Ищете решение для автоматизации предприятия? Не смотрите дальше!
.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }
Документы были неотъемлемой частью бизнеса на протяжении веков. По мере расширения организаций и усложнения бизнес-процессов потребности в бизнес-документации многократно возрастали и становились все более сложными. ИИ и его передовые технологии сделали возможной автоматизацию документов, упростив утомительные и громоздкие процессы ручного документирования и влияя на то, как компании управляют документацией.
var contentTitle = «Оглавление»; // Укажите здесь заголовок, чтобы потом не создавать для него заголовок var ToC = “
«+Заголовок содержимого+»
«; КП += "
«; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
Что такое автоматизация документов?
Автоматизация документов, обычно называемая сборкой документов, включает использование систем и программных технологий для создания электронных документов с минимальной зависимостью от человека.
Данные и текст, извлеченные из разных источников, используются в качестве входных данных для создания новых документов. Правила определяются в виде предварительно разработанных шаблонов, которые могут служить руководством для создания окончательного документа.
Автоматизация документооборота может быть:
Обработка документов
Придуманный как автоматизация документооборота, он влечет за собой идентификацию, извлечение и проверку релевантной информации из различных типов документов и преобразование ее в расширенные данные для конечного пользователя.
Генерация документов
Это включает в себя использование существующей или извлеченной информации в качестве входных данных для создания документов, которые могут быть счетами-фактурами, контрактами, деловыми письмами, предложениями и т. д.
Важность автоматизации документов
Автоматизация документооборота сводит к минимуму повторяющиеся задачи, что сокращает время и усилия сотрудников. Сканирование, извлечение данных, классификация и хранение данных документов важны для эффективной работы любого предприятия. Автоматизация документов делает все это и многое другое.
Это может устранить несоответствия и упростить обработку документов с помощью пользовательских шаблонов, чтобы сократить время, затрачиваемое на документацию. Это помогает организации установить процесс документирования, которому каждый сотрудник может просто следовать, чтобы сделать свое время и усилия продуктивными.
Автоматизация документов имеет решающее значение для экономии времени и рабочей силы, сокращения физического обслуживания файлов и снижения риска недоступности и неточности документов. Помимо этого, он также обеспечивает плавный рабочий процесс между отделами и улучшает общую организацию для эффективного управления бизнес-процессами.
Хотите, чтобы очистить данные из PDF документы, конвертировать PDF в XML or автоматизировать извлечение таблицы? Посмотреть Нанонец PDF-скребок or парсер PDF преобразовать PDF-файлы в базу данных записи!
.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }
О программном обеспечении для автоматизации документов
Программное обеспечение для автоматизации документооборота — это инструмент, использующий передовые технологии, помогающий предприятиям с легкостью автоматизировать документооборот. Его способность интегрироваться с другими технологиями, такими как оптическое распознавание символов (OCR), обработка естественного языка (NLP), машинное обучение (ML) и т. д., а также его способность работать с системами управления документами (DMS) и другим программным обеспечением, делает его идеально подходит для многих организаций.
В зависимости от типов документов, с которыми работают организации, требования к автоматизации также могут сильно различаться. В то время как некоторым малым предприятиям требуется простое программное обеспечение для работы с такими документами, как контракты, письма или предложения, другим предприятиям, таким как юридические фирмы или финансовые компании, могут потребоваться решения для автоматизации, которые обрабатывают широкий спектр документов, от простых до сложных документов, которые может включать пункты или расчеты. Они также могут «собирать» связанные документы в один для повышения ценности. Примером может служить включение страхового полиса с кредитами или ссылочными документами, экспонатами и т. д. в юридические договоры.
Хотя такое программное обеспечение может быть разработано с рядом функций, подходящих для любой организации, все они используют шаблоны для облегчения создания и генерации документов. Шаблоны могут содержать статические и динамические данные, что позволяет вносить соответствующие изменения в содержимое, чтобы сделать документы более целеустремленными.
Программное обеспечение для автоматизации документооборота помогает:
- Создавайте шаблоны, которые можно повторно использовать, дублировать и редактировать в соответствии с требованиями организации.
- Соберите различные документы, в которых данные заполняются автоматически из соответствующих источников.
- Оптимизация рабочих процессов с более простым процессом создания документов
- Придерживайтесь норм соответствия там, где это необходимо, и снижайте риски нарушений
Как работает автоматизация документов?
Предопределенные шаблоны лежат в основе автоматизации документооборота. Входные данные, включая текст, который заполняется из разных источников, вставляются в разделы этих шаблонов для создания новых документов. Шаблоны могут содержать множество элементов, включая фрагменты текста, таблицы, числа, логотипы или другие изображения.
Автоматизация документов может различаться обработкой и генерацией документов.
