Os 6 melhores softwares de pedido de compra em 2024

Republicado por Platão

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No mundo dos negócios, eficiência e precisão são fundamentais. Um aspecto crítico onde essas qualidades desempenham um papel vital é no tratamento dos pedidos de compra. Um pedido de compra é mais do que apenas um documento; é um componente fundamental das transações comerciais, regendo a compra de produtos ou serviços. Tradicionalmente, o gerenciamento de pedidos de compra tem sido um processo complexo e que exige muita papelada, muitas vezes levando a ineficiências e erros.

Entre na era dos softwares modernos de pedidos de compra, que transformaram a forma como as empresas lidam com as compras. O software de pedido de compra digitaliza e automatiza o processo de compra, tornando-o mais rápido, preciso e perfeitamente integrado a outros sistemas de negócios. Isto não substitui apenas o papel. Trata-se de aprimorar o processo de aquisição, melhorar o relacionamento com os fornecedores e obter melhor controle sobre as finanças do negócio.

Nesta postagem do blog, mergulharemos no intrincado mundo dos pedidos de compra e no impacto revolucionário do software de pedido de compra. Começamos entendendo o que é um pedido de compra e seu papel nas transações comerciais. Em seguida, discutiremos os desafios enfrentados nos processos tradicionais de pedidos de compra e exploraremos os inúmeros benefícios que o software de pedidos de compra traz para a mesa. A seguir, destacaremos algumas das principais opções de software de pedido de compra atualmente disponíveis no mercado. Por fim, concluiremos com as principais conclusões e recursos adicionais para explorar ainda mais essas ferramentas de negócios essenciais.

O que é uma Ordem de Compra?

A ordem de compra (PO) é um contrato juridicamente vinculativo emitido pelo comprador ao fornecedor, informando o tipo de produto/serviço encomendado e a quantidade e preços acordados. Serve como uma oferta legal de compra, que se torna um contrato vinculativo assim que o vendedor o aceita. Os pedidos de compra ajudam as empresas a controlar seu processo de compra, garantindo que ambas as partes tenham expectativas claras em relação à transação.

No processo de aquisição, o pedido de compra anda de mãos dadas com os seguintes documentos, dependendo da complexidade do processo de aquisição, que varia de empresa para empresa –

Fatura, um documento juridicamente vinculativo que é emitido pelo fornecedor ao comprador juntamente ou após a entrega do produto/serviço ao cliente. Tem todos os detalhes do fornecedor, cliente, produto/serviço a ser entregue, preços e modo de pagamento.
Entrada de mercadorias é uma confirmação do recebimento do produto ou serviço final do fornecedor.
Grandes empresas também podem ter Vouchers, que indicam a integridade do processo de aprovação – serve como contabilidade para documentos de suporte como PO, fatura, recibo etc. e contém informações sobre aprovações, números de casos e outras informações relacionadas a essa compra específica.

Fluxo de trabalho do pedido de compra

Compreender o fluxo de trabalho dos pedidos de compra é crucial para empresas de todos os tamanhos. A complexidade e as etapas envolvidas geralmente variam dependendo da escala e das necessidades específicas da organização. Nesta seção, exploraremos dois exemplos hipotéticos de fluxos de trabalho de pedidos de compra: um para uma pequena e média empresa (SMB) e outro para uma grande corporação. Esses exemplos mostrarão os diversos níveis de complexidade e a aplicação prática e real desses fluxos de trabalho.

Fluxo de trabalho de pedido de compra para uma pequena e média empresa

Etapa 1: identificação necessária

Exemplo: Um pequeno hotel boutique, “Sunrise Stay”, precisa comprar 50 novos conjuntos de roupa de cama para seus quartos.

Etapa 2: seleção do fornecedor

Exemplo: O gerente de compras do hotel seleciona “Cozy Linens Ltd.” com base em seus produtos de qualidade e preços competitivos.

Etapa 3: Criação do pedido de compra

Exemplo: O gerente cria um pedido de compra usando um software básico, detalhando 50 conjuntos de roupa de cama a US$ 40 cada, totalizando US$ 2,000.

