Dopasowywanie faktur

Jednym z istotnych działań w procesach rozrachunków z dostawcami (AP) jest dopasowywanie faktur. Tradycyjne podejście do tego kluczowego zadania może kosztować firmę czas, wysiłek i zasoby ludzkie. Korzystanie z innowacyjnych technologii i zautomatyzowanych zestawów narzędzi może zoptymalizować dopasowywanie faktur, aby zapewnić firmie dodatkową dźwignię finansową i wartość.

Ten artykuł zawiera szczegółowe informacje na temat dopasowywania faktur, różnych typów i potrzeby płatności bezdotykowych przetwarzanie faktury or zarządzanie fakturamii jego różnorodne zalety.

Co to jest dopasowywanie faktur?

Dopasowywanie faktur jest proces rozliczeń zobowiązań który weryfikuje i porównuje informacje na temat zamówienie zakupu (PO) z fakturą dostawcy i paragonami za produkty.

Gdy organizacja chce korzystać z towarów lub usług dostawcy, składa zamówienie ze szczegółowymi wymaganiami. Po dostarczeniu zarekwirowanych towarów lub usług organizacja kupująca wystawia paragon na produkt. Następnie dostawca wystawia fakturę w celu rozliczenia płatności. Wtedy następuje dopasowanie faktury.

Dopasowanie faktur zapewnia brak błędów lub niespójności między zamówieniem a fakturą. Ułatwia to szybsze regulowanie należności od dostawców i zapobiega ryzyku oszustwo dostawcy i płatności za fałszywe faktury.

Co to jest odchylenie?

Określane jako wyjątki od faktury, odchylenie występuje, gdy istnieje niezgodność między szczegółami faktury a jej dokumentami potwierdzającymi, takimi jak PO lub paragon na towary/produkty.

Odchylenia mogą być dwojakiego rodzaju – ilościowe i cenowe

• Odchylenie ilościowe: odnosi się do rozbieżności między kwotą lub liczbą pozycji na zamówieniu a fakturą zafakturowaną
• Odchylenie cenowe: odnosi się do niezgodności między kosztem podanym w zamówieniu a wartością wymienioną na fakturze.

Identyfikacja i uzgadnianie odchyleń może być zniechęcającym zadaniem dla działu AP. Odchylenia należy ocenić, aby sprawdzić, czy mieszczą się w granicach tolerancji, z którymi należy postępować przetwarzanie faktury lub zwróć fakturę sprzedawcy w celu korekty.

Poziom tolerancji odnosi się do drobnych odchyleń, które mogą wystąpić w procentach lub kwotach na fakturze. Faktury przekraczające poziomy tolerancji są „wstrzymywane” i wysyłane do dostawcy w celu korekty.

---

Chcesz zautomatyzować ręczne procesy AP? Zarezerwuj 30-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych Automatyzacja AP.

Zaplanuj demo

[Osadzone treści]

---

Potrzeba dopasowania faktury

Dowiedzmy się, dlaczego weryfikowanie lub dopasowywanie faktur jest tak ważne dla firmy.

Dopasowywanie faktur gwarantuje, że faktury dostawcy można zweryfikować z dokumentami pomocniczymi przed zwolnieniem płatności. Pomaga to firmom:

• Potwierdź, że płatności są dokonywane tylko za ważne towary lub usługi otrzymane od dostawcy
• Utrzymuj szybsze i dokładniejsze zwolnienia płatności
• Zwiększ przejrzystość, eliminując błędy i podwójne płatności
• Śledź historię płatności dla wielu dostawców
• Bądź lepiej przygotowany do audytów firmowych

Różne firmy mogą stosować różne sposoby dopasowywania faktur, jak opisano w następnej sekcji poniżej.

Sposoby uzgadniania faktur

Proces dopasowywania faktur w organizacjach odbywa się zwykle w następujący sposób: dopasowanie dwukierunkowe, dopasowanie trójstronne i wreszcie dopasowanie czterokierunkowe.

Faktury są weryfikowane z innymi powiązanymi obiegi dokumentów które mogą obejmować Zlecenia kupna, odbiór towarów i dowody kontroli. Te sposoby dopasowywania sprawdzają również rozbieżności faktur i poziomy tolerancji, które należy rozwiązać, zanim faktura zostanie rozliczona do zapłaty.

2-drożne dopasowanie

Dopasowanie dwukierunkowe to prosty i powszechny sposób weryfikacji faktur. Polega na dopasowywaniu faktur do zamówień oraz sprawdzaniu tolerancji. Jeżeli faktura spełnia wymagane kryteria, to zostaje zaplanowana do zapłaty.

3-drożne dopasowanie

Dopasowanie trójdrożne jest najpopularniejszą metodą kojarzenia faktur. Obejmuje to trzyetapowy proces. Faktura jest sprawdzana pod kątem poprawności danych podanych w zamówieniu, a także w odbiorze towaru. Po zaakceptowaniu poziomów tolerancji faktura jest przygotowywana do zapłaty.

