Reconciliação Bancária é o processo de conciliação do saldo de caixa da empresa com o extrato bancário. O objetivo é garantir que todas as transações, como pagamentos de clientes, taxas bancárias, cheques pendentes e reembolsos, sejam registradas com precisão nos livros caixa da empresa.
A reconciliação bancária é crucial para identificar erros contabilísticos e detectar fraudes ou roubos. Sem a reconciliação adequada das demonstrações, uma empresa corre o risco de perdas financeiras devido a erros e fraudes. Além disso, imprecisões nos livros caixa podem levar a complicações no planeamento financeiro, no cumprimento das obrigações fiscais e em questões jurídicas.
Como funciona a reconciliação bancária?
A reconciliação bancária envolve duas estratégias: uma estratégia micro e uma estratégia macro. A primeira é a revisão documental, onde cada transação é verificada e contabilizada. A segunda é a revisão analítica, onde observamos tendências de anos anteriores para realizar uma verificação de sanidade das receitas/despesas e detectar valores discrepantes. Espera-se que as equipes de contas a pagar apliquem ambos os métodos durante o processo de reconciliação.
- Revisão da documentação
A revisão de documentos envolve a comparação do livro caixa e do extrato bancário em um nível transacional. Requer uma avaliação abrangente de cada transação para detectar quaisquer irregularidades.
Por exemplo, digamos que um contador pague US$ 500 a um fornecedor, mas se esqueça de anotar. Outra pessoa percebeu a entrada faltante e pagou novamente os US$ 500, e agora a empresa fez pagamentos em dobro. No entanto, apenas um pagamento é anotado no livro caixa. Ao comparar o livro caixa com o extrato bancário, o contador pode identificar o pagamento duplicado e posteriormente solicitar um reembolso do fornecedor ou do banco para o segundo pagamento. Da mesma forma, você pode detectar erros bancários como taxas indevidas e transações incorretas. Na próxima seção, entraremos em mais detalhes sobre como fazer uma revisão de documentos.
- Revisão do Analytics
O método de revisão analítica analisa o panorama geral para identificar mudanças nas tendências. Durante esta análise, as estimativas são formadas com base na atividade histórica da conta, servindo como referência para comparação com os registros do livro caixa. Quaisquer dados incomuns são um ponto de partida para descobrir possíveis erros ou fraudes.
Por exemplo, uma empresa geralmente tem um pagamento mensal de fornecedor de US$ 200 mil, mas é registrado como US$ 400 mil este mês. Considerando que o rendimento global não mudou significativamente e que os pagamentos anteriores de meses e anos não se enquadram neste intervalo diferente, levanta preocupações. Após investigação, o contador encontrou um pagamento de US$ 20 mil registrado erroneamente como US$ 200 mil.
A revisão analítica é uma forma eficaz de identificar variações e valores discrepantes significativos.
Como fazer a conciliação bancária?
A reconciliação bancária envolve comparar o dinheiro no banco com o dinheiro real refletido no livro caixa. Hoje, a reconciliação é automatizada principalmente por meio de software de reconciliação para economizar tempo e dinheiro. Porém, vamos entender uma vez o processo de reconciliação bancária manual:
Passo 1: Reúna documentos
Do lado do banco, você precisa de extratos bancários, cheques pendentes, depósitos e quaisquer transações pendentes. Do lado da empresa, você precisa do livro caixa da empresa, que registra as transações de entrada e saída.
Passo 2: Depósitos correspondentes
Após a contabilização por partidas dobradas, um débito no extrato bancário é registrado como crédito no livro caixa e vice-versa. Combine os depósitos nas duas declarações.
Note: geralmente não se espera que os saldos bancários e dos livros de caixa correspondam devido a transações pendentes, como cheques pendentes ou depósitos em trânsito. Eles devem ser ajustados conforme mostrado nas próximas etapas.
