Är du orolig över hur mycket pengar ditt företag spenderar under månaden eller hela året?
Låt mig börja med att definiera utgiftsrapporten.
En utgiftsrapport görs för att registrera och rapportera alla utgifter som företaget gjort under månaden, kvartalet eller året. Denna rapport innehåller dock även alla inköp och skatter som betalats under perioden. Kostnadsrapporten hjälper dig att hålla dig ifred och du känner dig avslappnad från kostnadssidan genom att hålla reda på alla utgifter.
I den här korta guiden kommer vi att informera dig om alla utgiftsrapporter du kan göra för att registrera alla dina affärsutgifter och lösa din utgiftshantering. Vi kommer också att beskriva stegen för att skapa en utgiftsrapport, typer av utgiftsrapporter, kategorier av utgiftsrapporter och slutligen se hur vi kan automatisera generering av utgiftsrapporter med hjälp av automatisering och artificiell intelligens.
Vad är en utgiftsredovisning?
En utgiftsrapport innehåller en kategoriserad och detaljerad lista över kostnader som uppkommit för företagets räkning.
Kostnadsrapporter och ytterligare analyser hjälper handledaren eller det ekonomiska teamet att avgöra vilken del av utgiften som godkänns för återbetalning, hur pengar spenderas och vilka föremål företaget köper.
En utgiftsrapport, gjord på papper eller elektroniskt, listar alla affärskostnader som en anställd betalat ur egen ficka och begärt ersättning. Dessa kostnader är ofta uppdelade i körsträcka, mat och kontorsmateriel. Dessutom specificerar de för att avslöja olika leverantörer och deras separata avgifter. Kostnadsrapporten möjliggör en mer noggrann revision under hela tillståndsprocessen än att bara visa de totala utgifterna.
Vad ska du ta med i din utgiftsredovisning?
Eftersom det är en verksamhetsredovisning består utgiftsredovisningen av olika information och förfrågningar. Detaljerna och informationen är enligt:
Information om den anställde
Den första som skrivs i en utgiftsrapport är den grundläggande informationen om den anställde som underhåller rapporten, som namn, kontaktnummer, avdelning, etc.
Information om kunden
Nästa sak som ska skrivas är uppgifterna om kunden som har köpt produkten/tjänsten och från vilken företaget köper varan.
Datum
Sedan ska datum för varje utgift skrivas. Datumet för kvittot och utgiftsrapporten bör också vara identiska.
Typ och andra detaljer
En annan sak som en utgiftsrapport behöver är en typ av utgift och andra detaljer om utgifterna.
Totalt och deltotalt belopp
Nästa sak som ingår i kostnadsredovisningen är summan av varje utgift och den totala kostnaden (inklusive skatt som företaget betalar).
Skapa professionella utgiftsrapporter med vår utgiftsrapportmall!
Fördelar med att använda en kostnadsredovisning
En utgiftsrapport är en grundläggande del av varje organisation eftersom du enkelt kan registrera transaktioner och utgifter som hände under månaden, kvartalet eller året. Dessutom kan generering av en utgiftsrapport gynna dig på följande sätt.
Kontroll och spårning av utgifter
Att göra en utgiftsrapport är viktigt i ett företag eftersom det hjälper till att kontrollera kostnader och spåra utgifter. Med hjälp av utgiftsrapporter kan du enkelt spåra hur mycket du har spenderat i ditt företag.
Håller din budget korrekt
Ju mer exakt din budget är, desto lättare blir det för dig att driva ditt företag. Kostnadsrapporten är den mest grundläggande strategin för att förbereda ditt företags budget. Kostnadsrapporten hjälper dig att förbereda en korrekt budget för organisationen som hjälper dig att vara avslappnad och driva ditt företag snabbt.
Du kan se vilka avdelningar som kan dra nytta av större budgetanslag. För att hålla ditt företags ekonomi på rätt spår kan du också använda utgiftsrapporten för att se om avdelningarna följer sina tilldelade budgetar.
Börja hålla koll på personalens utgifter med en utgiftsrapportmall.