Автоматизированная обработка документов
В основном автоматизированная обработка документов состоит из 3 шагов. Они есть:
Добыча
Первым шагом к получению релевантных данных является извлечение необходимой информации из документов, которые могут быть структурированными, полуструктурированными или неструктурированными.
- Структурированные документы – Получение необходимой информации из структурированных документов, таких как таблицы Excel, опросы или анкеты, довольно просто, поскольку большая часть информации организована. Программное обеспечение для автоматизации с помощью возможностей OCR (оптического распознавания символов) может извлекать правильную информацию, даже если документы представлены в виде изображений и заполняются ими для использования.
- Полуструктурированные документы – Такие документы, как счета-фактуры или заказы на поставку, не имеют установленных полей данных, поэтому их извлечение становится несколько затруднительным. Программное обеспечение для автоматизации документов в таких случаях использует комбинацию OCR и DL (глубокое обучение) для сбора и организации документов в структурированные данные.
- Неструктурированные документы – При очень небольшом количестве структурированных полей данных извлечение данных из таких документов, как контракты, служебные записки, письма и т. д., может стать все более сложным. Тем не менее, OCR и DL можно использовать для получения необходимых данных, уделяя больше внимания важным аспектам, повышающим ценность процесса документирования.
Проверка
Следующим шагом к извлечению является проверка точности и качества исходных данных на основе бизнес-правил, внутренних политик и стандартов внешних данных.
- С бизнес-правилами – Проверка отсутствия дублирования данных, что характерно для счетов-фактур, и соответствия полученных данных бизнес-требованиям.
- С внутренней политикой – Организация может установить политики при проверке данных. Это включает в себя проверку того, соответствуют ли извлеченные данные рекомендациям компании по получению и вводу информации в соответствующие поля, такие как дата, сумма и т. д.
- Со стандартами внешних данных – Большинство документов имеют стандартные рекомендации, которым необходимо следовать при их создании, и они также становятся важной частью процесса проверки. Например, счета-фактуры могут различаться, но иметь общие поля, такие как дата счета-фактуры, номер счета-фактуры, адреса получателя и отправителя, дата поставки, описание товара и общая сумма.
обогащение
Обогащение данных относится к процессу добавления ценности к внутренней информации, чтобы сделать существующие данные более полными. В основном это достигается с помощью внешних источников данных. Это можно сделать:
- Добавление атрибутов с метаданными для полноты документации.
- Дополняю информацию для более полной картины. Пример: предоставление полных почтовых или почтовых индексов
Автоматическое создание документов
Инструменты автоматизации могут помочь организациям получить необходимые данные и преобразовать их в необходимые типы документов. Весь процесс можно сделать плавным, легким и безошибочным, чтобы создать большее количество документов за меньшее время.
Процесс создания документа описан ниже:
Получение входных данных для слияния с шаблонами
Средства автоматизации сначала извлекают необходимую информацию из соответствующих баз данных или систем. Примеры данных, таких как имена, номера, адреса и т. д.
Выбор желаемого выходного формата
Выберите документы, где автоматизация будет необходима и эффективна. Эти документы могут включать в себя юридические контракты, счета-фактуры, заказы на работу и сообщения клиентов и могут включать более одного типа документов с конкретными шаблонами для каждого из них.
Преобразование данных в определенный формат
После того, как входные данные готовы и выбран документ для автоматического создания, выбранная информация готова для размещения в предварительно разработанных шаблонах. Это может включать преобразование данных из одного типа в другой. Пример из изображения в текст.
Проверьте содержимое на наличие несоответствий или модификаций
Перед созданием окончательного вывода системы автоматизации документооборота проверяют наличие аномалий или корректировок в требуемом содержании. Примером могут быть символы поля, которые превышают установленные ограничения. Программное обеспечение может обнаруживать такие несоответствия и вносить необходимые коррективы до того, как окончательный документ будет готов.
Генерировать документы
После того, как документ настроен и готов, программное обеспечение создает полный документ в нужном формате и сохраняет его в папках, системах управления документами (DMS) или корпоративных информационных системах (EIM) и т. д. для будущего использования.
Хотите автоматизировать повторяющиеся ручные задачи? Ознакомьтесь с нашим программным обеспечением для обработки документов Nanonets, основанным на рабочих процессах. Извлекайте данные из счетов-фактур, удостоверений личности или любого документа на автопилоте!
.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }
Кому нужна автоматизация документооборота?
Автоматизация документов очень важна для пользователей, которым необходимо часто создавать или генерировать документы для различных целей. Отрасли, которые имеют дело со сложными, взаимозависимыми и документоемкими рабочими процессами, могут извлечь выгоду из автоматизации документооборота.
Независимо от отрасли, решения для автоматизации документооборота направлены на снижение рабочей нагрузки, а также административной и логистической деятельности организации. Это помогает создавать и обмениваться документами, которые являются очень точными, последовательными, совместимыми и постоянно требуются для обеспечения плавности и эффективности бизнес-процессов.
