Se você administra uma creche, provavelmente acabará gastando muitos lenços umedecidos. Críticos no cuidado de bebês e crianças pequenas, os lenços umedecidos precisam ser reabastecidos regularmente, garantindo que sua creche sempre tenha alguns à mão. Se os lenços umedecidos acabarem, os bebês receberão cuidados abaixo do padrão e os funcionários sentirão que não têm o apoio necessário para realizar seu trabalho da melhor maneira possível.
Com um pouco de visão administrativa, é fácil evitar uma dinâmica como a acima, especialmente quando se trata de pedidos de compra abertos. Um pedido de compra geral é a maneira mais simples de obter suprimentos comerciais recorrentes em um cronograma definido. Não importa o tipo de negócio que você dirige, otimizar a dinâmica de pagamento aos fornecedores e as parcerias em geral terá impacto no sucesso da sua organização.
Os restaurantes podem depender de pedidos de compra gerais para manter estoques de guardanapos e pacotes de açúcar, enquanto as empresas centradas em escritórios costumam usar pedidos de compra gerais para preencher o armário de suprimentos. Sempre que bens ou serviços forem necessários regularmente, considere trabalhar com seus fornecedores para criar um pedido de compra geral. Mostraremos como usá-los, ilustraremos os melhores casos de uso para pedidos de compra programados e até destacaremos alguns dos prós e contras de abordar o processo de procuração deste jeito.
O que é um pedido de compra geral?
Se um comprador estiver recebendo bens ou serviços regularmente, um pedido de compra aberto poderá ser usado para cobrir todas as transações separadas em um pedido de compra. Embora atue de forma semelhante a um ordem de requisição a princípio, quando um fornecedor concorda com uma ordem de compra geral, ela se torna um contrato de longo prazo entre um comprador e um vendedor. Um pedido de compra geral fixa o preço de compra e os detalhes da entrega por um determinado período de tempo.
Para uma creche que compra lenços umedecidos, um pedido geral com o fornecedor de lenços umedecidos pode detalhar que, a cada semana, uma nova caixa de lenços umedecidos será entregue ao preço de US$ 250. Um pedido de compra aberto detalha os itens que estão sendo comprados, a quantidade fornecida em cada intervalo, o preço associado, prazos de entrega e muito mais. Agora que “O que é um PO geral?” tem uma resposta clara, podemos dar uma olhada em tudo o que está incluído nestes tipos de POs:
- Duração do acordo
- Quantidade e preço do produto
- Informações de contato do fornecedor
- Informações de faturamento do cliente
- Detalhes da entrega (cronograma, local, etc.)
- Estipulações da política de cancelamento
Esteja você do lado do comprador ou do vendedor de um pedido de compra aberto, é melhor limitar sua validade a um ano ou menos. Se a relação comercial continuar no próximo ano, uma nova OC geral poderá ser criada. Esta simples consideração ajuda a proteger ambas as partes dos riscos associados às flutuações de preços ou às mudanças nas necessidades de negócios.
Por fim, tenha em mente que um pedido de compra geral é um tipo do pedido de compra. A ordem de compra refere-se a um acordo de compra entre um comprador e um vendedor. Os pedidos de compra podem ser para compras únicas, e muitas vezes são, mas o que faz um pedido de compra geral se destacar é sua capacidade de ser usado várias vezes em um determinado período.
Quando usar um pedido de compra geral?
Os pedidos de compra abertos são uma ótima ferramenta para simplificar o relacionamento com os fornecedores, mas não se destinam a todas as situações. Em geral, os pedidos de compra são usados quando um cliente ou entidade compradora deseja adquirir bens ou serviços de um vendedor ou fornecedor. Se for necessária regularmente uma quantidade uniforme dos bens ou serviços em questão – como semanalmente ou mensalmente – as OP gerais podem e devem ser utilizadas.
Contanto que não se espere que o custo unitário flutue muito dentro do período de validade de uma ordem de compra geral, essa abordagem atende bem a fornecedores e compradores. Os pedidos de compra abertos dão aos fornecedores a oportunidade de antecipar uma parte dos pedidos futuros, garantir que os níveis de estoque sejam altos o suficiente para cobrir pedidos recorrentes e contabilizar regularmente os pagamentos recebidos dos clientes.
Do lado do comprador, os pedidos de compra gerais são mais fáceis de rastrear, pois possuem um único número de pedido de compra associado a todos os pedidos de mercadorias ou serviços listados no pedido de compra. Esta simplificação de processos pode não parecer que teria um impacto enorme na produtividade empresarial, mas no ambiente empresarial acelerado que existe hoje, cada segundo conta.
Digamos que um funcionário de escritório precise de um novo conjunto de canetas e de um novo caderno. Neste caso, como se trata apenas de um pedido único, um ordem de requisição é mais apropriado do que uma PO geral. Porém, em outra situação, o mesmo funcionário do escritório pode ser responsável por manter os lanches do escritório estocados na sala de descanso. Como as pessoas preferem que os mesmos lanches estejam sempre disponíveis, esse funcionário deve coordenar um pedido de compra geral com o fornecedor de lanches para esses itens específicos.