Passo 3: Ajustar o saldo bancário
A discrepância entre os dois saldos deve ser identificada e verificada numa base de transação individual. Os extratos bancários devem ser ajustados somando os depósitos pendentes (depósito em trânsito) e deduzindo os cheques emitidos pendentes (cheques pendentes). A lógica aqui é:
Saldo Bancário + Depósitos em Trânsito – Cheques Pendentes = Saldo Bancário Ajustado
Etapa 4: ajustar os livros caixa
O saldo do caixa precisa de ajuste para taxas de serviço bancário, juros acumulados e cheques rejeitados (cheques NSF). A lógica aqui é:
Saldo do Livro Caixa + Juros – Tarifas Bancárias – Cheques Rejeitados = Livro Caixa Ajustado
Etapa 5: comparar o saldo
Após o ajuste, o saldo bancário e o livro caixa devem coincidir. Se não forem iguais, há um erro no processo de reconciliação. Quaisquer despesas injustificadas ou receitas em falta devem ser investigadas e contabilizadas durante o processo de reconciliação.
Por que é importante reconciliar seus extratos bancários?
É importante reconciliar extratos bancários para identificar erros, detectar fraudes e manter um livro-razão preciso. Aqui estão os principais benefícios da reconciliação bancária:
- Identifique erros contábeis: O livro caixa pode conter imprecisões decorrentes de pagamentos duplicados, pagamentos perdidos, cheques perdidos e até mesmo erros humanos simples. A reconciliação é crucial para identificar e corrigir estes erros antes que se tornem permanentes.
- Retificando Erros Bancários: O extrato bancário pode conter erros como multas indevidas ou registros incorretos de transações. Se você identificar algum desses erros, poderá contestá-los e retificá-los com seu banco.
- Prevenção de Fraudes: Isto se destaca como um benefício importante da reconciliação bancária. Ao cruzar registros, torna-se simples identificar quaisquer transações que não deveriam ocorrer. É plausível que um membro da equipe ou um hacker tenha executado transações não autorizadas para roubar da empresa. A reconciliação regular ajuda a detectar e impedir potenciais fraudes antecipadamente, dando ao banco tempo para reverter as transações.
- Relatórios fiscais precisos: A reconciliação ajuda a formar um conjunto preciso de registros financeiros em tempo hábil. A apresentação de declarações fiscais requer um registro preciso ou você pode incorrer em penalidades. A Reconciliação Bancária Regular simplifica o processo de declaração fiscal durante o final do exercício financeiro.
- Otimização Financeira: Identifique e economize em taxas injustificadas, como saques a descoberto ou multas.
Com que frequência você deve realizar uma reconciliação bancária?
A frequência da reconciliação bancária depende do volume e do tipo de negócio. Se você lida com um grande volume de transações, é mais eficiente conciliar com frequência, evitando atrasos de trabalho.
- Mensal: Tradicionalmente, as empresas realizavam a reconciliação bancária mensalmente ao receberem um novo extrato bancário. A reconciliação mensal é um método amplamente aceito.
- Diário: O banco online pode gerar extratos a qualquer momento, permitindo a reconciliação diária. A reconciliação bancária diária oferece a vantagem de uma estimativa de fluxo de caixa mais precisa e rápida detecção de fraudes. Também é mais fácil manter-se atualizado com os acontecimentos reconciliando-os prontamente, em vez de esperar meses após uma ocorrência.
A única desvantagem é que a reconciliação diária leva tempo com um processo manual de reconciliação bancária. No entanto, isto pode ser significativamente simplificado com a reconciliação bancária automatizada.
Como automatizar a reconciliação bancária
A reconciliação bancária é um processo demorado, com muitas etapas manuais. A maioria das ferramentas de automação oferece capacidade de OCR que extrai informações relevantes de documentos. No entanto, este é apenas um aspecto do seu fluxo de trabalho. Você precisa de uma ferramenta para criar um fluxo de trabalho personalizado, automatizando a lógica de negócios e integrando-se às ferramentas existentes.
Nanonets é uma solução de automação de fluxo de trabalho baseada em IA que simplifica e agiliza a reconciliação de contas. Automatiza várias etapas, reduz o esforço manual e aumenta a eficiência em 10x.
O fluxo de trabalho de reconciliação bancária Nanonets funciona assim:
- Importação automatizada: Nanonets podem importar automaticamente documentos como extratos bancários do correio ou por meio da API do banco.
- Extração de dados: Nanonets usa tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) de última geração para extrair dados relevantes com precisão. Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados, o que pode economizar tempo e reduzir erros.
- Correspondência de dados: Nanonets permite configurar uma correspondência baseada em regras para identificar e reconciliar transações em diferentes sistemas. Isso ajuda a garantir que todas as transações sejam contabilizadas e que não haja erros.