Etapa 4: Processo de aprovação

Exemplo: O pedido de compra é enviado ao proprietário do hotel para aprovação, que é feita por e-mail.

Etapa 5: Emissão de PO ao Fornecedor

Exemplo: O pedido aprovado é enviado por e-mail para “Cozy Linens Ltd.”

Etapa 6: Confirmação e Entrega

Exemplo: “Linhos aconchegantes Ltd.” confirma o pedido e entrega os conjuntos de roupa dentro do prazo acordado.

Etapa 7: Recebimento e Inspeção

Exemplo: A equipe do hotel recebe os conjuntos de roupa de cama e os inspeciona quanto à qualidade e quantidade.

Etapa 8: Processamento de Pagamento

Exemplo: Após confirmação da recepção e satisfação da encomenda, o hotel processa o pagamento através de transferência bancária para a “Cozy Linens Ltd.”

Fluxo de trabalho de pedido de compra para uma grande empresa

Etapa 1: identificação necessária

Exemplo: Uma empresa multinacional, “TechGlobal Inc.”, necessita de 10,000 unidades de um componente eletrônico específico para seu novo produto.

Etapa 2: Seleção de Fornecedores e Negociação de Contrato

Exemplo: A equipe de compras da corporação conduz uma análise detalhada do mercado e seleciona “Advanced Components Ltd.” Após várias rodadas de negociações, eles finalizam os termos.

Etapa 3: Criação do pedido de compra e revisão interna

Exemplo: A equipe de compras cria um pedido de compra detalhado em seu sistema de compras empresarial, com cada unidade custando US$ 15, totalizando US$ 150,000.

Etapa 4: Processo de aprovação multinível

Exemplo: O PO passa por um processo de aprovação multinível, envolvendo o gerente de compras, o departamento financeiro e o chefe da unidade de produção.

Etapa 5: Emissão de ordem de compra eletrônica para o fornecedor

Exemplo: Uma ordem de compra eletrônica é enviada diretamente do sistema de compras para “Advanced Components Ltd.”

Etapa 6: Produção e Remessa do Fornecedor

Exemplo: “Componentes Avançados Ltd.” inicia a produção e envia os componentes em lotes conforme cronograma acordado.

Etapa 7: Recebimento, inspeção e atualização de estoque

Exemplo: O departamento de recebimento da TechGlobal Inc. verifica cada lote em relação ao pedido e atualiza o inventário em seu sistema.

Etapa 8: correspondência tripla e pagamento

Exemplo: O departamento financeiro realiza uma correspondência tripla entre o pedido de compra, o recibo de entrega e a fatura do fornecedor. Após a correspondência bem-sucedida, o pagamento é liberado por meio de transferência eletrônica de fundos.

Papel nas transações comerciais

Os pedidos de compra desempenham um papel crucial nas transações comerciais. Eles auxiliam na manutenção do controle financeiro, pois traçam as especificidades do que está sendo adquirido e a que preço. Essa clareza é essencial para orçamentos e previsões. Os PO também servem como um documento-chave na gestão de estoques e são essenciais para as operações da cadeia de suprimentos. Eles auxiliam no rastreamento de pedidos, no gerenciamento de níveis de estoque e no planejamento de necessidades futuras de compras.

Componentes de um Pedido de Compra

Um pedido de compra típico inclui:

Informações do comprador e do vendedor: Nomes e detalhes de contato da empresa que faz a compra e do fornecedor.
Detalhes do produto ou serviço: Descrições dos itens ou serviços adquiridos, incluindo quantidades e especificações.
Preços: Os preços acordados para cada item ou serviço.
Termos: Condições de pagamento, datas de entrega, formas de envio e demais condições da compra.
Número da PO: Um identificador exclusivo para fins de rastreamento e referência.

Desafios em fluxos de trabalho manuais

O processo tradicional de pedido de compra baseado em papel está repleto de complexidades e ineficiências. Esses sistemas exigem entrada manual de dados, armazenamento físico de documentos e encaminhamento manual de pedidos de compra para aprovações e modificações. Isto não só consome um tempo considerável, mas também aumenta o risco de erro humano. O processo manual carece da agilidade necessária no mundo empresarial acelerado, onde as decisões e compras muitas vezes precisam ser tomadas rapidamente para capitalizar oportunidades de mercado ou atender a necessidades urgentes.

