Avtomatizacija odobritve računov

Predstavitev

Oddelki za plačljive račune (AP) večine podjetij imajo interna pravila za upravljanje računov, ki vključujejo odobritve. Kaj so odobritve računov? Kaj je potek dela ročne odobritve računa? Zakaj avtomatizirati potek dela za odobritev računov?

Preberite, če želite razumeti postopek odobritve računa.

---

Želite avtomatizirati postopek odobritve računa? Daj Nanonets™ vrtenje za večjo natančnost, večjo prilagodljivost, naknadno obdelavo in širok nabor integracij z drugimi računovodskimi, ERP sistemi in še več!

---

Delovanje oddelka za plačljive račune (AP) v podjetju, ne glede na to, ali je usmerjeno v izdelke ali storitve, je ključnega pomena za produktivnost podjetja in za vzdrževanje dobrih odnosov z dobavitelji. Učinkovit oddelek AP, ki zagotavlja finančno, administrativno in pisarniško podporo nakupnemu procesu podjetja, mora imeti organiziran sistem, ki brezhibno integrira različne funkcije postopka od nabave do plačila, ki zajema upravljanje naročil za nakup, komunikacijo s prodajalcem, račun upravljanje, sledenje izdelkom in plačilo.

Upravljanje z računi, ki se začne, ko podjetje prejme račun in konča s plačilom računa, je ena najpomembnejših funkcij AP oddelka v podjetju. Naj se sliši še tako poenostavljeno, upravljanje računov ni oziroma ne bi smelo biti dvostopenjski postopek 'prejmi račun, plačaj račun.' To še posebej velja za podjetja, ki veliko kupujejo in imajo na koncu veliko število računov. Dober protokol za upravljanje računov mora nujno vključevati preverjanje legitimnosti vseh računov in odobritev na več ravneh, preden se lahko obdelajo za plačilo.

Potek dela za odobritev računa

Potek dela za odobritev računa je kaskada korakov v procesu naročila za plačilo, ki se izvajajo za zagotovitev, da je račun, ki ga prejme podjetje, zakonit in ustreza oddanemu naročilu. Odobritev računa vključuje več nivojev preverjanja s strani osebja, odgovornega za naročilo, in/ali prodajalca. Vsako podjetje ima lahko svoj edinstven potek dela za odobritev

Tipičen potek dela za odobritev računa vključuje naslednje korake:

V podjetje pride račun. Račun je lahko v obliki tiskane kopije, priponke PDF ali naprednejše oblike digitalnega računa, ki ga je treba shraniti v ustreznem razdelku za obdelavo.

• Potrditev računa: Ko je račun vložen, je povezan z vsemi drugimi dokumenti, povezanimi s to določeno transakcijo, kot so zahteve za nakup, naročilnica, ponudba prodajalca, druga sporočila prodajalca itd. To se običajno imenuje "trosmerno ujemanje" , trije dokumenti, ki jih je treba uskladiti, so naročilnica, račun in potrdilo o dostavi, vendar lahko ujemanje vključuje tudi druge dokumente. Drugi dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri validaciji, vključujejo:
  Ali se plačilni pogoji ujemajo?
  Ali so vključeni kakšni obljubljeni popusti?
  Ali je bil račun kodiran na ustrezne konte stroškov?
  Ali obstajajo težave z uspešnostjo po prejemu, ki upravičujejo zadržanje plačila?
• Izjeme za račune: Izjema je, če so na računu nepopolni ali napačni podatki. Račun je preusmerjen k ustreznim zaposlenim, da izsledijo in popravijo napako. Sledijo ponovna izdaja računov, ponovna preverjanja in ujemanje v primeru popravka napak ali preiskava goljufije v primeru nerešenih izjem.
• Odobritev: Ko je račun preverjen, se pošlje osebju na različnih ravneh, odvisno od politik podjetja. Število in narava odobritev se razlikujeta med podjetji, oddelki, vrsto izdelka in zneskom računa. Na primer, nabavni oddelek bo morda moral odobriti račun, da potrdi točnost prodajalčevega obračuna, preden se lahko obdela plačilo. Nekatera podjetja zahtevajo zneske računov, ki so višji od praga, da zahtevajo dodatna dovoljenja vodje ali finančnega direktorja.
• Žiga Lunder s.p. Račun pride v čakalno vrsto za plačilo po vseh pridobljenih odobritvah.