- Aprovação: Nanonets podem automatizar o processo de reconciliação de contas, desde a entrada de dados até a aprovação. Isso pode liberar tempo para os contadores se concentrarem em outras tarefas.
- Repositório centralizado: Nanonets fornece um repositório central para documentação de suporte. Isso facilita a localização e o acesso a documentos quando necessário.
Se a Nanonets atender aos requisitos do seu negócio, você poderá entrar em contato para obter um orçamento personalizado.
Resumo:
Garantir a precisão dos registros financeiros, detectar fraudes, gerenciar o fluxo de caixa, cumprir as regulamentações fiscais e atender aos requisitos legais são cruciais para empresas de todos os tamanhos. A reconciliação de extratos bancários é uma prática fundamental para atingir esses objetivos. Existem dois métodos principais de reconciliação: revisão de documentos, que envolve transações correspondentes, e revisão de análise, onde são feitas comparações com tendências históricas.
A reconciliação regular é essencial para a detecção precoce de fraudes ou erros. No entanto, esse processo pode ser demorado. Recomenda-se simplificá-lo por meio de software de automação, como Nanonets, para aumentar a eficiência.
Perguntas Frequentes:
Quais são os 4 passos da reconciliação bancária?
Compare registros: Combine seus registros financeiros internos com as transações listadas no extrato bancário para identificar quaisquer discrepâncias.
Ajustar saldos: Considere quaisquer cheques pendentes, depósitos em trânsito, taxas bancárias e erros para ajustar o saldo de seus registros financeiros de acordo.
Divulgue as diferenças: Faça os lançamentos contábeis necessários para discrepâncias entre seus registros e o extrato bancário após o ajuste.
Verifique os totais finais: Revise o saldo contábil ajustado e o saldo bancário ajustado para garantir que agora estejam reconciliados e sejam iguais.
Se houver diferenças, investigue-as e resolva-as para garantir que os registros sejam precisos, completos e estejam dentro da estrutura de relatórios financeiros.
Como você reconcilia um extrato bancário?
Para reconciliar um extrato bancário, compare seu razão interno com o extrato bancário do mesmo período. Identifique quaisquer transações incompatíveis, como depósitos em trânsito e cheques pendentes. Ajuste para erros bancários, taxas e juros. Faça lançamentos contábeis manuais para esses ajustes e revise o saldo reconciliado final para confirmar se os registros estão alinhados.
O que é BRS em palavras simples?
O Extrato de Reconciliação Bancária (BRS) é um documento que compara o saldo de caixa no balanço patrimonial de uma empresa com o valor correspondente em seu extrato bancário, reconciliando quaisquer diferenças para garantir que os números sejam precisos e consistentes. Serve como uma verificação para verificar se todas as transações foram registradas corretamente nos registros da empresa e do banco.
A conciliação bancária é débito ou crédito?
A reconciliação bancária em si não é um débito nem um crédito. É um processo de comparação dos saldos e transações dos registros contábeis com o extrato bancário para identificar quaisquer discrepâncias e fazer os ajustes necessários nos registros contábeis.
Quais são as etapas para reconciliar um extrato bancário?
Identifique discrepâncias:
Compare cada transação de seus registros contábeis com aquelas listadas no extrato bancário para detectar quaisquer diferenças.
Adicione ou subtraia ajustes:
Registre quaisquer taxas bancárias, receitas de juros ou erros encontrados no extrato bancário que ainda não estejam em seus registros contábeis.
Registre itens pendentes: Contabilize quaisquer cheques ou depósitos pendentes que não tenham sido compensados pelo banco.
Reconcilie e verifique: Depois de contabilizar todas as diferenças, certifique-se de que o saldo ajustado do extrato bancário corresponda aos seus registros internos reconciliados.
Como faço para reconciliar um extrato bancário no Excel?
Use Nanonets para extrair dados de transações de seu extrato bancário e depois exportá-los para Excel. Crie um modelo de reconciliação e anote cada coluna para depósitos, retiradas, taxas bancárias e cheques. Importe os dados do seu razão e use as ferramentas de classificação e filtragem do Excel para combinar as transações. Aplique fórmulas para calcular diferenças automaticamente e use tabelas dinâmicas para resumir os dados. Ajuste para quaisquer itens pendentes e verifique se os saldos finais correspondem para concluir o processo de reconciliação.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/why-bank-reconciliation/
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