Jak zarządzać wewnętrzną kontrolą zobowiązań

Jak zarządzać wewnętrzną kontrolą zobowiązań

Znacznik czasu: 17 listopada 2023 2:59
Węzeł źródłowy: 2979346

Wszystkie firmy muszą fachowo zarządzać płatnościami, które są winne innym osobom lub podmiotom. Funkcja ta, tzw Rachunki płatne, ma kluczowe znaczenie dla operacji biznesowych, zarządzania finansami i budowania długoterminowych relacji w każdej branży. 

Zespoły ds. rozliczeń muszą znaleźć równowagę między szybkością a dokładnością, aby zapewnić właściwe płatności właściwym partnerom na czas. Możliwość wystąpienia błędów związanych z płatnościami wymaga wdrożenia kilku kontroli zobowiązań w całym systemie proces rozliczeń zobowiązań. 

Wewnętrzne mechanizmy kontroli zobowiązań zostały starannie opracowane, szeroko wdrożone i stale udoskonalane, aby chronić przedsiębiorstwa przed ryzykiem płatniczym, niezależnie od tego, gdzie w procesie AP się one pojawiają. Przyjrzymy się różnym typom kontroli AP, najlepszym praktykom w zakresie kontroli wewnętrznej zobowiązań i sposobom zarządzania kontrolami AP w dzisiejszym cyfrowym krajobrazie.

Zrozumienie kontroli wewnętrznej zobowiązań

Jeśli chodzi o wypłatę środków – niezależnie od tego, czy jest to klient dokonujący zwrotu, sprzedawca wysyłający surowce, czy też jednostka rządowa pobierająca podatki lub opłaty – ważne jest, aby błędy w przetwarzaniu nie przeszkadzały. Firma posiadająca zadłużenie wyśle ​​fakturę, która zostanie przetworzona przez zespół AP, a następnie zespół AP prześle środki właścicielowi faktury. Po zaksięgowaniu środków proces zostanie zakończony i działalność będzie mogła być kontynuowana jak zwykle. 

Wewnętrzne kontrole zobowiązań to zbiór standardów i wymagań, które zwiększają efektywność procesów AP, zmniejszają ryzyko biznesowe związane z funkcją oraz optymalizują długoterminowe zarządzanie środkami pieniężnymi. Krótko mówiąc, an wydajny i skuteczny zespół AP będzie miało pozytywny wpływ na każdą dalszą funkcję biznesową. 

Ryzyko zobowiązań

Rachunki płatne ryzyko wykracza daleko poza opóźnienia w płatnościach i zniszczone relacje biznesowe; jeśli są one wystarczająco poważne, rentowność przedsiębiorstwa może zostać zakwestionowana ze względu na problemy z zobowiązaniami. Do największych ryzyk w tej funkcji biznesowej należą:

  • Oszustwo
  • Opóźnione lub niekompletne płatności
  • Niezgodność z wymogami audytu
  • Niewłaściwe zarządzanie fakturami
  • Nadpłaty

Funkcja biznesowa kontroli zobowiązań

Po prawidłowym wdrożeniu wewnętrzne mechanizmy kontroli zobowiązań dzielą role i obowiązki w całym procesie, zapewniają dokładność faktur i płatności, ograniczają ryzyko wielokrotnych płatności, utrzymują ścieżkę papierową, którą można kontrolować, oraz redukują błędy ludzkie od początku do końca. 

Dzięki właściwym kontrolom AP liderzy biznesowi, klienci i inni dostawcy mogą spać spokojnie, wiedząc, że ryzyko oszustwa jest niewielkie, transfer środków będzie szybki i dokładny, a zarządzanie finansami Twojej organizacji jest niezawodne. Istnieje wiele najlepszych praktyk w zakresie kontroli wewnętrznej zobowiązań, które każda firma powinna potraktować priorytetowo; wejdźmy w nie.

Rodzaje kontroli wewnętrznej zobowiązań

Kontrole wewnętrzne zobowiązań dzielą się na trzy główne podkategorie: kontrole obowiązku zapłaty, kontrole wprowadzania danych i kontrole wprowadzania płatności. Każda kategoria odpowiada głównym etapom procesu płatności: sprawdzaniu przychodzących faktur, zapewnianiu prawidłowego wewnętrznego rejestrowania danych i wypłacaniu odbiorcy płatności odpowiedniej kwoty. 

