การจับคู่ใบแจ้งหนี้

กิจกรรมที่สำคัญอย่างหนึ่งในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) คือการจับคู่ใบแจ้งหนี้ แนวทางดั้งเดิมในงานสำคัญนี้อาจทำให้ธุรกิจเสียเวลา ความพยายาม และทรัพยากรบุคคล การใช้เทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมใหม่และชุดเครื่องมืออัตโนมัติสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจับคู่ใบแจ้งหนี้เพื่อเพิ่มมูลค่าและมูลค่าให้กับธุรกิจ

บทความนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับการจับคู่ใบแจ้งหนี้ ประเภทต่างๆ ความจำเป็นในการไม่ต้องสัมผัส การประมวลผลใบแจ้งหนี้ or การจัดการใบแจ้งหนี้และคุณประโยชน์ที่หลากหลาย

การจับคู่ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

การจับคู่ใบแจ้งหนี้คือ กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ที่ตรวจสอบและเปรียบเทียบข้อมูลบน ใบสั่งซื้อ (ปณ.) กับใบแจ้งหนี้ของผู้ขายและใบรับสินค้า

เมื่อองค์กรต้องการใช้สินค้าหรือบริการของผู้ขาย ก็จะเพิ่มใบสั่งซื้อพร้อมข้อกำหนดโดยละเอียด เมื่อส่งมอบสินค้าหรือบริการที่ต้องการแล้ว องค์กรผู้ซื้อจะออกใบรับสินค้าให้ จากนั้นผู้ขายจะยกใบแจ้งหนี้สำหรับการเคลียร์การชำระเงิน นี่คือเมื่อการจับคู่ใบแจ้งหนี้เกิดขึ้น

ใบแจ้งหนี้ที่ตรงกันช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดหรือไม่สอดคล้องกันระหว่างใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ ช่วยให้ชำระค่าธรรมเนียมผู้ขายได้เร็วขึ้นและป้องกันความเสี่ยงของ การฉ้อโกงผู้ขาย & การชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ฉ้อโกง

การเบี่ยงเบนคืออะไร?

เรียกว่าข้อยกเว้นของใบแจ้งหนี้ ความเบี่ยงเบนเกิดขึ้นเมื่อมีความไม่ตรงกันระหว่างรายละเอียดของใบแจ้งหนี้และเอกสารที่ใช้ตรวจสอบได้ เช่น ใบสั่งซื้อหรือใบรับสินค้า/ผลิตภัณฑ์

การเบี่ยงเบนสามารถมีได้สองประเภท – ปริมาณและราคา

• ปริมาณเบี่ยงเบน: หมายถึงความแตกต่างระหว่างจำนวนหรือจำนวนรายการใน PO และใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงิน
• ส่วนเบี่ยงเบนของราคา: หมายถึงความไม่ตรงกันระหว่างค่าใช้จ่ายที่กล่าวถึงในใบสั่งซื้อและมูลค่าที่กล่าวถึงในใบแจ้งหนี้

การระบุและการประนีประนอมความเบี่ยงเบนอาจเป็นงานที่น่ากลัวสำหรับแผนก AP ควรประเมินความเบี่ยงเบนเพื่อดูว่าอยู่ในเกณฑ์ที่ยอมรับได้หรือไม่ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ หรือคืนใบแจ้งหนี้ให้ผู้ขายเพื่อแก้ไข

ระดับความคลาดเคลื่อนหมายถึงการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยที่อาจเกิดขึ้นเป็นเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ที่เกินระดับที่ยอมรับได้จะถูก 'ระงับ' และส่งเพื่อแก้ไขไปยังผู้จัดจำหน่าย

---

ต้องการทำให้กระบวนการ AP แบบแมนนวลของคุณเป็นแบบอัตโนมัติใช่หรือไม่ จองการสาธิตสด 30 นาทีเพื่อดูว่า Nanonets สามารถช่วยให้ทีมของคุณปรับใช้แบบ end-to-end ได้อย่างไร AP อัตโนมัติAP.