Številna mala in srednje velika podjetja imajo še naprej ročne poteke dela za odobritev računov. Ti lahko vključujejo tako osnovna dejanja, kot je imeti dokument za obdelavo besedila à la SOP, z začrtanimi koraki in distribucijo dokumenta različnim udeležencem delovnega toka, ki se uporablja kot vodilo. To je, kot si lahko predstavljamo, neorganiziran proces, ki od udeležencev zahteva, da se nenehno sklicujejo na dokument po korakih, kar lahko vodi do napak.

V mnogih majhnih podjetjih sploh ni takšnega SOP-a in obstaja le splošen postopek, ki se prenaša od ust do ust različnim udeležencem, kar je recept za katastrofo, ko podjetje doživi kakršno koli spremembo, pa naj bo povečanje ali spreminjanje baze zaposlenih.

---

Želite avtomatizirati postopek odobritve računa? Daj Nanonets™ vrtenje za večjo natančnost, večjo prilagodljivost, naknadno obdelavo in širok nabor integracij z drugimi računovodskimi, ERP sistemi in še več!

---

Težave z ročnim potekom dela za odobritev računov

Nekateri posebni izzivi delovnega procesa ročne odobritve računov so:

• Napake: Človeške napake zaradi preobremenjenosti ali preprosto spregleda lahko povzročijo dvojna plačila, premajhna plačila, zamude pri plačilih ali zamujena plačila, vse to pa lahko podjetje stane več denarja in časa.
• Manjkajoči dokumenti: Papirologija lahko povzroči napačno mesto in izgubo pomembnih dokumentov, kot so računi. To lahko privede do številnih težav v celotnem ciklu računovodskih obveznosti, začenši s trenji s prodajalcem do zakasnjenih operacij.
• Izguba človeškega truda: Ročni postopki odobritve zapravljajo človeški trud, ki ga je mogoče bolj konstruktivno uporabiti v bolj produktivnih dejavnostih.
• Časovni zamiki: Kadar je za odobritev računa potrebnih več odobritev in ko podjetje v delovnem dnevu obravnava več računov, je samo pridobivanje odobritev pred obdelavo računa lahko zamudno. Do 20 % računov redno vsebuje nepravilne ali nepopolne informacije, potek dela za ročno odobritev računov pa povzroči, da oddelek AP porabi 25 % svojega časa za reševanje težav in iskanje manjkajočih informacij.
• Zamujena plačila: Zamude pri pridobivanju odobritev lahko posledično povzročijo zamude pri plačilih, kar lahko, kot smo že omenili, drago stane podjetje. V ZDA je bilo v letu 3 2019 bilijone dolarjev povezanih z zamudami pri plačilih med malimi podjetji, kar je privedlo do prekinitev zaposlovanja, omejitev nakupa zalog in zmanjšanja ur zaposlenih, da bi lahko preživeli. Zamude lahko povzročijo tudi prepozno prejemanje naročenih izdelkov, slabo bonitetno oceno, slabe odnose s prodajalci in pristojbine/globe.
• Neprosojnost poti računa: Težko ali celo nemogoče je slediti statusu računa na njegovi poti potrjevanja in odobritve, kar otežuje preverjanje nazaj in vnaprejšnje načrtovanje.
• Ranljivost za goljufije: Goljufije z računi so lahko goljufije tretjih oseb, napačno zaračunavanje dela, podvojena plačila zaradi zamud ali notranje. Za preprečevanje goljufij je potreben neprepusten postopek odobritve. To še posebej velja v kriznih časih. Na primer, pandemija Covid-19 naj bi leta 2020 povečala pojavnost goljufij z računi. Goljufije z računi se lahko kažejo kot nenormalen obseg računov, neodgovornost blaga v primerjavi z računom, neskladja med naročilnico in računom ter dvomljivo vedenje zaposlenih. Teh ni mogoče zaznati ročno, zlasti pri velikem obsegu poslovanja.