Автоматизация документооборота требуется там, где производительность имеет первостепенное значение. Когда сотрудники свободны от «времени ожидания», это позволяет им быть более продуктивными. Любой пользователь с правами доступа может создавать и генерировать необходимые документы, поскольку они оцифрованы и/или используют сохраненные документы из централизованных баз данных для быстрого выполнения задач.
В то время как небольшие компании, которым требуется очень мало документов, могут не получить выгоды от использования сложной системы автоматизации документооборота, крупные организации с несколькими отделами, использующими большое количество документов, могут получить прямую выгоду от использования подходящего и настраиваемого программного обеспечения для автоматизации документооборота.
Разнообразные преимущества автоматизации документооборота
Решения для автоматизации документооборота — это средство для решения проблем, связанных с обработкой и созданием документов. С ростом числа бизнес-транзакций многие организации выиграют от использования возможностей программного обеспечения для автоматизации документов, чтобы упростить создание документов. Наиболее важные преимущества подробно описаны ниже:
Более быстрое создание документов
Основное преимущество автоматизации заключается в том, что она упрощает трудоемкие задачи создания документов каждый раз с нуля. Автоматизация документов помогает ускорить создание/генерацию документов, экономя драгоценное время сотрудников. Развертывание стандартных документов происходит гораздо быстрее, и даже если имеются различные документы, требующие нескольких копий, программное обеспечение для автоматизации выполняет большую часть работы эффективно и быстро.
Простота в использовании
Автоматизация может помочь устранить бесконечное время ожидания специалистов, которые придут и создадут необходимые документы. Пользователи могут использовать возможности программного обеспечения для автоматизации документооборота для создания или создания необходимых документов с высокой точностью в один миг. Это сокращает потери времени и приводит к более быстрому заключению контрактов, продажам и т. д. с повышением эффективности бизнеса.
Меньшее количество ошибок
Создание документов вручную может включать в себя копирование и вставку, а новые документы могут содержать несоответствия, требующие многократного исправления и изнурительных человеческих усилий, что приводит к ненужным задержкам в рабочих процессах. Автоматизация может помочь устранить или значительно уменьшить такие ошибки с гарантированной точностью. Использование предопределенных шаблонов и технологий на основе ИИ, которые используют Сбор данных, помогают легко получить необходимую информацию и отправлять оповещения соответствующему персоналу в случае отсутствия данных.
Сохраняйте стандарт и последовательность
Документы, созданные вручную, могут не всегда соответствовать своему формату. Например, предложение о продаже, созданное двумя людьми, может неизменно отличаться по стилю. Это может сбивать с толку стороны, получающие его, и трудно отследить для компании. При автоматизации шаблоны обеспечивают структуру, и может потребоваться изменить только некоторые входные данные. Это гарантирует, что любой тип документа, независимо от того, сколько людей работает с ним, всегда будет точным и непротиворечивым.
Экономия на стоимости
Сокращение расходов — это гарантированное преимущество, которое организации могут получить от автоматизации создания/генерации документов. Помимо улучшения организационного контроля, автоматизация может значительно сократить общие расходы, такие как печать документов, создание шкафов для хранения физических документов и т. д. Создаваемые или генерируемые оцифрованные документы могут храниться в централизованных местах со всеми необходимыми данными, что способствует экономии времени и стоимость для компаний.
Повышенная производительность
Генерация документов, особенно однотипных, является утомительной и повторяющейся задачей, которая может отнимать у сотрудников их драгоценное время. Поскольку автоматизация использует шаблоны и с легкостью извлекает данные из других интегрированных систем, это снижает нагрузку на сотрудников. Высвобождая драгоценное время, он позволяет им избегать таких громоздких задач, требующих низкой квалификации, и эффективно сосредоточивать внимание на более важных или сложных задачах, что приводит к повышению удовлетворенности работой и повышению уровня производительности.
Повышает конфиденциальность и безопасность
Бумажные документы обычно хранятся в физических шкафах или папках, которые могут быть повреждены. Системы автоматизации имеют встроенные цифровые хранилища с соответствующими правами доступа для предотвращения потери документов и повышения безопасности данных. Решения по автоматизации с дополнительными элементами управления безопасностью помогают таким отраслям, как юридические услуги или здравоохранение, защищать конфиденциальные данные от взломов и утечек. Это помогает организациям соответствовать требованиям, предотвращать нарушения и обеспечивать безопасность всех своих документов в одном месте.
