Dział rozliczeń z dostawcami (AP) w firmie ponosi bardzo ważną odpowiedzialność za śledzenie zobowiązań firmy wobec dostawców i dostawców oraz sprawdzanie, czy płatności zostały zatwierdzone i dokonane na rzecz tych kontrahentów. Bez działu AP firma miałaby trudności ze śledzeniem wszystkich faktur otrzymywanych od dostawców i dopilnowaniem, aby te obowiązki zostały dopełnione. Te krótkoterminowe zobowiązania spółki stanowią zobowiązania do zapłaty i stanowią ważny obowiązek, z którego musi wywiązać się przedsiębiorstwo.
Co to są rachunki płatne?
Zobowiązania to po prostu bieżący dług, jaki firma ma wobec sprzedawcy lub dostawcy. Ogólnie rzecz biorąc, dział AP musi uregulować zobowiązania w ciągu około 30 dni. Całkowita kwota zobowiązań wykazana jest w bilansie spółki w części zobowiązań bieżących.
Zobowiązania reprezentują kwotę należną; nie jest to transakcja, która została już opłacona gotówką. Są to pieniądze należne z tytułu zakupu dokonanego przez firmę na kredyt.
Zobowiązanie do zapłaty nie jest faktura. Faktura to dokument papierowy lub cyfrowy obciążający firmę za zakup dokonanych towarów lub usług. Zobowiązania to kwota zadłużenia. Zobowiązanie nie jest również należnością, czyli kwotą należną przedsiębiorstwu za towary lub usługi, które sprzedała innym przedsiębiorstwom na warunkach kredytowych.
Co to jest dział rozliczeń?
Ponieważ spłata zobowiązań jest tak ważna dla sukcesu i kondycji firmy, większość firm będzie miała wydzielony dział AP. Podstawowym zadaniem zespołu ds. zobowiązań jest dbanie o to, aby wszystkie długi zaciągnięte przez przedsiębiorstwo zostały prawidłowo zarejestrowane i uregulowane.
Jeśli dział AP nie spełni tej funkcji zobowiązań, dostawcy i sprzedawcy nie otrzymają zapłaty. W tej sytuacji nastąpią złe relacje pomiędzy przedsiębiorstwem a jego dostawcami, co może mieć wpływ na zdolność przedsiębiorstwa do zakupu potrzebnych towarów i usług w przyszłości.
Oprócz dbania o to, aby wszyscy otrzymywali zapłatę na czas, działy AP mają również za zadanie dopilnować, aby nie popełniono błędów księgowych. Musi zwracać uwagę na oszustwa, starać się unikać błędów i uzgadniać znalezione rozbieżności.
Kolejną funkcją związaną z zobowiązaniami, jaką mają działy AP, jest uzyskać rabaty za wcześniejszą płatność faktur. Wielu dostawców oferuje takie rabaty w przypadku płatności faktury przed terminem płatności, zatem dział rozliczeń może pomóc w zmniejszeniu kosztów ogólnych w firmie, co jest oczywiście ciągłym problemem każdego przedsiębiorstwa.
Role w dziale AP
Jest wiele obowiązki działu rozliczeń, a obowiązki te są podzielone pomiędzy wielu pracowników w ramach działu płatnego. W małej firmie może być zatrudniony wyłącznie urzędnik odpowiedzialny za księgowość. Większa firma może zatrudniać następujących pracowników w dziale zobowiązań:
- Koordynator ds. Zobowiązań
- Faktura dla Menedżera płatności
- Menedżer ds. Zobowiązań
- Specjalista ds. rachunków płatniczych
- Asystent rachunkowości
Bardzo duża firma może również mieć specjalistę ds. rozliczeń, który odpowiada za cały dział AP. Dokładne obowiązki przypisane każdej roli w dziale zobowiązań będą się różnić w zależności od firmy i wielkości operacji.
Przepływ pracy w działach AP
W każdym dziale AP istnieje przepływ pracy opisujący proces zakupu usług i towarów od początku do końca, a następnie przetwarzanie faktur związanych z takimi zakupami i upewnianie się, że wszyscy otrzymają zapłatę na czas. Ta procedura krok po kroku może mieć charakter cyfrowy lub ręczny, przy czym format cyfrowy jest metodą łatwiejszą i mniej czasochłonną. W obu przypadkach przepływ pracy zespołu ds. rozliczeń będzie zasadniczo przebiegał według następującego schematu:
#1) Przechwyć fakturę. faktura, czy to fizyczne czy elektroniczne, należy wprowadzić do programu do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Jak już wspomniano, może to zrobić człowiek lub pracownik cyfrowy.
#2) Zatwierdzenie. Po prawidłowym skatalogowaniu faktury należy ją zatwierdzić. Ponownie, ten krok może być ręczny lub zautomatyzowany.