Avtomatizacija poteka dela za odobritev računov

Avtomatizacija odobritve računov lahko olajša postopek in prihrani čas. Nekatere prednosti avtomatizacije odobritve računov so:

• Hitrejša validacija: To je morda najpomembnejša prednost avtomatizacije. Avtomatizirana primerjava računa z drugimi povezanimi dokumenti lahko odpravi časovne zakasnitve, povezane z ročnim trismernim usklajevanjem, saj so vsi dokumenti, povezani z eno transakcijo, digitalno shranjeni na istem mestu in jih je mogoče preprosto primerjati bodisi vizualno ali prek programske opreme, ki temelji na AI. Avtomatizirane poteke dela za odobritev računov je mogoče integrirati z bazami podatkov in drugimi računovodskimi sistemi za samodejno ujemanje brez človeškega posredovanja.
• Hitrejše odobritve: Samodejna obvestila in opomniki lahko odpravijo zamude pri odobritvah računov. Integracija elektronskega podpisa in digitalnih obrazcev lahko omogoči sprotne odobritve različnih udeležencev procesa, tako da fizična odsotnost iz pisarne ne zadrži postopka odobritve.
• Prihranek stroškov: Poročilo družbe Levvel (prej Paystream Advisors) iz leta 2018 je pokazalo, da so bili zamujeni popusti (44 %), zamude pri plačilih (39 %) in podvojena plačila (29 %) glavne težave pri obdelavi računov v podjetjih, vse tri pa je mogoče odpraviti z avtomatizacijo. .
• Odgovornost: Avtomatsko sledenje transakcij v realnem času omogoča vpogled v stanje računa v odobritveni verigi. Vključitev nepredvidenih dogodkov in opomnikov v potek dela lahko odpravi ovire in omogoči preglednost za hitrejše odobritve. Avtomatizacija postopka odobritve ustvari tudi revizijsko sled, ki prikazuje različne ravni odobritev, ki so bile dokončane, in tiste ravni, ki niso.
• Varnost dokumentov: Digitalizacija vseh dokumentov kot del delovnega toka avtomatizirane odobritve računov lahko prepreči izgubo dokumentov, ki je običajno povezana s fizičnim premikanjem dokumenta po podjetju za validacijo in odobritev. Avtomatizacija omogoča integracijo poteka dela z dokumentnim sistemom podjetja in drugimi knjigovodskimi orodji za samodejno ažuriranje in arhiviranje evidenc.
• Skladnost s predpisi: Avtomatiziran potek dela za odobritev računov omogoča enostaven dostop do vseh pomembnih podatkov med revizijami, kar olajša skladnost s predpisi.
• Boljša poslovna inteligenca: Avtomatizirani delovni tokovi odobritve računov lahko omogočijo enostaven dostop in oceno podatkov o nakupih in porabi, s čimer omogočijo boljše mehanizme poročanja in sprejemanje odločitev.
• Boljše upravljanje in odnos s prodajalci: Sistematična organizacija postopkov odobritve računov lahko pomaga pri boljšem upravljanju prodajalcev, izogibanje zamudam pri plačilu pa lahko koristi odnosim s prodajalci.
• Odprava goljufij: Avtomatizacija poteka dela za odobritev računov lahko odpravi goljufije, tako da omogoči preglede celotnega poteka dela in poveča vidnost. Nepravilnosti je mogoče samodejno označiti med avtomatiziranim tristranskim ujemanjem, preverjanje elektronskega podpisa pa lahko prepreči notranje in zunanje goljufije ter s tem povezane izgube.

---

Želite avtomatizirati postopek odobritve računa? Daj Nanonets™ vrtenje za večjo natančnost, večjo prilagodljivost, naknadno obdelavo in širok nabor integracij z drugimi računovodskimi, ERP sistemi in še več!