Entrada manual de dados

A entrada manual de dados desperdiça tempo e recursos humanos valiosos. Também é inerentemente propenso a erros. Erros em quantidades, preços ou detalhes de fornecedores podem levar a discrepâncias financeiras significativas e incompatibilidades de pedidos. Além disso, os sistemas baseados em papel são suscetíveis à perda ou extravio de documentos, causando confusão e atrasos. A falta de comunicação é outro problema comum, pois acordos verbais ou alterações podem não ser refletidos de forma imediata ou precisa no pedido de compra, levando a disputas e relacionamentos tensos com os fornecedores.

Gargalos de aprovação

Um desafio importante no processo tradicional de pedido de compra é o gargalo de aprovação. Os pedidos de compra geralmente exigem diversas aprovações e, em um sistema manual, isso significa encaminhar fisicamente o documento por vários departamentos. Este processo pode ser demorado e carecer de transparência sobre o status do processo de aprovação. Atrasos nas aprovações podem interromper ou retardar o processo de aquisição, impactando os cronogramas dos projetos, os níveis de estoque e as operações comerciais em geral.

Validação complicada e correspondência de PO

Um desafio adicional enfrentado nos processos tradicionais de pedidos de compra é a complicada tarefa de validação e correspondência de pedidos de compra. Esse processo, muitas vezes chamado de correspondência tripartida, envolve a verificação de que o pedido de compra, a fatura recebida e o recibo de entrega estão alinhados em termos de quantidades, preços e prazos. Os desafios associados são -

Processo demorado: Comparar manualmente esses documentos é uma tarefa demorada, especialmente para empresas que lidam com um grande volume de pedidos. Requer atenção meticulosa aos detalhes para garantir que cada item corresponda a todos os documentos.
Maior risco de erros: O processo de verificação manual aumenta o risco de discrepâncias passarem despercebidas. Erros na correspondência podem levar a pagamentos incorretos, seja pagando a mais ou a menos a um fornecedor, o que pode prejudicar o relacionamento com os fornecedores e afetar a precisão financeira.
Atraso no processamento de pagamento: As discrepâncias na correspondência muitas vezes levam a atrasos no processamento de pagamentos aos fornecedores. Estes atrasos podem prejudicar a capacidade de uma empresa manter uma boa reputação perante os seus fornecedores, afetando potencialmente o fornecimento futuro e as condições de crédito.
Ineficiências operacionais: Quando os membros da equipe estão sobrecarregados com a tediosa tarefa de combinar PO, isso tira tempo que poderia ser gasto em atividades mais estratégicas. Essa ineficiência pode ter um efeito cascata, desacelerando outras áreas de operação.

Falta de Integração

Em muitas empresas, o processo de pedido de compra opera de forma isolada, desconectado de outros sistemas críticos de negócios, como gerenciamento de estoque, contabilidade e gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Essa falta de integração resulta em um fluxo de trabalho desarticulado e ineficiente. Por exemplo, quando os pedidos de compra não são vinculados automaticamente aos sistemas de estoque, isso pode levar a discrepâncias de estoque, pedidos excessivos ou rupturas de estoque. Da mesma forma, as desconexões com os sistemas contabilísticos podem causar atrasos nos relatórios financeiros e desafios na gestão do fluxo de caixa.

O que é software de pedido de compra?

O software de pedido de compra é uma ferramenta digital sofisticada, mas fácil de usar, projetada para revolucionar o processo de aquisição tradicional. Ele automatiza a criação, o gerenciamento e o rastreamento de pedidos de compra, transformando uma tarefa antes complicada e propensa a erros em uma operação simplificada e eficiente. Este software serve como uma plataforma central onde as empresas podem gerar pedidos de compra, enviá-los aos fornecedores, rastrear seu status, ingerir e extrair dados de faturas, realizar a correspondência de pedidos de compra e integrar-se a outros sistemas, como gerenciamento de estoque e contabilidade. Ao digitalizar este aspecto crucial das operações comerciais, o software de pedidos de compra não só aumenta a precisão e reduz a carga de trabalho administrativo, mas também fornece informações valiosas sobre as tendências de compra e o desempenho dos fornecedores.