Prós dos pedidos de compra gerais
No processo de aquisição, um pedido de compra geral desempenha um papel único; ele cria um acordo comercial duradouro em que o comprador tem a garantia de um fluxo constante de suprimentos por um determinado período e o vendedor tem a garantia de uma certa quantia de receita do pedido. Embora os pedidos de compra gerais não sejam destinados a todos os cenários de compras B2B, quando usados, eles trazem muitos benefícios:
Produtividade
Cada pedido de compra leva tempo para ser criado, preenchido e enviado antes que o pedido seja executado. Esse tempo gasto – em ambos os lados da compra – aumenta rapidamente. Em vez de exigir que a equipe de vendas e a equipe de compras em duas organizações diferentes gastem tempo criando um novo pedido de compra para cada pedido, os pedidos de compra gerais só precisam ser criados uma vez e permanecerão válidos enquanto forem válidos.
Economia de Custos
Otimizar o gerenciamento de fornecedores economiza tempo e, nos negócios, tempo é dinheiro. Menos tempo gasto fornecedores de integração, combinando pedidos de compra com faturase o acompanhamento de pedidos pendentes pode criar uma oportunidade para seus funcionários investirem tempo em outras áreas. Além disso, as ordens de compra gerais são frequentemente usadas para pedidos em grandes quantidades, o que pode levar a descontos ou melhores condições de compra.
Estruturas de preços fixos
Como um pedido de compra geral utiliza um preço fixo para a quantidade de bens ou serviços adquiridos, é mais fácil para as equipes de contabilidade acompanhar as implicações financeiras de cada transação. Os especialistas em contas a receber sabem que devem procurar um pagamento do mesmo valor em dólares todos os meses e as equipes de AP que estão ajudando a fazer a compra podem antecipar melhor a saída de caixa dentro de um período específico. ciclo de contabilidade.
Aquisição Otimizada
Com pedidos de compra abrangentes, o gerenciamento de estoque é simplificado e o processo de aquisição torna-se mais uniforme e fácil de antecipar. Aprimorar o processo de compras, mesmo que seja em pequena escala, pode ter um impacto muito grande no seu negócio.
Processo de pagamento simplificado
Se houver apenas um pedido de compra para verificar, as equipes de contas a pagar poderão ser mais rápidas ao revisar, aprovar e pagando faturas associado ao pedido de compra aberto.
Contras de pedidos de compra anulados
Nos negócios, a única constante é a mudança e, às vezes, com um documento estagnado como um pedido de compra geral, as mudanças podem ser difíceis de acomodar. Se você for usar pedidos de compra abrangentes, precisará de visibilidade dos desafios que podem surgir.
Mudanças de mercado
O preço fixo, que pode funcionar para você em algumas situações, é uma espécie de aposta ao lidar com pedidos de compra abrangentes. Digamos que a creche garanta lenços umedecidos por US$ 250 por semana, mas uma grande mudança de mercado aconteça 4 meses após o início do pedido geral de 1 ano, elevando o custo dos lenços umedecidos para US$ 350. O fornecedor estaria então perdendo US$ 100 com cada transação restante. Por outro lado, se os preços caírem, o comprador ficará preso na compra do produto a um preço inflacionado pelo resto do ano.
Precisão da Demanda
Às vezes, as necessidades do seu negócio também mudam. Se você tiver POs abertos ativos, pode ser difícil atender às necessidades do seu negócio. Se você realmente precisa de menos lenços umedecidos para a creche, está comprando em excesso e desperdiçando dinheiro.
Trilha de auditoria
Durante a fonte-a-pagamento ou processos de compras até o pagamento, as equipes de compras trabalham diligentemente para garantir que as mercadorias recebidas estejam dentro dos parâmetros pré-aprovados de um pedido de compra geral. Se algo for registrado incorretamente no pedido de compra ou se os números se confundirem em seu sistema, existe a possibilidade de um pedido de compra geral causar desafios de auditoria.
Como a tecnologia entra em ação
Todos sabemos que a gestão de compras é impossível sem a contribuição e o trabalho árduo das equipes de vendas, profissionais de compras, especialistas em contas a pagar e departamentos de AR. Esses tipos de funcionários sempre desempenharão um papel crucial no relacionamento fornecedor/comprador, mas no cenário atual, a tecnologia pode fazer muito para facilitar suas vidas.
Um software de automação AP como Nanoredes, emparelhado com software de processamento de fatura e um sólido ERP de manufatura pode simplificar e automatizar o rastreamento de estoque, fluxos de trabalho de aprovação, monitoramento de pedidos, correspondência de três vias. Essas ferramentas podem até permitir pagamentos eletrônicos como ACH ou Pagamentos EDI.
Os pedidos de compra gerais não vão a lugar nenhum, mas com a solução de software certa, os prós associados a eles são amplificados e os contras são silenciados. À medida que continuamos a refinar o processo de aquisição com tecnologia, a incorporação de OPs gerais é uma obrigação.
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