Cum se documentează un test de control pentru controalele achizițiilor?

Republicat de Platon

Urmaritori: 0

În peisajul afacerilor actuale, organizațiile se confruntă cu o multitudine de provocări legate de integritatea financiară, conformitatea cu reglementările și eficiența operațională. Printre domeniile critice care necesită o atenție atentă se numără și controlul activităților de achiziție. Controalele eficiente ale achizițiilor asigură conformitatea cu reglementările, atenuează riscurile și promovează eficiența operațională.

Pentru a asigura eficacitatea controalelor achizițiilor, organizațiile trebuie să documenteze și să-și evalueze mecanismele de control printr-un test cuprinzător de control. Acest blog explorează importanța documentării testului de control pentru controalele achizițiilor și modul în care instrumentele de automatizare pot eficientiza acest proces, sporind acuratețea, eficiența și luarea deciziilor.

Alăturați-vă nouă în timp ce analizăm importanța documentării unui test de control pentru controalele achizițiilor și descoperim modul în care utilizarea tehnologiilor avansate poate optimiza mediile de control și poate genera succesul organizațional.

Înțelegerea controalelor pentru achiziții

Controalele achizițiilor sunt o componentă vitală a sistemului de control intern al unei organizații. Acestea sunt concepute pentru a se asigura că achizițiile efectuate de organizație sunt autorizate, adecvate și respectă politicile și reglementările relevante. Controalele de achiziție ajută la prevenirea activităților frauduloase, la minimizarea erorilor și la asigurarea faptului că organizația obține bunuri și servicii la prețuri rezonabile.

Când vine vorba de înțelegerea controalelor de achiziție, este esențial să aveți o înțelegere clară a scopului și obiectivelor acestora. Principalele obiective ale controlului achizițiilor includ:

Autorizare și aprobare: Controalele achizițiilor asigură că toate achizițiile sunt autorizate în mod corespunzător de către personalul autorizat din cadrul organizației. Acest lucru ajută la prevenirea achizițiilor neautorizate și se asigură că achizițiile sunt în conformitate cu bugetul și obiectivele organizației.
Selectarea și evaluarea furnizorilor: Controalele achizițiilor implică procese de selectare și evaluare a furnizorilor pentru a se asigura că bunurile și serviciile sunt achiziționate din surse de încredere și de încredere. Acest lucru ajută la minimizarea riscului de achiziție de la furnizori frauduloși sau necalificați.
Procesarea comenzii de achiziție: Controalele achizițiilor acoperă procesarea comenzilor de cumpărare, inclusiv acuratețea, caracterul complet și executarea la timp. Acest lucru asigură că comenzile de achiziție sunt generate corect, aprobate și procesate eficient.
Recepția și inspecția mărfurilor: Controalele achizițiilor includ proceduri pentru primirea și inspectarea mărfurilor pentru a se asigura că acestea îndeplinesc specificațiile și standardele de calitate ale organizației. Acest lucru ajută la prevenirea acceptării mărfurilor defecte sau substandard, protejând organizația de pierderi financiare.
Verificarea facturii și plata: Controalele achizițiilor implică verificarea și aprobarea facturilor furnizorilor pentru a se asigura că acestea sunt corecte și adecvate. Acest lucru ajută la prevenirea plăților în exces sau a plății pentru bunuri sau servicii care nu au fost primite.

Prin implementarea unor controale eficiente de achiziție, organizațiile pot atenua riscuri precum frauda, eroarea și neconformitatea. Controalele achizițiilor oferă o structură și un cadru pentru a se asigura că procesul de achiziție este transparent, responsabil și eficient.

Înțelegerea controalelor de achiziție necesită o înțelegere cuprinzătoare a controalelor specifice existente în cadrul unei organizații, deoarece acestea pot varia în funcție de industrie, dimensiunea organizației și cerințele de reglementare. Evaluarea eficacității controalelor de achiziție necesită documentare și testare amănunțită pentru a se asigura că acestea sunt proiectate corespunzător și funcționează eficient.

În general, înțelegerea controalelor de achiziție este crucială pentru organizații pentru a menține integritatea financiară, pentru a minimiza riscurile și pentru a asigura conformitatea cu legile și reglementările aplicabile. Având o înțelegere puternică a controalelor de achiziție, organizațiile își pot consolida controalele interne și pot promova transparența și responsabilitatea în procesul de achiziție.

