Requisição de compra vs pedido de compra: as diferenças

Gerenciar o fluxo de caixa dentro de sua empresa é fundamental para o sucesso financeiro – isso é óbvio. Embora a contabilidade de exercício permita ajustar e massagear as estatísticas para refletir despesas não monetárias, todas as empresas vivem e morrem na contabilidade de caixa: seus produtos ou serviços estão gerando mais dinheiro do que você envia?

 Embora a venda de um serviço ou produto superior dependa de forças fora do seu controle, como fatores econômicos e de mercado, você pode gerencie sua saída de caixa de maneira decente. Mas, como disse a lenda dos negócios Peter Drucker, “Você não pode gerenciar o que não mede.”

Gerenciar adequadamente sua saída de caixa exige primeiro compreensão que está custando o que dentro de sua organização. Estabelecer diretrizes claras para requisições e pedidos de compra é um primeiro passo importante para medir o que você pretende gerenciar.  

Ordem de compra x requisição de compra: qual a diferença?

Uma requisição de compra (PR) e um pedido de compra (PO) são momentos importantes dentro do seu estratégia de compras. A diferença está na ordem deles no fluxo de trabalho de compras da sua empresa. A diferença entre PO e PR é simples:

• Uma requisição de compra é para uso interno e vincula o usuário final do produto ou serviço (funcionário) às autoridades de aprovação por meio de documentação que detalha a despesa. 
• Um pedido de compra origina-se da requisição e vai para o vendedor ou fornecedor para atender a necessidade. 

Ambos atendem a funções críticas, incluindo gerenciamento de documentação, controle de orçamento e proteção de auditoria das funções financeiras de sua empresa. 

O que é uma requisição de compra?

Uma requisição de compra pode ser tão complexa ou simples quanto você precisar, com organizações maiores muitas vezes precisando de maiores verificações e processos dentro do fluxo de trabalho do PR do que lojas menores com apenas alguns funcionários. Em ambos os casos, porém, a essência central de um PR é a mesma: seu objetivo é servir como uma solicitação formal de um funcionário para comprar ou adquirir bens ou serviços encaminhados através de seu fluxo de trabalho.

Por que você precisa de requisições de compra?

Lembre-se de que você não pode gerenciar o que não mede, e medir suas despesas começa com uma compreensão sólida de como o dinheiro flui para fora. A menos que você esteja iniciando pessoalmente cada compra em sua organização sem nenhuma contribuição dos funcionários (improvável), você precisará acompanhar de perto que está pedindo o que, Por qual propósito, E para quanto. Uma requisição de compra satisfaz todos esses critérios, terminando com uma verificação final por pessoal designado para evitar fraudes financeiras, desperdícios e abusos em seu negócio.

Você também precisa manter registros precisos de despesas para seus sistemas de gestão financeira, caso o IRS venha solicitar uma auditoria. Em ambos os casos, um processo de requisição de compra bem estruturado cria e mantém automaticamente um sistema contábil abrangente para as despesas da empresa. 

Como funciona uma requisição de compra?

Como eu disse, fluxos de trabalho específicos variam entre empresas. Para este fluxo de trabalho, veremos como uma empresa de médio porte com 100 funcionários pode encaminhar uma requisição de compra. Dependendo do seu tamanho e escopo, o fluxo de trabalho da sua requisição de compra pode ser mais simplificado ou muito mais longo e complexo.

Aqui está um esboço básico da sequência típica de requisição de compra:

1. O funcionário identifica uma necessidade – seja rotineira ou especial – e envia um formulário de requisição de compra. O formulário geralmente inclui:
   1. Nome do funcionário ou departamento
   2. Localização (se os escritórios forem geograficamente díspares ou se você trabalhar principalmente remotamente)
   3. Quantidade e tipo de itens solicitados
   4. Nome e endereço comercial do fornecedor
   5. Preço exato ou estimado
   6. Data de vencimento/quando o item ou serviço é necessário
2. O primeiro gerente ou autoridade de recomendação de aprovação valida que o produto ou item ainda não faz parte do seu estoque/não está disponível e envia a requisição para a equipe de gestão financeira.
3. O departamento financeiro garante que o fornecedor esteja em conformidade com os padrões e práticas da sua empresa, garante que existe uma necessidade válida que justifica uma despesa e que a requisição está alinhada com o seu orçamento.

Uma vez abençoado pelas finanças, você gera um ordem de compra para satisfazer a requisição.