Standardisera processen för ersättning till anställda
Anställda är medvetna om huruvida kostnader är berättigade eller ej berättigade till ersättning eftersom utgiftsredovisning har blivit en standardiserad praxis för hantera utgifter. Utgiftsrapporten underlättar dock inlämnandet av utgiftsrapporter i rätt tid med exakta ersättningar.
Dessutom, eftersom anställda dokumenterar varje aspekt av sina utgifter tillsammans med fakturorna, är det enklare för ekonomichefer att avgöra om utgifterna är korrekta eller inte. Så vi kan säga att utgiftsrapporter alltid hjälper till att upprätthålla ersättningen.
Skatteunderhåll
Den centrala delen av att driva företag är att upprätthålla skatteavdrag och fyllningar. Att göra en separat rapport för skatter kan dock vara hektiskt.
Företag genererar kostnadsrapporter eftersom det hjälper till att behålla rapporten och skatteområdena på lämpligt sätt. På samma sätt, med solida bevis på skatteutgifter gjorda under hela perioden, skriver cheferna det i utgiftsrapporten, vilket är fördelaktigt för ett företag.
Typer av utgiftsrapporter
Det finns olika typer av utgiftsredovisningar som T&E, Månatliga utgifter etc. Alla kostnadsrapporter i allmänhet är avsedda att hjälpa företaget att bättre spåra och analysera utgifter. T&E-utgiftsrapporter, av vilka några är avgörande för skatteändamål, kan hjälpa till att lokalisera områden där organisationer kan betala för mycket.
Arbetare producerar ofta veckovisa utgiftsredovisningar för T&E som inkluderar information om deras egna pengar som spenderas på saker som klientmiddagar eller resor till kundens lokaler. Företag kan skapa rapporter med hjälp av lämpligt utgiftshanteringssystem som utvärderar de kombinerade data från anställdas utgifter för att hålla reda på kostnader och stödja att skapa en resehanteringsstrategi.
Olika former av utgiftsrapporter används av företag för att övervaka andra utgiftsområden, särskilt omkostnader som löner och hyra. Låt oss titta på följande typer av kostnader;
Månatlig kostnadsrapport
Ett företag kan övervaka och utvärdera alla driftskostnader med hjälp av månatliga utgiftsrapporter. Månadsrapporten hjälper företaget att spåra utgiftsmönster, bedöma om de totala utgifterna är i linje med prognoserna och identifiera kostnadsbesparingar.
Långsiktiga kostnadsrapporter
Långsiktiga utgiftsrapporter, som ofta inkluderar ett kvartal eller ett år, ger ett annat perspektiv på hur mycket pengar ett företag spenderar. Årliga kostnadsrapporter kan användas av företag för att hitta skatteavdrag som ska ingå i deras årliga skattedeklarationer.
Rapport för återkommande utgifter
Regelbundna utgifter som företaget måste betala månadsvis, såsom hyra, lön och verktyg, granskas ofta i återkommande utgiftsrapporter. Eventuella betydande ökningar av dessa utgifter som i hemlighet kan skada slutresultatet kan lättare upptäckas med deras hjälp.
Vill du automatisera repetitiva manuella uppgifter?
Kolla in Nanonets arbetsflödesbaserade dokumentbehandlingsprogram. Extrahera data från anställdas ersättningsformulär, kontrakt, kvitton och mer på autopilot!
Hur ser en utgiftsredovisning ut?
En utgiftsrapport är som ett formulär som innehåller alla utgifter som företaget gör. En utgiftsrapport kan variera i komplexitet från ett enkelt kalkylblad med några nyckelfält till flera dokument med flera avsnitt. Det inkluderar ett datum, leverantörsnamn, kundnamn, kontouppgifter, totalt belopp, subtraherat belopp, etc.
Här är ett exempel på kostnadsrapport:
Ladda ner vår kostnadsfria utgiftsrapportmall nu. Skapa professionella expertrapportmallar nu.
Hur fyller man i en utgiftsrapport?
Det finns ungefär två sätt att fylla i en utgiftsredovisning
- Manuell utgiftsrapport
- Elektronisk kostnadsredovisning
Hur fyller man i utgiftsrapporter manuellt?
Många organisationer har antagit den föråldrade manuella processen att göra utgiftsrapporter med hjälp av anpassade mallar för utgiftsrapporter för att förbereda rapporter i PDF- eller arkform.
Så här kan du fylla i utgiftsrapport manuellt:
- Använd en utgiftsrapportmall i excel.
- Varje anställd måste fylla i alla sina utgifter från sina kvitton, räkningar och fakturor i excelmallen.
- Anställda måste fylla i sina anställningsuppgifter, delsummor, summor och andra kommentarer för sin chefs granskning.
- Den anställde bifogar sedan utgiftsrapporten i ett mejl och alla betalningsbevis till chefen för granskning.
- Chefen tar emot rapporten och kontrollerar att den är korrekt och eventuella policyöverträdelser eller falska påståenden.
- Rapporten skickas till ekonomiavdelningen för återbetalning efter att ha fått deras tillstånd.
Hur fyller man i utgiftsrapporter automatiskt?
Istället för att manuellt fylla i utgiftsrapporter kan du automatisera allt för dina anställda med hjälp av utgiftshanteringsprogram som Nanonets. Här är bara ett exempel på hur en automatiserad kostnadsrapportering och kostnadsersättningsprocess ser ut med Nanonets:
- Dina anställda vidarebefordrar alla fakturor, kvitton och räkningar till en specifik e-postadress.
- Nanonets analyserar e-postinkorgen och matar in data från ditt e-postinnehåll och bilagor. Den sorterar automatiskt alla dokument och extraherar information som datum, totalbelopp, anställds namn, kostnadsinformation och mer.
- Baserat på utgiftsdetaljer kan Nanonets automatiskt kategorisera utgifterna baserat på befintliga policyer och fyllningar en utgiftsrapportmall i Google Kalkylark, Excel eller annan valfri programvara.
- Den sammanställda datan går till relevant chef för godkännande. När utgiften är helt godkänd exporteras data till det valda systemet som Xero, NetSuite, Google Sheets eller andra databaser. Kolla in integrationer.
- I händelse av flaggor får en uppsättning intressenter meddelande om att antingen godkänna utgiften eller granska utgiften och tillhandahålla nödvändiga ändringar.
- Efter detta kan du även skicka betalningarna direkt via Nanonetter med hjälp av Nanonets Flow. Med flera ACH-betalning och banköverföringsalternativ, skicka beloppet till anställda eller justera det i deras lönebesked.
Automatisera kostnadsersättning med Nanonets programvara för kostnadshantering. Prova det gratis. Påbörja din gratis provperiod.
Nanonetter för kostnadsautomatisering
Automation och artificiell intelligens har förändrat detta dystra landskap och gjort kostnadsrapportautomatisering till en lek. Låt oss ta en titt på hur en modern kostnadshanteringsprogramvara som Nanonets använder dessa tekniska framsteg för att göra utgiftsautomatisering sömlös, effektiv och felfri.
1. Kostnader: Samma gamla utgifter, men här händer magin. Kvitton fångas snabbare än en fartkula, tack vare mobilteknikens underverk och sömlösa integrationer för att importera kvitton från dina appar och databaser.
2. Automatisk magisk inspelning: Tekniken för optisk teckenigenkänning (OCR) kliver in och extraherar strukturerad data från kvitton till digital data snabbare än du kan säga "förbrukad".
3. Realtidsrapportering: Rapporter genereras med ett klick på en knapp – det är som att ha en egen personlig assistent, minus kaffekörningarna.
4. Enkla godkännanden: Systemdrivna efterlevnadskontroller startar först och flaggar endast extremvärdena. Chefer får fokusera på verkliga frågor istället för att spela Whack-a-Mole med varje rapport. Du kan sedan lägga till människor-i-slingan för att säkerställa att fakturor skickas till rätt person vid rätt tidpunkt för godkännande. Dessutom kan du genomdriva din godkännandepolicy och anpassade valideringskontroller.
5. Överensstämmelsefarthållaren: Kontinuerliga, automatiserade revisioner gör livet enklare. Anomalier sticker ut som en öm tumme, och policytillämpningen är strängare än en trumma.
6. The Speed of Light-ersättningar: Återbetalningar sker i snabb hastighet, vilket ökar de anställdas moral till stratosfären.
