Doriți să automatizați procesul banal și mecanic de facturare la plată? Încerca Nanoneți™ Soluție OCR bazată pe inteligență artificială pentru a automatiza procesul de facturare la plată în organizația dvs.!
Introducere
Procesul de facturare la plată este un alt nume pentru procesul de procurare la plată al unei companii. Este cea mai importantă sarcină a procesului de conturi de plăți. Odată cu creșterea volumelor de tranzacții și cu un accent mai mare în vremurile moderne acordate tranzacțiilor fără hârtie și online, automatizarea ciclului factură-plătire a căpătat importanță pentru afaceri.
Să aflăm mai multe despre procesul de plată a facturii și automatizarea acestuia.
Un istoric al procesului de facturare la plată
O factură este un document transmis de un furnizor/vânzător/vânzător unui client/cumpărător, care detaliază produsele sau serviciile cumpărate de acesta din urmă, împreună cu valoarea lor monetară. Plata facturii este plata efectuata de cumparator catre vanzator, pentru a deconta factura emisa de cumparator.
S-ar putea să nu fie o întindere a adevărului să afirmi că ființele umane ar fi inventat cuvântul scris, doar pentru a ține evidența articolelor pe care le-au procurat sau vândut. În urmă cu mai bine de patru mii de ani, preoții sumerieni par să fi folosit facturile de lut pentru a urmări și înregistra tranzacțiile care implicau produse agricole și vin. Ne putem imagina că atunci când plata nu a fost primită la timp, ar fi fost tentant să folosim facturile în sine pentru a amenința sau a aduce prejudicii debitorului.
În vremuri relativ recente, se spune că Hieronymus Bosch a trimis o factură regelui Filip cel Frumos, al Castiliei, în 1504 d.Hr. pentru pictura sa intitulată „Judecata de Apoi”. Nu se știe dacă Regele Phillip a plătit factura din cauza practicilor proaste de gestionare a facturilor în acele vremuri întunecate de ignoranță financiară.
Procesul de facturare a devenit mai bine gestionat de atunci, cu un consens asupra ecuației simple „obține factura – plătește factura”. Astăzi, nu există o singură afacere care să nu se ocupe de facturi și facturi, iar pe măsură ce valoarea și volumul tranzacțiilor se extind, departamente întregi intitulate Conturi de plătit sunt create pentru a gestiona ciclul facturii la plată.
Doriți să automatizați procesul banal și mecanic de facturare la plată? Încerca Nanoneți™ Soluție OCR bazată pe inteligență artificială pentru a automatiza procesul de facturare la plată în organizația dvs.!
Procesul de plată a facturii
Procesul de plată a facturii începe de obicei cu primirea facturii de la vânzător/vânzător. Facturile ar putea servi și ca facturi de vânzări. Facturile sunt trimise și primite într-o varietate de moduri - ca o copie pe hârtie trimisă prin poștă de melc (aceasta moare rapid), facturi prin fax (43.8 la sută din facturi continuă să fie primite prin fax și astăzi), documente de factură digitalizate trimise prin e-mail și formulare de factură digitalizate în portalurile furnizorilor.
Al doilea pas din ciclul factură la plată este verificarea validității facturii. O factură poate fi conectată la o comandă de achiziție (PO) emisă de client către vânzător. Datele din factură, inclusiv tipul de produs/serviciu comandat, prețul convenit, data livrării etc., sunt comparate cu OP inițial. Uneori, facturile sunt ridicate după livrarea produsului/serviciului și în astfel de cazuri, detaliile facturii sunt corelate cu detaliile de pe bonul de livrare.
Orice discrepanță în datele facturii este semnalată ca o excepție și există o schimbare între cumpărător și vânzător pentru a rezolva problema. La soluționarea excepției, factura este reemisă de către vânzător, factura este reînregistrată și procesul de validare se repetă.
În funcție de politicile companiei, procesele de validare și aprobare pot trece prin mai multe straturi ierarhice. De exemplu, unele companii pot solicita aprobări la nivel de management pentru valorile facturii mai mari decât un anumit prag.
