Заявка на закупку и заказ на закупку: различия

Переиздано Платоном

Читают: 0

Управление денежными потоками в вашем бизнесе имеет первостепенное значение для финансового успеха – это несложно. В то время как учет по методу начисления позволяет настраивать и обрабатывать статистику для отражения неденежных расходов, все предприятия живут и умирают при учете денежных средств: приносят ли ваши продукты или услуги больше денег, чем вы тратите?

Хотя продажа превосходной услуги или продукта зависит от сил, находящихся вне вашего контроля, таких как рыночные и экономические факторы, вы может управлять оттоком денежных средств в достаточной степени. Но, как сказал легенда бизнеса Питер Друкер: «Нельзя управлять тем, что не измеряешь».

Правильное управление оттоком денежных средств в первую очередь требует понимания кто тратит почему внутри вашей организации. Установление четких руководящих принципов для заявок на закупку и заказов на закупку является важным первым шагом в измерении того, чем вы собираетесь управлять.

Заказ на закупку и заявка на закупку: в чем разница?

Заявка на закупку (PR) и заказ на закупку (PO) являются ключевыми моментами в вашей стратегия закупок. Разница заключается в их порядке в рабочем процессе закупок вашей компании. Разница между ПО и PR проста:

Заявка на покупку предназначена для внутреннего использования и связывает конечного пользователя продукта или услуги (сотрудника) с органами утверждения посредством документации с подробным описанием расходов.
Заказ на закупку создается на основе заявки и передается продавцу или поставщику для удовлетворения потребности.

Оба выполняют важные функции, включая управление документацией, контроль бюджета и проверку финансовых функций вашего бизнеса.

Что такое Заявка на закупку?

Заявка на закупку может быть настолько сложной или простой, насколько вам нужно, при этом более крупным организациям часто требуется больше проверок и процессов в рабочем процессе PR, чем небольшим магазинам со всего несколькими сотрудниками. Однако в обоих случаях основная суть PR одна и та же: его цель — служить формальным запросом сотрудника на покупку или закупку товаров или услуг, проходящих через ваш рабочий процесс.

Зачем нужны заявки на закупку?

Помните, вы не можете управлять тем, что не измеряете, и измерение ваших расходов начинается с четкого понимания того, как деньги утекают наружу. Если только вы лично не инициируете каждую покупку в своей организации без участия сотрудников (что маловероятно), вам придется внимательно отслеживать кто заказывает почему, Для какая цель, А для сколько. Заявка на покупку удовлетворяет всем этим критериям и завершается окончательной проверкой назначенным персоналом для предотвращения финансового мошенничества, растрат и злоупотреблений в вашем бизнесе.

Вам также необходимо вести точный учет расходов для ваших систем финансового управления на случай, если IRS постучит с просьбой о проверке. В любом случае хорошо отлаженный процесс подачи заявок на закупку автоматически создает и поддерживает комплексную систему учета расходов компании.

Как работает заявка на закупку?

Как я уже сказал, конкретные рабочие процессы различаются в разных компаниях. В рамках этого рабочего процесса мы рассмотрим, как компания среднего размера со 100 сотрудниками может направить заявку на покупку. В зависимости от вашего размера и объема рабочий процесс заявки на покупку может быть более упрощенным или намного более длительным и сложным.

Вот базовая схема типичной последовательности заявок на покупку:

Сотрудник определяет потребность – будь то обычную или особый случай – и отправляет форму заявки на покупку. Форма обычно включает в себя:
1. Имя сотрудника или отдела
2. Местоположение (если офисы географически разобщены или вы преимущественно работаете удаленно)
3. Количество и тип запрошенных товаров
4. Название и адрес компании поставщика
5. Точная или ориентировочная цена
6. Срок выполнения/когда товар или услуга необходимы
Первый менеджер или орган, рекомендующий утверждение, подтверждает, что продукт или предмет еще не является частью вашего запаса/отсутствует в наличии, и отправляет заявку группе финансового управления.
Финансовый отдел гарантирует, что поставщик соответствует стандартам и практике вашей компании, гарантирует наличие действительной потребности, оправдывающей расходы, и соответствие заявки вашему бюджету.

