Dlaczego „Orkiestracja” ma kluczowe znaczenie dla łańcucha dostaw i zamówień

Od miesięcy warunki gospodarcze wskazywały na zbliżające się pogorszenie koniunktury, zmuszając organizacje na całym świecie do zastanowienia się, jak najlepiej przygotować się na niepewność i przetrwać burzę. Wielu liderów biznesu usilnie poszukuje sposobów na uniknięcie drastycznych cięć kosztów, podczas gdy inni już podjęli takie kroki. 

Ponieważ decydenci kontynuują planowanie na rok 2023, powinni rozważyć wdrożenie zmian, które poprawią odporność (na zakłócenia w łańcuchu dostaw), przejrzystość (w kwestii wydatków i kwestii budżetowych) oraz elastyczność (w celu dostosowania się do zmieniających się warunków). Jeśli chodzi o zaopatrzenie i zarządzanie łańcuchem dostaw, zapewnienie koordynacji między systemami i działami jest kluczowym obszarem zainteresowania. Orkiestracja oferuje możliwość rozbijania odizolowanych przepływów pracy i tworzenia pomostów między aplikacjami a użytkownikami w celu wyeliminowania złożoności. Po wdrożeniu w ramach nowoczesnych platform automatyzacji cyfrowej staje się niezbędne do poprawy doświadczenia zakupowego i będzie kluczowym czynnikiem w zarządzaniu ograniczeniami budżetowymi. 

Wiele przeszkód napotykanych przez organizacje w zakupach wynika z ich tradycyjnego polegania na fragmentarycznych, odizolowanych lub ręcznych procesach. To nie tylko utrudnia współpracę w całej organizacji, ale może skutkować niekontrolowanymi, indywidualnymi wydatkami i ograniczać wgląd zespołów zaopatrzeniowych w zarządzane wydatki. Może zakłócać szybkie i sprawne przepływy pracy, których wymagają dzisiejsi użytkownicy biznesowi, i utrudniać przestrzeganie wymogów prawnych. I może to spowodować zepsute wrażenia użytkownika, powodując tarcia między użytkownikami biznesowymi a zespołem zaopatrzeniowym.

Im większa i bardziej zdecentralizowana jest firma, tym poważniejsze stają się te problemy, zwiększając konflikty między pragnieniem zwinności a potrzebą zgodności i kontroli.

Celem orkiestracji jest stawienie czoła tym wyzwaniom poprzez cyfryzację lub automatyzację procesów zaopatrzenia i łańcucha dostaw w różnych systemach, umożliwiając ujednoliconą współpracę i zaangażowanie użytkowników biznesowych, dostawców i innych interesariuszy. Bez odpowiedniej orkiestracji zły przepływ pracy może skutkować błędnymi danymi i prowadzić do złych decyzji biznesowych. Odwrotna sytuacja jest równie prawdziwa: zoptymalizowane przepływy pracy generują wysokiej jakości dane z działań użytkowników i zintegrowanych systemów oraz ułatwiają użytkownikom biznesowym konsekwentne podejmowanie lepszych decyzji i wywieranie nadzwyczajnego wpływu na biznes.

Nowo zorganizowane „inteligentne” przepływy pracy związane z zakupami skracają czas cyklu dzięki automatyzacji i usprawniają sposób, w jaki firma dołącza do dostawców i współpracuje z nimi. Zwiększają wgląd zespołów finansowych w wydatki i zobowiązania. Pomagają organizacjom skalować operacje w celu szybszego spełniania wymagań prawnych, zgodności, finansowych i innych przepisów.

Organizacje zajmujące się zakupami powinny skoncentrować się na poprawie orkiestracji w trzech obszarach: wprowadzanie danych, dostęp i widoczność w aplikacjach biznesowych; zaopatrzenia i zaangażowania dostawców we wszystkich działach oraz ogólny przepływ pracy w łańcuchu dostaw.