Odată aprobată, factura se plătește în conformitate cu termenii care au fost negociați cu vânzătorul. Plata se face sub formă de numerar, cecuri, transferuri bancare sau alte metode, conform termenilor și condițiilor predeterminate. Deși nu există restricții generalizate cu privire la cât de mult ar trebui să dureze procesul de plată a facturii, mulți cumpărători oferă clienților detalii specifice despre plata așteptată. Câțiva termeni tipici utilizați în factură pentru a specifica modalitatea de plată așteptată sunt:
PIA – Plata in avans: O PIA într-o factură indică faptul că cumpărătorul trebuie să plătească integral produsul/serviciul înainte de a fi livrat.
CIA – Încasări în avans: O subcategorie a PIA în care plata în avans trebuie neapărat să fie în numerar.
50% în avans: Cumpărătorul trebuie să plătească jumătate din valoarea înscrisă în factură înainte ca serviciul/produsul să fie livrat
EOM – Sfârșitul lunii: Cumpărătorul trebuie să plătească până la sfârșitul lunii în care a fost primită factura.
*15 IMF – luna următoare facturii: Cumpărătorul trebuie să plătească până în data de 15 a lunii următoare datei facturii.
NET 7 (sau NET21, sau NEt30): Cumpărătorul trebuie să plătească în termen de 7 (sau 21, sau 30) zile de la sosirea facturii.
Odată ce plata a fost efectuată, acea serie de facturi este închisă, iar tranzacția este înregistrată ca finalizată. Factura și detaliile de plată sunt arhivate pentru audituri viitoare.
Multe întreprinderi mici se bazează pe personalul existent pentru a gestiona facturile, dar pe măsură ce compania crește în dimensiune, poate apărea nevoia de angajați specializați pentru a aborda facturile de la primire până la plată. Din ce în ce mai multe organizații recurg acum la sisteme automate de gestionare a facturilor pentru gestionarea fără probleme a procesului de facturare la plată.
Automatizarea procesului de facturare la plata
Se crede că fluxul de lucru de facturare la plată îmbunătățit digital a început în 1978, cu Visical, primul software pentru foi de calcul care ar putea fi folosit pentru gestionarea conturilor. Acesta a fost urmat de software similar care ar putea ajuta companiile să-și computerizeze contabilitatea.
Automatizarea procesului de facturare la plată elimină multe dintre întreruperile de viteză asociate procesării manuale tradiționale a facturilor. Eficientizează procesul de achiziție, reduce dezordinea de hârtie, îmbunătățește transparența traseului facturii, economisește timp și bani, crește productivitatea angajaților și îmbunătățește relațiile cu furnizorii.
Automatizarea facturării la plată oferă următoarele beneficii afacerii:
- Procesarea rapidă a facturilor care elimină întârzierile la plăți
- Relație mai bună furnizor-client datorită plăților prompte
- Prevenirea erorilor și a pierderii datelor
- Menținerea mișcării lanțului de aprovizionare
- Prevenirea fraudei
- Redirecționarea forței de muncă pentru sarcini mai pline de satisfacții
- Vizibilitate, control și conformitate mai mari
- Ecologic și evitarea aglomerației de hârtie
- Arhivarea metodică a tuturor documentelor de achiziție în scopuri de audit și impozitare
Astăzi, automatizarea procesului de facturare la plată include capturarea datelor despre factură, codificarea facturilor cu contul și centrul de cost corect, aprobarea facturilor, potrivirea facturilor cu comenzile de achiziție și înregistrarea acestora pentru plăți.
1. Primirea si digitizarea facturii: factura poate fi obținută ca atașament de e-mail sau ca date de formular online. În primul caz, atașamentele de e-mail pot fi sub formă de imagini scanate, PDF-uri, fișiere de procesare de text, foi de calcul etc. Automatizarea poate ajuta la clasificarea acestor facturi în funcție de tipul lor, ceea ce ar ajuta la extragerea ulterioară a datelor.
2. Extragerea datelor: Acesta este de obicei cel mai frecvent pas în care este utilizată automatizarea. Câteva câmpuri cheie care trebuie să fie capturate de OCR dintr-o factură sunt:
Detalii furnizor: Numele vânzătorului, adresa vânzătorului, telefonul vânzătorului, e-mailul vânzătorului, detaliile contului bancar al vânzătorului
Detaliile facturii: Numărul facturii, Data facturii, Suma facturii, Data scadenței plății, Net_D, Numărul PO, Moneda
Detalii cumpărător: Adresa cumpărătorului, numele cumpărătorului
Detalii fiscale: Valoarea taxei, Tax_ID
Detalii tabel: Descrierea produsului, cantitatea, prețul, cantitatea liniei
Software-ul de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) recunoaște câmpurile de date cheie din factura digitizată. Această recunoaștere se bazează pe locația lor în factură, indicată de reguli și șabloane concepute de dezvoltator. Instrumentele moderne, cum ar fi Nanonets, folosesc cititoare de facturi mai sofisticate, activate cu inteligență artificială, pentru a capta în mod inteligent datele relevante cu erori minime printr-un proces de învățare continuă.
3. Validare și aprobări: Software-ul poate efectua potrivirea automată în trei direcții între factură, PO și chitanță, comparând datele extrase și potrivindu-le cu datele dintr-o bază de date preexistentă. Instrumentul de automatizare poate lua și decizii precum trecerea tranzacției, semnalarea erorilor sau ridicarea de excepții. Software-ul avansat, în special cele precum Nanonets, condus de un motor AI, poate redirecționa facturile semnalizate pentru acțiuni ulterioare.
4. Dirijarea aprobării facturii: Folosind un software de gestionare a facturilor, cum ar fi Nanonets, factura poate fi direcționată automat de la o etapă la alta și pot fi setate mementouri pentru aprobare. Includerea situațiilor neprevăzute și a mementourilor în fluxul de lucru poate elimina blocajele. Integrarea semnăturilor electronice și a formularelor digitale poate permite aprobările din mers din partea diferiților participanți la proces
5. Procesarea plăților: Un proces complet automatizat de facturare la plată ar include și sfârșitul plății, în care o factură aprobată este plătită automat digital. În ciuda capacității de plată automată, multe companii care utilizează procesul automat de factură la plată includ aici un pas de intervenție manuală de dragul securității financiare.
6. Stocarea și arhivarea datelor: Un instrument bun de automatizare a facturii către plăți nu numai că ar stoca toate datele într-o bază de date bine definită, dar poate genera și o varietate de rapoarte financiare, inclusiv rapoarte privind fluxul de numerar, bilanţuri, informații fiscale, inventar și conturi de plătit/de primit.
Potrivit unui studiu recent, iată care sunt soluțiile de top de procesare automată a facturilor pe care multe companii ar dori să le implementeze:
Doriți să automatizați procesul banal și mecanic de facturare la plată? Încerca Nanoneți™ Soluție OCR bazată pe inteligență artificială pentru a automatiza procesul de facturare la plată în organizația dvs.!
Nanonets pentru procesele inteligente de facturare la plată
Nanonets este un software bazat pe inteligență artificială care poate fi folosit pentru a automatiza și eficientiza etapele de procesare a facturilor din afacerea dvs.
Datele pot fi capturate fără erori dintr-o varietate de tipuri de fișiere de factură. Motorul AI al Nanonets poate fi antrenat cu facturi reale, fără a fi nevoie de codare, ceea ce îl face personalizabil pentru companie.
De asemenea, are încorporați algoritmi de ultimă generație și o infrastructură puternică pentru aprobări în mai mulți pași. Software-ul de procesare a facturilor Nanonets poate fi integrat cu alte sisteme precum baza de date Mysql, QuickBooks sau Salesforce și este independent de platformă. Este precis și scalabil, economisește timp și bani pentru echipa dvs. de procesare a facturilor pentru conturile de plată și sporește productivitatea.
Câteva caracteristici specifice care fac din Nanonets soluția ideală pentru automatizarea procesului de facturare la plată sunt:
- Capacitate de personalizare – Puteți adăuga datele dvs. la modelul de factură pregătit în prealabil și puteți adăuga câmpuri personalizate pentru a instrui un model, totul în interfața de utilizare
- La fața locului – Puteți rula Nanonets on-premises printr-un docker. Nanonet este compatibil cu GDPR
- Economisiți timp și bani – Reduceți timpul de realizare (TAT) de la zile la minute și costurile de procesare a documentelor cu 90%
- Suport – Suportul prin chat pentru rezoluția în timp real a interogărilor ajută utilizatorii să navigheze în lumea uneori complicată a captării facturilor.
- Documentație API – În documentație, veți găsi exemple de cod gata de declanșat în Shell, Ruby, Golang, Java, C# și Python, precum și specificații detaliate API pentru diferite puncte finale.
Software-ul de captare a facturii Nanonets poate conecta surse de date precum e-mail, Google Drive etc. cu API-ul care alimentează datele capturate direct în CRM/WMS/DB.
