Želite avtomatizirati vsakdanji in mehanski postopek od računa do plačila? poskusite Nanoneti™ Rešitev OCR na osnovi umetne inteligence za avtomatizacijo postopka plačila računa v vaši organizaciji!
Predstavitev
Postopek od računa do plačila je drugo ime za postopek nabave do plačila v podjetju. To je najpomembnejša naloga postopka obračunavanja obveznosti. S povečanjem obsega transakcij in z večjim poudarkom v sodobnem času brezpapirnim in spletnim transakcijam je avtomatizacija cikla od računa do plačila postala pomembna za podjetja.
Spoznajmo več o postopku izdaje računa za plačilo in njegovi avtomatizaciji.
Zgodovina postopka od računa do plačila
Račun je dokument, ki ga ponudnik/prodajalec/prodajalec pošlje naročniku/kupcu in na katerem so navedeni izdelki ali storitve, ki jih je slednji kupil, skupaj z njihovo denarno vrednostjo. Plačilo računa je plačilo, ki ga kupec plača prodajalcu za poravnavo računa, ki ga izda kupec.
Morda ni preveč resnice trditi, da so ljudje morda izumili pisano besedo samo zato, da bi sledili predmetom, ki so jih nabavili ali prodali. Zdi se, da so pred več kot štiri tisoč leti sumerski svečeniki uporabljali glinene račune za sledenje in beleženje transakcij, ki vključujejo kmetijske pridelke in vino. Lahko si predstavljamo, da če plačilo ne bi bilo prejeto pravočasno, bi bilo skušnjava uporabiti same račune za grožnje ali oškodovanje neplačnika.
Relativno nedavno naj bi Hieronymus Bosch poslal račun kastiljskemu kralju Filipu Lepemu leta 1504 za svojo sliko z naslovom »Poslednja sodba«. Ali je King Phillip plačal račun, ni znano zaradi slabih praks upravljanja računov v tistih mračnih časih finančne nevednosti.
Postopek izdajanja računov se je od takrat bolje upravljal s soglasjem o preprosti enačbi »prejmi račun – plačaj račun«. Danes ni nobenega podjetja, ki se ne bi ukvarjalo z računi in računi, in ko se vrednost in obseg transakcij širita, se ustvarjajo celi oddelki z naslovom Računi za plačevanje, ki upravljajo cikel od računa do plačila.
Želite avtomatizirati vsakdanji in mehanski postopek od računa do plačila? poskusite Nanoneti™ Rešitev OCR na osnovi umetne inteligence za avtomatizacijo postopka plačila računa v vaši organizaciji!
Postopek plačila računa
Postopek plačila računa se običajno začne s prejemom računa od prodajalca. Računi bi lahko služili tudi kot računi za prodajo. Računi se pošiljajo in prejemajo na različne načine – kot papirna kopija, poslana po navadni pošti (to hitro umira), faksirani računi (43.8 odstotka faktur še danes prejemajo po faksu), digitalizirane računske dokumente, poslane po elektronski pošti, in digitalizirane obrazce računov v portalih dobaviteljev.
Drugi korak v ciklu računa za plačilo je preverjanje veljavnosti računa. Račun je lahko povezan z naročilnico (PO), ki jo stranka izda prodajalcu. Podatke na računu, vključno z vrsto naročenega izdelka/storitve, dogovorjeno ceno, datumom dobave itd., primerjamo z originalno naročilnico. Včasih se računi izdajo po dostavi izdelka/storitve in v takšnih primerih se podatki na računu ujemajo s podatki na potrdilu o dostavi.
Vsako neskladje v podatkih na računu je označeno kot izjema in med kupcem in prodajalcem obstaja napotka, da odpravita težavo. Po razrešitvi izjeme prodajalec račun ponovno izda, račun se ponovno evidentira in postopek potrjevanja ponovi.
Odvisno od politik podjetja lahko postopki potrjevanja in odobritve potekajo skozi več hierarhičnih ravni. Nekatera podjetja lahko na primer zahtevajo odobritve na ravni vodstva za vrednosti računov, ki so višje od določenega praga.
Ko je račun odobren, se račun plača v skladu s pogoji, ki so bili dogovorjeni s prodajalcem. Plačilo se izvede v obliki gotovine, čekov, bančnih nakazil ali drugih metod, v skladu z vnaprej določenimi pogoji. Čeprav ni splošnih omejitev glede tega, kako dolgo naj traja postopek plačila računa, številni kupci strankam posredujejo posebne podrobnosti o pričakovanem plačilu. Nekateri tipični izrazi, uporabljeni na računu za določitev pričakovanega načina plačila, so:
PIA – plačilo vnaprej: PIA na računu pomeni, da mora kupec v celoti plačati izdelek/storitev, preden je dobavljen.