Улучшает деловые отношения и качество обслуживания клиентов
Любой бизнес процветает на хороших отношениях, будь то внутренние, поставщики или клиенты. Создание документов вручную может сказаться на поддержании хороших отношений, если они подвержены ошибкам, задержкам и несоответствиям. Автоматизация упрощает все вышеперечисленное. Это облегчает быстрое и простое создание/генерацию документов и делает их доступными в централизованном месте. Процессы закрытия продаж, автоматические утверждения и подписание цифровых контрактов с электронными подписями — все это возможно благодаря автоматизации документооборота. Включенный доступ к онлайн-документам делает партнерство с большим количеством поставщиков и общение с несколькими клиентами проще и безопаснее. Удобство доступа к документам в любом месте и в любое время улучшает отношения и способствует персонализированному обслуживанию клиентов.
Хотите использовать роботизированную автоматизацию процессов? Ознакомьтесь с программным обеспечением для обработки документов на основе рабочего процесса Nanonets. Нет кода. Платформа без проблем.
.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }
Проблемы внедрения автоматизации документооборота
Хотя автоматизация документов очень полезна, существуют определенные проблемы, с которыми многие организации могут столкнуться при оцифровке процессов документирования. Общие из них подробно описаны ниже:
Требования к планированию и процессы документации
Часто отправная точка процессов автоматизации является самой сложной. Большое планирование необходимо для выбора отдела или бизнес-процесса, который необходимо автоматизировать, чтобы он был полезен для организации. Планирование включает в себя выбор процессов, время, необходимое для внедрения/обучения персонала использованию и адаптации к автоматизации документооборота, а также затраты, которые необходимо будет понести для ее настройки. Это также означает выбор решения по автоматизации, которое является гибким, всеобъемлющим, настраиваемым и может быть интегрировано с существующими системами.
Еще одна проблема планирования — сколько процессов необходимо автоматизировать. В крупной организации разные отделы могут предпочесть автоматизировать разные процессы. Хотя решения для автоматизации способны обрабатывать несколько процессов, время и усилия, необходимые для этого, будут монументальными. Кроме того, если автоматизация окажется неподходящей или неэффективной, то компания будет обременена дополнительными расходами. Приоритизация процессов и выбор автоматизации для одного или двух процессов на начальном этапе, а затем постепенное расширение могут помочь организациям избежать ловушек и сделать автоматизацию документов более осуществимой.
Понимание и принятие изменений
Внесение изменений в процессы документирования с помощью автоматизации может быть очень сложным, если против этого выступают соответствующие отделы или сотрудники. Пользователи, которые плохо знакомы с программным обеспечением для документирования, могут не понимать, как на самом деле работают эти решения, или могут неохотно относиться к идее автоматизации.
Чтобы задокументировать достижимую автоматизацию, руководители могут получать информацию от сотрудников и сначала приучать их к идее автоматизации. Двусторонняя коммуникация, привлечение высшего руководства/руководителей и разъяснение их преимуществ — вот некоторые из способов обеспечения общего понимания и принятия для беспрепятственного внедрения автоматизации документооборота.
Тестирование и реализация
Реальность между планированием и внедрением программного обеспечения для автоматизации может сильно различаться. Сроки могут различаться, координация между командами и внешними сторонами может быть непоследовательной, и любые изменения в запланированных процессах могут повлиять на вехи фактической реализации.
Этап тестирования поможет исключить пробелы и внести необходимые изменения для плавного перехода к автоматизации документооборота. Установка надлежащих контрольных точек для достижения этапа ввода в эксплуатацию имеет важное значение для эффективного внедрения решений по автоматизации документооборота.
Обслуживание и улучшения
Программное обеспечение для автоматизации также требует усовершенствований по мере того, как организация начинает к нему привыкать. Добавление большего количества процессов означает тщательный анализ, внесение усовершенствований в существующие автоматизированные процессы и дополнительные расходы, которые могут потребоваться для расширения функциональных возможностей и поддержания эффективности решения.
Этот вид проблем является распространенным и может включать в себя первоначальные усилия по оптимизации решения, но может оказаться, что оно того стоит, чтобы добиться более плавной автоматизации документов, которая может помочь с более плавным рабочим процессом и повысить производительность.
Безопасность
Одной из основных проблем при внедрении автоматизации критически важных документов является обеспечение их безопасности и надежности. Ручные документы обрабатываются индивидуально. Хотя они могут быть подвержены человеческим ошибкам, их безопасность обычно не подвергается риску. С автоматизацией все может быть совсем иначе.
Организации, которые не выбирают известное решение для автоматизации документооборота, рискуют потерять документы или столкнутся с проблемами соблюдения нормативных требований. Большинство отраслей, таких как здравоохранение, юридические услуги и финансовые услуги, имеют дело с конфиденциальными данными, которые не могут быть скомпрометированы. Задача заключается в выборе системы с облачной интеграцией, которая может предотвратить проблемы безопасности, обеспечить безопасный обмен критически важными документами и обеспечить соответствие требованиям.