Obowiązek kontroli płatności

Pierwszy rodzaj kontroli wewnętrznej dotyczącej zobowiązań koncentruje się wokół obowiązku zapłaty przedsiębiorstwa. Kiedy przychodzące faktury są wysyłane do firmy, firma musi to zrobić potwierdzaj każdą fakturę. Powinny być zgodne z otrzymanymi towarami lub usługami i nie mogą być duplikatami faktur, które zostały już przetworzone. Na tym etapie procesu zespół AP musi przeprowadzić należytą staranność, korzystając z następujących metod:

  1. Zatwierdzenie faktury

W zależności od struktury Twojej organizacji, dokładna rola za zatwierdzenia faktur może się różnić, ale zazwyczaj jedna osoba lub mały zespół osób sprawdza przychodzące faktury, sprawdza, czy należna kwota jest prawidłowa i zatwierdza płatność za tę fakturę. 

Może to być trudniejsze niż myślisz. Osoba zatwierdzająca musi wiedzieć, jaka ilość produktu jest kupowana, jaka jest uzgodniona cena sprzedaży i czy produkt został odebrany. Korzystając z faktury, oryginalnego zamówienia i potwierdzeń wysyłki, mogą sprawdzić informacje, aby zapewnić ich dokładność.

  1. Zatwierdzenie zamówienia zakupu

Kiedy firma decyduje się na zakup, zespół ds. zakupów powinien wystawić i zatwierdzić dokument zamówienie zakupu. Po zatwierdzeniu zamówienia zostaje mu nadany numer zamówienia i udostępniony sprzedawcy. Dzięki temu osoba zatwierdzająca fakturę może łatwo sprawdzić przed zatwierdzeniem płatności każdej faktury. To świetny sposób na ograniczenie nadmiernych wydatków i zarządzanie prognozami wydatków. 

  1. Dopasowanie trójstronne

Proces porównywania faktur z zamówieniami i otrzymywania informacji nazywa się dopasowanie trójstronne. Dzięki temu mamy pewność, że otrzymano opłacone przedmioty. Dopasowanie należy przeprowadzić przed autoryzacją płatności. 

  1. Duplikat faktury lub audyt płatności

Ostatnim etapem jest sprawdzenie, czy płatność nie została już wysłana do dostawcy za pozycje pojedyncze na fakturze. Kiedyś odbywało się to ręcznie, ale obecnie większość firm polega na narzędziu programowym, takim jak Nanonets, które pozwala na przeszukanie systemu, wyszukiwanie powiązanych numerów faktur i numerów zamówień oraz oznaczanie wszelkich duplikatów płatności.  

Kontrola wprowadzania danych

Kontrola wprowadzania danych — szczególnie w przypadku większości stosowanych rozwiązań cyfrowych funkcje księgowe i FP&A – są dziś kluczowymi mechanizmami kontroli wewnętrznej dla zespołów odpowiedzialnych za rozliczenia. Po ustaleniu obowiązku zapłaty uruchamiane są mechanizmy kontroli wprowadzania danych, mające na celu wprowadzenie prawidłowych danych do oprogramowania płatniczego. Niezależnie od tego, czy korzystasz z systemu ERP, platformy automatyzacji, czy kombinacji narzędzi, priorytetem musi być dokładne wprowadzanie danych. Istnieją dwa sposoby poruszania się po wewnętrznych kontrolach zobowiązań:

  1. Zarejestruj fakturę przed zatwierdzeniem

Dzięki takiemu podejściu faktura i odpowiednie obciążenie są rejestrowane natychmiast po otrzymaniu jej przez zespół AP od nadawcy. Następnie przechodzi przez proces zatwierdzania, co często skutkuje szybszym przetwarzaniem i wypłatą środków.

  1. Zarejestruj fakturę po zatwierdzeniu

Jeśli martwisz się o zdublowanie płatności, zdecyduj się na zarejestrowanie faktury w swoim systemie po jej dokonaniu zatwierdzone wewnętrznie przez właściwy organ. Jeśli zachowujesz się ostrożnie, jest to zalecane podejście. 

  1. Kontrola wprowadzania płatności

Ostatnim głównym rodzajem kontroli wewnętrznej w procesach zobowiązań są wszystkie kontrole wprowadzania płatności. Koncentrują się one na wysyłaniu płatności związanych z fakturami, które zostały zatwierdzone i przesłane do Twojego systemu. Kontrole zobowiązań w tej kategorii to:

  1. Podział obowiązków

Nie wyznaczaj tej samej osoby do przygotowywania i podpisywania czeków; trzymaj je oddzielnie, aby stworzyć dodatkową warstwę bezpieczeństwa. Daje to również pewność, że druga osoba dokładnie sprawdzi wszystko przed dokonaniem płatności. Może się to wydawać proste, ale odgrywa ważną rolę w ogólnej kontroli wewnętrznej zobowiązań. 

  1. Ręczne podpisywanie czeków

Unikaj pieczątek z podpisami i zlecaj staromodne ręczne podpisywanie czeków w przypadku wszystkich płatności od dostawców. Znaczki mogą zostać użyte przez osoby nieupoważnione, zwiększyć ryzyko oszustwa i spowodować przypadkowe zduplikowanie płatności.

  1. Bezpieczne przechowywanie czeków

Przechowuj czeki w zamkniętym miejscu, oddzielonym od pieczęci podpisów używanych przez Twoją organizację.

  1. Numery kontrolne śledzenia

Uważnie śledząc wszystkie czeki wysłane w trakcie kontroli, zespoły AP mogą zidentyfikować, czy brakuje jakichkolwiek czeków i zgłosić problem odpowiednimi kanałami.

  1. Podwójne podpisanie

Kontrola zobowiązań nie byłaby kompletna bez zasad podwójnego podpisywania wszelkich płatności powyżej określonej kwoty. Menedżer lub kierownik wyższego szczebla może służyć jako skuteczna ochrona, gdy w grę wchodzą duże pieniądze.

Najlepsze praktyki w zakresie kontroli wewnętrznej rozrachunków z dostawcami

Do wszystkich kategorii kontroli AP dołączone są zalecenia dotyczące najlepszych praktyk. Ważne jest, aby być na bieżąco z najlepszymi praktykami w zakresie kontroli wewnętrznej zobowiązań bieżących, zwłaszcza że nowe technologie zmieniają proces AP wewnętrznie i zewnętrznie. 

Najlepsze praktyki: Obowiązek kontroli płatności

Aby uzyskać jak największą ochronę przed obowiązkiem kontroli płatności, należy zastosować spójne rozwiązanie do przechowywania dokumentów. Jeśli Twoja firma akceptuje faktury papierowe, przechowuje je wszystkie w różnych miejscach i nie ma standardowego procesu określającego, dokąd trafiają, wszystko przepadnie.

Zamiast tego zainwestuj w Oprogramowanie AP takie jak Nanonets, które mogą przechowywać cyfrową kopię każdej faktury, śledzić proces zatwierdzania i dopasowywać dane na fakturach do innych systemów w Twojej organizacji. Rozwiązania programowe mogą również oznaczać duplikaty lub powiadamiać osoby, gdy płatność została już wysłana. Nawet korzystając z narzędzia cyfrowego, należy unikać konfliktów interesów i angażować wiele osób w procesy zatwierdzania i płatności, aby pomóc w rozdzieleniu ról i obowiązków. 

Najlepsze praktyki: Kontrola wprowadzania danych

Wprowadzanie danych jest poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia błędu ludzkiego. Zamiast polegać na tym, że jeden z pracowników AP będzie ręcznie wprowadzał informacje z każdej faktury lub zamówienia, zeskanuj dokumenty do narzędzia do odczytu dokumentów, które może automatycznie wyodrębnić informacje i rozpowszechnić je w wykorzystywanych systemach biznesowych. Flow by Nanonets jest dostosowany do wyeliminować ręczne wprowadzanie danych i bezproblemowo komunikuje się ze wszystkimi najlepsze systemy ERP, CRM i inne narzędzia biznesowe. 

Najlepsze praktyki: Kontrola wprowadzania płatności

Zgodnie z samą kontrolą wprowadzania płatności należy pamiętać o zachowaniu pewnego podziału obowiązków w tym procesie. Nie chcesz, aby ta sama osoba, która zatwierdziła fakturę, była osobą, która wypisuje i podpisuje czek; inna para oczu powinna przyjrzeć się wszystkiemu przed dokonaniem płatności. Jeszcze lepiej, zamiast drukowanych czeków, rozważ przejście na płatności ACH lub przelewy bankowe. Rzeczy nie mogą się zgubić, papierowy ślad jest niezniszczalny, a płatności docierają niemal natychmiast. 

Wewnętrzna kontrola zobowiązań chroni Twoją firmę, dostawców i klientów

Jeśli chcesz wdrożyć nowe elementy sterujące AP, ale nie wiesz, od czego zacząć. Usiądź i przeanalizuj proces od początku do końca. Kto jest zamieszany? Jakie dokładnie kroki mają miejsce od momentu otrzymania faktury do momentu jej zapłaty? Jakie są problemy związane z bieżącym procesem? Jak technologia wpływa na

Kiedy już znajdziesz odpowiedź na te pytania jako podstawę, możesz zacząć identyfikować nisko wiszące owoce i bardziej złożone zmiany, zanim zaczniesz działać. Będziesz potrzebować ludzi, którzy bardzo dobrze rozumieją tę funkcję, aby pomogli we wdrażaniu nowych kontroli lub zaktualizowanych procesów, ale po zakończeniu te kontrole będą chronić Twoją firmę i każdą osobę lub organizację z nią związaną.

Znak czasu:

Więcej z AI i uczenie maszynowe