CIA – Gotovina vnaprej: Podkategorija PIA, pri kateri mora biti predplačilo nujno v gotovini.
50 odstotkov vnaprej: Kupec mora pred dostavo storitve/izdelka plačati polovico vrednosti, navedene na računu
EOM – konec meseca: Kupec mora plačati do konca meseca, v katerem je prejel račun.
*15 MFI – Račun za mesec: Kupec mora plačati najkasneje do 15. v mesecu po datumu računa.
NEt 7 (ali NEt21 ali NEt30): Kupec mora plačati v 7 (ali 21 ali 30) dneh po prejemu računa.
Ko je plačilo opravljeno, se določena sled računa zapre in transakcija se zabeleži kot dokončana. Podatki o računu in plačilu so arhivirani za prihodnje revizije.
Številna mala podjetja se pri upravljanju računov zanašajo na obstoječe osebje, toda ko podjetje raste, se lahko pojavi potreba po specializiranih zaposlenih, ki se ukvarjajo z računi od prejema do plačila. Vse več organizacij se zdaj zateka k avtomatiziranim sistemom za upravljanje računov za nemoteno upravljanje postopka od računa do plačila.
Avtomatizacija postopka izdaje računa za plačilo
Digitalno izboljšan delovni tok od računa do plačila naj bi se začel leta 1978 z Visicalom, prvo programsko opremo za preglednice, ki se lahko uporablja za upravljanje računov. Temu je sledila podobna programska oprema, ki bi lahko podjetjem pomagala informatizirati računovodstvo.
Avtomatizacija postopka od računa do plačila odpravlja številne prekinitve hitrosti, povezane s tradicionalno ročno obdelavo računov. Poenostavi nakupni proces, zmanjša nered s papirjem, poveča preglednost poti računa, prihrani čas in denar, poveča produktivnost zaposlenih in izboljša odnose s prodajalci.
Avtomatizacija od računa do plačila zagotavlja podjetju naslednje prednosti:
- Hitra obdelava računov, ki odpravlja zamude pri plačilih
- Boljši odnos med prodajalcem in stranko zaradi hitrih plačil
- Preprečevanje napak in izgube podatkov
- Vzdrževanje gibanja dobavne verige
- Preprečevanje goljufij
- Preusmeritev delovne sile na bolj koristne naloge
- Večja vidljivost, nadzor in skladnost
- Okolju prijaznost in izogibanje navlaki s papirjem
- Metodično arhiviranje vseh nabavnih dokumentov za revizijske in davčne namene
Danes avtomatizacija postopka od računa do plačila vključuje zajem podatkov o računu, kodiranje računov s pravilnim kontom in stroškovnim mestom, odobritev računov, povezovanje računov z naročilnicami in njihovo knjiženje za plačila.
1. Prejem in digitalizacija računa: račun lahko dobite kot priponko elektronske pošte ali kot podatke spletnega obrazca. V prvem primeru so e-poštne priloge lahko v obliki skeniranih slik, PDF-jev, datotek za obdelavo besedil, preglednic itd. Avtomatizacija lahko pomaga razvrstiti te račune glede na njihovo vrsto, kar bi pomagalo pri kasnejšem pridobivanju podatkov.
2. Pridobivanje podatkov: To je običajno najpogostejši korak, pri katerem se uporablja avtomatizacija. Nekatera ključna polja, ki jih mora OCR zajeti iz računa, so:
Podrobnosti o prodajalcu: Ime prodajalca, naslov prodajalca, telefon prodajalca, e-pošta prodajalca, podatki o bančnem računu prodajalca
Podrobnosti računa: Številka računa, Datum računa, Znesek računa, Rok plačila, Net_D, Številka naročila, Valuta
Podrobnosti kupca: Naslov kupca, ime kupca
Davčni podatki: Znesek davka, davčna_ID
Podrobnosti tabele: Opis izdelka, količina, cena, znesek vrstice
Programska oprema za optično prepoznavanje znakov (OCR) prepozna ključna podatkovna polja v digitaliziranem računu. To prepoznavanje temelji na njihovi lokaciji na računu, označeni s pravili in predlogami, ki jih je oblikoval razvijalec. Sodobna orodja, kot je Nanonets, uporabljajo bolj sofisticirane bralnike računov z umetno inteligenco za inteligenten zajem ustreznih podatkov z minimalnimi napakami skozi nenehni proces učenja.
