Vloge in odgovornosti pri upravljanju podatkov – DATAVERSITY

Upravljanje podatkov, formalizirana praksa, ki izvaja in uveljavlja podatkovne politike v celotnem podjetju, je v zadnjih nekaj letih pridobila velik oprijem. Od leta 2022 dalje 81.89% udeležencev v a DATAVERSITY® Trendi v upravljanju podatkov (TDM) izvajajo program za upravljanje podatkov ali ga nameravajo uvesti. Kljub temu je 54.63 % anketiranih navedlo pomanjkanje upravljanja podatkov kot velik izziv upravljanja podatkov. Boljša jasnost glede vlog in odgovornosti obljublja večji uspeh pri pridobivanju vrednosti Upravljanje podatkov.

Bob Seiner, predsednik in direktor KIK Consulting and Educational Services, predlaga, da sprejmemo miselnost, da je "vsakdo skrbnik podatkov,« oseba s formalno odgovornostjo za svoj odnos do podatkov, ne glede na to, ali jih definira, proizvaja ali uporablja. Ključ do dobrega upravljanja podatkov je vedeti, kaj oseba počne in kaj potrebuje kot skrbnik podatkov. Preberite več o tem, kako sestaviti in podpreti te vloge in odgovornosti upravljanja podatkov.

Aktivirajte vloge in odgovornosti za upravljanje podatkov

Seiner verjame, da imajo podjetja s prvotno aktivacijo obstoječih vlog, namesto da bi jih dodelili, prednost pri vplivanju na sprejemanje med delavci. Na ta način organizacije ocenijo, kaj obstaja, preden dodajo dodatno delo, ki ga lahko zaposleni vidijo kot breme.

Veliko osebja že opravlja naloge upravljanja podatkov, preden jih podjetje formalizira. Na primer, vsak zaposleni, ki dela z zdravstvenimi ali finančnimi informacijami, ima skrbništvo, ko jih uporablja, da ostane skladen z zakoni ZDA. Poleg tega varnostna pisarna ustvari in distribuira usposabljanje o teh nalogah za zaščito podatkov.

Seiner je priporočil, da se vzamejo ti ljudje, ki dokazujejo obstoječe dejavnosti upravljanja podatkov in uradno priznajo njihov prispevek k upravljanju podatkov. V tem procesu naj se identificirajo v modelu upravljanja podatkov ali tabeli položaja.

Tudi z obstoječimi vlogami bodo podjetja včasih zahtevala dodatne odgovornosti za upravljanje podatkov – na primer za integracijo politik v celotni organizaciji. Torej, določite vse nove dejavnosti in jih dodelite tako, da razširite ali ustvarite nove vloge v podjetju. Poleg tega pojasnite vsa pričakovanja, vključno z:

• Koliko svojega časa bodo morali dati?
• Kako pogosto se bodo srečevali?
• Je to skupinska ali individualna vloga?
• Kdo poroča o položaju?
• S kom se usklajuje stališče?

Določite vloge in odgovornosti za upravljanje podatkov 

Ko vodje podjetij razumejo, kako priznati obstoječe vloge in odgovornosti pri upravljanju podatkov ter rahlo dodajo nove odgovornosti, lahko bolje razumejo operacije upravljanja podatkov in kako jih izvajati. Bob Seiner je ustvaril »operativni model vlog in odgovornosti« za nadaljnje usmerjanje teh podjetij.

Njegove stranke uporabljajo njegov diagram kot izhodišče in ugotovile so, da je v pomoč. Oglejte si spodnjo sliko:

Na sliki vloge upravljanja podatkov obsegajo štiri ravni pričakovanih rezultatov in odgovornosti: izvršno, strateško, taktično in operativno. Poleg tega imajo te skupine podporno strukturo, ki jih upravlja in jim svetuje, zaradi česar so naloge upravljanja podatkov v celotni organizaciji bolj obvladljive.

Izvršna raven

Vloge na vodilni ravni vključujejo vodstvo v C-suiteu na vrhu organizacije. Po besedah ​​Seinerja ljudje na izvršni ravni podpirajo, sponzorirajo in razumejo upravljanje podatkov ter določajo njegov splošni uspeh in privlačnost.  

