ปรับขนาดอย่างชาญฉลาด: ทำอย่างไรจึงจะเติบโตโดยไม่ต้องยอมจำนนต่อระบบราชการ

ปรับขนาดอย่างชาญฉลาด: ทำอย่างไรจึงจะเติบโตโดยไม่ต้องยอมจำนนต่อระบบราชการ

ประทับเวลา: 25 ตุลาคม 2023 5:32 น.
โหนดต้นทาง: 2957731

เมื่อบริษัทต่างๆ ขยายตัว แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ระบบราชการจะเติบโตไปพร้อมกับพวกเขา คำว่า “การปกครองระบบเจ้าขุนมูลนาย” โดยทั่วไปมีความหมายเชิงลบ มักเกี่ยวข้องกับบุคลากรที่ถูกลดแรงจูงใจ กระบวนการที่ซับซ้อนและมากเกินไป การตัดสินใจที่ช้า การคิดแบบไซโล การขาดการเชื่อมต่อระหว่างผู้บริหารและพนักงาน และการขาดการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและนวัตกรรม อาจมีคนสันนิษฐานว่าการหลีกเลี่ยงหรืออย่างน้อยก็ลดระบบราชการเป็นวัตถุประสงค์พื้นฐานสำหรับองค์กรใดๆ อย่างไรก็ตาม การบรรลุเป้าหมายนี้พูดง่ายกว่าทำ และมักไม่เป็นที่ต้องการด้วยซ้ำ เนื่องจากระบบราชการยังทำหน้าที่รักษาความสงบเรียบร้อยและความสม่ำเสมอ ลดความเสี่ยงในการปฏิบัติงาน และเพิ่มความสามารถในการคาดการณ์ได้

เมื่อสตาร์ทอัพก้าวสู่การเป็นองค์กรยักษ์ใหญ่ การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างและกระบวนการขององค์กรเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้ว่าวิวัฒนาการนี้จำเป็นต่อการเติบโตและความมั่นคง แต่ก็มีแนวโน้มที่จะนำระบบราชการมาใช้ ซึ่งมักถูกมองว่าเป็นสิ่งชั่วร้ายที่จำเป็น

ในการเริ่มต้นธุรกิจด้วยทีมขนาดเล็ก (สมมติว่ามีมากถึง 20 คน) การทำงานร่วมกันจะราบรื่นเนื่องจากมีพนักงานจำนวนจำกัด ทำให้สามารถแบ่งปันข้อมูลเกือบทั้งหมดในลักษณะที่ไม่เป็นทางการได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการนิยามบทบาทที่ชัดเจนในทันที เนื่องจากทุกคนมีความเข้าใจงานและเป้าหมายอย่างครอบคลุม บทบาทต่างๆ ได้รับการกำหนดและปรับเปลี่ยนในแต่ละวัน ซึ่งสะท้อนถึงแนวทางปฏิบัติในการทำงานให้สำเร็จลุล่วง

อย่างไรก็ตาม เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น สิ่งต่อไปนี้จึงกลายเป็นสิ่งจำเป็น:

  • กำหนดบทบาทและความเชี่ยวชาญ: สิ่งนี้นำไปสู่การสร้างแผนกโดยมีหัวหน้าแผนก (ผู้จัดการ) ตามลำดับ

  • ขั้นตอนเอกสาร: โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับงานข้ามแผนก ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่จัดทำเป็นเอกสารถือเป็นสิ่งสำคัญ

โดยทั่วไปแล้ว ความเจ็บปวดในการเติบโตในช่วงแรกๆ เหล่านี้จะแสดงออกมาเมื่อบริษัทมีพนักงานเพิ่มขึ้นจาก 20 คนเป็น 100 คน พนักงานระหว่าง 20 ถึง 50 คน จุดปวดแรกๆ จะถูกระบุ แต่ยังคงสามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็วเนื่องจากการจัดการที่ลงมือปฏิบัติจริง อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้อาจส่งผลให้ผู้บริหารระดับสูงกลายเป็นจุดเดียวของความล้มเหลวและเกิดปัญหาคอขวดในกระบวนการตัดสินใจโดยไม่ได้ตั้งใจ ผู้บริหารระดับสูงมีส่วนร่วมในการตัดสินใจเล็กๆ น้อยๆ ของบริษัทมากขึ้น โดยทำหน้าที่เป็นนักดับเพลิงมากกว่าผู้นำเชิงกลยุทธ์