Isso leva a benefícios significativos para o processo de aquisição de uma empresa –

Automação

O software de pedido de compra automatiza todo o processo de aquisição, desde a criação até a aprovação, até o pedido final. A automação reduz a necessidade de entrada manual de dados, acelerando assim o processo e liberando tempo da equipe para atividades que agregam mais valor. Fluxos de trabalho automatizados garantem que os pedidos de compra sejam encaminhados de maneira correta e eficiente para aprovações, reduzindo gargalos e permitindo tomadas de decisão mais rápidas.

Sem entrada manual de dados

Ao minimizar a necessidade de entrada manual de dados utilizando inteligência artificial para extração de dados, o software de pedido de compra reduz significativamente o risco de erros. Esta maior precisão é crucial para manter a integridade financeira e garantir que os pedidos sejam processados corretamente. O software também mantém um registro digital de todas as transações, o que auxilia na auditoria e na resolução de eventuais discrepâncias que possam surgir.

Acompanhamento em Tempo Real

Um dos recursos de destaque do software de pedido de compra é a capacidade de rastrear o status dos pedidos em tempo real. Essa visibilidade é inestimável para gerenciar níveis de estoque, antecipar prazos de entrega e planejar futuras atividades de aquisição. O rastreamento em tempo real também aumenta a transparência, permitindo que vários departamentos se mantenham informados sobre o status dos pedidos sem a necessidade de comunicação manual.

Capacidades de Integração

O software moderno de pedidos de compra integra-se perfeitamente a outros sistemas de negócios, como gerenciamento de estoque, contabilidade e CRM. Essa integração garante um fluxo de trabalho unificado onde os dados fluem suavemente entre os sistemas. Por exemplo, quando um pedido de compra é aprovado, os níveis de estoque podem ser atualizados automaticamente e os registros financeiros ajustados de acordo. Essa interconectividade leva a dados mais precisos, melhor planejamento de recursos e eficiência operacional geral.

Relacionamentos aprimorados com fornecedores

A comunicação eficaz e as transações simplificadas são cruciais para manter relacionamentos saudáveis com os fornecedores. O software de pedido de compra facilita uma melhor comunicação, fornecendo informações claras, precisas e oportunas aos fornecedores. Também permite resoluções mais rápidas de discrepâncias e permite que as empresas cumpram mais rigorosamente os termos e condições acordados, promovendo a confiança e a fiabilidade entre os parceiros comerciais.

Os 6 principais softwares de pedido de compra em 2024

Com base em análises e análises recentes, aqui estão seis das melhores opções de software de pedido de compra para 2024:

[Conteúdo incorporado]

Nanonetas: NanoNets é um software de pedido de compra de última geração que resume inovação e eficiência no gerenciamento de compras. Com seus recursos avançados de IA, a NanoNets oferece automação ponta a ponta, agilizando cada etapa do processo de pedido de compra. Esta abordagem abrangente transforma uma tarefa tradicionalmente complexa em uma operação simplificada e eficiente.

No centro das proezas da NanoNets está sua tecnologia baseada em IA. O software aproveita o poder da inteligência artificial para automatizar aspectos críticos do processo de pedido de compra. Isso inclui tudo, desde entrada e extração de dados até gerenciamento e aprovações de fluxo de trabalho. A IA foi projetada para aprender e se adaptar, melhorando continuamente sua precisão e eficácia no tratamento de diversas tarefas de aquisição.

Uma das características de destaque dos NanoNets é sua excepcional precisão na extração de dados. O sistema analisa e extrai de forma inteligente informações pertinentes de vários documentos, garantindo que dados como detalhes do fornecedor, descrições de itens, preços e quantidades sejam capturados com precisão e consistência. Esta capacidade é crucial para minimizar erros que podem surgir da entrada manual de dados, mantendo assim a integridade das transações e registros financeiros.

