Почему «организация» имеет решающее значение для цепочки поставок и закупок

В течение нескольких месяцев экономические условия указывали на надвигающийся спад, заставляя организации во всем мире думать, как лучше всего подготовиться к неопределенности и пережить бурю. Многие бизнес-лидеры искренне ищут способы избежать радикальных мер по сокращению расходов, в то время как другие уже начали предпринимать такие шаги. 

Поскольку лица, принимающие решения, продолжают планировать на 2023 год, им следует стремиться к внедрению изменений, повышающих устойчивость (от сбоев в цепочке поставок), наглядность (расходов и бюджетных соображений) и гибкость (для адаптации к меняющимся условиям). Когда дело доходит до управления закупками и цепочками поставок, обеспечение координации между системами и отделами является ключевым направлением. Оркестрация предлагает возможность разбивать разрозненные рабочие процессы и создавать мосты между приложениями и пользователями для устранения сложностей. При внедрении в рамках современных платформ цифровой автоматизации это становится жизненно важным для улучшения опыта закупок и станет решающим фактором в управлении бюджетными ограничениями. 

Многие препятствия, с которыми организации сталкиваются при закупках, связаны с их традиционной зависимостью от фрагментированных, разрозненных или ручных процессов. Это не только препятствует сотрудничеству в рамках всей организации, но может привести к неконтролируемым расходам и ухудшить видимость отделов закупок расходов под управлением. Это может помешать быстрым и гибким рабочим процессам, которые требуются современным бизнес-пользователям, и затруднить соблюдение нормативных требований. И это может привести к нарушению взаимодействия с пользователем, создавая трения между бизнес-пользователями и отделом закупок.

Чем крупнее и децентрализованнее компания, тем острее обостряются эти проблемы, усиливая конфликты между стремлением к гибкости и потребностью в соблюдении требований и контроле.

Цель оркестрации — решить эти проблемы путем оцифровки или автоматизации рабочих процессов закупок и цепочек поставок в разных системах, обеспечивая унифицированное сотрудничество и взаимодействие между бизнес-пользователями, поставщиками и другими заинтересованными сторонами. Без правильной организации некачественный рабочий процесс может привести к получению неверных данных и принятию неверных бизнес-решений. Верно и обратное: оптимизированные рабочие процессы генерируют высококачественные данные о действиях пользователей и интегрированных системах и позволяют бизнес-пользователям постоянно принимать более эффективные решения и оказывать исключительное влияние на бизнес.

Недавно организованные «умные» рабочие процессы закупок сокращают время цикла за счет автоматизации и оптимизируют процесс адаптации и взаимодействия компании с поставщиками. Они повышают прозрачность расходов и обязательств для финансовых групп. Кроме того, они помогают организациям быстрее масштабировать операции, чтобы соответствовать юридическим, нормативным, финансовым и другим нормативным требованиям.

Закупочные организации должны сосредоточиться на улучшении координации в трех областях: ввод данных, доступ и прозрачность бизнес-приложений; закупки и взаимодействие с поставщиками между отделами, а также общий рабочий процесс цепочки поставок.

Самая простая возможность — использовать организованные рабочие процессы для создания единой унифицированной точки входа для заинтересованных сторон, чтобы они могли участвовать в закупках в своих бизнес-приложениях. Это важно с нескольких точек зрения:

• У организаций может быть несколько фрагментированных систем и приложений, связанных с закупками, и, следовательно, им нужна «единая точка входа» для взаимодействия. 
• В отличие от традиционных представлений о закупках, современные закупки не обязательно являются линейным процессом. Могут быть различные подпроцессы, составляющие задание для данного процесса закупок. Пользователям нужна видимость статусов этих подпроцессов и того, как они выполняются.
• Различные части более крупного процесса закупок могут быть взаимозависимыми (например, завершение контракта перед размещением заказа) и не иметь единого представления. С точки зрения пользователя, эти взаимозависимые части могут привести к фрагментации контекста, переключению приложений и плохому взаимодействию с пользователем.

При организации процессов закупок и взаимодействия с поставщиками между отделами задействовано несколько подпроцессов. Преимущества включают в себя:

• Организованные рабочие процессы можно использовать для получения контроля (и, следовательно, видимости условий и состояния) в этих различных фрагментированных процессах. 
• Организации с частыми изменениями процессов могут легко внедрить подход самообслуживания, заменив потребность в трудоемких запросах на изменение. 
• Организации могут оцифровывать и автоматизировать расходы, связанные со сложными заявками на услуги и специализированными продуктами — расходы, которые в противном случае, как правило, выходят за рамки нормы и обрабатываются вручную.

Конечная возможность заключается в организации комплексного рабочего процесса поставок и закупок. Преимущества включают в себя:

• Компании могут создать компонуемую структуру базовых приложений посредством интеграции. Например, когда дело доходит до управления данными о поставщиках, организованные рабочие процессы могут помочь с предоставлением централизованного репозитория для хранения информации о поставщиках и доступа к ней.
• Компании могут избежать дублирования данных, чтобы релевантная информация отображалась только один раз для каждого поставщика, и обеспечить доступность необходимой информации для облегчения адаптации поставщика.
• Доведенная до логического предела, организация рабочих процессов может использоваться для борьбы с мошенничеством в цепочке поставок и содействия сотрудничеству партнеров.

Перед лицом экономической неопределенности компаниям следует в первую очередь укрепить свои существующие системы, чтобы повысить отказоустойчивость, наглядность и гибкость. Организованные рабочие процессы могут привести к более сильным и гибким организациям с лучшим контролем над деятельностью цепочки поставок. Оркестрация также может позволить бизнес-лидерам значительно улучшить процесс закупок для бизнес-пользователей и заинтересованных сторон, объединяя нестандартные расходы и принимая обоснованные решения о расходах. В конечном счете, это может помочь компании увеличить свою прибыль и подготовить ее к преодолению любых экономических препятствий, которые могут возникнуть. 

Судхир Бходжвани — соучредитель и главный исполнительный директор ОРО Лаборатории.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• Платоблокчейн. Интеллект метавселенной Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• Источник: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement