Ujemanje računov

Ena od pomembnih dejavnosti v procesih plačljivih računov (AP) je ujemanje računov. Tradicionalni pristopi pri tej ključni nalogi lahko podjetje stanejo časa, truda in človeških virov. Z uporabo inovativnih tehnologij in avtomatiziranih naborov orodij je mogoče optimizirati ujemanje računov, da podjetju zagotovite dodaten vzvod in vrednost.

Ta članek nudi podroben vpogled v ujemanje računov, različne vrste in potrebo po brezkontaktnem načinu obdelava računov or upravljanje računov, in njegove raznolike prednosti.

Kaj je ujemanje računov?

Ujemanje računov je postopek obračunavanja obveznosti ki potrjuje in primerja informacije o naročilnica (PO) z računom prodajalca in potrdili o izdelku.

Ko želi organizacija uporabiti blago ali storitve prodajalca, izda naročilnico s podrobnimi zahtevami. Ob dostavi zahtevanega blaga ali storitev nabavna organizacija izda potrdilo o prejemu izdelka. Prodajalec nato izda račun za potrditev plačila. Takrat poteka usklajevanje računov.

Ujemanje računov zagotavlja, da med naročilnico in računom ni napak ali nedoslednosti. Omogoča hitrejšo poravnavo obveznosti prodajalcev in preprečuje tveganje za goljufija prodajalca & plačilo lažnih računov.

Kaj je odstopanje?

Do odstopanja, imenovanega izjeme računa, pride, ko pride do neskladja med podrobnostmi računa in njegovimi potrditvenimi dokumenti, kot je naročilnica ali potrdilo o prejemu blaga/izdelka.

Odstopanja so lahko dveh vrst – količinska in cenovna

• Količinsko odstopanje: nanaša se na neskladje med zneskom ali številom postavk na naročilnici in zaračunanim računom
• Odstopanje cene: nanaša se na neskladje med stroški, navedenimi v naročilnici, in vrednostjo, navedeno na računu.

Prepoznavanje in usklajevanje odstopanj je lahko za oddelek AP zastrašujoča naloga. Odstopanja je treba oceniti, da se ugotovi, ali so v mejah tolerance, da bi nadaljevali obdelava računov ali vrnite račun prodajalcu za popravke.

Stopnja tolerance se nanaša na manjša odstopanja, ki se lahko pojavijo v odstotkih ali zneskih na računu. Računi, ki presegajo tolerančne vrednosti, se dajo na čakanje in pošljejo v popravek prodajalcu.

---

Želite avtomatizirati svoje ročne procese AP? Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo in si oglejte, kako lahko Nanonets vaši ekipi pomaga pri implementaciji od konca do konca AP avtomatizacija.

Načrtujte predstavitev

[Vgrajeni vsebina]

---

Potreba po ujemanju računov

Ugotovimo, zakaj je preverjanje ali povezovanje računov tako pomembno za podjetje.

Ujemanje računov zagotavlja, da je mogoče račune dobavitelja preveriti glede na spremne dokumente, preden se izdajo plačila. To podjetjem pomaga pri:

• Potrdite, da se plačila izvajajo samo za veljavno blago ali storitve, prejete od prodajalca
• Ohranite hitrejše in natančnejše izdaje plačil
• Omogočite večjo preglednost z odpravo napak in dvojnih plačil
• Sledite evidencam plačil za več prodajalcev
• Bodite bolje pripravljeni na revizije podjetja

Različna podjetja lahko uporabljajo različne načine ujemanja računov, kot je opisano v naslednjem razdelku spodaj.

Načini ujemanja računov

Postopek usklajevanja računov v organizacijah običajno poteka na naslednje načine: dvosmerno ujemanje, 2-smerno ujemanje in končno 3-smerno ujemanje.

Računi so potrjeni z drugimi povezanimi delovni tokovi dokumentov ki lahko vključuje naročila, potrdila o prevzemu blaga in preglednice. Ti načini ujemanja prav tako preverjajo neskladja v računih in ravni tolerance, ki jih je treba odpraviti, preden je račun odobren za plačilo.

Dvosmerno ujemanje

Dvosmerno ujemanje je preprost in pogost način preverjanja računov. Vključuje usklajevanje računov z naročilnicami ter preverjanje toleranc. Če račun ustreza zahtevanim kriterijem, je predviden za plačilo.

Dvosmerno ujemanje

3-smerno ujemanje je najbolj priljubljena metoda povezovanja računov. To vključuje postopek v treh korakih. Na računu se preveri točnost podatkov, navedenih v naročilnici, ter potrdilo o prejemu blaga. Ko so ravni tolerance v redu, je račun pripravljen za plačilo.