3. Validacija in odobritve: Programska oprema lahko izvede samodejno tristransko ujemanje med računom, naročilnico in potrdilom o prejemu tako, da primerja ekstrahirane podatke in jih poveže s podatki iz že obstoječe baze podatkov. Orodje za avtomatizacijo lahko sprejema tudi odločitve, kot je prenos transakcije, označevanje napak ali sprožanje izjem. Napredna programska oprema, zlasti tista, kot je Nanonets, ki jo poganja motor AI, lahko preusmeri označene račune za nadaljnje ukrepanje.
4. Usmerjanje odobritve računa: Z uporabo programske opreme za upravljanje računov, kot je Nanonets, je mogoče račun samodejno preusmeriti iz ene stopnje v drugo in nastaviti opomnike za odobritev. Vključitev nepredvidenih dogodkov in opomnikov v potek dela lahko odpravi ozka grla. Integracija elektronskih podpisov in digitalnih obrazcev lahko omogoči odobritve na poti različnih udeležencev procesa
5. Obdelava plačil: Popolnoma avtomatiziran postopek od računa do plačila bi vključeval tudi konec plačila, pri katerem se odobreni račun samodejno plača digitalno. Kljub zmožnosti samodejnega plačila številna podjetja, ki uporabljajo avtomatiziran postopek plačila računa, zaradi finančne varnosti tukaj vključijo korak ročnega posredovanja.
6. Shranjevanje in arhiviranje podatkov: Dobro orodje za avtomatizacijo plačil z računa ne samo, da bi shranilo vse podatke v natančno določeno zbirko podatkov, ampak bi lahko ustvarilo tudi različna finančna poročila, vključno s poročili o denarnem toku, bilancami stanja, davčnimi informacijami, inventarjem in obveznostmi/terjatvami.
Glede na Nedavna raziskava, tukaj so najboljše rešitve za avtomatizirano obdelavo računov, ki bi jih želela uvesti številna podjetja:
Želite avtomatizirati vsakdanji in mehanski postopek od računa do plačila? poskusite Nanoneti™ Rešitev OCR na osnovi umetne inteligence za avtomatizacijo postopka plačila računa v vaši organizaciji!
Nanonets za inteligentne procese od računov do plačil
Nanonets je programska oprema, ki temelji na umetni inteligenci in jo lahko uporabite za avtomatizacijo in poenostavitev korakov obdelave računov v vašem podjetju.
Podatke je mogoče zajeti brez napak iz različnih vrst datotek računov. Motor AI Nanonetov je mogoče usposobiti z dejanskimi računi, brez potrebe po kodiranju, zaradi česar je prilagodljiv podjetju.
Ima tudi vgrajene najsodobnejše algoritme in močno infrastrukturo za večstopenjske odobritve. Programsko opremo Nanonets za obdelavo računov je mogoče integrirati z drugimi sistemi, kot je zbirka podatkov Mysql, QuickBooks ali Salesforce, in je neodvisna od platforme. Je natančen in razširljiv, prihrani čas in denar vaši skupini za obdelavo računov za plačljive račune in poveča produktivnost.
Nekaj posebnih funkcij, zaradi katerih je Nanonets idealna rešitev za avtomatizacijo postopka od računa do plačila, je:
- Sposobnost prilagajanja – Svoje podatke lahko dodate vnaprej pripravljenemu modelu računa in dodate polja po meri za usposabljanje modela v celotnem uporabniškem vmesniku
- Na kraju samem – Nanonets lahko zaženete na mestu uporabe prek priklopne postaje. Nanonet je skladen z GDPR
- Prihranite čas in denar – Zmanjšajte čas obtoka (TAT) z dni na minute in stroške obdelave dokumentov za 90 %
- Podpora – Podpora prek klepeta za reševanje poizvedb v realnem času pomaga uporabnikom krmariti v včasih zapletenem svetu zajemanja računov.
- Dokumentacija API – V dokumentaciji boste našli vzorce kode, pripravljene za sprožitev, v Shell, Ruby, Golang, Java, C# in Python ter podrobne specifikacije API-ja za različne končne točke.
Programska oprema za zajemanje računov Nanonets lahko poveže vire podatkov, kot so e-pošta, Google Drive itd., z API-jem, ki dovaja zajete podatke neposredno v vaš CRM/WMS/DB.