4-drożne dopasowanie

Bardziej złożone niż dopasowanie 2- i 3-kierunkowe, dopasowanie 4-kierunkowe obejmuje kolejny etap walidacji. Wymaga to również dopasowania faktur do zamówień zakupu, paragonów towarowych oraz dowodów kontroli.

Po dostarczeniu towarów dział odbioru sprawdza ilość i wystawia dokument kontroli, który potwierdza, że ​​otrzymana ilość jest dokładna. W związku z tym tylko faktura zgodna z zamówieniem, przyjęciem towaru, tolerancjami i dowodem kontroli jest uważana za nadającą się do zapłaty.

Takie sposoby kojarzenia faktur zapewniają, że firmy płacą tylko za zamówione i otrzymane towary/usługi. Chroni również przed fałszywymi fakturami i błędami w płatnościach, umożliwiając firmom lepszą kontrolę nad transakcjami ze stronami trzecimi.

---

Skonfiguruj bezdotykowe przepływy pracy AP i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.

Zaplanuj demo

---

Dopasowywanie faktur do umów

Poza metodami kojarzenia faktur, niektóre zakupy mogą być realizowane z wykorzystaniem procesu kojarzenia umów. Nazywany również fakturowaniem niezwiązanym z zamówieniem, ten typ faktury jest używany do płatności cyklicznych lub płatności za media, które mają miejsce w cyklu.

Podczas dopasowywania umów faktura jest porównywana i weryfikowana z istniejącą umową. Przykładami takich zakontraktowanych zakupów mogą być miesięczne rachunki za media (prąd, woda itp.), czynsz i opłaty za utrzymanie budynku, koszty reklamy, usługi prawne lub konsultingowe i inne.

Ten rodzaj dopasowania podlega wewnętrznemu procesowi zatwierdzania faktur. Jeśli umowa jest zgodna i zostanie zatwierdzona, faktura niezgodna z zamówieniem zostanie zaplanowana do zapłaty.

Eliminuje konieczność dopasowywania faktur do zamówień i innych dokumentów potwierdzających. Ułatwia również wczesne rozliczanie płatności o charakterze powtarzalnym, oszczędzając czas, wysiłek i koszty.

Co to jest automatyczne dopasowywanie faktur?

Automatyczne dopasowywanie faktur odnosi się do digitalizacji procesu dopasowywania faktur w firmie za pomocą zaawansowanych narzędzi i technologii; faktury są przetwarzane automatycznie, bez potrzeby ingerencji człowieka.

Zautomatyzowana technologia dopasowywania faktur może zmienić sposób pracy działów AP. Otrzymane faktury są skanowane, konwertowane do postaci cyfrowej, dopasowywane za pomocą algorytmów i sprawdzane pod kątem ustawień tolerancji, a po zatwierdzeniu są przetwarzane do zapłaty — wszystko to bez udziału człowieka.

Zadanie walidacji lub dopasowywania faktur i przetwarzania ich za pomocą automatyzacji może przynieść wiele korzyści. Technologie automatyzacji oparte na sztucznej inteligencji, takie jak OCR i RPA, mogą usprawnić bezdotykowe przetwarzanie faktur, aby było wydajne i wolne od błędów.

---

Zarezerwuj tę 30-minutową prezentację na żywo, aby była to ostatnia okazja do ręcznego wprowadzania danych z faktur lub paragonów do oprogramowania ERP.

Zaplanuj demo

---

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w automatycznym dopasowywaniu faktur

Wykorzystanie inteligencji maszynowej do obsługi procesów może sprawić, że złożona i żmudna praca stanie się prosta i łatwa. Technologie oparte na sztucznej inteligencji, takie jak OCR i RPA, mogą być skutecznymi narzędziami do automatyzacji procesów AP i poprawy wydajności biznesowej.

Optyczne rozpoznawanie znaków

OCR to technologia, która odczytuje i wyodrębnia informacje z dokumentów cyfrowych w celu ich edycji. Przydatne w branżach zajmujących się dużymi ilościami danych, możliwości OCR wykorzystujące sztuczną inteligencję są dobrodziejstwem Automatyzacja AP.

OCR może działać skutecznie przechwytywania danych, ekstrakcja poprzez wyciągnięcie odpowiednich danych. Następnie kieruje go w celu automatycznego dopasowania faktury do zamówienia. Po tym etapie proces dopasowywania faktur można zakończyć za pomocą dopasowania 2, 3 lub 4-kierunkowego. Wszystko to zmniejsza wysiłek związany z ręcznym wykonywaniem zadań, czas i koszty, zapewniając lepszą wydajność procesu.

Ale chociaż OCR może wnieść ogromny wkład w optymalizację automatyzacji procesów AP, sam OCR może nie wystarczyć do zakończenia procesu automatyzacji. Korzystanie z innej zaawansowanej technologii w połączeniu z OCR może okazać się bardziej korzystne dla osiągnięcia pełnej automatyzacji procesu.

Automatyzacja procesów robotycznych

Zrobotyzowana automatyzacja procesów to popularna i użyteczna technologia oprogramowania, która może działać jako wirtualny asystent w połączeniu z OCR w celu automatyzacji procesów cyfrowych. Oprogramowanie pozwala użytkownikom tworzyć „boty”, które naśladują ludzkie działania.

Te niezawodne roboty są wykorzystywane w wielu gałęziach przemysłu do pracy 24/7 z dużą szybkością i precyzją. Dzięki interakcji z aplikacjami systemowymi boty te mogą działać automatycznie kognitywne przechwytywanie danych, wyodrębniaj i analizuj dane tak, jak robią to ludzie. Poza tym mogą komunikować się i kierować wyodrębnione dane do odpowiednich procesów w celu zainicjowania dokładnych działań w ciągu kilku sekund.

RPA z OCR może wspomóc proces dopasowywania faktur AP z szybkością, dokładnością i krótszymi ramami czasowymi od momentu otrzymania faktury. Ładuje, skanuje, wykonuje ekstrakcja informacji, inicjuje dopasowywanie 2, 3 lub 4-kierunkowe, sprawdza ustawione tolerancje i oznacza faktury do korekty lub przetworzenia płatności.

Korzyści z automatycznego dopasowywania faktur

Automatyczne dopasowywanie faktur pomaga w łatwiejszym przetwarzaniu faktur do płatności. Dzięki wyeliminowaniu potrzeby interwencji człowieka wykluczone są również komplikacje związane z prowadzeniem dokumentacji i ręcznymi walidacjami.

Niektóre z godnych uwagi korzyści płynących z bezdotykowego przetwarzania faktur to:

• Oszczędność czasu – Ręczne dopasowywanie faktur jest żmudne i czasochłonne. Indywidualne sprawdzanie szczegółów faktury i walidacja w procesach 2,3-, 4- lub XNUMX-kierunkowych zajmuje dużo czasu. Dzięki temu pracownicy firmy mogą poświęcić swój cenny czas na inne kluczowe zadania i poprawić ogólną produktywność.
• Dokładność – Automatyzacja procesu AP ogranicza występowanie błędów i zapewnia płynny przepływ pracy między procesami. Niezgodności lub rozbieżności są łatwo wykrywane i dopiero po rozliczeniu faktury na wszystkich poziomach zostaje ona zaplanowana do zapłaty.
• Ochrona przed duplikatami i fałszywymi fakturami – Automatyzacja dopasowywania faktur wymaga spójnej walidacji faktur i dokumentów uzupełniających. Wszelkie wyjątki również są wykrywane i oznaczane do ręcznej weryfikacji. Zapewnia to ochronę przed fałszywymi lub duplikatami faktur oraz lepszą kontrolę biznesową.
• Promuje relacje z dostawcami – Automatyzacja przetwarzania faktur może szybko dopasować faktury do zamówień i przyspieszyć płatności dla dostawców, aby byli zadowoleni. Z kolei firma może również skorzystać z lepszych ofert kontraktowych i rabatów za wcześniejsze płatności w celu zwiększenia rentowności.
• Efektywna analiza kosztów – Bezdotykowe przetwarzanie faktur dostarcza informacji o poszczególnych pozycjach, które pomagają zidentyfikować te, które oferują najwyższą wartość. Te wiarygodne dane pomagają w lepszej analizie kosztów i wyborze odpowiednich dostawców, aby wnieść większą wartość do firmy.
• Dobry do audytów – Faktury wraz z innymi dokumentami potwierdzającymi są obowiązkowe w przypadku audytów. Korzystanie z automatycznego dopasowywania faktur gwarantuje, że zamówienia zakupu, pokwitowania towarów, dowody kontroli i faktury są dostępne w scentralizowanej cyfrowo lokalizacji, do której można łatwo uzyskać dostęp podczas audytów w celu przyspieszenia procesu.

Wnioski

Dopasowywanie i przetwarzanie faktur z tytułu rozrachunków z dostawcami to złożony proces. Technologia wykorzystująca sztuczną inteligencję może zapewnić przedsiębiorstwom przewagę dzięki dostosowywalnej automatyzacji. Dzięki automatyzacji firmy mogą dążyć do bezproblemowej integracji obieg dokumentów zarządzania dokumentami procesy, tworzyć lepszą przejrzystość, utrzymywać dobre relacje biznesowe w celu zoptymalizowania wydajności i rozwoju firmy.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• Platoblockchain. Web3 Inteligencja Metaverse. Wzmocniona wiedza. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/