Dvosmerno ujemanje

Bolj zapleteno kot 2- in 3-smerno ujemanje, 4-smerno ujemanje vključuje še en korak validacije. Zahteva tudi usklajevanje računov z naročilnicami, potrdili o prejemu blaga in kontrolnimi potrdili.

Ob dostavi blaga prevzemni oddelek preveri količino in izda potrdilo o kontroli, ki potrjuje, da je prejeta količina točna. Zato se za plačilo šteje le tisti račun, ki se ujema z naročilnico, blagajno, tolerancami in preglednico.

Ti načini ujemanja računov zagotavljajo, da podjetja plačajo le za naročeno in prejeto blago/storitve. Prav tako ščiti pred lažnimi računi in napakami pri plačilu, kar podjetjem omogoča boljši nadzor pri poslovanju s tretjimi osebami.

---

Nastavite delovne poteke AP brez dotika in poenostavite postopek obračunavanja obveznosti v nekaj sekundah. Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo zdaj.

Načrtujte predstavitev

---

Ujemanje računov s pogodbami

Poleg metod usklajevanja računov se lahko nekateri nakupi opravijo s postopkom usklajevanja pogodb. Ta vrsta računa, imenovana tudi fakturiranje brez naročila, se uporablja za ponavljajoča se plačila ali plačila komunalnih storitev, ki se zgodijo v ciklu.

Pri ujemanju pogodb se račun primerja in preveri z obstoječo pogodbo. Primeri takšnih pogodbenih nakupov so lahko mesečni računi za komunalne storitve (elektrika, voda itd.), najemnina in stroški vzdrževanja, stroški oglaševanja, pravne ali svetovalne storitve itd.

Ta vrsta ujemanja je predmet notranjega postopka odobritve računa. Če se pogodba ujema in je dana odobritev, se račun, ki ni naročilnica, razporedi za plačilo.

Odpravlja potrebo po ujemanju računov z naročilnicami in drugimi spremnimi dokumenti. Omogoča tudi zgodnje obračune ponavljajočih se plačil ter prihrani čas, trud in stroške.

Kaj je avtomatizirano povezovanje računov?

Avtomatizirano ujemanje računov se nanaša na digitalizacijo postopka ujemanja računov v podjetju s pomočjo naprednih orodij in tehnologije; računi se obdelujejo samodejno brez človeškega posredovanja.

Tehnologija avtomatiziranega ujemanja računov lahko spremeni način dela oddelkov AP. Prejeti računi so skenirani, pretvorjeni v digitalno obliko, primerjani z uporabo algoritmov in preverjeni glede na nastavitve tolerance, in če so odobreni, so obdelani za plačilo – vse brez odvisnosti od človeka.

Naloga potrjevanja ali povezovanja računov in njihove avtomatizirane obdelave lahko prinese številne prednosti. Tehnologije za avtomatizacijo, ki jih poganja umetna inteligenca, kot sta OCR in RPA, lahko izboljšajo obdelavo računov brez dotika, da bo učinkovita in brez napak.

---

Rezervirajte to 30-minutno predstavitev v živo, da bo to zadnjič, ko boste morali ročno vnašati podatke iz računov ali potrdil v programsko opremo ERP.

Načrtujte predstavitev

---

Uporaba AI pri avtomatiziranem povezovanju računov

Uporaba strojne inteligence za upravljanje procesov lahko zapleteno dolgočasno delo naredi preprosto in enostavno. Tehnologije, ki jih poganja AI, kot sta OCR in RPA, so lahko učinkovita orodja za avtomatizacijo procesov AP in izboljšanje poslovne učinkovitosti.

Optično prepoznavanje znakov

OCR je tehnologija, ki bere in izvleče informacije iz digitalnih dokumentov za urejanje. Zmožnosti OCR, ki uporabljajo umetno inteligenco, so uporabne za panoge, ki se ukvarjajo z velikimi količinami podatkov. AP avtomatizacija.

OCR lahko deluje učinkovito zajemanje podatkov, ekstrakcija z izvlekom ustreznih podatkov. Nato ga samodejno usmeri za ujemanje računa z naročilnico. Po tej stopnji se lahko postopek ujemanja računov zaključi z uporabo 2-, 3- ali 4-smernega ujemanja. Vse to zmanjša trud, čas in stroške ročnega dodeljevanja nalog ter zagotavlja večjo učinkovitost postopka.