Takeaway
Avtomatizacija postopka od računa do plačila prinaša prepričljive prednosti, kot so prihranek časa in stroškov, poenostavljen postopek obračunavanja obveznosti in na koncu boljši poslovni izid. Izbira orodja za avtomatizacijo plačevanja računov je odvisna od ravni avtomatizacije, ki jo zagotavlja podjetje, in zmožnosti programske opreme, da se zlije s praksami in politikami podjetja.
Programska oprema, ki se uporablja, je odvisna tudi od proračunske dodelitve podjetja, ki upošteva obseg poslovanja, rezultat in naložbeni potencial podjetja.
Drugi dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri izbiri orodja za avtomatizacijo upravljanja računov, so enostavnost uporabe, tehnična podpora, potrebe podjetja po shranjevanju podatkov in integracija z obstoječimi digitalnimi orodji, ki jih uporablja podjetje.
Ne smemo pozabiti, da je vsaka programska oprema za plačilo z računom sinergijsko orodje, ki zaposlenim omogoča, da se osredotočijo na manj vsakdanje naloge višje vrednosti, kot je poslovni razvoj in druge dejavnosti, ki prispevajo k vrednosti podjetja.
- "
- &
- 7
- O meni
- Račun
- računovodstvo
- Ukrep
- dejavnosti
- Ad
- prilagojeno
- Naslov
- napredno
- AI
- algoritmi
- vsi
- dodelitev
- Čeprav
- Še ena
- API
- odobren
- Revizija
- Avtomatizirano
- Avtomatizacija
- Banka
- Bančni račun
- počutje
- Prednosti
- Računov
- bing
- Bosch
- poslovni
- podjetja
- primeri
- Denar
- denarni tok
- prepoznavanje znakov
- preverjanje
- Pregledi
- zaprto
- nered
- Koda
- Kodiranje
- Skupno
- Podjetja
- podjetje
- prepričljiv
- osredotočiti
- Soglasje
- naprej
- neprekinjeno
- stroški
- bi
- Stranke, ki so
- datum
- shranjevanje podatkov
- Baze podatkov
- ponudba
- zamude
- dostava
- Razvojni
- Razvoj
- drugačen
- digitalni
- digitalno
- digitalizacija
- Lučki delavec
- Dokumenti
- vozi
- E-naslov
- Zaposleni
- Podjetje
- zlasti
- itd
- Primer
- širi
- Pričakuje
- pridobivanje
- dejavniki
- FAST
- Lastnosti
- Področja
- finančna
- prva
- fiksna
- Pretok
- obrazec
- Obrazci
- Prihodnost
- ustvarjajo
- dobro
- pomoč
- Pomaga
- tukaj
- zgodovina
- Kako
- HTTPS
- slika
- izvajati
- Pomembno
- Vključno
- vključitev
- Povečajte
- Podatki
- Infrastruktura
- integrirana
- integracija
- Inteligentna
- inventar
- naložbe
- fakturiranje
- IT
- Java
- Ključne
- King
- znano
- UČITE
- učenje
- Stopnja
- vrstica
- kraj aktivnosti
- Long
- upravljanje
- Navodilo
- Model
- Denar
- več
- Najbolj
- OCR
- na spletu
- Da
- naročila
- organizacije
- Ostalo
- Slika
- Papir
- Udeleženci
- Plačajte
- Plačilo
- obdelavo plačil
- Plačila
- platforma
- politike
- slaba
- Cena
- problem
- Postopek
- Procesi
- Izdelek
- produktivnost
- Izdelki
- zagotavljajo
- zagotavlja
- nakup
- Pymnts
- Python
- bralci
- v realnem času
- zapis
- zmanjša
- Razmerje
- Razmerja
- Poročila
- Pot
- pravila
- Run
- Je dejal
- prodaja
- prodajni center
- razširljive
- Lestvica
- varnost
- Storitve
- nastavite
- Shell
- Podoben
- Enostavno
- Velikosti
- majhna
- mala podjetja
- Software
- prodaja
- rešitve
- specializirani
- Spreadsheet
- Stage
- začel
- Država
- shranjevanje
- trgovina
- močna
- dobavi
- dobavne verige
- podpora
- sistemi
- Tablet
- davek
- Obdavčitev
- tech
- skozi
- čas
- danes
- orodje
- orodja
- vrh
- sledenje
- tradicionalna
- transakcija
- Transakcije
- Preglednost
- us
- Uporabniki
- vrednost
- vidljivost
- Obseg
- dobro opredeljen
- VINO
- Wire
- v
- brez
- potek dela
- svet
- bi
- let