Ganhar ou reter participação? Obstáculos à redução colaborativa de custos!

Republicado por Platão

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Quando apresentadas oportunidades de redução de custos por terceiros ou por outros dentro de uma empresa, muitas vezes essas oportunidades são rejeitadas. Em vez de partilharem as poupanças (participação nos ganhos), as pessoas preferem tentar alcançar elas próprias as poupanças.

Muitas vezes esta mentalidade míope, “não inventada aqui”, resulta na realização de pequenas poupanças ou, mais provavelmente, na incapacidade de realizar quaisquer poupanças.

As equipas de compras devem pôr o orgulho de lado e compreender que podem obter poupanças adicionais se se envolverem em parcerias de partilha de ganhos, em vez de tentarem acumular todas as poupanças potenciais para si mesmas.

A mentalidade de poupança míope

Após diversas reuniões para vender serviços de Supply Chain para a liderança de uma empresa de Manufatura, fui solicitado a entregar minha proposta ao Presidente da empresa.

A proposta de venda era simples. Ampliaríamos nossa alavancagem de gastos para reduzir seus custos abaixo do que eles poderiam alcançar por conta própria. As economias seriam compartilhadas entre nós.

Passamos por várias rodadas de análises detalhadas de custos em diversas categorias de gastos. Havíamos contratado nossos fornecedores em parceria para alavancar nossos gastos e gerar economia para esse novo cliente potencial. E o COO e os VPs de Operações e Finanças reconheceram que, após a devida diligência, poderíamos conceder-lhes poupanças que eles apenas sonhariam alcançar por si próprios.

Na nossa reunião com o Presidente, ele ficou entusiasmado ao ver o potencial de poupança, mas rapidamente decidiu que poderiam alcançar essas poupanças por si próprios. Ele partiu da suposição errada de que quaisquer economias que pudessem ser realizadas poderiam ser alcançadas por sua equipe, e somente por sua equipe. Ele usaria nossas economias propostas para impulsionar sua equipe por conta própria. Nossa proposta de ajudar essa empresa morreu ali mesmo.

Com o tempo, voltamos a entrar em contato com a empresa apenas para manter esse relacionamento. Aprendemos que eles não conseguiram, por si só, nenhuma das poupanças que propusemos. O Presidente claramente não compreendeu a situação e a sua ignorância e miopia custaram à sua empresa muitas oportunidades. No final das contas, a empresa caiu em um atoleiro financeiro do qual levaria muito tempo para sair.

Em outro caso, estávamos nos reunindo com uma empresa para vendê-los em serviços logísticos. Simplesmente poderíamos estender a nossa vasta alavancagem de gastos logísticos e relacionamentos preferenciais a empresas menores que poderiam aproveitar as melhores tarifas e níveis de serviço que oferecemos.

Reunimo-nos com a liderança da empresa para apresentar esta proposta e a nossa análise revelou que poderíamos proporcionar poupanças de dois dígitos tão necessárias a essa empresa, ao mesmo tempo que obtemos uma margem saudável para nós próprios.

A liderança da empresa queria que apresentássemos então a nossa proposta à equipe de logística da organização. Para essa reunião convidei nossos especialistas em logística, reconhecidos no setor e com experiência de classe mundial.

Ficou rapidamente evidente que os nossos especialistas em logística eram muito mais experientes, experientes e conhecedores do que os seus pares do outro lado da mesa. Analisamos nossa proposta, que era uma oferta ganha-ganha.

Mas logo percebemos que o pessoal de logística da empresa estava ameaçado de que de alguma forma estávamos tentando desestabilizar seus empregos. Eles apresentaram vários argumentos muito fracos que refutamos. Ainda assim, eles não podiam ser movidos. A proposta morreu ali mesmo, quando eles argumentaram que eles próprios poderiam obter essas poupanças.

Com o tempo, essa empresa não conseguiu obter nenhuma economia logística. Orgulho e miopia custaram muito dinheiro àquela empresa.

A premissa

A realidade é que sempre há alguém que pode negociar melhor do que você. Há muitas razões para isso: habilidades pessoais, experiência e táticas de negociação, alavancagem de gastos, relacionamentos pessoais, experiência, diferentes termos e condições, geografia, lealdade, timing, sazonalidade, duração do contrato,…

Dado que em qualquer dia alguém pode sempre negociar melhor, o pessoal do Procurement tem de aceitar este facto. O pessoal de compras, entretanto, está muito orgulhoso e não quer ouvir que outra pessoa possa negociar melhor. Sentem-se ameaçados, sentem que o seu trabalho está em risco e sentem-se inadequados.

O problema é que todos esses motivos são emocionais. Eles podem parecer reais para aqueles que enfrentam essa situação, mas são sinais de falta de autoconfiança, falta de autoconsciência e falta de maturidade.