Outra vantagem significativa dos NanoNets é sua fácil configuração de aprovação. O software simplifica o processo de aprovação, tornando-o mais rápido e transparente. Com opções de fluxo de trabalho personalizáveis, as empresas podem adaptar a cadeia de aprovação para se adequar à sua estrutura organizacional e políticas de aquisição específicas. Essa flexibilidade garante que os pedidos de compra sejam revisados e aprovados de forma eficiente, reduzindo gargalos e facilitando a tomada de decisões mais rápida.

A integração é um aspecto vital de qualquer software de compras e a NanoNets se destaca nesta área. Ele oferece vastos recursos de integração com sistemas existentes, incluindo ERP (Enterprise Resource Planning), software de contabilidade e sistemas CRM (Customer Relationship Management). Essa integração perfeita garante que os dados fluam suavemente entre diferentes funções de negócios, melhorando a eficiência operacional geral. Também permite melhor visibilidade dos dados, auxiliando na tomada de decisões estratégicas e no planejamento financeiro.

Além disso, NanoNets foi projetado pensando na experiência do usuário. Sua interface intuitiva permite fácil navegação e operação, tornando-o acessível a usuários com diversos níveis de conhecimento técnico. A plataforma também é escalonável, atendendo às necessidades tanto de pequenas quanto de grandes empresas. Essa escalabilidade garante que, à medida que uma empresa cresce, as NanoNets possam crescer com ela, atendendo continuamente às crescentes demandas de gerenciamento de pedidos de compra.

Em termos de preços, NanoNets oferece uma vantagem competitiva. A partir de US$ 499 por mês, apresenta uma solução econômica para empresas que buscam automatizar e otimizar seu processo de pedido de compra. Este investimento é justificado pela significativa economia de tempo e custos obtida através da melhoria da eficiência, precisão e redução do esforço manual.

ProcureDesk: ProcureDesk é elogiado por sua interface amigável e oferece uma variedade de recursos, incluindo fácil criação de solicitações de compra, conversão automatizada de pedidos e rastreamento de pedidos de compra em tempo real. Ele fornece uma abordagem omnicanal para aprovações de compras, oferecendo suporte ao uso de aplicativos da web, e-mail e aplicativos móveis. Também se integra bem com sistemas de contabilidade como QuickBooks e Netsuite, tornando-o ideal para empresas de médio a grande porte, especialmente aquelas que já utilizam essas ferramentas de contabilidade. No entanto, poderia se beneficiar de um suporte aprimorado a cartões virtuais e de opções de integração expandidas. O preço do ProcureDesk começa em US$ 380 para o módulo de pedido de compra, abrangendo 10 usuários, com assinaturas anuais oferecendo desconto.

QuickBooks: Conhecido principalmente por seu software de contabilidade, QuickBooks também oferece um software de pedido de compra intuitivo. É particularmente vantajoso para usuários atuais de QuickBooks, oferecendo integração perfeita com suas soluções de contabilidade. QuickBooks simplifica a criação e personalização de pedidos de compra e automatiza o processo de faturamento. Os planos começam em US$ 12.50 por mês, mas para empresas em crescimento, o plano Plus é recomendado por seus recursos adicionais, como gerenciamento de estoque. No entanto, QuickBooks pode não ser adequado para organizações maiores com necessidades contábeis mais complexas.

Coupa Aquisição: Este software se destaca pela flexibilidade e facilidade de uso, trazendo uma experiência de e-commerce para as compras. Ele oferece uma interface intuitiva com recursos como alertas de descontos de produtos e formulários de declaração de trabalho simples. Os preços do Coupa Procurement não estão listados publicamente, mas eles oferecem uma demonstração gratuita ao vivo para informações personalizadas sobre preços. Embora seja uma escolha forte, poderia beneficiar de mais transparência de preços e capacidades de integração mais amplas.