กำหนดเวลาการสาธิต

[เนื้อหาฝัง]

---

ต้องการการจับคู่ใบแจ้งหนี้

มาดูกันว่าเหตุใดการยืนยันหรือจับคู่ใบแจ้งหนี้จึงมีความสำคัญสำหรับธุรกิจ

การจับคู่ใบแจ้งหนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายสามารถตรวจสอบกับเอกสารประกอบก่อนออกการชำระเงิน สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถ:

• ยืนยันว่ามีการชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ถูกต้องที่ได้รับจากผู้ขายเท่านั้น
• รักษาการปล่อยการชำระเงินที่รวดเร็วและแม่นยำ
• อำนวยความสะดวกให้โปร่งใสยิ่งขึ้นโดยขจัดข้อผิดพลาดและการชำระเงินซ้ำซ้อน
• ติดตามบันทึกการชำระเงินสำหรับผู้ขายหลายราย
• เตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบบริษัทให้ดียิ่งขึ้น

ธุรกิจต่างๆ สามารถทำการจับคู่ใบแจ้งหนี้ได้หลายวิธีตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไปด้านล่าง

วิธีการจับคู่ใบแจ้งหนี้

โดยปกติกระบวนการจับคู่ใบแจ้งหนี้ในองค์กรจะดำเนินการในลักษณะต่อไปนี้: การจับคู่แบบ 2 ทาง การจับคู่แบบ 3 ทาง และการจับคู่แบบ 4 ทางในที่สุด

ใบแจ้งหนี้จะถูกตรวจสอบกับอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เวิร์กโฟลว์เอกสาร ที่สามารถรวม คำสั่งซื้อการรับสินค้าและใบตรวจสอบ วิธีการจับคู่เหล่านี้ยังตรวจสอบความแตกต่างของใบแจ้งหนี้และระดับการยอมรับที่ต้องแก้ไขก่อนที่จะเคลียร์ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน

การจับคู่ 2 ทาง

การจับคู่ 2 ทางเป็นวิธีการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ง่ายและใช้กันทั่วไป มันเกี่ยวข้องกับการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อรวมถึงการตรวจสอบค่าเผื่อ หากใบแจ้งหนี้ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด แสดงว่ามีกำหนดการชำระเงิน

การจับคู่ 3 ทาง

การจับคู่ 3 ทาง เป็นวิธีจับคู่ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับกระบวนการสามขั้นตอน มีการตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ในรายละเอียดที่ปรากฏในใบสั่งซื้อและการรับสินค้า เมื่อยอมรับระดับความอดทนแล้ว ใบแจ้งหนี้ก็พร้อมสำหรับการชำระเงิน

การจับคู่ 4 ทาง

ซับซ้อนกว่าการจับคู่แบบ 2 ทางและ 3 ทาง การจับคู่แบบ 4 ทางเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบอีกขั้นหนึ่ง จำเป็นต้องมีการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ การรับสินค้า และใบตรวจสอบด้วย

เมื่อส่งมอบสินค้า แผนกรับจะตรวจสอบปริมาณและออกใบตรวจสอบที่รับรองว่าปริมาณที่ได้รับถูกต้อง ดังนั้น เฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ตรงกับใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ค่าเผื่อ และใบตรวจสอบเท่านั้นจึงจะถือว่าเหมาะสมสำหรับการชำระเงิน

วิธีการจับคู่ใบแจ้งหนี้เหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าบริษัทจะจ่ายเฉพาะค่าสินค้า/บริการที่สั่งซื้อและได้รับเท่านั้น นอกจากนี้ยังป้องกันใบแจ้งหนี้ปลอมและข้อผิดพลาดในการชำระเงิน ช่วยให้ธุรกิจสามารถระงับการติดต่อกับบุคคลที่สามได้ดีขึ้น

---

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ AP แบบไม่ต้องสัมผัสและ ปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ในไม่กี่วินาที จองการสาธิตสด 30 นาทีตอนนี้

กำหนดเวลาการสาธิต

---

การจับคู่ใบแจ้งหนี้กับสัญญา

นอกเหนือจากวิธีการจับคู่ใบแจ้งหนี้แล้ว การซื้อบางอย่างอาจทำได้โดยใช้กระบวนการจับคู่สัญญา เรียกอีกอย่างว่าใบแจ้งหนี้ที่ไม่ใช่ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ใช้สำหรับการชำระเงินที่เกิดซ้ำหรือค่าสาธารณูปโภคที่เกิดขึ้นเป็นรอบ

ในการจับคู่สัญญา ใบแจ้งหนี้จะถูกเปรียบเทียบและตรวจสอบกับสัญญาที่มีอยู่ ตัวอย่างของการซื้อตามสัญญาดังกล่าวอาจเป็นค่าสาธารณูปโภครายเดือน (ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำ ฯลฯ) ค่าเช่าอาคารและค่าบำรุงรักษา ค่าโฆษณา บริการด้านกฎหมายหรือที่ปรึกษา และอื่นๆ

การจับคู่ประเภทนี้ขึ้นอยู่กับกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ภายใน หากสัญญาตรงกันและได้รับการอนุมัติ ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อจะได้รับการกำหนดเวลาสำหรับการชำระเงิน

ช่วยลดความจำเป็นในการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและเอกสารสนับสนุนอื่นๆ นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการเคลียร์การชำระเงินที่มีลักษณะซ้ำๆ ก่อนกำหนด ช่วยประหยัดเวลา ความพยายาม และค่าใช้จ่าย

การจับคู่ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติคืออะไร?

การจับคู่ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติหมายถึงการแปลงกระบวนการจับคู่ใบแจ้งหนี้ของบริษัทให้เป็นดิจิทัลด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือและเทคโนโลยีขั้นสูง ใบแจ้งหนี้จะได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์

เทคโนโลยีการจับคู่ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานของแผนก AP ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจะถูกสแกน แปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล จับคู่โดยใช้อัลกอริทึม และตรวจสอบกับการตั้งค่าความอดทน และหากได้รับการอนุมัติ จะได้รับการประมวลผลเพื่อการชำระเงิน ทั้งหมดนี้ไม่ต้องพึ่งพามนุษย์

งานตรวจสอบหรือจับคู่ใบแจ้งหนี้และประมวลผลโดยใช้ระบบอัตโนมัติสามารถให้ประโยชน์มากมาย เทคโนโลยีการทำงานอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น OCR และ RPA สามารถปรับปรุงการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบไม่ต้องสัมผัสให้มีประสิทธิภาพและปราศจากข้อผิดพลาด

---

จองการสาธิตสด 30 นาทีนี้เพื่อให้เป็นครั้งสุดท้ายที่คุณจะต้องป้อนข้อมูลจากใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินลงในซอฟต์แวร์ ERP ด้วยตนเอง

กำหนดเวลาการสาธิต

---

การใช้ AI ในการจับคู่ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

การใช้ความชาญฉลาดของเครื่องจักรเพื่อจัดการกับกระบวนการต่างๆ สามารถทำให้งานที่ซับซ้อนน่าเบื่อหน่ายเป็นเรื่องง่ายและสะดวก เทคโนโลยีที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น OCR และ RPA สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการทำให้กระบวนการ AP เป็นไปโดยอัตโนมัติและปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจ

Optical Character ยอมรับ

OCR เป็นเทคโนโลยีที่อ่านและดึงข้อมูลจากเอกสารดิจิทัลเพื่อแก้ไข มีประโยชน์สำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องจัดการกับข้อมูลปริมาณมาก ความสามารถ OCR โดยใช้ปัญญาประดิษฐ์เป็นประโยชน์อย่างยิ่ง AP อัตโนมัติAP.

OCR สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การจับข้อมูลสกัดโดยการดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องออกมา จากนั้นจะกำหนดเส้นทางเพื่อจับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO โดยอัตโนมัติ หลังจากขั้นตอนนี้ กระบวนการจับคู่ใบแจ้งหนี้จะเสร็จสมบูรณ์ได้โดยใช้การจับคู่แบบ 2, 3 หรือ 4 ทาง ทั้งหมดนี้ช่วยลดความพยายามในการทำงานแบบแมนนวล เวลา และต้นทุน ทำให้มั่นใจได้ถึงประสิทธิภาพของกระบวนการที่ดีขึ้น

แต่ในขณะที่ OCR สามารถมีส่วนร่วมอย่างมากในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการ AP แต่ OCR เพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอที่จะทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติเสร็จสมบูรณ์ การใช้เทคโนโลยีอันทรงพลังอื่นร่วมกับ OCR สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์มากกว่าในการบรรลุกระบวนการอัตโนมัติที่สมบูรณ์

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์

กระบวนการทำงานอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์เป็นเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ยอดนิยมและมีประโยชน์ที่สามารถทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเสมือนร่วมกับ OCR เพื่อทำให้กระบวนการดิจิทัลเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์นี้อนุญาตให้ผู้ใช้สร้าง 'บอท' ที่เลียนแบบการกระทำของมนุษย์

หุ่นยนต์ที่เชื่อถือได้เหล่านี้ถูกนำมาใช้ในอุตสาหกรรมต่างๆ มากมายเพื่อทำงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันด้วยความเร็วและความแม่นยำสูง ด้วยการโต้ตอบกับแอปพลิเคชันระบบ บอทเหล่านี้สามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติ การเก็บข้อมูลทางปัญญาแยกและวิเคราะห์ข้อมูลเหมือนที่มนุษย์ทำ นอกจากนี้ยังสามารถสื่อสารและกำหนดเส้นทางข้อมูลที่แยกออกมาไปยังกระบวนการที่เหมาะสมเพื่อเริ่มต้นการดำเนินการที่ถูกต้องในเวลาไม่กี่วินาที