Ce sunt procedurile de testare a controlului?

Un test al procedurilor de control este o procedură de audit efectuată de auditori pentru a evalua eficacitatea controalelor interne în cadrul unei companii. Se efectuează după faza inițială de planificare și înțelegere a unei sarcini de audit pentru a obține probe de audit cu privire la eficacitatea controalelor.

Scopul principal al unei proceduri de testare a controlului este de a evalua dacă controalele concepute de o entitate client funcționează eficient în prevenirea sau detectarea denaturărilor semnificative.]. Prin efectuarea acestor teste, auditorii pot determina dacă se pot baza pe sistemul de controale al clientului ca parte a activităților lor de audit.

Testarea procedurilor de control urmărește să găsească dovezi privind cât de bine funcționează controalele pentru a preveni sau detecta riscurile de denaturări semnificative. Acesta sprijină în primul rând evaluarea riscului de control, care este riscul ca denaturarea semnificativă să rămână nedetectată de controalele interne.

Procedurile specifice utilizate într-un test de control pot varia în funcție de natura controalelor evaluate. Acestea pot include ancheta, observarea, inspecția documentelor și reperformarea procedurilor de control. Selectarea metodelor de testare depinde de obiectivele de control, de riscuri și de raționamentul auditorului.

În timpul testării procedurilor de control, auditorii își documentează planul și obiectivele de testare, efectuează testele și înregistrează cu acuratețe rezultatele. Documentația include detalii despre procedurile efectuate, eșantionul testat și orice excepții sau abateri identificate.

Prin efectuarea acestor teste, auditorii obțin asigurare cu privire la eficacitatea controalelor existente și oferă perspective asupra fiabilității și acurateții situațiilor financiare ale organizației.

Cum poate o procedură de testare a controlului să evalueze controalele de achiziție?

O procedură de testare a controlului este crucială pentru evaluarea eficienței controalelor achizițiilor în cadrul unei organizații. Controalele achizițiilor sunt concepute pentru a se asigura că toate achizițiile efectuate de organizație sunt autorizate, adecvate și respectă politicile și reglementările relevante. Efectuarea unui test al procedurilor de control îi ajută pe auditori să evalueze dacă aceste controale sunt concepute în mod eficient și funcționează conform intenției.

Prin efectuarea testului, auditorii adună dovezi pentru a evalua dacă controalele achizițiilor sunt eficiente în prevenirea sau detectarea riscurilor de denaturări semnificative care pot apărea din activitățile de achiziție. Procedurile de testare selectate se bazează pe obiectivele specifice de control și pe riscurile identificate asociate controalelor de achiziție. Evaluând dacă obiectivele de control sunt îndeplinite, auditorii pot obține o asigurare rezonabilă cu privire la eficacitatea controalelor de achiziție.

De exemplu, dacă o organizație are un control în vigoare pentru a solicita autorizarea tuturor achizițiilor de peste 5,000 USD, auditorul va testa un eșantion de comenzi de achiziție pentru a confirma că au primit autorizația corespunzătoare. Dacă auditorul constată că un număr semnificativ de comenzi de cumpărare care depășește 5,000 USD nu au fost autorizate, auditorul poate concluziona că controlul nu a funcționat eficient. Acest lucru ar indica faptul că există un risc de denaturare semnificativă asociat cu achizițiile în cadrul organizației.

Auditorul ar recomanda apoi organizației să reevalueze proiectarea sau aplicarea controlului pentru a atenua riscurile identificate.

Proiectarea unui test de control pentru controalele achizițiilor

Documentarea unei proceduri de testare a controlului pentru controalele achizițiilor este un pas important în procesul de audit. Iată un ghid pas cu pas despre cum să documentați un test de control pentru controalele achizițiilor:

