Ladda ner expertens guide till dokumentindexering.
Många företag som har gått från pappers- till datorbaserade arkiveringsförfaranden har förstått att digitala filer kan vara lika oorganiserade och röriga som analoga. Dock, digitalisering av dokument sparar mycket ansträngning och tid på lång sikt; det fungerar bara om det görs på rätt sätt. Det är där dokumentindexering kommer.
Dokumentindexering är ett utmärkt sätt att göra det möjligt för ditt företag att organisera dina digitala filer och spara framtida filer. Det avser också filer som är involverade i procedurer över hela din institution, från kundfordringar och leverantörsskulder till anskaffa att betala.
Vad är dokumentindexering?
Dokumentindexering organiserar dokument med rätt taggar eller attribut för bättre synlighet när du söker eller hämtar dokument i framtiden.
Till exempel kan ett företag indexera dokument efter kundnummer, kundnamn, anställds namn, datum eller andra viktiga egenskaper som kan relateras senare. Det är en betydande del av grunden för en organisation nätverk för dokumenthantering är byggd.
Låt oss ta ett exempel på en ordbok. En ordbok innehåller ett brett spektrum av ord och deras betydelser. Om du måste upptäcka ett visst verk från ordboken skulle det ta timmar att titta på varje sida.
Men genom att använda indexet krymper din jakt till bara minuter eller sekunder. Dokumentindexering reglerar en liknande hypotes. Genom att fästa särskilda taggar till en digitala dokument, kan du använda termerna i dessa taggar för att lättare hitta den information du behöver, snarare än att manuellt analysera genom ett berg av filer.
Dokumentindexeringskoncept
Man kan förstå och känna till dokumentindexering i flera begrepp. Låt oss kort besöka dem:
- Databas: En databas är en elektronisk samling av dokument som förvaras på ett ställe och görs tillgängliga för många användare för många olika ändamål. Det kan också vara en organiserad samling av dokument eller data lagrade på en dator, som ett program kan använda för att diskutera och ge snabba, flexibla svar på förfrågningar.
- RDBMS: Termen "RDBMS" (Relational Database Management System) syftar på ett databashanteringssystem där data och relationerna mellan data upprätthålls i tabeller.
- Nyckelfält—indexfält — är databasfält som används för att kategorisera och ordna dokument. De definieras vanligtvis av användaren och kan användas för att skanna och hämta dokument. Exempel är fakturanummer, kundens namn, datum och adress.
- Matcha, slå samman och fyll i indexering områden med indexdata som redan finns i andra system, som t.ex redovisningssystem. Det låter dig indexera ett eller flera fält och automatiskt fylla i de återstående fälten med data från en tabelluppslagning eller textfil från ett annat nätverk, till exempel ett redovisnings- eller personalsystem, som matchar.
Indexera dokument automatiskt utan kodningsarbetsflöden på 15 minuter. Se hur det fungerar med en gratis produktdemo där vi ställer in arbetsflöden för dig.
Få en gratis produktrundtur or Påbörja din gratis provperiod.
Varför är dokumentindexering viktigt?
Dokumentindexering möjliggör mer än bara snabb dokumenthämtning. Det finns många fördelar med dokumentindexering, inklusive följande:
Förbättrad dokumentorganisation
Medarbetare kan spara tid på att söka efter rätt dokument med rätt dokumentindexeringssystem.
Enklare revisionsefterlevnad
Du kan lätt avstå från försöket att samla in papper i tid för en revision om dokumenten redan är indexerade och organiserade enligt räkenskapsåret och andra relevanta mått.
Sparar tid
Men om du och ditt team har rätt dokumentindexeringsprotokoll kan ni använda den tid ni lägger ner på att söka efter produktivt arbete.
Typer av dokumentindexering
Utöver de många fördelarna med dokumentindexering finns det många olika indexeringsmetoder, så du kan välja det (eller en kombination av sätt) som passar dig bäst dokument arbetsflöde. Dessa strategier består av följande:
Fulltextindexering
Med fulltextindexering skannas hela innehållet i ett dokument, så att du kan söka var som helst i texten efter fraser eller nyckelord.
Det är identiskt med verktyget "Sök" (Ctrl+F eller Kommando+F) som finns i de flesta ordbehandlare och webbläsare. Den användarvänliga karaktären hos denna indexeringstyp gör den enklast, men den kräver mycket lagringsutrymme.
