Como as organizações podem criar estratégias de automação de processos bem-sucedidas - DATAVERSITY

Como as organizações podem criar estratégias de automação de processos bem-sucedidas – DATAVERSITY

Carimbo de data / hora: 16 de junho de 2023 3h25
Nó Fonte: 2726349

A automação de processos continua ganhando impulso em todos os setores. A Orquestração do Estado do Processo de 2023 Denunciar descobriram que 96% dos tomadores de decisão de TI consideram isso fundamental para seus objetivos de transformação digital e, em um Pesquisa Gartner 2022, 80% dos executivos acreditam que a automação pode ser aplicada a qualquer decisão de negócios. Ainda assim, nem todos os projetos de automação decorrem conforme planejado. A mesma pesquisa do Gartner revelou que apenas 54% dos projetos de IA passam do piloto à produção. E um 2022 pesquisa da minha empresa mostrou que 88% dos projetos de automação de processos ficaram atrás das projeções iniciais.

Por que a desconexão? Embora os líderes de TI citem muitas razões, a Forrester, entre outras, conclui que muitas deficiências de automação decorrem de falta de visão ou estratégia. A estratégia é certamente um dos maiores inibidores do sucesso da automação de processos. Com base em nossos relatórios e em conversas em campo, vimos estratégias de automação serem prejudicadas por uma série de fatores que vão desde investimentos excessivos sem avaliações prévias, falta de conhecimento técnico entre as equipes de TI e desconexões entre as tecnologias implantadas e os processos operacionais da empresa. em escala para otimização.

Para executar uma estratégia de automação bem-sucedida, os líderes precisam fazer mais do que apenas focar na adição de mais tecnologia. Também precisam de garantir que as pessoas e os projetos estão alinhados numa missão comum, que os projetos começam devagar e seguem expectativas razoáveis, e que um conjunto inteligente de tecnologias abrangentes orquestra os processos. Aqui estão algumas etapas que as empresas podem tomar para atingir esses fins.

Alinhando as partes interessadas 

As organizações enfrentam desafios para colocar negócios e TI na mesma página há anos. Embora esta tendência não seja novidade, as organizações ainda lutam com o alinhamento da TI e dos negócios quando se trata de executar estratégias de automação de processos. A investigação mostra que, embora 95% dos líderes de TI concordem que, para que a automatização de processos aconteça de forma eficaz, os líderes empresariais e de TI precisam de estar alinhados e colaborativos, 26% identificam a falta de alinhamento como uma das principais razões para não prosseguirem com mais automatização de processos.

Claramente, isso tem que mudar. As organizações podem promover mais colaboração adotando uma abordagem modificada de “Centro de Excelência” (CoE). Em algumas empresas, isso pode significar a criação de uma comunidade dedicada a tarefas e estratégias de automação de processos, na qual os profissionais possam partilhar as melhores práticas e fazer perguntas uns aos outros. O CoE deve ajudar os membros das equipes de negócios e de TI a trabalharem melhor em conjunto, coordenando tarefas, evitando reinventar projetos do zero e, de modo geral, capacitando-os para impulsionar a melhoria contínua juntos.

Algumas organizações podem querer criar um foco central na automação de processos sem usar o termo CoE real. A terminologia em si carrega alguma bagagem herdada do software centralizado de Business Process Management (BPM). Alguns confiaram numa abordagem centralizada para o seu CoE, contando com uma equipa para implementar a automatização de processos para toda a organização. Essa abordagem muitas vezes levou a gargalos tanto para os desenvolvedores quanto para uma linha de líderes empresariais, dando ao CoE uma má reputação com poucos resultados demonstráveis. Por essas razões, pode fazer sentido “renomear” o CoE como uma equipa de automação ou orquestração. Independentemente do nome utilizado, um modelo CoE pode ajudar a acelerar a automação de processos.

Ao criar uma estrutura dedicada à automação de processos, as organizações podem incutir uma mentalidade de processo em suas operações. A Amazon e outros líderes do setor pensam em processos. Eles estabelecem processos para ajudá-los a resolver problemas de negócios, como criar uma melhor experiência para o cliente ou melhorar a eficiência interna. Eles entendem que os processos podem lhes proporcionar uma vantagem estratégica no mercado. Um CoE de automação de processos pode evangelizar a automação de processos. Por outras palavras, o CoE pode ajudar a organização a adotar uma linguagem comum para os processos de negócio – incluindo como descrevê-los e executá-los.