Čeprav lahko OCR veliko prispeva k optimizaciji avtomatizacije procesov AP, samo OCR morda ne bo dovolj za dokončanje procesa avtomatizacije. Uporaba druge zmogljive tehnologije v povezavi z OCR se lahko izkaže za bolj koristno za dosego popolne avtomatizacije procesa.

Robotska procesna avtomatizacija

Robotska avtomatizacija procesov je priljubljena in uporabna programska tehnologija, ki lahko deluje kot virtualni pomočnik v povezavi z OCR za avtomatizacijo digitalnih procesov. Programska oprema uporabnikom omogoča ustvarjanje 'botov', ki posnemajo človeška dejanja.

Ti zanesljivi roboti se uporabljajo v številnih panogah za delovanje 24/7 z visoko hitrostjo in natančnostjo. Z interakcijo s sistemskimi aplikacijami lahko ti boti samodejno delujejo zajemanje kognitivnih podatkov, pridobivanje in analiziranje podatkov kot ljudje. Poleg tega lahko komunicirajo in preusmerijo ekstrahirane podatke v ustrezne procese, da sprožijo natančno ukrepanje v nekaj sekundah.

RPA z OCR lahko pomaga pri procesu ujemanja računov AP s hitrostjo, natančnostjo in skrajšanim časovnim okvirom od trenutka prejema računa. Nalaga, skenira, izvaja pridobivanje informacij, sproži 2-, 3- ali 4-smerno ujemanje, preveri nastavljene tolerance in označi račune za popravek ali obdelavo plačila.

Prednosti avtomatskega povezovanja računov

Avtomatizacija ujemanja računov pomaga pri lažji obdelavi računov za plačila. Z odpravo potrebe po človeškem posredovanju so izključeni tudi zapleti vzdrževanja papirologije in ročnih validacij.

Nekatere pomembne prednosti, ki jih ponuja obdelava računov brez dotika, so:

• Prihranek časa – Ročno povezovanje računov je dolgočasno in dolgotrajno. Posamezno preverjanje podrobnosti računa in potrjevanje z 2,3-, 4- ali XNUMX-smernimi postopki zahteva precej časa. Tako zaposlenim v podjetju omogoča, da svoj dragoceni čas posvetijo drugim ključnim nalogam in izboljšajo splošno produktivnost.
• natančnost – Avtomatizacija procesa AP zmanjša pojavnost napak in zagotavlja nemoten potek dela med procesi. Neusklajenost ali neskladja se zlahka odkrijejo in šele ko je račun počiščen na vseh ravneh, je načrtovan za plačilo.
• Zaščita pred podvojenimi in goljufivimi računi – Avtomatizacija ujemanja računov vključuje dosledno preverjanje veljavnosti med računi in spremnimi dokumenti. Zaznane so tudi vse izjeme in označene za ročno preverjanje. To zagotavlja zaščito pred lažnimi ali podvojenimi računi in boljši nadzor nad poslovanjem.
• Spodbuja odnose s prodajalci – Avtomatizirana obdelava računov lahko hitro poveže račune z naročilnicami in pospeši hitrejše plačilo prodajalcem, da bodo ti zadovoljni. Po drugi strani pa lahko podjetje koristi tudi od boljših pogodbenih ponudb in popustov za zgodnja plačila za večjo donosnost.
• Učinkovita analiza stroškov – Obdelava računov brez dotika zagotavlja informacije o posameznih vrstičnih postavkah, ki pomagajo prepoznati tiste, ki ponujajo najvišjo vrednost. Ti zanesljivi podatki pomagajo pri boljši analizi stroškov in izbiri ustreznih prodajalcev, da bi podjetju prinesli večjo vrednost.
• Dobro za revizije – Za revizijo so obvezni računi z drugimi dokazili. Uporaba avtomatiziranega ujemanja računov zagotavlja, da so naročila za nakup, potrdila o prejemu blaga, kontrolni listi in računi na voljo na digitalno centralizirani lokaciji, do katere je med revizijami mogoče enostavno dostopati, da pospešite postopek.

zaključek

Ujemanje in obdelava računov za obveznosti do plačila je zapleten postopek. Tehnologija, ki podpira umetno inteligenco, lahko podjetjem zagotovi vzvod prek prilagodljive avtomatizacije. Z avtomatizacijo si lahko podjetja prizadevajo za brezhibno integracijo potek dela za upravljanje dokumentov procesov, ustvariti boljšo preglednost, vzdrževati dobre poslovne odnose za optimizirano poslovno učinkovitost in rast.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/