Du kan göra dokument sökbara med Nanonets. Se hur.
Automatiserad indexering
Automatiserad indexering, även känd som variabel uppslagsindexering, indexerar selektivt viktiga delar av ett dokument som matchar en databas, till exempel kundnummer eller namn, istället för att indexera hela sidan.
Denna procedur använder programvara för dokumentindexering. Ändå kan det vara fördelaktigt för företag att indexera dokument som räkningar som alltid innehåller fält som matcha data i databaser.
Se hur du kan automatisera dokumentindexering med Nanonets.
Indexering av metadata
"Data om data" är en term som ofta används för att referera till metadata, men den är mycket detaljerad. Ett exempel på detta kan vara när du tar bilder för att göra en pdf-fil; den fångar tiden när den tas.
Dessutom låter det dig också lägga till ytterligare "taggar", så kallade PDF-metadata. Metadata, såsom taggar och annan information som du vill använda för senare sökningar, kan användas när du digitaliserar eller skannar ett dokument. Sedan, när det kommer till att skaffa ett dokument, skannar den metadata istället för att använda ditt dokumenthämtningsprogram för att skanna hela dokument.
Automatiserad indexering med fältdata
Fältbaserad indexering avser olika datakällor inom en databas, även känd som fält. Det är begreppsmässigt identiskt med metadataindexering. Du kan till exempel använda fältbaserad indexering för att söka i din databas efter poster med samma namn i kundkolumnen.
Dokumentindexering är inte knepigt. Använd alla ovanstående metoder för att indexera dokument på autopilot.
Boka ett samtal för att se hur du kan automatisera dokumentindexering med Nanonets på <15 minuter.
Få en gratis produktrundtur or Påbörja din gratis provperiod.
Hur fungerar dokumentindexering?
Vilken dokumentindexering som är bäst för dig beror på hur var och en av de inblandade parterna tänker använda de dokument du indexerar. Den information som anställda med största sannolikhet kommer att leta upp på nätet och de söktermer de med största sannolikhet kommer att använda för att hitta den måste vara kända för dig. Att förstå de anställdas behov är det enda sättet att säkerställa att du indexerar på ett sätt som gör snabb dokumenthämtning möjlig.
Det är enkelt att indexera dokumenten när du förstår hur dina indexerade papper kommer att användas och vilken typ av indexering som är mest meningsfull för din organisation. Indexeringsprocessen innebär att skanna och kategorisera digitaliserat och skannat material för att lokalisera förutbestämda nyckelfraser manuellt eller automatiskt. En mer djupgående förklaring av indexeringsprocessen ges nedan:
Förstå användningsfallet för dokumentindexering
Vilken typ av indexering du ska använda beror på de dokument du indexerar, om det är personalregister, fakturor eller något annat; Det är också viktigt att veta vem som kommer att hämta dessa dokument och varför.
Slutför den typ av dokumentindexering du vill använda
Det är möjligt att vissa typer av papper lätt kan hittas utan att det behövs så mycket information för att indexeras. Till exempel kan du bara behöva grundläggande information från fakturor, som kontonummer eller leverantörsnamn.
Indexera tillämplig data
Du kan indexera data manuellt eller helst lita på programvaran som kan indexera data efter att ha bestämt vilken form av indexering som är meningsfull.
Dubbelnyckelmetoden är den mest effektiva indexeringstekniken när den görs manuellt. Två personer taggar varje skannat dokument med den här metoden med nödvändiga indexeringsfraser genom att ange informationen de ser i lämpliga metadatafält för filen. Detta gör det möjligt för en korsjämförelse att hitta eventuella fel. Dubbeltangenten sparar mycket tid och drastiskt minskar antalet misstag.
Du måste ange riktlinjerna för vilka delar av dokumentet programvaran ska hämta från om du förlitar dig på programvara. Till exempel samarbetar rätt programvara för dokumentindexering med OCR-teknik att låta datorn läsa text från bilder, vilket är avgörande för att indexera relevant data och digitalisera fysiska kopior av dokument.
Nanonets - Den bästa programvaran för dokumentindexering
Nanonets är en AI-baserat dokumenthanteringssystem som tillåter användare med en kodfri plattform för end-to-end dokumenthantering. Nanonets automatiserar alla dokumentprocesser som
Och mer. Nanonets har en inbyggd OCR-mjukvara som använder nyckelordsextraktion för att identifiera dokument och indexera dem i enlighet med respektive databaser. Nanonets AI-algoritm lär sig med tiden och hanterar enkelt ostrukturerade, semistrukturerade eller anpassade dokument.