Uma mentalidade de Compras mais esclarecida consiste em perceber que os seus objectivos incluem a obtenção de poupanças de custos e aproveitar toda e qualquer forma de alcançar essas poupanças. As equipes de compras inteligentes aproveitam outras pessoas de forma colaborativa para gerar economias.

Cada vez mais empresas oferecem serviços de Procurement, ou Procurement as a Service. A premissa deles é que, com base na alavancagem de gastos, nos relacionamentos e nos processos pré-estabelecidos, eles podem estender as economias para sua organização além daquilo que vocês mesmos podem obter.

Mas em troca de estender as poupanças a você, essas empresas querem compartilhar essas economias. As economias podem ser divididas em 50-50, ou alguma outra fórmula pode ser acordada. O resultado final é que as economias são compartilhadas.

Esse modelo de negócios parece mais do que razoável. O cliente não consegue alcançar sozinho as poupanças propostas. O prestador de serviços está ampliando as economias e deseja ser remunerado pelo valor que elas trazem. Todos ganham neste cenário.

Mas com demasiada frequência, como referimos anteriormente com alguns exemplos da vida real, a própria ideia de partilhar poupanças ou mesmo de obter poupanças criadas por outra pessoa é tão repugnante que as equipas de Procurement colocam obstáculos para impedir que tudo isto aconteça. O resultado é perder-perder. O cliente não economiza e o prestador de serviço perde a oportunidade de negócio.

Os obstáculos à redução colaborativa de custos

A incapacidade de aceitar oportunidades de partilha de ganhos devido ao desejo distorcido de reter todas as poupanças é o resultado de muitos factores diferentes. obstáculos:

Orgulho

O pessoal do procurement sente-se orgulhoso e sente que se alguém disser que pode fazer um trabalho melhor na negociação, por mais irracional que seja, o orgulho irá levá-lo a sabotar quaisquer esforços externos para proporcionar poupanças.

Miopia

A pura falta de conhecimento prático faz com que muitos pensem que qualquer poupança colocada na mesa pode ser alcançada por qualquer pessoa. Eles ignoram outras realidades, como alavancagem de gastos, experiência e relacionamentos

Alavancagem de gastos

O tamanho é importante, pelo menos quando se trata de premiar negócios. Dessa forma, se você gastar mais, terá mais alavancagem. E esta alavancagem estende-se a todos os produtos e não apenas a fornecedores específicos.

As pequenas e médias empresas podem ter excelentes equipas de Procurement, mas se não tiverem qualquer alavancagem de gastos, o seu trabalho de negociação torna-se muito mais difícil.

Ameaça de perda de emprego e perda de controle

Infelizmente, quando uma parte externa propõe melhores economias de custos, muitas pessoas no setor de compras interpretam isso como significando que outra pessoa pode fazer melhor o seu trabalho e que a segurança do seu emprego fica ameaçada.

Isso não poderia estar mais longe da verdade. A utilização da assistência externa deve ser interpretada como uma alavancagem inteligente de todos os recursos para alcançar objectivos de redução de custos. Infelizmente, existem líderes pobres que ameaçam as pessoas com os seus empregos, alimentando a incerteza da perda de emprego que está subjacente.

Perda de margem

Pessoas desinformadas presumem que, num modelo de partilha de ganhos, a parte da poupança que é partilhada com o prestador de serviços significa que estão a perder margem. Ignoram o facto de que não conseguiriam realizar nenhuma das suas poupanças retidas sem este serviço.

Portanto, em vez de obterem algumas poupanças, este argumento assegura que não obterão poupanças. Muito míope.

Mudar

Ainda é verdade que muitos as pessoas são resistentes à mudança de qualquer tipo. Qualquer coisa que perturbe o seu status quo é problemática. Mesmo que um prestador de serviços ofereça uma oportunidade de poupança de ganhos, isto é uma mudança, e a mudança deve ser resistida a todo custo.

Mentalidades e falhas de compras

Ninguém pode fazer tudo. Qualquer um pode negociar melhor do que qualquer outra pessoa em qualquer dia e em qualquer circunstância.

As equipes de compras inteligentes entendem isso. Eles procuram e incentivam proativamente terceiros a fornecer propostas colaborativas de redução de custos. E um modelo de participação nos ganhos torna a entrega de resultados um cenário vantajoso para todos.

Mas com demasiada frequência o pessoal do Procurement pretende reter todas as poupanças potenciais em vez de partilhar os ganhos, embora nunca consiga alcançar todas estas poupanças por si próprio.

Então, sejamos compras inteligentes. Aquisição como serviço é uma oferta de serviço que só aumentará com o tempo. Você pode ganhar economias maiores ou ficar para trás e aproveitar suas economias menores e mais escassas.

É a sua escolha.