O que é fonte de pagamento? O guia S2P definitivo

O que é fonte de pagamento? O guia S2P definitivo

Carimbo de data / hora: 7 de dezembro de 2023 6h30
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Se você administra uma loja de materiais de escritório e decide que precisa comprar um grande número de cadernos para estocar sua loja, tentará encontrar cadernos da melhor qualidade e mais acessíveis para comprar a granel. Você examinará diferentes fornecedores de notebooks, avaliará os custos de trabalhar com cada um, descobrirá se a qualidade de seus produtos corresponde ao que você procura e, então, determinará de quem comprar os notebooks.

Ao concluir essas ações, você está iniciando o processo da fonte de pagamento (S2P), que é algo pelo qual toda empresa passa quando trabalha com fornecedores. Manter as despesas baixas e ao mesmo tempo manter fluxos de receita estáveis ​​é vital para o sucesso do seu negócio, e dominar o processo S2P é uma das maneiras mais eficazes de reduzir os custos do negócio.

Aqui estão algumas perguntas que este artigo tenta responder:

  • Qual é a fonte de pagamento?
  • Qual é a diferença entre S2P e P2P?
  • Qual é o processo da fonte ao pagamento?
  • Como a fonte de pagamento beneficia sua empresa?

O que é fonte de pagamento?

Fonte de pagamento, regularmente chamada de S2P, é todo o processo de ponta a ponta para decidir se você precisa de um determinado produto ou serviço, encontrar o melhor fornecedor com quem trabalhar, iniciar o processo de aquisição até o pagamento, fazer uma compra e recebimento da mercadoria em questão. Como a maioria dos processos de negócios atuais, navegar pelo processo da fonte ao pagamento com a solução de software S2P certa traz vários benefícios. Você notará um gerenciamento de relacionamento com fornecedores mais fácil, prazos de entrega mais rápidos e modelos de preços reduzidos.

O processo da origem ao pagamento pode parecer muito transacional, e partes dele são, mas também é incrivelmente dependente de relacionamentos com fornecedores, estratégias inteligentes e melhoria constante. Se você ou sua equipe de sourcing puderem priorizar o processo S2P, você verá quantos benefícios podem advir disso.

S2P vs. Procure para pagar

Você pode estar pensando: “Qual é a fonte de pagamento? É o mesmo que procurar pagar? 

S2P e P2P não são a mesma coisa; o processo P2P está incorporado no processo S2P. Resumindo, o processo S2P é maior; abrange mais etapas do que o processo P2P. No entanto, o processo P2P é um subconjunto de certas etapas do processo S2P.

O S2P começa no momento em que um líder empresarial decide que um novo bem ou serviço é necessário de um fornecedor. Em seguida, passa a pesquisar fornecedores, avaliar preços, enviar solicitações de informações, finalizar seleções de fornecedores, criar pedidos de compra, receber os produtos e cumprir o pagamento das faturas. Pode levar semanas ou até meses para concluir o processo da origem ao pagamento em sua totalidade. 

O processo P2P, por outro lado, começa após a seleção de um fornecedor. A equipe de compras recebe o testemunho da equipe de compras e continua a trabalhar através do atividades de aquisição do processo S2P. Isso inclui o gerenciamento ordens de compra e requisições de compra, acompanhando os prazos de entrega dos produtos, garantindo o recebimento das mercadorias e trabalhando com a equipe de contas a pagar para concluir o pagamento do fornecedor associado ao fatura que corresponde à transação.

Visão geral do processo da fonte ao pagamento

Se sua equipe de sourcing tiver essencialmente uma lista de verificação de tudo o que precisa ser concluído durante todo o processo da fonte ao pagamento, é menos provável que eles percam alguma coisa, exponham seu negócio a riscos ou percam uma oportunidade benéfica de sourcing. Além disso, a padronização dos itens de ação da fonte ao pagamento torna mais possível reduzir a gordura do processo, encontrar sinergias em seu negócio e implementar um sistema da fonte ao pagamento que permite a automação e agilização do processo. integração de fornecedor. 

As etapas do processo S2P são:

Identificando necessidades de negócios 

Sem a necessidade de um novo produto ou serviço, uma empresa simplesmente não iniciaria o processo da fonte ao pagamento. Lembre-se, nos negócios, é preciso haver demanda. Nesse caso, a sua necessidade de notebooks é a demanda. Uma vez estabelecido isso, comece a fazer compras.

Opções de fornecedores de fornecimento

Existem muitos fornecedores de notebooks por aí. Encontre vários que pareçam promissores. Você gosta do suprimento que eles têm? O preço deles parece justo? Você pode usar um sistema source-to-pay para ajudar a identificar fornecedores em potencial, rastrear o processo S2P de cada um e criar um banco de dados de informações se você passar por esse processo novamente (o que acontecerá!).

Selecionando um Fornecedor

Depois de enviar solicitações de informações (RFIs), propostas (RFPs) e cotações (RFQs), você receberá uma série de respostas dos fornecedores para os quais os enviou. Você analisará as respostas, descobrirá qual fornecedor melhor atende às suas necessidades e escolherá um ou vários fornecedores para seguir em frente, dependendo de suas necessidades de aquisição.

Finalizando Contratos

Com o fornecedores selecionados, é hora de colocar a caneta no papel. Você criará contratos juridicamente vinculativos que delineiam a parceria com o fornecedor, integrará o(s) fornecedor(es) em seu sistema source-to-pay e envolverá a equipe de compras para concluir a seção P2P do processo S2P.

Concursos

O contrato acima não é o mesmo que um pedido de compra. Com o contrato do fornecedor em vigor, a equipe de compras criará um pedido de compra para o que você precisa e o enviará ao fornecedor. Assim que o fornecedor aceitar a OC, esta será juridicamente vinculativa para ambas as partes. Por fim, o fornecedor enviará os notebooks para sua loja de acordo com o pedido de compra.

Processando fatura do fornecedor

Após o envio da mercadoria, você receberá uma fatura do fornecedor detalhando quanto você precisa pagar para concluir a transação. Certifique-se de passar pelo correspondência de três vias processo para garantir que a fatura corresponda ao pedido e aos itens recebidos.

Concluindo o pagamento

Neste ponto, a equipe de contas a pagar concluirá o pagamento. Dependendo do acordo com o fornecedor, eles poderão utilizar Pagamentos EFT, ACH ou EDI. Software de automação de AP é uma ótima ferramenta para simplificação da liquidação de faturas.

Benefícios da fonte ao pagamento

O processo da origem ao pagamento já existe há muito tempo. Embora as etapas tenham permanecido relativamente as mesmas, a forma como as etapas são concluídas mudou com o uso de ferramentas digitais, software P2P e recursos de automação. 

Como está mais simplificado do que nunca, as empresas estão obtendo benefícios infinitos de um gerenciamento criterioso e otimizado da fonte ao pagamento, como:

  • Relacionamentos aprimorados com fornecedores são um resultado maravilhoso do processo S2P atual. As etapas otimizadas do processo facilitam o trabalho conjunto e a tecnologia pode ajudar a criar estruturas de negócios que deixem todos felizes.
  • Ao encontrar os melhores fornecedores com os melhores preços, sua organização pode economizar dinheiro. Seja comprando a granel, concordando com um contrato de fornecedor de longo prazo ou trocando um fornecedor antigo por um novo, a fonte ao pagamento certamente o ajudará a obter economias ao longo do tempo.
  • O rastreamento de dados é muito mais preciso. Isso ajuda com trilhas de auditoria, análise de fornecedores e previsões de negócios neste espaço.
  • À medida que o seu relacionamento com cada fornecedor continua, você precisará garantir que a parceria continue favorável. O processo da origem ao pagamento pode ajudá-lo a rastrear métricas específicas com facilidade, monitorando o desempenho de seus fornecedores e antecipando-se a quaisquer problemas.
  • A colaboração interna é apoiada em cada etapa. Sua equipe de sourcing precisa trabalhar bem com as compras e, no final do processo, o departamento de contas a pagar entra em ação para cruzar a linha de chegada. Esta colaboração pode quebrar silos funcionais e ilustrar os benefícios de trabalhar em conjunto em diferentes capacidades. 

Olhando para o futuro

O sistema source-to-pay traz fornecimento, aquisição e contas a pagar funciona em conjunto. Sem que cada especialista funcional fizesse seu trabalho, o processo desmoronaria e colocaria em risco a saúde do seu negócio. Se você administra uma loja de materiais de escritório e parece não conseguir manter os notebooks estocados porque sua equipe S2P está falhando, você pode muito bem sair do mercado. Embora olhemos para o processo S2P de forma holística, oportunidades de melhoria podem ser encontradas ao aprofundar as responsabilidades e funcionalidades de cada função.

O AP pode constituir o final do processo, mas garantir que as faturas sejam pagas dentro do prazo é crucial para manter sua parte no negócio. Com a direita Automação AP software como Nanoredes, você pode evitar armadilhas comuns no processo S2P. Gerenciamento eficaz de AP pode ajudar a mitigar os desafios S2P que acompanham os atrasos nos pagamentos, o gerenciamento incorreto de faturas e o relacionamento com os fornecedores como um todo. Quando você otimizar o processo de pagamento de fornecedores, todo mundo ganha.

A tecnologia faz parte dos negócios hoje, independentemente do setor em que você opera. Como você pode incorporar a tecnologia em processos como S2P para facilitar a vida de seus funcionários, construir melhores parcerias externas e obter o melhor retorno possível? Se você não sabe por onde começar, implementar um sistema source-to-pay é o lugar perfeito.

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