Документы, подходящие для автоматизации документов
Автоматизация документооборота может подойти для множества отраслей. В зависимости от характера их работы потребности в автоматизации могут различаться. Вот некоторые из распространенных документов, которые часто требуются многим компаниям и которые идеально подходят для автоматизации документооборота:
- Котировки продаж
- Соглашения, такие как соглашения о неразглашении (NDA), соглашения об обслуживании, кредитные соглашения
- Контракты, такие как договоры с поставщиками, трудовые договоры
- Письма, такие как письма для связи с клиентами, письма-предложения, счета-фактуры
- Счета
- Различные виды отчетов
Помимо обобщенных документов, документы, которые могут быть автоматизированы, могут варьироваться в зависимости от отрасли. Вот список нескольких отраслевых документов, которые можно автоматизировать для упрощения управления.
Юридические услуги
- Трудовые договоры
- Секретарские документы компании
- Договор купли-продажи доли
- Регулирующие соглашения
- Соглашения о завещаниях и трастах
- Юридические заключения
Здоровье
- Медицинские карты пациента
- Планы лечения
- Рецепты
- Отчеты
- Timesheets
Финансы
- Счета
- Заказы
- коносамент
- Документы соответствия
Человеческие ресурсы (HR)
- Оплата чеков
- Письма с предложениями сотрудников
- Внутренние коммуникационные письма
- Справочник сотрудника
Банки
- банковские выписки
- Приветственные письма
- Расчетные письма
- Кредитные договоры
- Предварительные напоминания
Если вы работаете со счетами и квитанциями или беспокоитесь о проверке личности, проверьте Nanonets. онлайн-распознавание текста or Экстрактор текста PDF для извлечения текста из PDF-документов бесплатно. Нажмите ниже, чтобы узнать больше о Нанонет Решение для автоматизации предприятий.
.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }
Выбор инструмента автоматизации документов
Решения по автоматизации документов предназначены для оптимизации бизнес-процессов за счет извлечения данных и их использования для создания документов, что может сэкономить драгоценное время и усилия для этого отдела. Однако не все решения для автоматизации одинаковы. Следовательно, тщательное планирование и надлежащее исследование, основанное на потребностях бизнеса, могут помочь в выборе правильного программного обеспечения.
Решения по автоматизации могут сильно различаться по своим предложениям. В то время как одно программное обеспечение может потребовать технических знаний, другое может не поддерживать все типы документов. У третьего может быть слишком много возможностей, которые могут никогда не понадобиться бизнесу.
При таком большом количестве вариантов на рынке выбор правильного решения для автоматизации документооборота может быть сложной задачей. Вот несколько советов, которые следует учитывать при выборе хорошего программного обеспечения:
Удобство для пользователя
Выбирая любое программное обеспечение для автоматизации, первое, что нужно проверить, — насколько оно удобно для пользователя. Пользователи должны быть в состоянии понять, как это работает, и эффективно использовать их, даже если они технически не сильны. Любое программное обеспечение, которое не упрощает работу, а на самом деле еще больше ее усложняет, будет полным провалом.
Программное обеспечение для автоматизации документооборота должно позволять легко создавать шаблоны, использовать существующие как есть и облегчать пользователям навигацию по своим функциям без необходимости обращаться к специалистам.
Большинство поставщиков решений для автоматизации документооборота были бы рады предложить пробную версию на ограниченный период времени, чтобы привлечь потенциальных клиентов. Используйте их, чтобы понять, как программное обеспечение может соответствовать потребностям компании и сотрудников для повышения эффективности автоматизации документооборота.
Интеграция с существующими бизнес-системами
Даже самое лучшее решение для автоматизации документооборота может оказаться бесполезным, если оно не обеспечивает хорошей интеграции с существующими системами, которые используются в бизнесе.
Хорошее программное обеспечение для автоматизации имеет встроенные возможности для получения данных из различных источников. Интеграция с CRM-системами, CMS, системами хранения файлов, аналитическим программным обеспечением, программным обеспечением для обработки платежей и коммуникационным программным обеспечением является наиболее востребованной.
Система автоматизации документооборота, обеспечивающая простую интеграцию, может помочь собирать точные данные из различных источников для создания ценных документов. Выяснение у поставщика возможностей программного обеспечения для интеграции и сбора данных из различных источников может помочь организациям принять решение о полезности решения для автоматизации.
Универсальный доступ
Одной из современных функций, которая может выделить программное обеспечение для автоматизации, является его доступность. В настоящее время многие представители бизнеса находятся в движении, и им требуются решения, которые могут быстро создавать или генерировать документы для представления потенциальным клиентам или заинтересованным сторонам.
Представьте себе менеджера по продажам, которому нужно создать предложения, чтобы закрыть сделку с заинтересованным клиентом. Использование решения для автоматизации документов, совместимого с мобильными устройствами, планшетами и другими устройствами, позволяет создавать необходимые документы и делиться ими на ходу.