7. Synkroniseringssymfonin: Sömlös integration med din bokföringsprogramvara och andra appar förvandlar datainmatning och avstämning till en harmonisk symfoni snarare än en kaotisk kakofoni.
8. Analys med tankehastighet: Realtidsinsikter är till hands och ger dig en kristallkula i utgiftsmönster och sparmöjligheter.
Sammanfattningsvis, även om hoppet från att implementera manuell till automatiserad kostnadshantering kan verka som ett stort steg, i verkligheten är det en serie små, praktiska steg mot effektivitet, tydlighet och i slutändan ökad lönsamhet.
Här är några fallstudier av företag som framgångsrikt har implementerat kostnadshantering och automatisering –
- SaltPay använder Nanonets för att integrera med SAP för att hantera leverantörsfakturor.
- In2 Project Management hjälper Water Supply Corporation att spara 700,000 XNUMX AUD med Nanonets AI.
- Hur Happy Jewellers, en SMB, dragit nytta av NanoNets.
- Nanonets AI hjälper ACM Services att automatisera utvinning från utgiftere-dokument, vilket sparar 90 % tid för leverantörsreskontrateamet.
- Tapi automatiserar fakturor för fastighetsunderhåll med hjälp av Nanonets.
- Puma automatiserar sin kostnadshanteringsprocess med Zoho Expense.
- SWISS förbättrade kostnadsbearbetningseffektiviteten med 80 % med Rydoo.
- Suncommon hanterar företagets utgifter och sparar företagets tid genom att utnyttja Expensify-kortet.
Slutsats
Utgiftsrapporter ger ett fågelperspektiv av anställdas utgifter för en viss tidsperiod. De är ett effektivt verktyg för att hålla anställdas utgifter på en flik. Företag bör använda kostnadsrapporter som en del av sina ersättningsprocesser och arbeta för att automatisera dessa ersättningsprocesser för att göra dem felfria.
Vanliga frågor
Vad används en utgiftsredovisning till?
Kostnadsrapporten används för att lista alla utgifter som företaget gör, alla föremål som företaget köper och bokföring av skatter.
Vilka är olika affärsutgiftskategorier?
Kostnadsrapporten delas in i följande kategorier;
Avgifter och provision, Annons, Utgifter för fordon, Utgifter för räntekostnader, Utgifter för bolån, Utgifter för försäkring, Professionella och juridiska tjänster, Kontorsutgifter, Vinstdelningsplaner och pensioner, Hyra, Reparationer och underhåll och många fler.
Vad är en månatlig kostnadsrapport?
Den månatliga kostnads-/kostnadsrapporten listar alla inköp och utgifter för ett företag som chefen skriver under månaden, vilket är väsentligt för affärsverksamheten.
Vad anses vara en utgift?
En kostnad är mängden pengar som spenderas och de utgifter som ett företag upplever för att generera intäkter. Till exempel inköp av ny utrustning, utgifter för företagets fordon, osäkra fordringar och anställdas löner etc.
Varför behöver du en kostnadsredovisning?
Vi måste skapa utgiftsrapporten eftersom varje utgiftsrapport i allmänhet syftar till att hjälpa företaget att spåra, analysera och övervaka företagets utgifter och inköp.
Vem är berättigad att lämna in en utgiftsrapport?
Baserat på företagets policy och hur journalerna används kan olika personer skicka in utgiftsrapporter baserat på organisationers behov.
För det mesta kan endast arbetsledare lämna in utgiftsrapporter, men ibland kan alla som ådrar sig kostnader för godkända affärskostnader och begär ersättning göra det.
Vem som helst kan ibland lämna in en anmälan, men den måste ha chefens godkännande.