30,000 500+ yrkesverksamma från XNUMX+ företag litar på att Nanonets hanterar dokument effektivt.
Att använda Nanonets kan ge en mängd fördelar, inklusive kostnadsbesparingar, förbättrad efterlevnad och förbättrad produktivitet. Här är några unika fördelar som skiljer Nanonets åt:
- Ingen kodning krävs
- Fungerar med alla dokumenttyper
- Anpassade AI-modeller
- Ingen efterbehandling eller förbehandling krävs.
- Hanterar flerspråkiga dokument
- Känner igen 200+ språk
- 1-dags inställning
- 5000+ integrationer med API och Zapier
- 24x7 livesupport
- Transparenta prissättningsalternativ
- Vit etikettlösning
- On-premise & Cloud Hosting
Här är en ögonblicksbild av prestandan som förväntas av Nanonets.
Nanonets är högt rankade på peer-to-peer-webbplatser för kundrecensioner som visas nedan.
Se hur du kan automatisera din dokumentindexering med Nanonets på 15 minuter.
Få en gratis produktrundtur or Prova själv.
Hur använder man Nanonets för dokumentindexering?
Steg 1: Skapa ett konto på nanonetter (Börja gratis nu) och logga in.
Steg 2: Välj dokumentklassificeringsmodellen från huvudskärmen.
Steg 3: Välj de dokumenttaggar som du vill inkludera.
Steg 4: Nanonets AI-algoritmen behöver bara 25 dokument för att träna AI-modellen att känna igen din dokumenttyp. Ladda upp 25 dokument för varje dokumenttagg och låt modellen träna.
Steg 5: När du är klar kan du använda dokumentarbetsflödet för att automatiskt skicka dokument, indexera dem och skicka dem till databasen efter behov. Du kan använda dokumentarbetsflöden för att extrahera data från dokument, bearbeta dokument eller skicka dem genom en godkännandeprocess. Din fantasi är begränsningen.
Dokumentindexering med Nanonets är enkelt.
Starta din kostnadsfria provperiod och gör det själv. Om du behöver hjälp, boka ett 10-minuterssamtal med våra automationsexperter så att vi kan ställa in arbetsflöden åt dig.
Få en gratis produktrundtur or Påbörja din gratis provperiod.
Hur hjälper det dig att hitta dokument?
Dokumentindexering är en grundläggande del av alla affärsdokumenthanteringstekniker och är ett fantastiskt sätt att bygga effektivare arbetsflöden. Med adekvat indexering är alla dokument som dina medarbetare behöver enkla att söka efter och hämta med bara en begränsad knapptryckning. Men det kan vara komplicerat att implementera kraftfull dokumentindexering om du inte har lämpliga verktyg.
Slutsats
Dokumentindexering är ett kraftfullt tillvägagångssätt för att hjälpa senare hämtning av dokument från enorma arkiv, inklusive tusentals dokument. Dokument kan indexeras efter deras fulltextinnehåll (som vilket ord som helst i data kan kommas åt) eller genom information relaterad till dokumentet, såsom en produktionsdag, en unik identifierare eller dokumentets centrala tema.
Läs mer om dokumenthantering:
FAQ
Vilka data används för att indexera dokument?
Ett viktigt beslut för att få ut det mesta av de nya digitala filerna är att välja vilka indexeringsstandarder som ska användas. Några instanser av data som används för indexering inkluderar:
- Ordernummer
- Adresser
- Datum
- För- och efternamn
- Telefonnummer
- Fakturanummer
- Kundnummer
- Kontonummer
- Nyckelordsbeskrivningar
Vad är syftet med indexering?
Det grundläggande syftet med indexering är att ha kapacitet att snabbt skanna efter och hämta information som ingår i dina skannade papper. Det kan också förbättra ditt kontors effektivitet genom att göra det möjligt för dina medarbetare att söka efter information utan att manuellt gå igenom rutor med filer.
Vilka är egenskaperna hos bra indexering?
Slutmålet med ett indexeringsprojekt är att bygga ett system där användare effektivt kan hämta data. Detta uppnås genom:
- Affiliate med slutanvändare (avdelningschefer, chefer, anställda) för att få deras åsikter.