Običajno se ti menedžerji občasno srečujejo kot del usmerjevalnega odbora, da bi na splošno pokrivali dogajanje v organizaciji, zato bi dodali upravljanje podatkov kot postavko, je predlagal Seiner. Ti višji menedžerji prevzamejo odgovornost za razumevanje in podporo upravljanja podatkov. Z neposrednimi poročili in sporočili tistih na strateški ravni so na tekočem z napredkom upravljanja podatkov.

Strateška raven

Tisti na strateški ravni predstavljajo vsako poslovno funkcijo in običajno tvorijo Svet za upravljanje podatkov. Ta panel se redno sestaja in določa politike podatkov. 

Po Seinerju strateški člani prevzamejo odgovornost za učenje o upravljanju podatkov, poročanje izvršni ravni o programu, zavedanje o dejavnostih in pobudah upravljanja podatkov ter udeležbo na sestankih ali pošiljanje namestnikov.

Poleg tega ima ta skupina moč sprejemati pravočasne odločitve o politikah upravljanja podatkov in o tem, kako jih izvajati. Te sposobnosti dajejo strateškim vlogam sredstva za obvladovanje Težave z upravljanjem podatkov prinašajo tisti na taktični ravni in sprejemajo končne odločitve o teh stopnjevanjih.

Strateške vloge tudi komunicirajo s sodelavci in menedžerji o tem, kako upravljanje podatkov deluje za organizacijo in njeno prihodnost. Poleg tega ta ekipa prevzame odgovornost za svojo splošno vrednost.

Taktična raven

Strokovnjaki za zadeve (MSP), odgovorni za podatke v poslovnih enotah, sestavljajo taktično kategorijo. Seiner predlaga, da bi o njih razmišljali kot o "spodbujevalcih reševanja težav z definicijo podatkov, proizvodnjo in uporabo med poslovnimi enotami."

Odvisno od organizacije se lahko taktični člani odločajo o vprašanjih upravljanja podatkov in izvajajo njihova priporočila. Če pa nimajo te moči, morajo MSP težave stopnjevati na strateško raven in zagotoviti, da so dobro dokumentirane. Pri vsaki rešitvi za upravljanje podatkov je pripadnost MSP poslovni enoti na sekundarnem mestu.

Jimm Johnson, vodja upravljanja podatkov pri HireRight, opisuje štiri dodatne funkcije MSP:

• Vzdrževanje in deljenje notranjega znanja o »institucionalnih procesih podatkov« z inštruiranjem ali usposabljanjem drugih
• Usklajevanje pravil in standardov za vzdrževanje upravljanja podatkov s poslovnimi potrebami 
• Uporaba pravil in standardov upravljanja podatkov za doseganje ali preseganje sprejemljivega praga Kakovost podatkov
• Pomoč drugim in negovanje podpore, ko se podjetje loti novih pobud 

Uspešna mala in srednja podjetja imajo močne tehnične, socialne in vodstvene lastnosti, ko pokrivajo te odgovornosti. Spretnosti in izkušnje ljudi običajno zajemajo poslovanje in IT ter premostijo preproste in zapletene informacije. Poleg tega tisti na taktični ravni motivirajo organizacijo, da sprejme nova vedenja z ustvarjanjem navdušenja s podatki.

Operativni nivo

Kot pojasnjuje Seiner, »operativna skupina zajema vse, katerih delo vpliva na podatke organizacije – vse zaposlene in skrbnike podatkov, ki so oči in ušesa podatkov.« 

Vsak delavec sodeluje pri zagotavljanju dobrih definicij in vrednosti podatkov, upoštevanju pravil za prepoznavanje in razvrščanje dostopa do podatkov, prepoznavanju in dokumentiranju regulativnih težav s podatki, izmenjavi znanja s sodelavci in vodji ter sporočanju novih/spremenjenih poslovnih zahtev prizadetim poslovnim enotam in skrbi za tiste na taktični ravni.