Läs fler bokföringsartiklar:
Automatisera bokföring med gratis bokföringsmallar
Hitta den bästa programvaran för ditt företag
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/expense-report/
- : har
- :är
- :inte
- :var
- 000
- 2000
- 66
- 700
- 990
- a
- Om oss
- Konto
- Redovisning
- bokföringsprogram
- konton
- leverantörsskulder
- noggrannhet
- exakt
- ACM
- lägga till
- Annat
- Dessutom
- adress
- justera
- anta
- antagen
- framsteg
- fördelaktig
- Annons
- Efter
- AI
- Stöd
- AIDS
- Syftet
- Alla
- tilldelningar
- längs
- också
- alltid
- mängd
- an
- analys
- analytics
- analys
- och
- årsringar
- Annan
- vilken som helst
- lämpligt
- lämpligt
- godkännande
- godkännanden
- godkänna
- godkänd
- appar
- ÄR
- områden
- artiklar
- konstgjord
- artificiell intelligens
- AS
- aspekt
- bedöma
- delad
- bistå
- Assistent
- At
- AUD
- revision
- revisioner
- tillstånd
- automatisera
- Automatiserad
- automatiserar
- automatiskt
- automatisera
- Automation
- Badrum
- boll
- baserat
- grundläggande
- BE
- därför att
- blir
- vägnar
- Där vi får lov att vara utan att konstant prestera,
- fördel
- BÄST
- bästa mjukvaran
- Bättre
- Sedlar
- öka
- Botten
- överträdelser
- Brutet
- budget
- budgetar
- företag
- affärsverksamhet
- företag
- men
- Knappen
- buys
- by
- KAN
- fångas
- kortet
- Vid
- fall
- kategorier
- centrala
- karaktär
- karaktärigenkänning
- avgifter
- Kontroller
- val
- hävdade
- hävdar
- klarhet
- klick
- klient
- Kaffe
- kombinerad
- kommentarer
- provision
- företag
- Ersättning
- sammanställas
- fullständigt
- Komplexiteten
- Efterlevnad
- aktuella
- slutsats
- medveten
- anses
- består
- kontakta
- innehåller
- innehåll
- kontinuerlig
- kontrakt
- kontroll
- Företag
- FÖRETAG
- Pris
- Kostar
- kunde
- skapa
- Skapa
- avgörande
- kryssning
- Kristall
- beställnings
- kund
- kundanpassad
- datum
- datainmatning
- databaser
- Datum
- definierande
- Avdelning
- avdelningar
- beskriva
- detaljerad
- detaljer
- detekterad
- Bestämma
- bestämmande
- olika
- digital
- middagar
- direkt
- Avslöja
- do
- dokumentera
- dokument
- gör
- gjort
- ner
- under
- e
- varje
- lättare
- lätt
- lätt
- Effektiv
- effektivitet
- effektiv
- antingen
- elektroniskt
- berättigad
- Anställd
- anställda
- sysselsättning
- sysselsätter
- möjliggör
- förstärka
- tillämpning
- säkerställa
- inträde
- Utrustning
- väsentlig
- etc
- Eter (ETH)
- utvärdera
- Varje
- exempel
- excel
- befintliga
- kostnader
- erfaren
- expert
- extrahera
- extraktion
- extrakt
- ögat
- underlättar
- Falls
- falsk
- snabbare
- känna
- få
- Fält
- Fil
- fylla
- fyllning
- Slutligen
- finansiering
- Finanser
- finansiella
- fingertoppar
- Firm
- Förnamn
- flaggorna
- Fokus
- efter
- livsmedelsproduktion
- För
- formen
- former
- Framåt
- Fri
- fri rättegång
- från
- grundläggande
- Vidare
- allmänhet
- generera
- genereras
- generera
- generering
- skaffa sig
- få
- jätte
- ges
- Går
- styra
- hända
- hänt
- händer
- lyckligt
- skada
- Har
- har
- hjälpa
- hjälper
- här.
- Hur ser din drömresa ut
- How To
- Men
- html
- HTTPS
- identiska
- identifiera
- if
- genomföras
- genomföra
- importera
- förbättras
- in
- innefattar
- ingår
- innefattar
- Inklusive
- integration
- ökat
- uppkommit
- underrätta
- informationen
- förfrågningar
- insikter
- istället
- försäkring
- integrera
- integrering
- integrationer
- Intelligens
- avsedd
- intresse
- in
- fakturor
- problem
- IT
- artikel
- hoppa
- bara
- bara en
- Ha kvar
- hålla
- Nyckel
- sparka
- liggande
- större
- Språng
- Adress
- juridiska tjänster
- Låt
- hävstångs
- livet
- ljus
- tycka om
- linje
- Lista
- lista
- listor
- lokaliserings
- se
- ser ut som
- UTSEENDE
- gjord
- magi
- bibehålla
- upprätthålla
- underhåll
- göra
- GÖR
- Framställning
- hantera
- ledning
- ledningssystem
- chef
- chefer
- förvaltar
- manuell
- manuellt
- många
- Maj..