Поддержка различных форматов документов
При выборе решения для автоматизации документов лучше всего проверить, поддерживает ли программное обеспечение различные форматы документов, такие как текстовые файлы, файлы изображений, PDF-файлы, документы, защищенные паролем, и т. д., которые могут потребоваться в бизнесе.
Выбранная система также должна поддерживать различную автоматизацию документов, а именно массовую, интерактивную и по требованию. Массовое создание документов включает создание большого количества документов одного или нескольких типов для конкретных бизнес-целей.
Интерактивная автоматизация документов — это когда программное обеспечение автоматически создает форму на основе шаблона, а затем создает документ, извлекая данные из формы в шаблон. Автоматизация по запросу, как следует из названия, относится к документу, созданному в ответ на «требование пользователя» при отправке необходимой информации.
Сосредоточьтесь на безопасности
Организации должны заботиться о безопасности при поиске решения для автоматизации документооборота. Деловые документы уникальны и должны быть защищены от кражи данных, чтобы избежать уязвимости и защитить деловые интересы. Сборка документов и совместное использование должны быть возможны, не беспокоясь о потере данных. Защита паролем или сквозное шифрование — это несколько функций, которые могут обеспечить безопасность данных. Хотя разрешения на доступ могут способствовать защите данных от неправомерного использования, они не должны стать препятствием для обеспечения бесперебойной работы рабочих процессов.
Удовлетворительная поддержка клиентов
Как и в случае с любым другим продуктом, пользователи автоматизации документооборота также получат большую выгоду от хорошей поддержки клиентов со стороны поставщика. Рейтинги по отзывам пользователей и поддержка даже при использовании пробных версий могут дать представление о том, как компания отвечает и поддерживает пользователей.
Наличие более одного канала связи, включая электронную почту, телефон, онлайн-чат и т. д., может быть более эффективным, когда у вас есть сомнения или сбои, которые необходимо быстро устранить, чтобы избежать сбоев в бизнес-процессах.
Хотите автоматизировать повторяющиеся ручные задачи? Экономьте время, усилия и деньги, повышая эффективность!
.cta-first-blue{ переход: все 0.1 с кубического безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: #546fff; белый цвет; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; фон:белый; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #546fff !важно; } .cta-second-black{ переход: все 0.1 с кубический-безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; радиус границы: 0px; вес шрифта: полужирный; размер шрифта: 16px; высота строки: 24px; отступ: 12px 24px; фон: белый; цвет: #333; высота: 56 пикселей; выравнивание текста: по левому краю; дисплей: встроенный гибкий; flex-направление: строка; -moz-box-align: по центру; выравнивание элементов: по центру; межбуквенный интервал: 0px; box-sizing: граница-коробка; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .cta-second-black:hover{ color:white; фон:#333; переход: все 0.1 с куб. Безье (0.4, 0, 0.2, 1) 0 с; ширина границы: 2px! важно; граница: сплошная #333 !важно; } .column1{ минимальная ширина: 240 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; заполнение справа: 4%; } .column2{ минимальная ширина: 200 пикселей; максимальная ширина: подходящее содержание; } .cta-main{ display: flex; }
Автоматизация документов с помощью Nanonets
Nanonets — это программное обеспечение OCR на основе искусственного интеллекта, которое наряду с возможностями машинного обучения может помочь в автоматическом извлечении структурированных и неструктурированных данных из документов PDF, отсканированных файлов, изображений и многого другого. По сравнению с традиционным программным обеспечением для оптического распознавания текста Nanonets имеет преимущество, так как в нем нет отдельных правил и шаблонов для каждого типа документа.
Алгоритм искусственного интеллекта и модели OCR, которые используются в Nanonets, постоянно обучаются со временем, что упрощает работу с полуструктурированными или даже невидимыми типами документов. Их можно обучать несколько раз, их можно настраивать для извлечения данных в соответствии с конкретными потребностями бизнеса, и их достаточно легко выполнять без необходимости в штатной команде разработчиков.
Использование Nanonets может принести множество преимуществ, включая экономию средств, простоту использования, точность и масштабируемость. Самые уникальные преимущества, которые отличают Nanonets:
- Не требуется кодирование
- Отлично работает с пользовательскими данными
- Алгоритмы непрерывного обучения
- Постобработка не требуется
- Легко справляется с ограничениями данных
- Многоязычные возможности
- Индивидуальные выходы
Навынос
Автоматизация документооборота может принести множество преимуществ предприятиям, которые полагаются на документооборот в своей деятельности. Это эффективное решение для устранения неэффективности, снижения ручной нагрузки на сотрудников и обеспечения плавного перехода рабочих процессов. Автоматизация документов с помощью инструментов на основе ИИ может оптимизировать весь процесс создания документов для оптимизации эффективности бизнеса и прибыльности.
Часто задаваемые вопросы
Что значит автоматизировать документ?
