ใบขอซื้อเทียบกับใบสั่งซื้อ: ความแตกต่าง

ใบขอซื้อเทียบกับใบสั่งซื้อ: ความแตกต่าง

ประทับเวลา: 27 พฤศจิกายน 2023 11:29 น
โหนดต้นทาง: 2982246

การจัดการกระแสเงินสดภายในธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญยิ่งต่อความสำเร็จทางการเงิน ไม่ใช่เรื่องง่าย แม้ว่าการบัญชีคงค้างช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งและนวดสถิติเพื่อสะท้อนถึงค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่เงินสด แต่ธุรกิจทั้งหมดดำเนินชีวิตและตายจากการบัญชีเงินสด: ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณสร้างรายได้มากกว่าที่คุณส่งออกไปหรือไม่

 ในขณะที่การขายบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่เหนือกว่านั้นต้องอาศัยแรงกดดันที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ เช่น ปัจจัยด้านตลาดและเศรษฐกิจ สามารถ บริหารจัดการกระแสเงินสดไหลออกของคุณในระดับที่เหมาะสม แต่เช่นเดียวกับตำนานธุรกิจอย่าง Peter Drucker กล่าวไว้ว่า “คุณไม่สามารถจัดการสิ่งที่คุณไม่ได้วัดได้”

การจัดการกระแสเงินสดออกอย่างเหมาะสมต้องอาศัยความเข้าใจก่อน ใคร กำลังใช้จ่าย อะไร ภายในองค์กรของคุณ การสร้างแนวทางที่ชัดเจนสำหรับใบขอซื้อและใบสั่งซื้อเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญในการวัดสิ่งที่คุณตั้งใจจะจัดการ  

ใบสั่งซื้อกับใบขอเสนอซื้อ: อะไรคือความแตกต่าง?

ใบขอซื้อ (PR) และใบสั่งซื้อ (PO) เป็นจุดเชื่อมต่อที่สำคัญภายในของคุณ กลยุทธ์การจัดซื้อ. ความแตกต่างอยู่ที่ลำดับภายในขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างของบริษัทของคุณ ความแตกต่างระหว่าง PO กับ PR นั้นง่ายมาก:

  • ใบขอซื้อมีไว้สำหรับใช้ภายในและเชื่อมโยงผลิตภัณฑ์หรือบริการผู้ใช้ปลายทาง (พนักงาน) กับหน่วยงานอนุมัติผ่านเอกสารรายละเอียดค่าใช้จ่าย 
  • ใบสั่งซื้อมาจากใบขอซื้อและไปยังผู้จัดจำหน่ายหรือซัพพลายเออร์เพื่อตอบสนองความต้องการ 

ทั้งสองทำหน้าที่ที่สำคัญ รวมถึงการจัดการเอกสาร การควบคุมงบประมาณ และการตรวจสอบการทำงานทางการเงินของธุรกิจของคุณ 

ใบขอเสนอซื้อคืออะไร?

ใบขอซื้ออาจซับซ้อนหรือเรียบง่ายตามที่คุณต้องการ โดยองค์กรขนาดใหญ่มักต้องการการตรวจสอบและกระบวนการภายในเวิร์กโฟลว์ของ PR ที่มากกว่าร้านค้าขนาดเล็กที่มีพนักงานเพียงไม่กี่คน อย่างไรก็ตาม ในทั้งสองกรณี สาระสำคัญของการประชาสัมพันธ์จะเหมือนกัน โดยมีวัตถุประสงค์คือเพื่อใช้เป็นการร้องขออย่างเป็นทางการจากพนักงานในการซื้อหรือจัดหาสินค้าหรือบริการที่ส่งผ่านขั้นตอนการทำงานของคุณ

เหตุใดคุณจึงต้องมีใบขอเสนอซื้อ?

โปรดจำไว้ว่า คุณไม่สามารถจัดการสิ่งที่คุณไม่ได้วัดผลได้ และการวัดค่าใช้จ่ายของคุณเริ่มต้นด้วยความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าเงินไหลออกสู่ภายนอกอย่างไร เว้นแต่ว่าคุณจะเริ่มการซื้อทุกครั้งเป็นการส่วนตัวภายในองค์กรของคุณโดยไม่มีข้อมูลของพนักงานเป็นศูนย์ (ไม่น่าจะเป็นไปได้) คุณจะต้องติดตามอย่างใกล้ชิด ใคร กำลังสั่งซื้อ อะไรสำหรับ จุดประสงค์อะไรและสำหรับ เท่าไร. ใบขอซื้อเป็นไปตามเกณฑ์เหล่านี้ทั้งหมด และสิ้นสุดในการตรวจสอบขั้นสุดท้ายโดยบุคลากรที่ได้รับมอบหมายเพื่อป้องกันการฉ้อโกงทางการเงิน ความสูญเปล่า และการละเมิดภายในธุรกิจของคุณ

คุณต้องรักษาบันทึกค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องสำหรับระบบการจัดการทางการเงินของคุณในกรณีที่ IRS เข้ามาตรวจสอบ ไม่ว่าในกรณีใด กระบวนการขอซื้อที่เข้มข้นจะสร้างและดูแลรักษาระบบบัญชีที่ครอบคลุมสำหรับค่าใช้จ่ายของบริษัทโดยอัตโนมัติ 

ใบขอเสนอซื้อทำงานอย่างไร?