Înțelegeți controalele pentru achiziții: Începeți prin a revizui politicile, procedurile și documentația de control ale organizației legate de controalele achizițiilor. Obțineți o înțelegere aprofundată a obiectivelor de control, a controalelor cheie și a riscurilor inerente asociate achizițiilor.
Definiți obiectivele testării: Definiți în mod clar obiectivele procedurii de testare a controlului pentru controalele achizițiilor. Determinați procedurile de control specifice care vor fi testate și criteriile în funcție de care vor fi evaluate controalele.
Elaborați un plan de testare: Creați un plan de testare care subliniază domeniul de aplicare, abordarea și metodologia procedurii de testare a controlului. Acest plan ar trebui să detalieze dimensiunea eșantionului, metoda de eșantionare și procedurile de control specifice care vor fi efectuate.
Documentați procedurile de testare: Documentați în mod clar procedurile de testare care vor fi executate în timpul testului de control. Aceasta include pașii care trebuie urmați, informațiile care trebuie adunate și orice dovezi care trebuie obținute. Precizați activitățile de control care trebuie respectate, documentele care urmează să fie revizuite și orice anchete care vor fi făcute.
Identificați eșantionul: Determinați dimensiunea eșantionului și criteriile de selecție pentru test. Selectați un eșantion reprezentativ de tranzacții de cumpărare sau activități de control care urmează să fie testate. Luați în considerare factori precum riscul, materialitatea și tehnicile de eșantionare statistică, dacă este cazul.
Efectuați testarea de control: Executați procedurile de testare așa cum sunt documentate în planul de testare. Urmați instrucțiunile pas cu pas pentru fiecare activitate de control sau tranzacție selectată în eșantion. Înregistrați rezultatele cu acuratețe, documentând orice excepții sau abateri întâlnite.
Înregistrați și analizați constatările: Documentați rezultatele testelor și analizați rezultatele. Înregistrați clar orice deficiențe de control observate, abateri de la controale sau cazuri de nerespectare a politicilor și procedurilor. Analizați impactul și semnificația acestor constatări asupra eficacității controalelor achizițiilor.
Evaluarea eficacității controlului: Evaluați eficacitatea controalelor achizițiilor pe baza constatărilor testului. Determinați dacă obiectivele de control sunt îndeplinite și nivelul de încredere care poate fi pus pe controale. Luați în considerare impactul potențial asupra riscului de denaturare semnificativă și necesitatea unor teste suplimentare de fond.
Documentați concluzia testului: Rezumați constatările și concluziile testului procedurii de control pentru controalele achizițiilor. Comunicați clar orice deficiențe de control, recomandări sau domenii de îmbunătățire. Asigurați-vă că documentația este cuprinzătoare și oferă o pistă de audit clară a muncii efectuate.
Examinați și finalizați documentația: Examinați testul documentat al procedurii de control, asigurând caracterul complet și acuratețea. Faceți toate revizuirile sau completările necesare pentru a îmbunătăți claritatea sau pentru a aborda feedback-ul din partea părților interesate. Finalizați documentația pentru includerea în documentele de lucru sau raportul de audit.

Revizuire și validare

În peisajul afacerilor de astăzi în evoluție rapidă, menținerea unor controale interne eficiente este crucială pentru ca organizațiile să reducă riscurile și să asigure conformitatea cu cerințele de reglementare. Ca atare, documentarea testelor de control devine primordială în evaluarea eficacității acestor controale.

Cu toate acestea, este la fel de important să revizuiți și să validăm periodic această documentație pentru a asigura acuratețea și fiabilitatea.

Revizuirea documentației de testare a controlului permite auditorilor sau echipelor de management să identifice orice lacune sau inconsecvențe care ar putea submina eficacitatea globală a controalelor interne. Permite părților interesate să verifice dacă procedurile documentate se aliniază cu standardele din industrie și cu liniile directoare de reglementare. Validarea acestei documentații ajută la asigurarea faptului că testele sunt efectuate cu acuratețe, fără nicio părtinire sau manipulare. Analizând fiecare pas subliniat în document, auditorii pot evalua dacă au fost adunate dovezi adecvate pentru a susține în mod eficient afirmațiile făcute cu privire la activitățile de control.

Sfaturi despre cum să asigurați acuratețea și fiabilitatea testării documentației de control:

1. Standardizați documentația: Stabiliți un șablon standardizat pentru documentarea testelor din diferite procese din cadrul unei organizații. Acest lucru asigură consecvența și ușurința în revizuirea diferitelor activități de control.

2. Efectuați revizuiri periodice: Stabiliți intervale regulate (trimestrial sau anual) pentru revizuirea amănunțită a tuturor documentelor de testare în raport cu practica reală, urmată de sesiuni detaliate de feedback cu personalul relevant implicat.

