Por que a 'orquestração' é crítica para a cadeia de suprimentos e compras

Republicado por Platão

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Durante meses, as condições económicas indicaram uma recessão iminente, deixando as organizações em todo o mundo a considerar a melhor forma de se prepararem para a incerteza e enfrentarem a tempestade. Muitos líderes empresariais procuram seriamente formas de evitar medidas drásticas de redução de custos, enquanto outros já começaram a tomar essas medidas.

À medida que os decisores continuam a planear para 2023, devem procurar implementar mudanças que melhorem a resiliência (contra perturbações na cadeia de abastecimento), a visibilidade (em termos de despesas e considerações orçamentais) e a agilidade (para se adaptarem às condições em mudança). Quando se trata de compras e gerenciamento da cadeia de suprimentos, garantir a orquestração entre sistemas e departamentos é uma área de foco importante. A orquestração oferece a capacidade de dividir fluxos de trabalho isolados e criar pontes entre aplicativos e usuários para eliminar complexidades. Quando implementado como parte de plataformas modernas de automação digital, torna-se vital para melhorar a experiência de aquisição e será um factor crítico na gestão de restrições orçamentais.

Muitos dos obstáculos que as organizações enfrentam nas compras devem-se à sua dependência tradicional de processos fragmentados, isolados ou manuais. Isto não só prejudica a colaboração em toda a organização, mas também pode resultar em gastos não controlados e reduzir a visibilidade das equipes de compras sobre os gastos sob gestão. Pode interferir nos fluxos de trabalho rápidos e ágeis exigidos pelos usuários empresariais atuais e dificultar o cumprimento dos requisitos regulatórios. E isso pode resultar em uma experiência de usuário prejudicada, criando atritos entre os usuários empresariais e a equipe de compras.

Quanto maior e mais descentralizada for uma empresa, piores se tornam estes problemas, aumentando os conflitos entre o desejo de agilidade e a necessidade de conformidade e controlo.

O objetivo da orquestração é combater estes desafios, digitalizando ou automatizando os fluxos de trabalho de compras e da cadeia de abastecimento em todos os sistemas, permitindo a colaboração e o envolvimento unificados entre utilizadores empresariais, fornecedores e outras partes interessadas. Sem a orquestração correta, um fluxo de trabalho deficiente pode resultar em dados incorretos e levar a decisões de negócios incorretas. O inverso é igualmente verdadeiro: fluxos de trabalho otimizados geram dados de alta qualidade a partir de ações de usuários e sistemas integrados, e facilitam que os usuários empresariais tomem melhores decisões de forma consistente e gerem um impacto extraordinário nos negócios.

Fluxos de trabalho de compras “inteligentes” recentemente orquestrados reduzem os tempos de ciclo por meio da automação e simplificam a forma como uma empresa integra e interage com os fornecedores. Eles aumentam a visibilidade das equipes financeiras sobre gastos e compromissos. E ajudam as organizações a dimensionar as operações para atender mais rapidamente aos requisitos legais, de conformidade, financeiros e outros requisitos regulamentares.

As organizações de compras devem concentrar-se na melhoria da orquestração em três áreas: entrada de dados, acesso e visibilidade em aplicações empresariais; aquisição e envolvimento de fornecedores em todos os departamentos e o fluxo de trabalho geral da cadeia de suprimentos.

A oportunidade mais direta é usar fluxos de trabalho orquestrados para criar um ponto de entrada único e unificado para que as partes interessadas possam se envolver com compras em seus aplicativos de negócios. Isto é importante sob várias perspectivas:

As organizações podem ter sistemas e aplicações múltiplos e fragmentados que afetam a aquisição — e, portanto, precisam de um “ponto único de entrada” para o envolvimento.
Ao contrário das noções tradicionais de aquisição, a aquisição moderna não é necessariamente um processo linear. Pode haver diferentes subprocessos que constituem um compromisso para um determinado processo de aquisição. Os usuários precisam de visibilidade dos status desses subprocessos e de como eles são executados.
Diferentes partes do processo de aquisição mais amplo podem ser interdependentes (como a finalização de um contrato antes de fazer um pedido) e carecerem de uma visão unificada. Do ponto de vista do usuário, essas partes interdependentes podem levar a um contexto fragmentado, à alternância de aplicativos e a uma experiência de usuário ruim.

Ao orquestrar processos de aquisição e envolvimento de fornecedores entre departamentos, há vários subprocessos envolvidos. Os benefícios incluem:

Fluxos de trabalho orquestrados podem ser usados para obter controle (e, portanto, visibilidade da condição e do estado) nesses diferentes processos fragmentados.
Organizações com mudanças frequentes de processos podem implementar facilmente uma abordagem de autoatendimento, substituindo a necessidade de solicitações de mudança demoradas.
As organizações podem digitalizar e automatizar gastos relacionados a requisições de serviços complexas e produtos especializados – gastos que, de outra forma, tenderiam a ficar fora de controle e a serem tratados manualmente.

A melhor oportunidade é orquestrar o fluxo de trabalho abrangente de fornecimento e aquisição. Os benefícios incluem:

As empresas podem estabelecer uma estrutura combinável de aplicativos subjacentes por meio da integração. Por exemplo, quando se trata de gerenciar dados de fornecedores, fluxos de trabalho orquestrados podem ajudar a fornecer um repositório centralizado para armazenar e acessar informações de fornecedores.
As empresas podem evitar a duplicação de dados, para que as informações relevantes apareçam apenas uma vez para cada fornecedor, e garantir que as informações necessárias estejam prontamente disponíveis para ajudar na integração do fornecedor.
Levada ao extremo lógico, a orquestração do fluxo de trabalho pode ser usada para combater fraudes na cadeia de suprimentos e promover a colaboração entre parceiros.

Perante a incerteza económica, as empresas devem primeiro procurar reforçar os seus sistemas existentes para melhorar a resiliência, a visibilidade e a agilidade. Fluxos de trabalho orquestrados podem resultar em organizações mais fortes e ágeis, com melhor controle sobre as atividades da cadeia de suprimentos. A orquestração também pode permitir que os líderes empresariais aprimorem significativamente a experiência de compras para usuários empresariais e partes interessadas, controlando gastos inusitados e tomando decisões informadas sobre gastos. Em última análise, pode ajudar uma empresa a impulsionar os seus resultados e posicioná-la para enfrentar quaisquer ventos económicos adversos que possam surgir.

Sudhir Bhojwani é cofundador e CEO e diretor da Laboratórios ORO.