O CoE também pode conduzir governo e consistência entre os processos de negócios em toda a organização. Isso pode significar qualquer coisa, desde o estabelecimento de uma infraestrutura, software e serviços comuns até o gerenciamento de projetos de ponta a ponta. Essa equipe geralmente fornece “aceleradores” (como conectores) ou componentes reutilizáveis, para melhorar o tempo de retorno dos projetos de automação. À medida que as empresas crescem, este nível de consistência e governação torna-se mais crítico.

Transformação Gradual 

A modernização da TI é uma prioridade máxima para a maioria das organizações empresariais. No entanto, muitas grandes empresas ainda trabalham com sistemas legados que não podem substituir todos de uma vez. Esses sistemas geralmente executam processos de missão crítica e substituí-los pode causar possíveis tempos de inatividade. Deixando de lado as perturbações, os esforços de modernização podem custar milhões de dólares em investimentos em novas tecnologias e em custos de desenvolvimento/engenharia.

Uma transformação gradual, por outro lado, pode resolver problemas de automação a um custo menor, com mínima ou nenhuma interrupção. Por exemplo, como primeiro passo de uma transformação gradual, uma empresa pode considerar quebrar um monólito legado, assumindo tarefas manuais executadas por representantes de atendimento ao cliente e automatizando algumas delas com bots de automação robótica de processos (RPA). O segundo passo pode ser orquestrar esses bots de RPA para se unirem a processos de negócios reais que podem incluir vários bots, outros sistemas de TI ou aprovações de supervisores. O terceiro passo pode ser encerrar esses bots e substituí-los por aplicativos modernos baseados em microsserviços que sejam muito mais robustos e possam ser facilmente conectados ao processo existente de ponta a ponta.

Estabelecer uma estratégia que introduza a automação através de uma série de etapas, começando com uma prova de conceito, pode colocar uma iniciativa de automação no caminho certo. 

Orquestração de processos

A automação já foi fácil de manter, quando as organizações a utilizavam para realizar tarefas pequenas e isoladas. Mas à medida que as organizações automatizam cada vez mais tarefas em processos críticos de negócio de ponta a ponta, deve agora haver uma forma de garantir a coesão e a continuidade entre todas as tarefas automatizadas – independentemente de quem ou o que é proprietário e executa esses processos.

Isto pode ser conseguido através da instituição de uma nova camada tecnológica que controla o número crescente de tarefas automatizadas, que são executadas por diferentes pontos finais, como sistemas, pessoas ou dispositivos. Essas chamadas ferramentas de “orquestração de processos” coordenam os vários pontos finais de um processo de negócios e, às vezes, até unem vários processos. Orquestração de processos ajuda as partes interessadas a trabalhar com as pessoas, sistemas e dispositivos que uma organização já possui – ao mesmo tempo em que atinge até mesmo as metas mais ambiciosas em torno da automação de processos de ponta a ponta.

Sem orquestração de processos, as iniciativas de automação podem encontrar vários desafios, incluindo os seguintes:

  • Automação de ponta a ponta quebrada; como as automações locais não são integradas entre si, o processo de ponta a ponta não é totalmente automatizado.
  • Falta de entendimento; o processo de ponta a ponta não é totalmente visível e as principais métricas são difíceis de acompanhar.
  • Falta de flexibilidade; mudar o processo de ponta a ponta é difícil, pois leva a mudanças potenciais em muitos sistemas diferentes.

A superação desses problemas ajudará as organizações a aumentar o uso da automação e a executar com sucesso suas estratégias de automação.

Conclusão

Embora a automação de processos continue sendo um objetivo estratégico importante, ela exige trabalho para ser concretizada. As organizações podem aumentar as suas hipóteses de sucesso alinhando as principais partes interessadas, começando devagar e aplicando tecnologias que orquestram processos para obter o máximo impacto.

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