---

Popolnoma avtomatiziran postopek odobritve računov

• Digitalizacija računov: Račune v različnih formatih je treba najprej digitalizirati v standardni format. Ker vsak račun vsebuje ključne podatke, ki se uporabljajo pri načrtovanju računovodskih virov in odločanju v podjetju, je točnost pri pridobivanju podatkov bistvenega pomena. Podatki, ki se preberejo z računov, se običajno nato prenesejo v ERP, računovodstvo ali platforme za analizo podatkov, ki jih podjetje uporablja za nadaljnjo obdelavo.
• Samodejno preverjanje: Avtomatizirano tristransko ujemanje lahko zajame ustrezne podatke iz računov, naročilnic in potrdil ter jih samodejno obdela na način, ki posnema človeški um. Med njimi lahko obdelava, ki jo podpira AI, primerja in ujema zapise ter sprejema odločitve, kot je prenos transakcije, označevanje napak ali sprožanje izjem.
• Samodejna obravnava izjem: Ko so napake označene ali izjeme, se račun nemudoma preusmeri k ustreznemu osebju, ki lahko odpravi napake. To lahko zmanjša časovne zakasnitve, ki so povezane z ročnim obravnavanjem napak.
• Samodejne odobritve: Po ujemanju in potrditvi se računi samodejno posredujejo ustreznemu osebju v odobritev. Uporaba digitalnih podpisov in soglasij v digitalni obliki lahko prepreči zamude.
• Obdelaj plačilo: Po odobritvi avtomatizirani sistem posreduje račun finančni ekipi v obdelavo plačil, po kateri se transakcija zaključi in podatki arhivirajo.

Podjetja, ki želijo sprejeti avtomatizirane sisteme za potek dela za odobritev računov, morajo pri izbiri orodja za to upoštevati naslednje dejavnike:

• Infrastruktura in viri IT, potrebni za podporo programske opreme
• Finančna obveznost, povezana z vzpostavitvijo in delovanjem sistema
• Integracija z drugimi sistemi v podjetju
• Stopnje avtomatizacije in človeškega posredovanja, potrebne/možne v podjetju
• Razpoložljivost znanja in izkušenj znotraj podjetja in podpora uporabnikom s strani izdelovalca programske opreme
• Zahtevane ravni varnosti podatkov
• Raven dostopa – to bi odločilo, kje bodo podatki shranjeni – v lokalni napravi, osrednjem strežniku ali oblaku.

Nanonets za samodejno odobritev računov

Mehanizem Nanonets OCR, ki temelji na umetni inteligenci, vam lahko pomaga avtomatizirati obdelavo računov in narediti postopek brez težav. Podpira različne vrste datotek in obravnava tako strukturirane kot nestrukturirane račune. API za OCR za račune podjetja Nanonets lahko pomaga zmanjšati ročna opravila vnosa podatkov v vašo računovodsko programsko opremo.

Podatke je mogoče samodejno naložiti, dodati opombe in model usposobiti za predvidevanje brez ene vrstice kode, skrbi za GPU ali iskanja pravih arhitektur za vaše modele globokega učenja. Pridobite lahko tudi odzive JSON vsake napovedi, da jih integrirate z lastnimi sistemi in zgradite aplikacije, ki temeljijo na strojnem učenju, zgrajene na najsodobnejših algoritmih in močni infrastrukturi za upravljanje in odobritev računov.

Tehnologija Nanonets podpira integracije z drugimi sistemi, kot je integracija v bazo podatkov Mysql, QuickBooks ali Salesforce, in je neodvisna od platforme. Nanonets je natančen in razširljiv, prihrani čas in denar vašemu AP oddelku in nadgradi vaš postopek odobritve računov ter tako okrepi odnose s prodajalci.

Pridružite se ligi več kot 20,000 podjetij na 4 celinah pri uporabi Nanonetov za vaše operacije upravljanja računov.

---

Želite avtomatizirati postopek odobritve računa? Daj Nanonets™ vrtenje za večjo natančnost, večjo prilagodljivost, naknadno obdelavo in širok nabor integracij z drugimi računovodskimi, ERP sistemi in še več!

---

zaključek

Prednosti digitalizacije finančnih vidikov poslovanja podjetij vse bolj prepoznavajo tudi podjetja. To je zahtevalo sprejetje avtomatizacije v strukturah poteka dela. Avtomatizacija poteka dela za odobritev računov lahko pomaga podjetjem, da porabijo manj časa za vsakdanje dejavnosti, kot je ročno upravljanje računov, in se namesto tega osredotočijo na svoje ključne kompetence, da izboljšajo rezultat in ostanejo konkurenčna.

Vir: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/