เมื่อบริษัทมีพนักงานเพิ่มขึ้นจาก 50 คนเป็น 100 คน จุดเปลี่ยนที่สำคัญก็เกิดขึ้น กระบวนการที่ไม่เป็นทางการกลายเป็นเรื่องยากที่จะรักษาไว้ การเมืองภายในระหว่างหน่วยงานที่สร้างขึ้นใหม่เริ่มปรากฏขึ้น และการมอบหมายก็มีความสำคัญ ด้วยเหตุนี้ จึงมีการใช้ขั้นตอนและการตรวจสอบอย่างเป็นทางการเพื่อรักษาการควบคุมเชิงกลยุทธ์ ซึ่งถือเป็นก้าวเริ่มต้นของระบบราชการ

เนื่องจากบริษัทมีพนักงานเกิน 100 คน โครงสร้างมีความซับซ้อนและเป็นทางการมากขึ้น. สิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อธรรมชาติแบบไดนามิกของบริษัทอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้:

  • นำไปสู่แผนกต่างๆ และแผนผังองค์กรที่ซับซ้อนมากขึ้น โครงสร้างที่แข็งแกร่งและการแยกตัวที่มากขึ้น ระหว่างผู้บริหารระดับสูงและพนักงานประจำวัน

  • ทำให้มีพนักงานเพิ่มมากขึ้น จัดการทุกอย่างผ่านช่องทางที่ไม่เป็นทางการ เกือบทั้งหมด เป็นไปไม่ได้.

  • ขั้นตอนที่เป็นทางการ (กฎและกระบวนการ) กลายเป็นสิ่งจำเป็น เนื่องจากความซับซ้อนในการปฏิบัติงานเพิ่มขึ้น

ซึ่งหมายความว่าระบบราชการจะเริ่มทำงานโดยอัตโนมัติ:

  • เนื่องจากมีจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้นจึงมีการ การเติบโตแบบทวีคูณของจำนวนสายการสื่อสาร (เช่น ทีม 4 คนมีสายสื่อสาร 6 สาย ทีม 12 คนมีสายสื่อสาร 66 สาย ในขณะที่ทีม 50 สายมีสายสื่อสาร 1225 สาย)

  • เนื่องจากไม่มีใครสามารถรับผิดชอบกระบวนการแบบ end-to-end ได้อีกต่อไป และงานของบุคคลอื่น/แผนกต่างๆ มีความคลุมเครือมากขึ้นเรื่อยๆ จึงทำให้เกิด ขาดความเป็นเจ้าของ.

  • ผู้จัดการถูกบังคับให้สร้างผลลัพธ์ที่รวดเร็วมากขึ้นเรื่อยๆ(ระบุชัยชนะอย่างรวดเร็ว) ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งหมายความว่าผู้จัดการมักจะตอบสนองต่อเหตุการณ์ในแต่ละวัน โดยการเพิ่มระดับการควบคุมเป็นวิธีการรักษาเพื่อหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ในอนาคต แทนที่จะดำเนินการเชิงกลยุทธ์ในระยะยาวเพื่อขจัดต้นตอของเหตุการณ์ การควบคุมพิเศษเล็กๆ น้อยๆ ที่มีเจตนาดีเหล่านี้จะสร้างฝันร้ายของระบบราชการในระยะยาว

  • บริษัทใหญ่ๆ มักจะกลายเป็น ไม่ชอบความเสี่ยง (ซึ่งสมเหตุสมผลเนื่องจากมีทรัพย์สินที่เป็นเดิมพันมากกว่า เช่น ในรูปแบบของมูลค่าแบรนด์) ส่งผลให้มีการตรวจสอบและอนุมัติมากมายก่อนที่จะดำเนินการใดๆ

เพื่อบรรเทาระบบราชการในระหว่างการเติบโตขององค์กร ให้พิจารณาเคล็ดลับต่อไปนี้:

  • จ้างและฝึกอบรมอย่างมีประสิทธิภาพ: ลงทุนในพนักงานที่มีทักษะและมีแรงจูงใจโดยเสนอโอกาสการฝึกอบรมและการพัฒนาเพื่อเพิ่มขีดความสามารถของพวกเขา พนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมมาอย่างดีและมีแรงจูงใจต้องการการกำกับดูแลที่น้อยลง ส่งผลให้ระบบราชการลดน้อยลง

  • เสริมพลังการตัดสินใจ: ส่งเสริมให้พนักงานตัดสินใจตามบทบาทของตนและเชื่อมั่นในวิจารณญาณของตน ปล่อยให้พวกเขารับผิดชอบและเรียนรู้จากความผิดพลาด ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความคิดริเริ่มและความเป็นเจ้าของ

  • กระจายอำนาจการตัดสินใจ: กำหนดสิทธิในการตัดสินใจให้ชัดเจน และรับรองการตัดสินใจในระดับที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงการอนุมัติหลายชั้นโดยไม่จำเป็น

  • ปรับปรุงกระบวนการ: ทบทวนและปรับปรุงกระบวนการอย่างสม่ำเสมอเพื่อขจัดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน โดยมุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพโดยไม่กระทบต่อความคิดสร้างสรรค์และความยืดหยุ่น

  • กำหนดเป้าหมายบริษัทที่ชัดเจน: กำหนดเป้าหมายบริษัทที่ชัดเจน และวัตถุประสงค์หลักและผลลัพธ์ (OKR) โดยมีเป้าหมาย 1 ดาวเหนือในอุดมคติ จากสิ่งเหล่านี้ กำหนดเป้าหมายของแผนกเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับวัตถุประสงค์โดยรวมของบริษัท สิ่งนี้จะป้องกันไม่ให้เป้าหมายของแต่ละแผนกบดบังภารกิจของบริษัทในวงกว้าง
    เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ สั้น ๆ เพื่อแสดงให้เห็นถึงความเสี่ยงนี้ ไม่กี่ปีที่ผ่านมา ฉันทำงานให้กับธนาคารแห่งหนึ่ง โดยที่แผนกไอทีมีเป้าหมายหลักในการทำให้ระบบมีความพร้อมใช้งานสูงสุด (นอกจากนี้ เป้าหมายนี้ยังสอดคล้องและตกลงกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจทั้งหมด) ผลลัพธ์ก็คือการเปลี่ยนแปลงในระบบไอทีถูกผลักดันและควบคุม เนื่องจากส่งผลกระทบด้านลบต่อเป้าหมายโดยรวมของแผนกไอทีอย่างเห็นได้ชัด อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์ก็คือแผนกธุรกิจไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้อีกต่อไป เนื่องจากพวกเขาไม่สามารถสร้างสรรค์และเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานที่มีอยู่ได้อีกต่อไป แสดงให้เห็นว่าถึงแม้แต่ละแผนกจะมีเป้าหมายที่ดีและสูงส่ง แต่ก็ไม่ได้บังคับกัน

  • ส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิด: สร้างช่องทางการสื่อสารแบบเปิดเพื่อให้พนักงานแสดงข้อกังวล แนวคิด และข้อเสนอแนะ ผู้นำควรรับฟังและมีส่วนร่วมกับพนักงานทุกระดับอย่างแข็งขัน

ระบบราชการเป็นผลของการเติบโตที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ด้วยความพยายามอย่างมีสติและกลยุทธ์ที่ถูกต้อง บริษัทต่างๆ สามารถสร้างสมดุลระหว่างโครงสร้างและประสิทธิภาพได้

ประทับเวลา:

เพิ่มเติมจาก ฟินเท็กซ์ทรา