อย่างที่ฉันบอกไป ขั้นตอนการทำงานเฉพาะจะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท สำหรับขั้นตอนการทำงานนี้ เราจะดูว่าธุรกิจขนาดกลางที่มีพนักงาน 100 คนอาจกำหนดเส้นทางใบขอซื้อได้อย่างไร ขึ้นอยู่กับขนาดและขอบเขตของคุณ ขั้นตอนการทำงานของใบขอซื้อของคุณอาจมีความคล่องตัวมากขึ้นหรือยาวและซับซ้อนมากขึ้น

ต่อไปนี้เป็นโครงร่างพื้นฐานของลำดับใบขอซื้อทั่วไป:

  1. พนักงานระบุความต้องการ ไม่ว่าจะเป็นงานประจำหรือกรณีพิเศษ และส่งแบบฟอร์มใบขอซื้อ แบบฟอร์มมักจะประกอบด้วย:
    1. ชื่อพนักงานหรือแผนก
    2. ที่ตั้ง (หากสำนักงานมีความแตกต่างทางภูมิศาสตร์หรือคุณทำงานจากระยะไกลเป็นหลัก)
    3. จำนวนและประเภทของรายการที่ขอ
    4. ชื่อธุรกิจและที่อยู่ของผู้ขาย
    5. ราคาที่แน่นอนหรือโดยประมาณ
    6. วันครบกำหนด/เมื่อจำเป็นต้องใช้สินค้าหรือบริการ
  2. ผู้จัดการคนแรกหรือหน่วยงานแนะนำการอนุมัติจะตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์หรือรายการนั้นไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงคลังของคุณ/ไม่อยู่ในมือ และส่งใบขอซื้อไปยังทีมบริหารทางการเงิน
  3. การเงินช่วยให้แน่ใจว่าผู้จัดจำหน่ายปฏิบัติตามมาตรฐานและแนวทางปฏิบัติของบริษัทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความต้องการที่ถูกต้องซึ่งสมเหตุสมผลกับค่าใช้จ่าย และใบขอซื้อสอดคล้องกับงบประมาณของคุณ

เมื่อได้รับพรจากการเงิน คุณจะสร้าง ใบสั่งซื้อ เพื่อสนองความต้องการ

ใบสั่งซื้อคืออะไร?

ใบสั่งซื้อคือคำขออย่างเป็นทางการที่ส่งไปยังผู้จัดจำหน่ายสำหรับสินค้าหรือบริการที่ระบุไว้ในใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อมักจะซับซ้อนกว่าการซื้อในขอบเขตมาก และรวมถึงภาษาทางกฎหมายเพื่อผูกมัดแต่ละฝ่ายตามสัญญากับธุรกรรม นอกจากนี้ยังจัดตามระบบการจัดการภายในของคุณ หากผู้จำหน่ายมีขนาดใหญ่เพียงพอหรือคุณมีความสัมพันธ์อย่างต่อเนื่อง อาจมีการจัดรูปแบบตามเครื่องมือ CRM ของพวกเขา

ทำไมคุณต้องมีคำสั่งซื้อ?

ใบสั่งซื้อมีอยู่เพื่อขอสินค้าหรือบริการจากผู้ขายอย่างเป็นทางการและถูกกฎหมาย ข้อตกลงทางกฎหมายนี้ผูกมัดแต่ละฝ่ายในการทำธุรกรรม และช่วยให้เกิดความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวัง จำนวนเท่าใด และเมื่อใดที่จำเป็น สิ่งนี้ช่วยหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินที่ไม่คาดคิด และช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้างมีความรับผิดชอบและซื่อสัตย์ต่อกัน ขณะเดียวกันก็หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่มักเกิดขึ้นระหว่างการทำธุรกรรมทางวาจาหรือข้อตกลงการจับมือกัน

 และเช่นเดียวกับใบขอเสนอซื้อ ใบสั่งซื้อก็มีไว้เพื่อใช้เป็นเส้นทางกระดาษที่ตรวจสอบได้สำหรับการจัดการภายในของคุณ หรือในกรณีที่หน่วยงานภายนอกตรวจสอบคุณ

ใบสั่งซื้อทำงานอย่างไร

 เมื่ออนุมัติใบขอซื้อแล้ว แผนกการเงินของคุณจะดำเนินการตามใบสั่งซื้อให้เสร็จสิ้นและดำเนินการขั้นตอนการจัดซื้อต่อไป