Автоматизация документа относится к извлечению значимой информации из неструктурированных и/или полуструктурированных документов с помощью цифрового инструмента. Информация, извлекаемая таким образом из документа, представляет собой организованный формат, который может быть впоследствии обработан или заархивирован для потомков.
Можете ли вы автоматизировать документы Word?
Одним словом – Да! Документы могут быть в форме документов текстового процессора, таких как документы MS Word. Большинство предприятий требуют данные в документах для последующей обработки. Например, компаниям могут потребоваться данные, представленные в счете-фактуре Word, для последующей обработки заказов в Интернете. Автоматизация документов включает в себя загрузку документа в программное обеспечение и извлечение из него соответствующей информации для хранения в форме, подходящей для дальнейшей обработки.
Как создать документ автоматизации?
Автоматизация документа включает в себя следующие этапы:
- Преобразование документа из его печатной формы в цифровую версию, из которой можно извлечь важные данные.
- Различение элементов документа для определения значимого содержания
- Классификация документа посредством анализа выявленного содержания
- Извлечение соответствующего содержимого из документа
- Последующая обработка данных либо с помощью инструментов анализа данных для архивирования для потомков.
Что такое интеллектуальная автоматизация документов?
Когда цифровой инструмент, который извлекает значимые данные из документа, использует функции искусственного интеллекта, такие как ML, автоматизация становится «интеллектуальной автоматизацией», а сам процесс называется интеллектуальной обработкой документов (IDP). Он сочетает в себе извлечение данных с управлением файлами и оркестровкой и включает в себя не только извлечение данных, но и функции категоризации, проверки и хранения. Эти инструменты, входящие в состав IDP, могут работать независимо или совместно для извлечения неструктурированных данных из различных видов документов и преобразования их в структурированную, содержательную информацию.
var contentTitle = «Оглавление»; // Укажите здесь заголовок, чтобы потом не создавать для него заголовок var ToC = “
«+Заголовок содержимого+»
«; КП += "
«; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
Нанонеты онлайн OCR и OCR API есть много интересного случаи использования tЭто может оптимизировать производительность вашего бизнеса, сократить расходы и ускорить рост. Узнать как варианты использования Nanonets могут применяться к вашему продукту.
- "
- &
- a
- способность
- О нас
- доступ
- доступность
- доступа
- точный
- Достигать
- приобретенный
- Действие (Act):
- активно
- дополнение
- дополнительный
- адреса
- администрация
- продвинутый
- влиять на
- против
- соглашения
- AI
- алгоритм
- Все
- позволяет
- всегда
- количество
- анализ
- аналитика
- Другой
- откуда угодно
- кроме
- Применить
- соответствующий
- сборка
- связанный
- внимание
- Атрибуты
- автоматизировать
- Автоматизированный
- автоматически
- Автоматизация
- автоматизация
- доступен
- фон
- Банки
- становиться
- до
- не являетесь
- ниже
- польза
- Преимущества
- ЛУЧШЕЕ
- между
- граница
- нарушения
- приносить
- встроенный
- бизнес
- бизнес
- призывают
- возможности
- способный
- Пропускная способность
- захватить
- Карты
- тщательный
- случаев
- Причинение
- централизованная
- определенный
- вызов
- проблемы
- сложные
- изменение
- символы
- контроль
- Выберите
- выбранный
- классификация
- закрытие
- код
- Кодирование
- сочетание
- как
- Общий
- Связь
- Связь
- Компании
- Компания
- сравненный
- совместим
- полный
- комплекс
- Соответствие закону
- уступчивый
- комплексный
- последовательный
- постоянно
- содержание
- содержание
- контрактов
- контроль
- контрольная
- удобство
- координация
- Основные
- Расходы
- может
- Создайте
- создали
- создает
- Создающий
- создание
- критической
- CRM
- решающее значение
- изготовленный на заказ
- клиент
- служба поддержки
- Клиенты
- настраиваемый
- данным
- Анализ данных
- безопасность данных
- базы данных
- сделка
- глубоко
- задержки
- в зависимости
- предназначенный
- подробный
- подробнее
- застройщиков
- Устройства
- отличаться
- различный
- трудный
- Интернет
- оцифровка
- непосредственно
- Дисплей
- Нарушение
- Документация
- динамический
- ослабление
- Эффективный
- фактически
- эффективность
- затрат
- эффективно
- усилие
- Электронный
- элементы
- ликвидировать
- сотрудников
- занятость
- включить
- позволяет
- шифрование
- впритык
- обогащенный
- Предприятие
- предприятий
- особенно
- существенный
- установить
- и т.д
- пример
- превышать
- Excel
- Упражнение
- Экспонаты
- существующий
- Расширьте
- расширяющийся
- расходы
- опыт
- Впечатления
- опыта
- эксперты
- Экстракты
- Face
- сталкиваются
- Ошибка
- быстрее
- Особенности
- Поля
- финансы
- финансовый
- финансовые услуги
- First
- соответствовать
- гибкого
- Фокус
- следовать
- после
- форма
- формат
- найденный
- Бесплатно
- от
- полный
- функция
- Функции
- далее
- будущее
- порождать
- порождающий
- поколение
- получающий
- будет
- хорошо
- товары
- значительно
- Рост
- гарантированный
- инструкция
- методические рекомендации
- Управляемость
- счастливый
- имеющий
- здравоохранение
- высота
- помощь
- помогает
- здесь
- High
- высший
- очень
- помеха
- Как
- Однако
- hr
- HTTPS
- человек
- идея
- идеальный
- Идентификация
- определения
- Личность
- изображение
- изображений
- реализация
- Осуществляющий
- значение
- важную
- улучшенный
- улучшение
- включают
- включает в себя
- В том числе
- Увеличение
- расширились
- повышение
- все больше и больше
- самостоятельно
- индекс
- лиц
- промышленности
- промышленность
- информация
- вход
- понимание
- страхование
- интегрировать
- интегрированный
- интеграции.
