถผสานรวมเข้ากับระบบบัญชีปัจจุบันของคุณได้อย่างง่ายดาย ทำให้มั่นใจได้ถึงการใช้งานและการใช้งานที่ราบรื่น จึงทำให้การเปลี่ยนไปใช้การควบคุมทางการเงินอัตโนมัติสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สรุป

Implementing strong financial controls is a daunting yet crucial step for the success of any startup. Following the steps outlined in this article can help make the process more manageable. By implementing these controls and leveraging automation like Nanonets, startups can ensure their financial integrity, make more informed decisions, and increase their chances of success. It's about laying a solid foundation for your financial operations, one that will support your startup as it grows and evolves.

ประทับเวลา:

เพิ่มเติมจาก AI และการเรียนรู้ของเครื่อง