- Ett enkelt system som är enkelt att använda.
- Inklusive ett val att söka efter särskilda fält i ett dokument och fulltext.
- Engagemang av skickliga indexeringsproffs för att hjälpa dig att vägleda och ge dig råd genom processen.
Hur varierar det från en bransch till en annan?
En av de väsentliga faktorerna vid val av indexeringstermer är hur dokument kommer att granskas. Till exempel, i en serie personalakter skulle främst för- och efternamn och anställningsdatum vara populära sätt att söka
Däremot kan läkarintyg referera till att analysera födelsedatum eller försäkringsnummer. Att ta med vanliga söktermer under dokumentindexering ger bättre resultat.
Hur fungerar dokumentindexering?
Dokumentindexering fungerar genom att tillskriva viss information till skannade dokument, vilket möjliggör effektiv och snabb hämtning. Det finns olika metoder för dokumentindexering, var och en med sina unika fördelar.
Vilket är ditt bästa alternativ för dokumentindexering?
Dokumentindexering skapar sömlös sökning och hämtning av stora mängder dokument när de tillämpas på lämpligt sätt. Icke desto mindre är den korrekta indexeringsproceduren inte en enda storlek som passar alla. Oavsett om dokument är indexerade med hela sin text, organiserade efter områden eller kompletterade med bra metadata, driver detta alternativ framgången för hela systemet. En skicklig partner kan göra det möjligt för ditt team att välja rätt indexeringstekniker som passar ditt lags unika övningar.
Använd en kodfri plattform för att indexera alla dina dokument på autopilot med arbetsflöden utan kod. Intresserad?
Få en gratis produktrundtur or Påbörja din gratis provperiod.
8 februari 2023: Den här bloggen publicerades ursprungligen i juni 2022 och uppdaterades den 8 februari 2023 med uppdaterat innehåll.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- a
- Om oss
- ovan
- Accessed
- tillgänglig
- åstadkommit
- Enligt
- i enlighet med detta
- Konto
- Redovisning
- konton
- tvärs
- Dessutom
- Annat
- adress
- fördelar
- Efter
- AI
- algoritm
- Alla
- tillåta
- tillåter
- redan
- alltid
- analys
- och
- Annan
- svar
- var som helst
- isär
- api
- tillämplig
- tillämpas
- tillvägagångssätt
- tillvägagångssätt
- lämpligt
- lämpligt
- godkännande
- områden
- Ankommer
- attribut
- revision
- automatisera
- automatiserar
- automatiskt
- Automation
- Autopiloten
- grundläggande
- nedan
- fördelaktigt
- Fördelarna
- BÄST
- Bättre
- mellan
- Sedlar
- Blogg
- boxar
- i korthet
- föra
- bred
- webbläsare
- SLUTRESULTAT
- byggt
- företag
- företag
- Ring
- Kapacitet
- fångar
- Fångande
- Vid
- kategorisera
- centrala
- vissa
- certifikat
- val
- Välja
- citerade
- klassificering
- klient
- cloud
- Kodning
- samling
- Kolumn
- kombination
- vanligen
- Efterlevnad
- komplicerad
- dator
- Begreppen
- konceptuellt
- slutsats
- innehåll
- innehåll
- kopior
- FÖRETAG
- Företag
- Pris
- kostnadsbesparingar
- Soffa
- kunde
- skapar
- avgörande
- beställnings
- kund
- nedskärningar
- datum
- Databas
- databaser
- Datum
- Datum
- dag
- Beslutet
- definierade
- slutgiltig
- demo
- Avdelning
- pålitlig
- djup
- detaljerad
- bestämmande
- olika
- digital
- digitaliseras
- digitaliserings
- digitalisera fysiskt
- Upptäck
- diskutera
- dokumentera
- dokumenthantering
- dokument
- dubbla
- ner
- drastiskt
- under
- varje
- enklaste
- lätt
- Effektiv
- effektivitet
- effektiv
- effektivt
- ansträngning
- inbäddade
- Anställd
- anställda
- sysselsättning
- möjliggöra
- möjliggör
- möjliggör
- förbättrad
- säkerställa
- företag
- Hela
- fel
- väsentlig
- Eter (ETH)
- Varje
- exempel
- exempel
- utmärkt
- befintliga
- förväntat
- expert
- experter
- förklaring
- extrahera
- extraktion
- faktorer
- FAQ
- SNABB
- fält
- Fält
- Fil
- Filer
- Arkivering
- fylla
- hitta
- Firm
- Förnamn
- Fiskal
- passa
- flexibel
- efter
- formen
- hittade
- fundament
- Fri
- fri rättegång
- ofta
- från
- full
- fungera
- funktioner
- grundläggande
- framtida
- skaffa sig
- Ge
- god
- styra
- riktlinjer
- Handtag
- huvuden
- hjälpa
- hjälpa
- här.
