QuickBooks é um dos aplicativos de contabilidade mais usados e oferece uma maneira conveniente de reconciliar cartões de crédito sem a necessidade de ferramentas externas.
Neste artigo, orientamos você no processo de reconciliação de cartão de crédito em QuickBooks, abordando problemas comuns e fornecendo dicas úteis para agilizar o procedimento.
Na barra de menu de ajuda superior, pesquise 'Reconciliar'. Em seguida, selecione a conta que deseja reconciliar. Para esta demonstração, usaremos uma conta vinculada a um cartão de crédito de funcionário.
Etapa 2: Saldo inicial de reconciliação
O saldo inicial e a data são detectados automaticamente com base no saldo final e na data da reconciliação anterior.
Para reconciliações iniciais do QuickBooks Online (QBO), as transações serão listadas desde o início da conta. Para acessar informações sobre reconciliações anteriores, incluindo datas de término dos extratos, navegue até a seção 'Resumo'.
Etapa 3: Saldo de fechamento de reconciliação
Saldo final e data: Insira o saldo final e a data de término. A data de término normalmente é baseada na data do extrato do cartão de crédito. No entanto, se você relatar as demonstrações financeiras por data, poderá definir a data final para o final do mês.
Taxa Financeira: Se os encargos financeiros não forem capturados em sua conta QuickBooks Online, você poderá adicioná-los manualmente. Inclua a data, o valor e a conta de despesas. Se você estiver usando um cartão em uma moeda diferente, também deverá adicionar a taxa de câmbio.
Etapa 4: combinar e limpar transações com cartão de crédito
A tela de reconciliação QBO exibe uma marca de seleção e um fundo cinza para transações compensadas, enquanto as transações não correspondidas não possuem uma marca de seleção.
Agora, vamos primeiro entender a seção de resumo na parte superior:
Saldo Final do Extrato: Este é o saldo final que inserimos na tela anterior.
Saldo compensado – Isso começa a partir do saldo inicial na tela anterior mais quaisquer encargos financeiros adicionados, juntamente com todos os depósitos compensados menos os pagamentos compensados. A composição do saldo compensado é apresentada abaixo.
Ao concluir o processo de reconciliação, o saldo liquidado deverá corresponder ao saldo final do extrato, resultando em uma diferença zero.
Transações de correspondência:
- Selecione as transações não correspondidas e encontre uma transação correspondente no extrato do cartão de crédito.
- Se o valor e outros detalhes corresponderem, conclua a transação.
- Repita este processo até que todas as transações sejam correspondidas.
Isso pode consumir muito tempo, por isso incluímos algumas dicas para simplificar isso no final do artigo. Depois que todas as transações forem correspondidas, a diferença deverá ser 0 e você poderá pular para Passo 5.
Porém, se a diferença não for 0, você deverá identificar as transações que não estão registradas em QuickBooks. Isso pode ser devido a erros contábeis, cobranças não contabilizadas ou transações não autorizadas. Vejamos como você pode solucionar isso:
Identificando erros em sua reconciliação
Se você tiver transações não correspondidas, isso pode ser devido a:
- Incompatibilidade de data ou valor: Isto pode ser devido a erros de entrada de dados, atrasos bancários ou erros bancários. Você deverá encontrar a transação com base em outros detalhes, como a conta do fornecedor e nas proximidades da data de referência.
- Pagamentos duplicados: Pesquise em suas transações compensadas se encontrar um registro muito semelhante. Você pode pesquisar com base no beneficiário e no valor.
Também pode haver cobranças perdidas em sua contabilidade. Você pode pesquisar o extrato do seu cartão de crédito e encontrar transações sem correspondência. Alguns motivos comuns para isso podem ser:
- Cobranças de cartão de crédito: Os cartões de crédito têm uma lista completa de cobranças ocultas que podem ser facilmente ignoradas. Por exemplo, as transferências de moeda estrangeira incorrem numa taxa de processamento e numa margem de câmbio. Isso deve ser contabilizado no razão da empresa.
- Transações não autorizadas, fraude ou roubo: Os cartões de crédito são o principal motivo de perdas devido a roubo e fraude. Transações não autorizadas podem ser feitas devido ao roubo de identidade. Também pode haver transações não autorizadas feitas por funcionários. A reconciliação é um processo útil para identificar isso e relatá-lo rapidamente para proteger a empresa de perdas.
Etapa 5: finalizar e imprimir o extrato
Assim que a diferença da sua declaração chegar a 0, o botão superior direito exibirá um CTA – “terminar agora”. Clique aqui para concluir seu processo de reconciliação.
Retorne à página de reconciliação e, no canto superior direito, selecione “resumo”. Você pode imprimir o extrato de reconciliação do seu cartão de crédito aqui.
Além disso, você pode pagar a fatura do cartão de crédito diretamente ou adicionar outras contas.
Dicas para reconciliação de cartão de crédito
As transações correspondentes são um processo manual e podem ser demoradas. Aqui estão algumas dicas para facilitar para você:
- Ordenar por tipo de transação: Comece combinando os depósitos e depois os pagamentos. Esta organização pode reduzir a confusão. Você pode alternar entre ‘Pagamentos’ ou ‘Depósitos’ na barra superior do QBO.
- Marcar taxas e juros: Destaque as taxas bancárias, juros ou outras transações bancárias do seu extrato. Isso o ajudará a considerá-los com precisão durante a reconciliação.
- Software de reconciliação de cartão de crédito: A reconciliação no QBO pode ser demorada. Software como Nanoredes pode automatizar esse processo e sincronizar os dados com o QBO. Saiba mais sobre automação de reconciliação 👇
Automatize a reconciliação de cartão de crédito
A reconciliação manual no Excel ou QBO não é viável se você tiver muitas transações ou trabalhar com uma equipe pequena. A reconciliação de centenas de transações pode levar dias para ser resolvida.
Você pode reduzir o processo de reconciliação para minutos usando software de automação. Isto exigiria a agregação de dados do banco, do QBO ou de outras ferramentas, a extração de dados relevantes deles, a correspondência de dados entre diferentes fontes e a realização de verificações de fraude. Se você deseja automatizar seu processo de reconciliação de cartão de crédito, marque uma chamada de demonstração com nossos especialistas para automatizar seus fluxos de trabalho usando Nanonets.
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Veja como um software de reconciliação como nanonets pode automatizar três itens principais para você:
- Coleção de dados: Nanonets podem ser perfeitamente integradas ao seu ERP ou e-mail para coletar documentos como extratos de cartão de crédito, livros contábeis, faturas e recibos. O software extrairá apenas informações relevantes de cada documento por meio da tecnologia OCR.
- Correspondência de dados: Com a automação sem código, você pode configurar facilmente regras para combinar a fatura do seu cartão de crédito com o razão geral. Você pode estabelecer novas regras com o tempo e não precisa se preocupar com fórmulas.
- Identificação de erros e verificações de fraude: Configure sinalizadores para identificar transações irregulares, duplicadas ou não autorizadas. Esses sinalizadores também podem ajudá-lo a detectar transações como despesas bancárias ou juros ganhos!
O software de reconciliação ajudará você a economizar tempo e permitirá que você e sua equipe se concentrem nas tarefas que importam. Confira Nanoredes para obter mais informações sobre automação de reconciliação.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/credit-card-reconciliation-in-quickbooks-online/
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