O que é uma Ordem de Compra?

Um pedido de compra é uma solicitação formal enviada ao fornecedor pelos bens ou serviços descritos na requisição. O pedido de compra costuma ser muito mais complexo do que o escopo da compra e inclui linguagem jurídica para vincular contratualmente cada parte à transação. Também está organizado de acordo com seus sistemas de gestão internos. Se o fornecedor for grande o suficiente ou você tiver um relacionamento contínuo, provavelmente ele está formatado de acordo com as ferramentas de CRM.

Por que você precisa de pedidos de compra?

O pedido de compra existe para solicitar formal e legalmente bens ou serviços de um fornecedor. Este acordo legal vincula cada parte à transação e garante um entendimento comum sobre o que é esperado, por quanto e quando é necessário. Isso ajuda a evitar surpresas no faturamento e mantém todos os envolvidos nas compras responsáveis ​​e honestos uns com os outros, evitando falhas de comunicação ou erros humanos que geralmente ocorrem durante transações verbais ou acordos de aperto de mão.

 E, assim como as requisições de compra, existe um pedido de compra para servir como um registro documental auditável para sua gestão interna ou no caso de uma agência externa inspecionar você.

Como funciona um pedido de compra?

 Assim que a requisição for aprovada, o departamento financeiro conclui o pedido de compra e continua o fluxo de trabalho de aquisição.

1.  A equipe financeira envia o pedido de compra ao fornecedor e recebe o fatura. A partir daí, o o fornecedor é pago imediatamenteou a fatura é mantida em contas a pagar por um período especificado ou até que o pedido de compra seja atendido (dependendo do item, dos seus processos internos e do contrato do fornecedor).
   1. Uma parte fundamental da devida diligência da sua equipe financeira é a correspondência tripartida. Isto é um contas a pagar função de departamento que verifica o pedido de compra, faturae recibo de entrega para validar que não há fraude ou erro humano que possa causar despesas inesperadas.
2. Depois que o item é entregue ou o serviço é prestado, uma parte responsável (seja o solicitante original ou a equipe financeira) gera um recibo e o arquiva nas contas a pagar para facilitar a correspondência tripla e mostrar que o pedido de compra foi atendido.

Conclusão

 Esta foi uma análise muito básica dos fluxos de trabalho de requisições de compra e pedidos de compra. Na verdade, o processo de ida e volta de solicitação e recebimento de mercadorias de um fornecedor externo é trabalhoso e pode ser demorado. É por isso que a criação de um procedimento operacional padrão para requisições e pedidos de compra é fundamental para garantir aquisições tranquilas e manutenção de registros de qualidade.

 E, tal como muitas funções administrativas de negócios, estes aspectos das aquisições estão cada vez mais digitalizados ou automatizados. Isso é uma ótima notícia para proprietários de empresas e funcionários: embora os fluxos de trabalho otimizados possam acelerar as coisas, você não pode otimizar além da velocidade de entrega e recebimento de papelada, especialmente em configurações de trabalho remoto ou se sua sede e escritórios estiverem deslocados.

 Eficaz automação de contas a pagar as ferramentas incluem requisição de compra abrangente e gerenciamento de pedidos de compra. As inovações no fluxo de trabalho incluem:

• Ferramentas de triagem baseadas em IA para gerar requisições formais a partir de e-mails de funcionários ou mensagens do Slack.
• Aprovação automatizada de AP para determinadas categorias ou requisições abaixo de um determinado valor em dólares que não necessitam de triagem humana.
• Sincronização com seu software de contabilidade para migrar requisições, faturamento e recibos para permitir correspondência e reconciliação tripartida rapidamente.
• O armazenamento de dados de longo prazo em uma nuvem segura garante que você esteja em conformidade e pronto para auditoria.

Essas são apenas algumas das inovações que moldam as compras, mas cada uma agiliza de maneira única seus fluxos de trabalho de requisições de compra e pedidos de compra. E quanto mais você desenvolve e nutre seu gestão de contratos e Automação AP, maior será o ecossistema que você construir – e mais fácil será gerenciar tarefas administrativas que, de outra forma, prejudicariam seu foco operacional.

Não importa o seu nível de automação financeira, entender o pedido de compra versus a requisição de compra é o primeiro passo para gerenciar os gastos e manter o dinheiro entrando – se você gerenciar o que agora pode medir.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/purchase-requisition-vs-purchase-order/