La pachet
Automatizarea procesului de facturare la plată vine cu beneficii convingătoare, cum ar fi economii de timp și costuri, proces simplificat de conturi de plătit și, în cele din urmă, rezultate mai bune. Alegerea unui instrument de automatizare a facturii la plată depinde de nivelul de automatizare pe care îl garantează afacerea și de capacitatea software-ului de a se îmbina cu practicile și politicile companiei.
Software-ul care va fi utilizat depinde și de alocarea bugetară a companiei, care ia în considerare, amploarea afacerii, rezultatul final și potențialul investițional al companiei.
Alți factori care trebuie luați în considerare în alegerea unui instrument de automatizare a gestionării facturilor sunt ușurința în utilizare, suportul tehnic, nevoile de stocare a datelor ale companiei și integrarea cu instrumentele digitale existente utilizate de companie.
Trebuie amintit că orice software de facturare către plată este un instrument sinergic care le permite angajaților umani să se concentreze pe sarcini mai puțin banale, cu valoare mai mare, cum ar fi dezvoltarea afacerii și alte activități care contribuie la valoarea întreprinderii.
- "
- &
- 7
- Despre Noi
- Cont
- Contabilitate
- Acțiune
- activităţi de
- Ad
- adaptate
- adresa
- avansat
- AI
- algoritmi
- TOATE
- alocare
- Cu toate ca
- O alta
- api
- aprobat
- de audit
- Automata
- Automatizare
- Bancă
- cont bancar
- fiind
- Beneficiile
- Bancnote
- Bing
- Bosch
- afaceri
- întreprinderi
- cazuri
- Bani gheata
- fluxul de numerar
- recunoașterea personajelor
- control
- Verificări
- închis
- dezordine
- cod
- Codificare
- Comun
- Companii
- companie
- convingătoare
- concentra
- Consens
- continua
- continuu
- Cheltuieli
- ar putea
- clienţii care
- de date
- stocare a datelor
- Baza de date
- afacere
- întârzieri
- livrare
- Dezvoltator
- Dezvoltare
- diferit
- digital
- digital
- digitizare
- Docher
- documente
- condus
- de angajați
- Afacere
- mai ales
- etc
- exemplu
- se extinde
- de aşteptat
- extracţie
- factori
- FAST
- DESCRIERE
- Domenii
- financiar
- First
- Repara
- debit
- formă
- formulare
- viitor
- genera
- bine
- ajutor
- ajută
- aici
- istorie
- Cum
- HTTPS
- imagine
- punerea în aplicare a
- important
- Inclusiv
- includere
- Crește
- informații
- Infrastructură
- integrate
- integrare
- Inteligent
- inventar
- investiţie
- facturare
- IT
- Java
- Cheie
- Rege
- cunoscut
- AFLAȚI
- învăţare
- Nivel
- Linie
- locaţie
- Lung
- administrare
- manual
- model
- bani
- mai mult
- cele mai multe
- OCR
- on-line
- comandă
- comenzilor
- organizații
- Altele
- pictura
- Hârtie
- participanţi
- Plătește
- plată
- procesarea plății
- plăți
- platformă
- Politicile
- sărac
- preţ
- Problemă
- proces
- procese
- Produs
- productivitate
- Produse
- furniza
- furnizează
- cumpărare
- Pymnts
- Piton
- cititori
- în timp real
- record
- reduce
- relaţie
- Relaţii
- Rapoarte
- Traseul
- norme
- Alerga
- Said
- de vânzări
- Salesforce
- scalabil
- Scară
- securitate
- Servicii
- set
- Coajă
- asemănător
- simplu
- Mărimea
- mic
- întreprinderile mici
- Software
- vândut
- soluţii
- de specialitate
- Spreadsheet
- Etapă
- început
- Stat
- depozitare
- stoca
- puternic
- livra
- lanțului de aprovizionare
- a sustine
- sisteme
- Tableta
- impozit
- Fiscalitate
- tech
- Prin
- timp
- astăzi
- instrument
- Unelte
- top
- urmări
- tradiţional
- tranzacție
- Tranzacții
- Transparență
- us
- utilizatorii
- valoare
- vizibilitate
- volum
- bine definit
- VIN
- Fire de sârmă
- în
- fără
- flux de lucru
- lume
- ar
- ani