- Умный
- интерактивный
- заинтересованный
- интересы
- вопрос
- вопросы
- IT
- саму трезвость
- работа
- Сохранить
- язык
- большой
- закон
- Лидеры
- ведущий
- Лиды
- Утечки
- УЧИТЬСЯ
- изучение
- Юр. Информация
- уровни
- Используя
- Ограниченный
- LINK
- Список
- Кредиты
- расположение
- места
- логистика
- посмотреть
- искать
- машина
- обучение с помощью машины
- сделанный
- поддерживать
- техническое обслуживание
- основной
- сделать
- ДЕЛАЕТ
- Создание
- управлять
- управление
- менеджер
- руководство
- вручную
- рынок
- значимым
- означает
- основным медицинским
- может быть
- Основные этапы
- против
- ML
- Мобильный телефон
- Модели
- деньги
- Месяц
- БОЛЕЕ
- самых
- двигаться
- MS
- с разными
- умноженная
- множество
- а именно
- имена
- натуральный
- природа
- Навигация
- необходимо
- потребности
- номер
- номера
- многочисленный
- предлагают
- Предложения
- онлайн
- Операционный отдел
- Обзор
- Оптимизировать
- оптимизированный
- Опции
- оркестровка
- заказы
- организация
- организационной
- организации
- Организованный
- Другое
- общий
- часть
- Пароль
- оплата
- Процесс оплаты
- ИДЕАЛЬНОЕ
- производительность
- периодов
- Персонализированные
- Персонал
- физический
- картина
- запланированный
- планирование
- Платформа
- Точка
- сборах
- политика
- возможное
- потенциал
- представить
- довольно
- первичный
- политикой конфиденциальности.
- доходы
- процесс
- Автоматизация процессов
- Процессы
- обработка
- процессор
- производит
- Продукт
- производительность
- прибыли
- рассматривается
- для защиты
- защиту
- обеспечивать
- Недвижимости
- поставщики
- обеспечение
- тянущий
- покупки
- целей
- САЙТ
- быстро
- Ramp
- ассортимент
- рейтинги
- достигать
- Реальность
- уменьшить
- понимается
- Отношения
- соответствующие
- требовать
- обязательный
- Требования
- исследованиям
- Полезные ресурсы
- ответ
- обзоре
- Отзывы
- Снижение
- Роботизированная автоматизация процессов
- Катить
- условиями,
- безопасный
- sale
- главная
- то же
- удовлетворение
- экономия
- Масштабируемость
- сканирование
- безопасный
- обеспеченный
- безопасность
- выбранный
- выбор
- обслуживание
- Услуги
- набор
- установка
- Поделиться
- разделение
- просто
- с
- одинарной
- небольшой
- малого бизнеса
- So
- Software
- твердый
- Решение
- Решения
- некоторые
- сложный
- пространства
- конкретный
- скорость
- Этап
- стоять
- стандарт
- стандартов
- начинается
- По-прежнему
- диск
- магазин
- магазины
- упорядочить
- сильный
- структурированный
- представленный
- впоследствии
- поставка
- поддержка
- Поддержка
- система
- системы
- с
- задачи
- команда
- Технический
- технологии
- шаблоны
- Тестирование
- Ассоциация
- кража
- задача
- вещи
- Через
- время
- раз
- Название
- инструментом
- инструменты
- топ
- к
- трек
- традиционный
- Сделки
- трансформация
- превращение
- переход
- суд
- Типы
- понимать
- понимание
- созданного
- использование
- пользователей
- обычно
- Проверка
- ценностное
- разнообразие
- различный
- продавец
- поставщики
- проверка
- проверить
- проверка
- версия
- уязвимость
- способы
- будь то
- в то время как
- КТО
- без
- Работа
- Рабочие процессы
- работает
- стоимость
- бы
- ВАШЕ