RPA ที่มี OCR สามารถช่วยกระบวนการจับคู่ใบแจ้งหนี้ของ AP ด้วยความเร็ว ความแม่นยำ และระยะเวลาที่สั้นลงตั้งแต่ได้รับใบแจ้งหนี้ มันอัพโหลด สแกน ดำเนินการ การสกัดข้อมูล, เริ่มต้นการจับคู่ 2, 3 หรือ 4 ทาง ตรวจสอบค่าความคลาดเคลื่อนที่ตั้งไว้ และทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้สำหรับการแก้ไขหรือการประมวลผลการชำระเงิน

ประโยชน์ของการจับคู่ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

การจับคู่ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยให้ประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินได้ง่ายขึ้น เมื่อไม่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์ ความยุ่งยากในการดูแลเอกสารและการตรวจสอบความถูกต้องด้วยตนเองก็ถูกตัดออกไป

ประโยชน์ที่โดดเด่นบางประการที่นำเสนอโดยการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบไม่ต้องสัมผัสคือ:

• ประหยัดเวลา – การจับคู่ใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน การตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้ทีละรายการและการตรวจสอบความถูกต้องด้วยกระบวนการ 2,3 หรือ 4 ทางนั้นใช้เวลานานพอสมควร ดังนั้นจึงช่วยให้พนักงานของบริษัทสามารถอุทิศเวลาอันมีค่าให้กับงานสำคัญอื่นๆ และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม
• ความถูกต้อง – การทำให้กระบวนการ AP เป็นแบบอัตโนมัติช่วยลดการเกิดข้อผิดพลาดและช่วยให้กระบวนการทำงานราบรื่นระหว่างกระบวนการต่างๆ ตรวจพบความไม่ตรงกันหรือความคลาดเคลื่อนได้ง่าย และเฉพาะเมื่อมีการล้างใบแจ้งหนี้ในทุกระดับ จะมีกำหนดการชำระเงิน
• การป้องกันใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกันและฉ้อฉล – การจับคู่ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติทำให้เกิดการตรวจสอบที่สอดคล้องกันระหว่างใบแจ้งหนี้และเอกสารประกอบ ตรวจพบข้อยกเว้นและตั้งค่าสถานะสำหรับการตรวจสอบด้วยตนเอง สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงการป้องกันใบแจ้งหนี้ที่ฉ้อฉลหรือซ้ำซ้อน และการควบคุมทางธุรกิจที่ดีขึ้น
• ส่งเสริมความสัมพันธ์ผู้ขาย – การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อได้อย่างรวดเร็วและเร่งการชำระเงินให้ผู้ขายได้เร็วขึ้นเพื่อให้พวกเขาพึงพอใจ ในทางกลับกัน ธุรกิจยังสามารถได้รับประโยชน์จากข้อเสนอสัญญาที่ดีกว่าและส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนดเพื่อเพิ่มผลกำไร
• การวิเคราะห์ต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ – การประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบไร้การสัมผัสจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับรายการแต่ละรายการที่ช่วยในการระบุรายการที่มีมูลค่าสูงสุด ข้อมูลที่เชื่อถือได้นี้ช่วยในการวิเคราะห์ต้นทุนที่ดีขึ้นและคัดเลือกผู้ขายที่เกี่ยวข้องเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับบริษัท
• เหมาะสำหรับการตรวจสอบ – ใบแจ้งหนี้พร้อมเอกสารประกอบอื่น ๆ เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการตรวจสอบ การใช้การจับคู่ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ใบตรวจสอบ และใบแจ้งหนี้มีอยู่ในตำแหน่งแบบรวมศูนย์ดิจิทัลที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายระหว่างการตรวจสอบเพื่อเร่งกระบวนการ

สรุป

การจับคู่และการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของบัญชีเจ้าหนี้เป็นกระบวนการที่ซับซ้อน เทคโนโลยีที่เปิดใช้งาน AI สามารถใช้ประโยชน์จากธุรกิจผ่านระบบอัตโนมัติที่ปรับแต่งได้ ด้วยระบบอัตโนมัติ บริษัทต่างๆ สามารถบูรณาการได้อย่างลงตัว เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร สร้างความโปร่งใสที่ดีขึ้น รักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและการเติบโตของธุรกิจ

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• เพลโตบล็อคเชน Web3 Metaverse ข่าวกรอง ขยายความรู้. เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/