#3) Zezwolenie na płatność. W tym momencie należy zatwierdzić płatność za fakturę. Uzyskanie takiego pozwolenia od odpowiedniej strony w firmie jest obowiązkiem działu zobowiązań.
#4) Transmisja. Po autoryzacji płatności należy ją wysłać i zweryfikować. Chociaż w niektórych przypadkach można nadal stosować fizyczne metody płatności, takie jak czek lub gotówka, popularność zyskują płatności cyfrowe, zwłaszcza te, które można zintegrować z Oprogramowanie AP.
Dla działu płatnego ważne jest ścisłe monitorowanie kompleksowego procesu przepływu pracy. Jeśli ta funkcja dotycząca zobowiązań nie zostanie wykonana prawidłowo, mogą pojawić się błędy, które będą większym obciążeniem dla zespołu AP.
Funkcje Departamentów AP
Istnieje kilka ważnych obowiązków działu zobowiązań, których wykonywanie zespoły AP muszą sumiennie wykonywać. Ogólnie rzecz biorąc, zwykle należą one do jednej z następujących kategorii:
#1) Uzgodnij sprawozdania finansowe. Działy AP muszą zapobiegać fałszywym opłatom i korygować wszelkie rozbieżności pojawiające się na wyciągach bankowych lub innych dokumentach finansowych.
#2) Rozwiąż problemy z danymi do faktur. Zespół ds. rozliczeń musi zidentyfikować wszelkie niespójności w danych pojawiających się na fakturze i szybko poprawić informacje.
#3) Przetwarzaj faktury. Faktury, które firma otrzymuje od swoich dostawców muszą zostać przetworzone przez dział rozliczeń aby móc je terminowo spłacić.
#4) Płatności za faktury. Ważną funkcją rozliczeń z dostawcami jest dokonywanie płatności na podstawie faktury.
#5) Płatności wewnętrzne. Oprócz płacenia faktur dział płatności musi także zarządzać płatnościami wewnętrznymi za materiały biurowe i koszty poczty.
#6) Przechowuj faktury i dopasowuj je. Faktury muszą być zgodne z zamówieniami. Muszą być również przechowywane fizycznie lub elektronicznie, przy czym ta druga metoda zapewnia najskuteczniejszą metodę badań i wyszukiwania.
#7) Utrzymuj dobre relacje z dostawcami. Utrzymywanie relacji dostawca-biznes jest ważnym zadaniem działów AP. Kiedy faktury są płacone terminowo, a informacje są szybko wyjaśniane i przechowywane, przyszłe transakcje są bardziej prawdopodobne, że przebiegną bezproblemowo.
Organizacja zespołu rozliczeń z dostawcami
Im lepiej zorganizowany jest dział płatny, tym cenniejszy będzie dla firmy. Przy odpowiedniej organizacji przepływ pracy będzie również efektywniejszy. Oto kilka wskazówek, jak zorganizować dział AP w najbardziej zaradny sposób:
# 1) Dokumentuj wszystko. Upewnij się, że każdy zakup dokonany przez firmę ma zamówienie zakupu (PO), aby można było utworzyć rekord. Należy także prowadzić rejestr numerów NIP.
#2) Przechowuj zapisy w celu łatwego wyszukiwania. Dokumenty opatrzone datownikami należy przechowywać w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
#3) Sprawdź dwukrotnie. Poproś różnych członków zespołu AP o wzajemne sprawdzanie, aby zapobiec oszustwom i błędom.
#4) Regularnie uzgadniaj konta. Najlepiej codziennie sprawdzaj zgodność faktur z zamówieniami. Prowadź rejestr wszelkich rozbieżności i ich rozstrzygnięć.
#5) Korzystaj z płatności cyfrowych. Dzisiejsze elektroniczne formy płatności, w tym Automatyczna Izba Rozliczeniowa (ACH), są wydajne i łatwe. Często nie kosztują więcej niż płatności papierowe i są łatwiejsze do śledzenia.
# 6) Zautomatyzuj zespół AP. Oprócz płatności wiele funkcji związanych z płatnościami można zdigitalizować. Ma to wiele zalet, w tym pozwala uniknąć błędów przy wprowadzaniu danych.
Jakie korzyści automatyzacja może przynieść działom AP
Zespoły ds. rozliczeń, które dokonają aktualizacji do najnowszego oprogramowania, odniosą niezliczone korzyści. Starszy, ręczny sposób realizacji zobowiązań w formie papierowej jest czasochłonny i pracochłonny. Działy AP, które przejdą na pełną automatyzację z zaawansowanym oprogramowaniem, będą mogły szybciej przetwarzać faktury z mniejszą liczbą błędów i niedokładności. I ponieważ najlepsze obecnie programy AP są wyposażone w sztuczną inteligencję (AI)do wielu zadań potrzebny jest niewielki wkład człowieka.
Na przykład dzisiejsze zaawansowane oprogramowanie AP jest w stanie czytać e-maile, skanować faktury i automatycznie przechwytywać ważne szczegóły z tych dokumentów. Gdy konieczna jest większa uwaga, do członków zespołu AP można wysyłać powiadomienia w czasie rzeczywistym. Ponieważ system ten działa na autopilocie, wymagany jest mniejszy wysiłek ludzki ze strony pracowników.
Oprogramowanie AP może również zawierać zasady przepływu pracy. Na przykład faktura może zostać przesłana przez program do odpowiedniego działu w celu zatwierdzenia. Do płacenia faktur można włączyć mechanizmy kontroli płatności, które można edytować w oparciu o różne czynniki, takie jak kwota płatności. Płatność może zostać automatycznie pobrana z konta bankowego firmy. Sztuczna inteligencja wykonuje te zadania samodzielnie. A dzięki uczeniu maszynowemu sztuczna inteligencja może uczyć się na podstawie doświadczenia.
Wszystko, co robi program, jest rejestrowane w księdze, którą można przeglądać w dowolnym momencie. Po raz kolejny, ponieważ ścieżka audytu jest tworzona automatycznie przez program, wymagane jest mniej pracy ludzkiej.
Oprogramowanie przeznaczone dla działów AP można także integrować z innymi cyfrowymi narzędziami księgowymi, tworząc holistyczny, w pełni elektroniczny system księgowy, dzięki któremu wykonywanie obowiązków księgowych staje się łatwiejsze i mniej czasochłonne dla pracowników.
Podsumować
Każda firma, która chce odnieść sukces, potrzebuje produktywnego działu AP wyposażonego w odpowiedni sprzęt. Działy rozliczeń, które opierają się na przestarzałej technologii opartej na papierze, są narażone na ryzyko pozostawienia w tyle przez konkurencję. Dzisiejsze wyrafinowane narzędzia cyfrowe zapewniają wiele korzyści płatnym działom, między innymi mniejszy wysiłek ludzki i krótszy czas przetwarzania.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
- PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
- PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
- Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :ma
- :Jest
- :nie
- $W GÓRĘ
- 30
- a
- zdolność
- Zdolny
- O nas
- dostępny
- Konto
- Księgowość
- Konta
- Rachunki płatne
- o
- zaawansowany
- Zalety
- oddziaływać
- Po
- ponownie
- AI
- Wszystkie kategorie
- już
- również
- Chociaż
- wśród
- ilość
- an
- i
- każdy
- pojawia się
- właściwy
- zatwierdzenie
- zatwierdzony
- SĄ
- sztuczny
- sztuczna inteligencja
- AS
- przydzielony
- powiązany
- At
- uczęszczać
- Uwaga
- Audyt
- upoważniony
- zautomatyzowane
- automatycznie
- Automatyzacja
- autopilot
- uniknąć
- Łazienka
- Bilans
- Bilans
- Bank
- konto bankowe
- podstawa
- BE
- bo
- być
- zanim
- za
- korzyści
- Korzyści
- oprócz
- BEST
- Ulepsz Swój
- biznes
- biznes
- by
- CAN
- zdobyć
- walizka
- Etui
- Gotówka
- kategorie
- opłata
- Opłaty
- ZOBACZ
- wyjaśnione
- Clearing
- dokładnie
- jak
- Firmy
- sukcesy firma
- Firma
- konkurenci
- Troska
- kontroli
- skorygowania
- prawidłowo
- Koszty:
- Koszty:
- mógłby
- kontrahenci
- kurs
- stworzony
- Tworzenie
- kredyt
- Aktualny
- codziennie
- dane
- Data
- Dni
- Dług
- dedykowane
- dostarczanie
- Departament
- Działy
- opisuje
- zaprojektowany
- detale
- różne
- trudny
- cyfrowy
- Płatności cyfrowe
- digitalizacji
- rabaty
- podzielony
- dokument
- dokumenty
- robi
- robi
- zrobić
- Podwójna
- na dół
- z powodu
- każdy
- Wcześnie
- łatwiej
- z łatwością
- łatwo
- wydajny
- wysiłek
- bądź
- Elektroniczny
- elektronicznie
- e-maile
- wyłaniać się
- pracowników
- koniec końców
- zapewnić
- zapewnienie
- wpisana
- Enterprise
- Cały
- sprzęt
- ERP
- Błędy
- szczególnie
- Każdy
- wszyscy
- przykład
- wykonywania
- doświadczenie
- oko
- Czynniki
- Spadać
- Moda
- szybciej
- mniej
- budżetowy
- następujący
- W razie zamówieenia projektu
- format
- formularze
- znaleziono
- oszustwo
- od
- pełny
- funkcjonować
- Funkcje
- przyszłość
- zyskuje
- ogólnie
- miejsce
- będzie
- dobry
- towary
- Have
- Zdrowie
- pomoc
- tutaj
- holistyczne
- dom
- HTTPS
- człowiek
- ID
- zidentyfikować
- if
- ważny
- in
- Włącznie z
- niespójności
- włączać
- Rejestrowy
- poniesione
- Informacja
- wkład
- przykład
- integrować
- Inteligencja
- wewnętrzny
- najnowszych
- faktura
- faktury
- IT
- JEGO
- samo
- podróż
- Trzymać
- trzymane
- praca
- duży
- większe
- firmy
- UCZYĆ SIĘ
- nauka
- najmniej
- Księga główna
- lewo
- mniej
- zadłużenie
- lubić
- Prawdopodobnie
- mało
- lokalizacja
- log
- maszyna
- uczenie maszynowe
- zrobiony
- robić
- WYKONUJE
- Dokonywanie
- zarządzanie
- podręcznik
- wiele
- Mecz
- dopasowane
- Może..
- Użytkownicy
- wzmiankowany
- spełnione
- metoda
- metody
- błędy
- pieniądze
- monitor
- jeszcze
- bardziej wydajny
- większość
- wielokrotność
- musi
- miriada
- niezbędny
- potrzebne
- wymagania
- Nie
- Powiadomienia
- z naszej
- obowiązek
- więzy
- uzyskać
- of
- oferta
- oferuje
- Biurowe
- Oficer
- często
- starszych
- on
- pewnego razu
- ONE
- trwający
- tylko
- działanie
- or
- zamówienie
- Zlecenia
- organizacja
- Zorganizowany
- Inne
- na zewnątrz
- zarys
- należny
- płatny
- Papier
- na papierze
- przyjęcie
- Zapłacić
- zwracając
- płatność
- Metody Płatności
- płatności
- wykonywane
- wykonywania
- wykonuje
- pozwolenie
- fizyczny
- Fizycznie
- planowanie
- plato
- Analiza danych Platona
- PlatoDane
- PO
- punkt
- popularność
- PoS
- zapobiec
- pierwotny
- problemy
- procedura
- wygląda tak
- obrobiony
- przetwarzanie
- zapewnia
- produktywny
- Program
- Programy
- właściwy
- prawidłowo
- zapewniać
- zakup
- zamówienie zakupu
- zakupy
- położyć
- szybko
- Czytaj
- w czasie rzeczywistym
- zbierać
- podsumować
- należności
- otrzymuje
- rekord
- nagrany
- dokumentacja
- zmniejszyć
- zarejestrować
- regularnie
- relacje
- związek
- polegać
- reprezentuje
- wymagany
- Badania naukowe
- Zasób
- pomysłowy
- obowiązki
- odpowiedzialność
- wyszukiwanie
- prawo
- Ryzyko
- Rola
- reguły
- run
- skanować
- Sekcja
- wysłany
- Usługi
- kilka
- arkusz
- krótkoterminowy
- powinien
- pokazać
- po prostu
- sytuacja
- Rozmiar
- mały
- small business
- So
- Tworzenie
- sprzedany
- ROZWIĄZANIA
- kilka
- wyrafinowany
- Mówiąc
- oświadczenia
- Ewolucja krok po kroku
- Nadal
- sklep
- przechowywany
- Struktura
- osiągnąć sukces
- sukces
- taki
- dostawca
- dostawcy
- zaopatrzenie
- pewnie
- Przełącznik
- system
- Zadanie
- zadania
- podatek
- zespół
- Członkowie Zespołu
- Zespoły
- Technologia
- Tendencję
- REGULAMIN
- niż
- że
- Połączenia
- Przyszłość
- Informacje
- ich
- Im
- następnie
- Tam.
- Te
- one
- rzeczy
- to
- tych
- czas
- czasochłonne
- aktualny
- czasy
- wskazówki
- do
- dzisiaj
- także
- narzędzia
- Kwota produktów:
- Rysunek kalkowy
- śledzić
- Śledzenie
- szlak
- transakcja
- transakcje
- próbować
- zrozumienie
- Unsplash
- uaktualnienie
- posługiwać się
- używany
- Cenny
- różnorodny
- różnią się
- sprzedawca
- sprzedawców
- zweryfikowana
- zweryfikować
- weryfikacja
- początku.
- chce
- Droga..
- DOBRZE
- Co
- jeśli chodzi o komunikację i motywację
- który
- KIM
- będzie
- w
- w ciągu
- bez
- pracownik
- pracowników
- workflow
- by
- zefirnet