Получив благословение от финансов, вы создаете заказ на покупку для удовлетворения заявки.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на закупку — это официальный запрос, отправленный поставщику на товары или услуги, указанные в заявке. Заказ на покупку часто намного сложнее, чем покупка, по объему и включает в себя юридические формулировки, связывающие каждую сторону сделкой договорными обязательствами. Он также организован в соответствии с вашими внутренними системами управления. Если поставщик достаточно крупный или у вас есть постоянные отношения, скорее всего, он отформатирован в соответствии с его инструментами CRM.

Зачем вам нужны заказы на закупку?

Заказ на покупку существует для формального и законного запроса товаров или услуг у поставщика. Это юридическое соглашение связывает каждую сторону сделки и обеспечивает общее понимание того, что ожидается, сколько и когда это необходимо. Это помогает избежать неожиданностей при выставлении счетов и позволяет всем, кто участвует в закупках, быть подотчетными и честными друг с другом, избегая при этом недопонимания или человеческих ошибок, которые часто происходят во время устных сделок или соглашений о рукопожатии.

И, как и заявки на покупку, заказ на покупку служит проверяемым документальным документом для вашего внутреннего руководства или на случай, если вас проверит стороннее агентство.

Как работает заказ на поставку?

После утверждения заявки ваш финансовый отдел завершает заказ на покупку и продолжает рабочий процесс закупок.

Финансовый отдел отправляет заказ на поставку поставщику и получает счет-фактура. Оттуда продавец получает оплату сразу, или счет-фактура хранится в счетах к оплате в течение определенного периода времени или до тех пор, пока заказ на покупку не будет выполнен (в зависимости от товара, ваших внутренних процессов и соглашения с поставщиком).
1. Ключевой частью комплексной проверки вашей финансовой команды является трехстороннее сопоставление. Это кредиторская задолженность функция отдела, которая перепроверяет заказ на поставку, счет-фактураи квитанцию о доставке, подтверждающую отсутствие мошенничества или человеческой ошибки, которая может привести к непредвиденным расходам.
После доставки товара или оказания услуги ответственная сторона (либо первоначальный заказчик, либо финансовая группа) формирует квитанцию и регистрирует ее вместе со счетами к оплате, чтобы облегчить трехстороннее сопоставление и продемонстрировать, что заказ на поставку удовлетворен.

Заключение

Это была очень простая разбивка рабочих процессов заявок на покупку и заказов на покупку. На самом деле обратный процесс запроса и получения товаров от внешнего поставщика является трудоемким и может быть длительным. Вот почему создание стандартной рабочей процедуры для заявок на закупку и заказов на закупку является ключом к обеспечению бесперебойных закупок и качественного ведения учета.

И, как и многие административные бизнес-функции, эти аспекты закупок все больше оцифровываются или автоматизируются. Это отличная новость для владельцев бизнеса и сотрудников — хотя оптимизированные рабочие процессы могут ускорить процесс, вы не можете оптимизировать скорость передачи документов туда и обратно, особенно при удаленной работе или если ваши штаб-квартиры и офисы перемещены.

Эффективный автоматизация кредиторской задолженности инструменты включают в себя комплексное управление заявками на закупку и заказами на закупку. К нововведениям в рабочем процессе относятся:

Инструменты проверки на базе искусственного интеллекта для формирования официальных заявок из электронных писем сотрудников или сообщений Slack.
Автоматическое одобрение AP для определенных категорий или заявок на определенную сумму в долларах, не требующих проверки человеком.
Синхронизация с вашим бухгалтерским программным обеспечением для переноса заявок, выставления счетов и квитанций для быстрого трехстороннего сопоставления и сверки.
Долгосрочное хранение данных в безопасном облаке гарантирует соответствие требованиям и готовность к аудиту.

Это лишь некоторые из инноваций, формирующих систему закупок, но каждая из них уникальным образом оптимизирует рабочие процессы обработки заявок и заказов на покупку. И чем больше вы развиваете и лелеете свой управление закупками и AP автоматизация, чем крупнее экосистема, которую вы создаете, и тем легче вам будет управлять административными задачами, которые в противном случае отвлекают от вашей оперативной деятельности.

Независимо от вашего уровня автоматизация финансов, понимание заказа на покупку в сравнении с заявкой на покупку — это первый шаг к управлению расходами и обеспечению поступления денежных средств — если вы управляете тем, что теперь можете измерить.