- me
- kanske
- emot
- Mobil
- Mobil teknik
- Modern Konst
- modifieringar
- pengar
- Övervaka
- övervakning
- Månad
- månad
- MÅNADSRAPPORT
- mer
- Dessutom
- Inteckning
- mest
- mycket
- multipel
- måste
- namn
- Behöver
- behövs
- behov
- Nya
- Nästa
- anmälan
- nu
- antal
- OCR
- of
- erbjudanden
- erbjuda
- Office
- Ofta
- Gamla
- on
- gång
- ONE
- endast
- drift
- Verksamhet
- möjligheter
- optisk teckenigenkänning
- Tillbehör
- or
- organisation
- organisationer
- Övriga
- vår
- ut
- egen
- betalas
- Papper
- del
- särskilt
- mönster
- Betala
- betalning
- betalningar
- land
- fred
- Billiga
- Personer
- perioden
- tillstånd
- personen
- personlig
- perspektiv
- planer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- i
- Strategier
- policy
- del
- Praktisk
- praktiken
- förbereda
- process
- processer
- bearbetning
- producera
- professionell
- lönsamhet
- projektet
- projektledning
- utsprång
- bevis
- egenskapen
- ge
- inköp
- köpt
- inköp
- inköp
- syfte
- Kvartal
- område
- snarare
- verklig
- realtid
- Verkligheten
- kvitton
- motta
- erhåller
- erkännande
- avstämning
- post
- inspelning
- register
- återkommande
- ersättning
- mjukas
- relevanta
- Hyra
- återbetalning
- repetitiva
- rapport
- Rapportering
- Rapport
- förfrågningar
- Obligatorisk
- kvarhållande
- återgår
- intäkter
- översyn
- höger
- Stiger
- Körning
- rinnande
- kör
- s
- löner
- lönen
- Samma
- SAP
- Save
- sparande
- säga
- sömlös
- sektioner
- se
- verka
- sända
- skickas
- separat
- Serier
- Tjänster
- in
- flera
- ark
- Kort
- skall
- visar
- sida
- signifikant
- Liknande
- enklare
- Small
- SMB
- So
- Mjukvara
- fast
- LÖSA
- några
- specifik
- fart
- spendera
- Spendera
- spent
- kalkylblad
- intressenter
- standardiserad
- starta
- uttalanden
- bo
- Steg
- Stick
- okomplicerad
- Strategi
- stratosfär
- strukturerade
- studier
- underkastelse
- skicka
- Framgångsrikt
- sådana
- tillhandahållande
- leverera
- stödja
- symfoni
- synkronisera.
- system
- Ta
- uppgifter
- skatt
- Beskattning
- skatter
- grupp
- teknisk
- Teknologi
- mall
- mallar
- än
- tack
- den där
- Smakämnen
- deras
- Dem
- sedan
- Dessa
- de
- sak
- saker
- detta
- trodde
- hela
- tätare
- tid
- tid
- till
- verktyg
- Totalt
- mot
- spår
- Spårning
- Transaktioner
- överföring
- transformerad
- färdas
- rättegång
- prova
- vänder
- två
- Typ
- typer
- Ytterst
- under
- us
- användning
- Begagnade
- användningar
- med hjälp av
- verktyg
- godkännande
- olika
- vehikel
- leverantör
- försäljare
- via
- utsikt
- avgörande
- lön
- Vatten
- Sätt..
- sätt
- we
- vecka
- whack-en-mol
- Vad
- Vad är
- om
- som
- medan
- VEM
- Hela
- vem
- kommer
- Wire
- med
- Arbete
- arbetstagaren
- skriva
- skriven
- Xero
- år
- årlig
- dig
- Din
- zephyrnet
- Zoho