Najprostszą możliwością jest wykorzystanie zorganizowanych przepływów pracy w celu stworzenia pojedynczego, ujednoliconego punktu wejścia dla interesariuszy, który będzie mógł angażować się w zakupy w swoich aplikacjach biznesowych. Jest to ważne z kilku perspektyw:

• Organizacje mogą mieć wiele rozdrobnionych systemów i aplikacji związanych z zamówieniami — i dlatego potrzebują „pojedynczego punktu wejścia” do zaangażowania. 
• W przeciwieństwie do tradycyjnych koncepcji zamówień publicznych, nowoczesne zamówienia niekoniecznie są procesem liniowym. Mogą istnieć różne podprocesy, które składają się na zaangażowanie w ramach danego procesu udzielania zamówień. Użytkownicy potrzebują wglądu w stany tych podprocesów i sposób ich wykonywania.
• Różne części większego procesu zakupowego mogą być współzależne (takie jak finalizacja umowy przed złożeniem zamówienia) i brak im jednolitego widoku. Z perspektywy użytkownika te współzależne części mogą prowadzić do fragmentacji kontekstu, przełączania aplikacji i złego doświadczenia użytkownika.

Podczas organizowania procesów zaopatrzenia i zaangażowania dostawców w różnych działach zaangażowanych jest wiele podprocesów. Korzyści obejmują:

• Zorganizowane przepływy pracy można wykorzystać do uzyskania kontroli (a tym samym wglądu w warunki i stan) w tych różnych fragmentarycznych procesach. 
• Organizacje z częstymi zmianami procesów mogą z łatwością wdrożyć podejście samoobsługowe, eliminując potrzebę czasochłonnych żądań zmian. 
• Organizacje mogą cyfryzować i automatyzować wydatki związane ze złożonymi zamówieniami na usługi i produktami specjalistycznymi — wydatki, które w innym przypadku zwykle wypadają poza zakres i są obsługiwane ręcznie.

Ostateczną możliwością jest zorganizowanie kompleksowego przepływu pracy w zakresie dostaw i zaopatrzenia. Korzyści obejmują:

• Firmy mogą stworzyć możliwą do komponowania strukturę bazowych aplikacji poprzez integrację. Na przykład, jeśli chodzi o zarządzanie danymi dostawców, zorganizowane przepływy pracy mogą pomóc w zapewnieniu scentralizowanego repozytorium do przechowywania i uzyskiwania dostępu do informacji o dostawcach.
• Firmy mogą uniknąć powielania danych, dzięki czemu istotne informacje pojawiają się tylko raz dla każdego dostawcy i zapewnić, że niezbędne informacje są łatwo dostępne, aby pomóc we wdrażaniu dostawcy.
• Doprowadzone do skrajności logicznej, orkiestracja przepływu pracy może być wykorzystana do zwalczania oszustw w łańcuchu dostaw i promowania współpracy partnerów.

W obliczu niepewności ekonomicznej firmy powinny najpierw rozważyć wzmocnienie swoich istniejących systemów w celu poprawy odporności, widoczności i sprawności. Zorganizowane przepływy pracy mogą skutkować silniejszymi i bardziej elastycznymi organizacjami, z lepszą kontrolą nad działaniami w łańcuchu dostaw. Orkiestracja może również umożliwić liderom biznesowym znaczne ulepszenie procesu zakupów dla użytkowników biznesowych i interesariuszy, gromadząc niezależne wydatki i podejmując świadome decyzje dotyczące wydatków. W ostatecznym rozrachunku może pomóc firmie zwiększyć zyski i przygotować ją do stawienia czoła wszelkim przeciwnościom gospodarczym, jakie mogą nadejść. 

Sudhir Bhojwani jest współzałożycielem i dyrektorem generalnym firmy Laboratoria ORO.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• Platoblockchain. Web3 Inteligencja Metaverse. Wzmocniona wiedza. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement