Zapotrzebowanie na zakup a zamówienie: różnice

Opublikowane ponownie przez Plato

Obserwuje: 0

Zarządzanie przepływami pieniężnymi w firmie ma kluczowe znaczenie dla sukcesu finansowego – to oczywiste. Podczas gdy rachunkowość memoriałowa umożliwia dostosowywanie i masowanie statystyk w celu odzwierciedlenia wydatków niepieniężnych, wszystkie firmy żyją i umierają dzięki rachunkowości kasowej: czy Twoje produkty lub usługi przynoszą więcej gotówki, niż wysyłasz?

Sprzedaż doskonałej usługi lub produktu opiera się na siłach, na które nie masz wpływu, takich jak czynniki rynkowe i ekonomiczne mogą zarządzać wydatkami środków pieniężnych w przyzwoitym stopniu. Ale jak powiedział legenda biznesu Peter Drucker: „Nie możesz zarządzać tym, czego nie mierzysz”.

Prawidłowe zarządzanie wypływem środków pieniężnych wymaga przede wszystkim zrozumienia którzy testują i oceniają narzędzia, przedstawiając swoje potrzeby i wyzwania w kontekście stosowanych narzędzi kosztuje co w Twojej organizacji. Ustalenie jasnych wytycznych dotyczących zapotrzebowań i zamówień zakupu jest ważnym pierwszym krokiem w mierzeniu tego, czym zamierzasz zarządzać.

Zamówienie zakupu a zapotrzebowanie na zakup: jaka jest różnica?

Zapotrzebowanie na zakup (PR) i zamówienie zakupu (PO) to kluczowe momenty w Twojej firmie strategia zakupowa. Różnica polega na ich kolejności w ramach przepływu pracy związanego z zakupami w Twojej firmie. Różnica pomiędzy PO a PR jest prosta:

Zapotrzebowanie na zakup jest przeznaczone do użytku wewnętrznego i łączy użytkownika końcowego produktu lub usługi (pracownika) z organami zatwierdzającymi za pośrednictwem dokumentacji wyszczególniającej wydatek.
Zamówienie zakupu pochodzi z zapotrzebowania i trafia do sprzedawcy lub dostawcy w celu zaspokojenia zapotrzebowania.

Obydwa pełnią krytyczne funkcje, w tym zarządzanie dokumentacją, kontrolę budżetu i sprawdzanie funkcji finansowych firmy.

Co to jest zapotrzebowanie na zakup?

Zapotrzebowanie na zakup może być tak złożone lub proste, jak tego potrzebujesz, przy czym większe organizacje często wymagają większej liczby kontroli i procesów w ramach przepływu pracy PR niż mniejsze sklepy zatrudniające zaledwie garstkę pracowników. Jednak w obu przypadkach podstawowa istota PR jest taka sama: jego celem jest służenie jako formalna prośba pracownika o zakup lub zdobycie towarów lub usług przechodzących przez Twój przepływ pracy.

Dlaczego potrzebujesz zapotrzebowań na zakup?

Pamiętaj, że nie możesz zarządzać tym, czego nie mierzysz, a mierzenie wydatków zaczyna się od solidnego zrozumienia, w jaki sposób pieniądze wypływają na zewnątrz. O ile osobiście nie inicjujesz każdego zakupu w swojej organizacji przy zerowym udziale pracowników (mało prawdopodobne), będziesz musiał uważnie śledzić którzy testują i oceniają narzędzia, przedstawiając swoje potrzeby i wyzwania w kontekście stosowanych narzędzi zamawia co, Dla jaki cel, A na ile. Zapotrzebowanie na zakup spełnia wszystkie te kryteria i kończy się końcową kontrolą przeprowadzaną przez wyznaczony personel, aby zapobiec oszustwom finansowym, marnotrawstwu i nadużyciom w Twojej firmie.

Musisz także prowadzić dokładną dokumentację wydatków w ramach systemów zarządzania finansami na wypadek, gdyby IRS zapukał do kontroli. W obu przypadkach dobrze naoliwiony proces zapotrzebowania na zakup automatycznie tworzy i utrzymuje kompleksowy system księgowy dla wydatków firmy.

Jak działa zapotrzebowanie na zakup?

Jak powiedziałem, konkretne przepływy pracy różnią się w zależności od firmy. Na potrzeby tego przepływu pracy przyjrzymy się, w jaki sposób średnia firma zatrudniająca 100 pracowników może kierować zapotrzebowanie na zakup. W zależności od rozmiaru i zakresu przepływ pracy związany z zapotrzebowaniem na zakup może być usprawniony lub znacznie dłuższy i bardziej złożony.

Oto podstawowy zarys typowej kolejności zapotrzebowań na zakup:

Pracownik identyfikuje potrzebę – rutynową lub specjalną – i przesyła formularz zapotrzebowania na zakup. Formularz zazwyczaj zawiera:
1. Nazwa pracownika lub działu
2. Lokalizacja (jeśli biura są od siebie różne geograficznie lub pracujesz głównie zdalnie)
3. Wymagana ilość i rodzaj artykułów
4. Nazwa i adres firmy dostawcy
5. Dokładna lub szacunkowa cena
6. Termin realizacji/kiedy przedmiot lub usługa jest potrzebna
Pierwszy menedżer lub organ zatwierdzający sprawdza, czy produkt lub pozycja nie znajduje się już w magazynie/nie jest dostępny, i wysyła zapotrzebowanie do zespołu ds. zarządzania finansami.
Dział finansów gwarantuje, że dostawca przestrzega standardów i praktyk Twojej firmy, że istnieje uzasadniona potrzeba uzasadniająca wydatek oraz że zapotrzebowanie jest zgodne z budżetem.

Po pobłogosławieniu przez finanse generujesz zamówienie zakupu aby zaspokoić zapotrzebowanie.

Co to jest zamówienie zakupu?

Zamówienie zakupu to formalna prośba wysłana do dostawcy w sprawie towarów lub usług określonych w zapotrzebowaniu. Zamówienie zakupu jest często znacznie bardziej złożone niż zakres zakupu i zawiera język prawniczy wiążący umownie każdą ze stron transakcję. Jest również zorganizowane zgodnie z wewnętrznymi systemami zarządzania. Jeśli dostawca jest wystarczająco duży lub masz stałą współpracę, prawdopodobnie zostanie on sformatowany zgodnie z jego narzędziami CRM.

Dlaczego potrzebujesz zamówień zakupu?

Zamówienie zakupu służy formalnemu i prawnemu żądaniu towarów lub usług od dostawcy. Ta umowa prawna wiąże każdą ze stron transakcji i zapewnia wspólne zrozumienie tego, czego się oczekuje, za ile i kiedy jest to potrzebne. Pomaga to uniknąć niespodzianek związanych z rozliczeniami i zapewnia wzajemną odpowiedzialność i uczciwość wszystkich osób zaangażowanych w zaopatrzenie, a jednocześnie pozwala uniknąć nieporozumień w komunikacji lub błędów ludzkich, które często występują podczas transakcji ustnych lub umów opartych na uścisku dłoni.

Podobnie jak zapotrzebowania zakupu, istnieje zamówienie zakupu, które służy jako możliwa do sprawdzenia ścieżka papierowa dla wewnętrznego kierownictwa lub w przypadku, gdy przeprowadzana jest inspekcja przez zewnętrzną agencję.

Jak działa zamówienie zakupu?

Po zatwierdzeniu zapotrzebowania dział finansowy realizuje zamówienie zakupu i kontynuuje przepływ pracy związany z zaopatrzeniem.

Zespół finansowy wysyła zamówienie zakupu do dostawcy i otrzymuje je faktura. Stamtąd tzw sprzedawca otrzymuje płatność natychmiastlub faktura jest przechowywana w rozliczeniach przez określony czas lub do czasu realizacji zamówienia (w zależności od artykułu, procesów wewnętrznych i umowy z dostawcą).
1. Kluczową częścią analizy due diligence Twojego zespołu finansowego jest dopasowanie trójstronne. To jest Rachunki płatne funkcja działu sprawdzająca zamówienie, fakturaoraz potwierdzenie dostawy potwierdzające, że nie doszło do oszustwa ani błędu ludzkiego, które mogłyby spowodować nieoczekiwane wydatki.
Po dostarczeniu przedmiotu lub wykonaniu usługi strona odpowiedzialna (albo pierwotny wnioskodawca, albo zespół finansowy) generuje pokwitowanie i archiwizuje je z dostawcami, aby ułatwić trójstronne dopasowanie i wykazać, że zamówienie zostało zrealizowane.

Wnioski

Był to bardzo prosty podział przepływów pracy zapotrzebowań i zamówień zakupu. W rzeczywistości ciągły proces zamawiania i otrzymywania towarów od zewnętrznego dostawcy jest pracochłonny i długotrwały. Dlatego też utworzenie standardowej procedury operacyjnej dla zapotrzebowań i zamówień zakupu jest kluczem do zapewnienia sprawnego zaopatrzenia i prowadzenia dokumentacji dotyczącej jakości.

Podobnie jak wiele administracyjnych funkcji biznesowych, te aspekty zaopatrzenia są coraz bardziej digitalizowane lub zautomatyzowane. To świetna wiadomość dla właścicieli firm i pracowników – chociaż zoptymalizowane przepływy pracy mogą przyspieszyć pracę, nie można zoptymalizować niczego poza szybkością przekazywania dokumentów tam i z powrotem, szczególnie w przypadku pracy zdalnej lub gdy siedziba główna i biura są przeniesione.

Efektywne automatyzacja rozliczeń zobowiązań narzędzia obejmują kompleksowe zarządzanie zapotrzebowaniami i zamówieniami zakupu. Innowacje w przepływie pracy obejmują:

Narzędzia do sprawdzania oparte na sztucznej inteligencji umożliwiające generowanie formalnych zamówień na podstawie wiadomości e-mail pracowników lub wiadomości Slack.
Automatyczne zatwierdzanie AP dla niektórych kategorii lub zamówień poniżej określonej kwoty w dolarach, które nie wymagają kontroli ludzi.
Synchronizacja z oprogramowaniem księgowym w celu migracji zapotrzebowań, faktur i potwierdzeń w celu szybkiego umożliwienia trójstronnego uzgadniania i uzgadniania.
Długoterminowe przechowywanie danych w bezpiecznej chmurze gwarantuje zgodność i gotowość do audytu.

To tylko kilka innowacji kształtujących zaopatrzenie, ale każda z nich w wyjątkowy sposób usprawnia przepływ pracy w zakresie zapotrzebowań i zamówień zakupu. Im bardziej rozwijasz i pielęgnujesz swoje zarządzanie zamówieniami i Automatyzacja AP, im większy ekosystem zbudujesz i tym łatwiej będzie Ci zarządzać zadaniami administracyjnymi, które w przeciwnym razie odrywałyby Cię od działań operacyjnych.

Bez względu na Twój poziom automatyzacja finansówzrozumienie zamówienia zakupu i zapotrzebowania na zakup to pierwszy krok do zarządzania wydatkami i utrzymywania napływu środków pieniężnych – jeśli zarządzasz tym, co możesz teraz zmierzyć.