3. Implementați mecanismul de evaluare inter pares: Încurajează colaborarea interfuncțională în care colegii își revizuiesc reciproc munca ca măsură de asigurare a calității înainte de transmiterea finală.

Cum poate ajuta Nanonets?

Extragerea datelor: Nanonets poate extrage informații din diferite documente, cum ar fi comenzi de cumpărare, facturi, chitanțe și contracte cu furnizorii. Poate identifica puncte de date cheie, cum ar fi numerele comenzii de achiziție, numerele facturii, numele furnizorilor, cantitățile de achiziție, prețurile și alte detalii relevante.
Organizarea datelor: Odată extrase datele, Nanonets poate ajuta la organizarea lor într-un format structurat. Poate clasifica datele în funcție de diferite atribute, cum ar fi informații despre furnizor, detalii despre comanda de achiziție sau detalii despre factură. Acest lucru facilitează analiza și revizuirea datelor în scopuri de testare de control.
Eroare detectata: Nanonetele pot ajuta la identificarea potențialelor erori sau inconsecvențe în date. De exemplu, poate semnala cazuri în care suma comenzii de achiziție diferă de suma facturată sau în care informațiile despre furnizor nu se potrivesc cu lista de furnizori aprobată. Aceste capabilități de detectare a erorilor ajută la identificarea deficiențelor și anomaliilor de control.
Data validarii: Nanonets poate compara datele extrase cu criterii de control predefinite. De exemplu, poate verifica dacă comenzile de cumpărare sunt autorizate corespunzător, dacă aprobările facturilor corespund nivelurilor adecvate sau dacă reducerile și reducerile sunt aplicate corect. Prin automatizarea procesului de validare, Nanonets ajută la asigurarea faptului că controalele funcționează conform prevederilor.
Raportare și analize: Nanonets poate genera rapoarte și analize complete pe baza datelor extrase. Acesta poate oferi perspective asupra eficacității mediului de control, poate identifica tendințele sau modelele în activitățile de achiziție și poate evidenția domenii potențiale de îmbunătățire sau investigații suplimentare.

Prin valorificarea capabilităților Nanonets, procesul de documentare a unui test de control pentru controalele achizițiilor devine mai eficient și mai precis. Reduce efortul manual, crește consistența și oferă o abordare structurată pentru analiza și validarea datelor, îmbunătățind în cele din urmă eficacitatea generală a procesului de testare a controlului.

Doriți să vă automatizați testarea controalelor pentru comenzile de achiziție? Rezervați o demonstrație live de 30 de minute pentru a vedea cum Nanonets vă poate ajuta echipa să implementeze automatizare AP end-to-end.

Concluzie

În concluzie, documentarea unui test de control pentru controalele achizițiilor este un proces esențial pentru organizații. Acesta servește mai multe scopuri, inclusiv conformarea, reducerea riscurilor, eficiența operațională, asigurarea și îmbunătățirea continuă. Prin documentarea testului de control, organizațiile își pot demonstra aderarea la cerințele de reglementare și la politicile interne, pot identifica punctele slabe ale controlului, pot atenua riscurile și își pot optimiza activitățile de achiziție.

Prin utilizarea instrumentelor de automatizare precum Nanonets, procesul de documentare a unui test de control devine mai eficient și mai precis. Nanonets poate extrage date relevante din diverse surse, le poate organiza într-un format structurat, poate detecta erori și inconsecvențe, poate valida datele în funcție de criteriile de control și poate genera rapoarte și analize cuprinzătoare. Această tehnologie reduce efortul manual, crește consistența și oferă informații valoroase asupra eficienței mediilor de control.

Prin documentarea testului de control pentru controalele achizițiilor, organizațiile nu numai că asigură conformitatea, ci și sporesc eficiența operațională, obțin asigurări interne și externe și stimulează îmbunătățirea continuă. Devine o bază pentru o guvernanță eficientă, raportare transparentă și construirea încrederii între părțile interesate.

Într-o epocă în care întreprinderile se confruntă cu un control din ce în ce mai mare și cu nevoia de procese eficiente, documentarea testului de control pentru controalele achizițiilor devine un imperativ strategic. Dă putere organizațiilor să mențină medii de control robuste, să gestioneze eficient riscurile și să-și optimizeze practicile de achiziție. În cele din urmă, permite organizațiilor să-și protejeze integritatea financiară, să stimuleze încrederea și să conducă o creștere durabilă.