Inköpstransformation: Varför spetskompetens är viktig – IBM Blog

Inköpsavdelningar tenderar att vara mindre synliga för många intressenter än försäljnings-, drift- eller till och med ekonomiavdelningar, men den inverkan de har på allt från slutresultatet till produktkvalitet och leverans av tjänster bör inte förbises, vilket är anledningen till att "upphandlingsexcellens" är en värdig strävan.

Att optimera inköpsfunktionen kan hjälpa till att leverera framgångsrika affärsresultat, såsom:

• 12–20 % i inköps-/efterfrågehanteringsbesparingar
• 95 % förbättrad efterlevnad
• 30 % i inkrementella utgifter under förvaltning
• 35 % i minskning av kontraktsvärdeläckage

Omvandling av upphandling

Om din organisation inte ser den här typen av siffror kan du vara en utmärkt kandidat för transformation. Det första steget på resan är att förstå var du är och sedan använda den informationen för att avgöra var du vill vara. Det är ibland svårt att ta fram den tid och den tankeprocess som krävs för att etablera vägen till excellens, speciellt när du är fokuserad på att stödja de krav som förväntas från andra av inköp i en komplex organisation – varje dag, det vill säga.

Det är då partnerskap med inköpsrådgivningstjänster kan hjälpa dig att vägleda ditt team till excellens i inköp och hjälpa dig att leverera bidrag till ditt företags mål: öka lönsamheten, förbättra tjänsteresultat som kan möjliggöra intäktstillväxt, bygga kundnöjdhet och säkerställa att leverantörer levererar varor av hög kvalitet och tjänster.

Att bedöma den nuvarande miljön

Ett av de viktigaste stegen är att se över inköpsavdelningens uppdrag och nuvarande roll inom organisationen. En gedigen bedömning fördjupar den övergripande upphandlingens livscykel.

Hur kopplar upphandling intressenternas behov med de leverantörer som kan leverera rätt kompetens? Hur är team organiserade för att anpassa sig till nyckelmål?

Hur levererar de inom dessa områden:

• Affärsplanering, intressentkontakt
• Inköpsverksamhet och analys
• Leverantörsprestandahantering och efterlevnad
• Inköpsverksamhet, inklusive rekvisitionshantering och andra kritiska aktiviteter

Högpresterande organisationer håller den högsta ledningen informerad regelbundet för att visa värdet av upphandling för verksamheten. Tillhandahåller du rapportering, såsom:

• Föredragna leverantörer använder procent, per kategori och genom en organisatorisk vy. Sourcingseffektivitet, planerade evenemang enligt schemat, uppnådda besparingar och en höjdpunkt av nya leverantörer från nya större affärer
• Leverantörsprestandastatistik, inklusive en sammanfattning, topp 10 (och sämst presterande också)

Designa det framtida tillståndet

Uppnåeliga mål som bygger på resultatet av en upphandlingsfunktionsbedömning kan ge en färdplan för framtiden. En upphandlingsrådgivare hjälper till att kartlägga luckorna, vilket vanligtvis resulterar i en plan för att främja kategorihantering, för att utveckla en måloperativ modell och ta fram andra nyckelmöjligheter där det finns behov av att mobilisera åtgärder.

Hos IBM, med verksamhet i mer än 170 länder med över 13,000 10 leverantörer, var detta ingen lätt uppgift. Med hjälp av Design Thinking, bland andra metoder, kunde upphandlingsteamet definiera visionen för dess framtida tillstånd och skala en lösning som skulle fungera. Genom att omvandla inköp med intelligenta arbetsflöden har deras inköpsproffs kunnat ta in leverantörer 10 gånger snabbare och genomföra prisanalyser på 2 minuter jämfört med XNUMX dagar. AI, automation, blockchain med mera möjliggjorde transformationen.

Faktum är att fler inköpsorganisationer funderar på att införliva generativ AI som en del av sina framtida planer för att driva snabbare, mer exakt beslutsfattande, lägre driftskostnader och förbättra motståndskraften.

Vikten av leverantörsekosystemet

Leverantörer är en av företagets mest värdefulla delar, så det är viktigt att samarbeta väl på denna arena. Program för föredragna leverantörer med välförhandlade kontrakt och priser, i synk med viktiga affärsstrategier, kan förbättra leveransen av varor och tjänster – och, lika viktigt, kundnöjdheten.

En grundlig genomgång av hela ditt leverantörsekosystem, från leverantörsval och källa till betalning till benchmarking av prissättning, kan ge kritiska insikter om ditt ekosystems mognad. Att mäta efterlevnad är en kritisk nyckeltal för ansvarsskyldighet. Följer interna intressenter policyer eller går utanför systemet? Uppfyller leverantörer kontraktskrav, servicenivåer och hållbarhetsmål?

Öka intressenternas tillfredsställelse

Många företag följer noga sina nettopromotorresultat (NPS) för både positiva och negativa trender. Även i B2B-området kräver kunder att transaktioner är intuitiva, lätta att uppfylla och inom företagets policy. På många sätt sätter en optimerad inköpsfunktion grunden för högkvalitativ leverans i tid av varor och tjänster som överträffar förväntningarna och kan generera en 30–50 % förbättring av NPS.

Förutom externa intressenter är det viktigt för inköpsteamet att bygga och upprätthålla interna relationer. Detta hjälper inte bara till att samla in krav, utan odlar också förtroende i hela organisationen. En modell som uppmuntrar nära interaktion med "kategori experter” (som ofta vill hantera sin egen upphandling) kan hjälpa till att hantera inköp, kontrakt och mäta framgång, samtidigt som synlighet, ansvarighet och utgiftsdisciplin bibehålls.

Upphandlingsexcellens fungerar

I en färsk Expert Insights-rapport, "Smart upphandling gjort smartare,” IBM Institute for Business Value fann att en integrerad verksamhetsmodell främjar upphandlingsbeslut baserade på realtidsdata genom avancerad analys och prediktiva algoritmer. Topppresterande organisationer har uppnått 52 % lägre kostnader för att beställa material och tjänster, samt 60 % lägre kostnader för att bearbeta leverantörsskulder – och mer än hälften har klarat sig betydligt bättre än konkurrenterna vad gäller intäktstillväxt och effektivitet under tre år.

Förvandla din inköpsverksamhet