Procure: O Procurify é conhecido por seus processos de aquisição simplificados e rastreamento financeiro eficiente. É uma plataforma baseada em nuvem que oferece fluxos de aprovação automatizados, rastreamento de orçamento em tempo real e um aplicativo móvel para acesso remoto. O preço começa em US$ 1,000 por mês para pequenas empresas, tornando-o mais adequado para empresas de médio e grande porte. Alguns usuários relataram desempenho lento e necessidade de treinamento para utilizar plenamente seus recursos.

pré-coro: Precoro oferece uma interface de usuário simples e fácil de navegar. Ele oferece suporte à criação simplificada de pedidos de compra, fluxos de trabalho de aprovação e integra-se bem com sistemas de contabilidade populares como QuickBooks e Xero. Sua natureza baseada em nuvem permite trabalho flexível no escritório e remoto. No entanto, a Precoro tem integrações nativas limitadas e uma experiência de usuário menos ideal em aplicativos móveis. Seu preço começa em US$ 35/usuário/mês.

Aprovação Tipalti: Anteriormente conhecido como Approve.com, o Tipalti Approve se concentra em aprimorar o controle de gastos comerciais, simplificando solicitações e aprovações de pedidos de compra. Ele se integra bem com sistemas ERP e opera em uma infraestrutura segura de nuvem AWS. Embora seja eficaz na automatização de processos manuais, seu preço inicial de US$ 2,000/mês o torna mais adequado para organizações maiores. É compatível com SOC2, garantindo um alto padrão de segurança e confiabilidade.

Cada uma dessas opções de software tem seus pontos fortes exclusivos e áreas potenciais de melhoria. A escolha depende das necessidades específicas do seu negócio, como o tamanho da sua empresa, a complexidade dos seus processos de aquisição e o ecossistema de software existente.

Principais lições

Em nossa exploração do software de pedido de compra, descobrimos várias facetas de sua importância nos negócios modernos. Começamos entendendo o processo tradicional de pedido de compra, repleto de erros manuais e ineficiências. Em seguida, investigamos o poder transformador do software de pedidos de compra, destacando sua capacidade de automatizar e agilizar processos de aquisição, garantir precisão, fornecer rastreamento em tempo real e facilitar a integração perfeita com outros sistemas de negócios. Esses benefícios não apenas otimizam as operações, mas também melhoram o relacionamento com os fornecedores. O software de pedido de compra certo pode ser um fator fundamental para alcançar a eficiência dos negócios e permanecer competitivo na era digital. Olhando para o futuro, o futuro da gestão de pedidos de compra está profundamente interligado com a transformação digital em curso, prometendo eficiências e inovações ainda maiores.

Conclusão

Concluindo, o domínio do gerenciamento de pedidos de compra passou por uma transformação significativa, passando de processos manuais tradicionais e propensos a erros para sistemas modernos, eficientes e automatizados, habilitados por software avançado de pedidos de compra. Este blog explorou o papel crítico dos pedidos de compra nas transações comerciais, os desafios dos fluxos de trabalho manuais e as soluções dinâmicas oferecidas por software de última geração. Vimos como essas ferramentas não apenas simplificam os processos de aquisição, mas também melhoram a precisão, fornecem rastreamento em tempo real, promovem melhores relacionamentos com fornecedores e integram-se perfeitamente a outros sistemas comerciais importantes. Entre os principais concorrentes neste espaço, NanoNets se destaca por seus recursos orientados por IA, oferecendo uma solução automatizada ponta a ponta que promete revolucionar a forma como sua empresa lida com pedidos de compra.

Ao considerar as próximas etapas do seu negócio, é essencial reconhecer o valor e o impacto da adoção do software de pedido de compra correto. NanoNets, com seus poderosos recursos de automação e integração, podem ser a solução perfeita para sua organização, seja ela uma pequena ou grande empresa. Para realmente entender como NanoNets podem transformar seu processo de pedido de compra e trazer eficiência às suas atividades de aquisição, recomendamos fortemente o agendamento de uma demonstração. Essa experiência prática permitirá que você veja o software em ação, faça perguntas específicas às necessidades do seu negócio e tome uma decisão informada sobre esse investimento crucial no futuro da sua empresa.

Não deixe que processos desatualizados atrapalhem o potencial do seu negócio. Dê o primeiro passo em direção a um processo de aquisição mais simplificado, preciso e eficiente. Agende uma demonstração com NanoNets hoje e veja como nosso inovador software de pedido de compra pode elevar suas operações comerciais para o próximo nível.