- höggradigt
- värd
- ÖPPETTIDER
- Hur ser din drömresa ut
- Men
- HTTPS
- stor
- humant
- Human Resources
- identiska
- identifierare
- identifiera
- bilder
- fantasi
- genomföra
- med Esport
- förbättras
- in
- I andra
- innefattar
- ingår
- Inklusive
- index
- index
- individer
- industrin
- info
- informationen
- exempel
- istället
- Institution
- försäkring
- integrationer
- avser
- involverade
- inblandning
- IT
- Lediga jobb
- Nyckel
- Vet
- Menande
- känd
- etikett
- Efternamn
- sannolikt
- begränsning
- Begränsad
- lever
- Lång
- se
- du letar
- slå upp
- Lot
- gjord
- Huvudsida
- göra
- GÖR
- hantera
- ledning
- ledningssystem
- chefer
- manuellt
- många
- Match
- material
- betyder
- medicinsk
- Sammanfoga
- metadata
- metod
- metoder
- Metrics
- kanske
- minuter
- misstag
- modell
- mer
- mer effektiv
- mest
- Berg
- namn
- namn
- Natur
- nödvändigt för
- Behöver
- behöver
- behov
- nät
- Nya
- antal
- nummer
- mål
- erhållande
- OCR
- OCR-programvara
- Office
- ONE
- nätet
- Åsikter
- Alternativet
- organisation
- Organiserad
- organiserar
- ursprungligen
- Övriga
- Papper
- papper
- del
- särskilt
- parter
- partnern
- reservdelar till din klassiker
- peer-to-peer
- prestanda
- Personal
- fraser
- fysisk
- Plats
- plattform
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- policy
- Populära
- möjlig
- den mäktigaste
- prissättning
- förfaranden
- process
- processer
- processorer
- Produkt
- Produktion
- produktiv
- produktivitet
- yrkesmän/kvinnor
- Program
- projektet
- rätt
- protokoll
- ge
- förutsatt
- publicerade
- Syftet
- syfte
- kvaliteter
- Snabbt
- snabbt
- område
- Läsa
- känner igen
- register
- hänvisar
- relaterad
- Förhållanden
- Återstående
- kräver
- Obligatorisk
- Kräver
- Resurser
- att
- Resultat
- översyn
- Körning
- rinnande
- Samma
- Save
- Besparingar
- scanna
- scanning
- tidtabellen
- screen
- sömlös
- Sök
- söka
- sekunder
- väljer
- känsla
- Serier
- in
- flera
- skall
- visas
- signifikant
- liknande
- Enkelt
- skicklig
- Snapshot
- So
- Mjukvara
- några
- något
- Källor
- Utrymme
- spendera
- standarder
- Fortfarande
- förvaring
- lagras
- strategier
- framgång
- sådana
- tillfrågade
- system
- System
- bord
- MÄRKA
- Ta
- grupp
- tekniker
- villkor
- Smakämnen
- Framtiden
- den information
- deras
- tema
- tusentals
- Genom
- tid
- till
- verktyg
- verktyg
- Tåg
- enorm
- rättegång
- Litar
- typer
- typiskt
- förstå
- förståelse
- förstått
- enhetlig
- unika
- uppdaterad
- us
- användning
- Användare
- användarvänligt
- användare
- utnyttja
- Använda
- olika
- Omfattande
- leverantör
- Verifiering
- synlighet
- avgörande
- sätt
- webb
- webbläsare
- webbsidor
- Vad
- om
- som
- medan
- VEM
- kommer
- inom
- utan
- ord
- ord
- Arbete
- arbetare
- arbetsflöde
- arbetsflöden
- fungerar
- skulle
- år
- Din
- själv
- Youtube
- zephyrnet