Operativne odgovornosti se bodo razlikovale glede na to, ali nekdo definira, proizvaja ali uporablja organizacijske podatke. Tisti na operativni ravni imajo lahko drugačen naziv kot skrbnik podatkov. Kot pravi Seiner, se morajo zavedati, da "če obračunavajo in varujejo podatke, potem upravljajo podatke in morajo biti odgovorni za svoje podatkovne dejavnosti."

Raven podpore

Podporni člani vodijo program upravljanja podatkov skupaj s pomočjo partnerjev. Lahko jih sestavlja nekaj ljudi v Uradu za upravljanje podatkov (DGO) ali skrbnik, kot je CDO. 

Seiner poudarja, da kot a Vodja upravljanja podatkov ali upravitelj, je ta vloga ključnega pomena za izvajanje upravljanja podatkov. Medtem ko se bo sčasoma pojavila programska skupina, ki bo določila, kako zgraditi upravljanje podatkov, nima enakih virov in funkcionalnosti kot DGO, da bi lahko sodelovala pri vseh razvojnih dejavnostih programa upravljanja podatkov in olajšala srečanja Sveta za upravljanje podatkov in ekipe za reševanje težav.

Poleg tega DGO ali skrbnik poroča o rezultatih (kot so meritve kakovosti podatkov ali sprejetje upravljanja podatkov) na strateški ravni. Sodelujejo s partnerji, ki so vloženi v dejavnosti upravljanja podatkov, ki lahko vključujejo:

• Varnost
• informacijska tehnologija (IT)
• Vodje projektov (PMO) 
• Ekipe za regulativo in skladnost
• Revizija/pravno
• Korporativna komunikacija
• Človeški viri (HR)

Pomislite na partnerje kot na del večje skupine za načrtovanje upravljanja, kjer je upravljanje podatkov vidik njihove vloge in potrebuje podporo DGO ali skrbnika.

Prilagajanje vlog in odgovornosti za upravljanje podatkov

Vsako podjetje nima enakih virov ali struktur za vloge in odgovornosti upravljanja podatkov. Na primer, manjša organizacija morda nima urada za korporativno komuniciranje ali ene skupine, ki bi predstavljala strateške in taktične odgovornosti. Namesto tega ena oseba prevzame obe vlogi.

Seiner priznava te razlike in spodbuja organizacije, da po potrebi prilagodijo njegov operativni model vlog in odgovornosti. Vendar pa predlaga, da ohranite lastništvo podatkov pri vseh poslovnežih in ohranite dosledno oblikovanje pri spreminjanju njegovega diagrama. 

Poleg tega svetuje ohranitev podobnega formata z uporabo razmika vsake ravni v njegovi piramidi za označevanje statusa neposrednega odločanja s podatki podjetja. Predlaga tudi, da so barve enake za vsako skupino, tako da jo lahko občinstvo prepozna, ko je stopnja izvlečena za drugo predstavitev.

zaključek

Vključevanje pravih ljudi v prave dejavnosti poveča uspeh podjetja z upravljanjem podatkov. V mnogih primerih vloge in odgovornosti pri upravljanju podatkov že obstajajo, vendar jih je treba priznati. 

Potrdite vse nove vloge in odgovornosti, preden jim dodelite ljudi. Zagotovite, da imajo jasna pričakovanja in podporo DGO, skrbnika ali posodobljeno plačilo, da lahko prevzamejo morebitno dodatno delovno obremenitev.

Z ustrezno podporo vloge in odgovornosti upravljanja podatkov delujejo na štirih ravneh: izvršni, strateški, taktični in operativni. Čeprav vsaka skupina v tem operativnem modelu vlog in odgovornosti opravlja kritično funkcijo, lahko organizacija spremeni podrobnosti, da ustrezajo njenim potrebam. 

Slika, uporabljena pod licenco Shutterstock.com

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoAiStream. Podatkovna inteligenca Web3. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• Kovanje prihodnosti z Adryenn Ashley. Dostopite tukaj.
• Kupujte in prodajajte delnice podjetij pred IPO s PREIPO®. Dostopite tukaj.
• vir: https://www.dataversity.net/data-governance-roles-and-responsibilities/