  1.  ทีมการเงินส่งใบสั่งซื้อไปยังผู้จัดจำหน่ายและรับใบสั่งซื้อ ใบกำกับสินค้า. จากนั้น ผู้ขายจะได้รับเงินทันทีหรือใบแจ้งหนี้ถูกเก็บไว้ในบัญชีเจ้าหนี้ตามระยะเวลาที่กำหนดหรือจนกว่าใบสั่งซื้อจะเสร็จสมบูรณ์ (ขึ้นอยู่กับรายการ กระบวนการภายในของคุณ และข้อตกลงของผู้จัดจำหน่าย)
    1. ส่วนสำคัญของการตรวจสอบสถานะของทีมการเงินของคุณคือการจับคู่แบบสามทาง นี่คือ เจ้าหนี้การค้า ฟังก์ชั่นแผนกที่ตรวจสอบใบสั่งซื้อ ใบกำกับสินค้าและใบเสร็จรับเงินเพื่อตรวจสอบว่าไม่มีการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่อาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด
  2. เมื่อสินค้าได้รับการส่งมอบหรือให้บริการแล้ว ฝ่ายที่รับผิดชอบ (ทั้งผู้ร้องขอเดิมหรือทีมการเงิน) จะสร้างใบเสร็จรับเงินและยื่นกับบัญชีเจ้าหนี้เพื่ออำนวยความสะดวกในการจับคู่แบบสามทาง และแสดงว่าคำสั่งซื้อได้รับการตอบสนองแล้ว

สรุป

 นี่เป็นรายละเอียดพื้นฐานของใบขอซื้อและลำดับงานใบสั่งซื้อ ในความเป็นจริง กระบวนการขอรับและรับสินค้าจากผู้ขายภายนอกนั้นใช้เวลานานและอาจใช้เวลานาน นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการสร้างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานสำหรับใบขอซื้อและใบสั่งซื้อจึงเป็นกุญแจสำคัญในการรับรองการจัดซื้อและการเก็บบันทึกคุณภาพที่ราบรื่น

 และเช่นเดียวกับฟังก์ชันทางธุรกิจด้านการบริหารอื่นๆ แง่มุมต่างๆ ของการจัดซื้อจัดจ้างจะถูกทำให้เป็นดิจิทัลหรืออัตโนมัติมากขึ้น นั่นเป็นข่าวดีสำหรับเจ้าของธุรกิจและพนักงาน แม้ว่าขั้นตอนการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงจะช่วยเร่งความเร็วได้ แต่คุณไม่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้เร็วกว่าความเร็วในการส่งเอกสารกลับไปกลับมาได้ โดยเฉพาะในการตั้งค่าการทำงานจากระยะไกล หรือหากสำนักงานใหญ่และสำนักงานของคุณถูกโยกย้าย

 มีประสิทธิภาพ ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติ เครื่องมือต่างๆ ได้แก่ ใบขอซื้อและการจัดการใบสั่งซื้อที่ครอบคลุม นวัตกรรมในกระบวนการทำงานประกอบด้วย:

  • เครื่องมือคัดกรองที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อสร้างใบขอซื้ออย่างเป็นทางการจากอีเมลพนักงานหรือข้อความ Slack
  • การอนุมัติ AP อัตโนมัติ สำหรับบางหมวดหมู่หรือข้อกำหนดภายใต้จำนวนเงินดอลลาร์ที่แน่นอนซึ่งไม่จำเป็นต้องมีการคัดกรองโดยมนุษย์
  • การซิงโครไนซ์กับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเพื่อโยกย้ายใบขอเสนอ การออกใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน เพื่อเปิดใช้งานการจับคู่แบบสามทางและการกระทบยอดอย่างรวดเร็ว
  • การจัดเก็บข้อมูลระยะยาวภายในระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยช่วยให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดและพร้อมสำหรับการตรวจสอบ

นี่เป็นเพียงนวัตกรรมเล็กๆ น้อยๆ ที่ส่งผลต่อการจัดซื้อจัดจ้าง แต่นวัตกรรมแต่ละอย่างจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับใบขอซื้อและขั้นตอนการทำงานของใบสั่งซื้อของคุณได้อย่างมีเอกลักษณ์ และยิ่งคุณพัฒนาและเลี้ยงดูคุณมากเท่าไร การจัดซื้อจัดจ้าง และ AP อัตโนมัติAPยิ่งคุณสร้างระบบนิเวศได้มากเท่าไร และยิ่งคุณสามารถจัดการงานด้านการดูแลระบบที่เบี่ยงเบนความสนใจในการปฏิบัติงานของคุณได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

ไม่ว่าคุณจะมีระดับไหนก็ตาม การเงินอัตโนมัติการทำความเข้าใจใบสั่งซื้อเทียบกับใบขอซื้อเป็นขั้นตอนแรกในการจัดการการใช้จ่ายและการรักษาเงินสดที่เข้ามา หากคุณจัดการสิ่งที่คุณสามารถวัดผลได้ในขณะนี้

ประทับเวลา:

เพิ่มเติมจาก AI และการเรียนรู้ของเครื่อง