Hvorfor din CRM kan forårsake ditt neste databrudd - DATAVERSITET

Publisert av Platon

Følgere: 0

I den raske salgsverdenen i dag har hver kundeinteraksjon betydelig verdi. Representanter henter telefonnumre for samtaler og tekstmeldinger, får hjemmeadresser for å sende ut swag, og noterer til og med helseoppdateringer (som et møte som må planlegges på nytt på grunn av at kunden har Covid). Selv om disse handlingene ofte kommer fra gode intensjoner, med sikte på å bygge på relasjoner og holde oversikt over kundereisen, stiller de et avgjørende spørsmål:

Hvordan sikrer du kritiske data i CRM-systemet?

Sannheten er at CRM-en din er den vitale kjernen i salgsoperasjonen din, men den behandles ofte annerledes enn andre datalagringsmiljøer som inneholder sensitiv informasjon som PII, PCI, PHI osv. Uten riktig kontroll og tilsyn kan CRM-dataene dine bli eksponert internt, tilgjengelig for tredjepartsapper, eller utsatt for feilkonfigurasjoner. (Se dette alarmerende åpenbaring om datalekkasje i SFDC.)

CRM-er, som alle andre datalagring teknologi, inneholder enorme mengder potensielt sensitiv informasjon. På toppen av det er de komplekse å administrere, og skaper en risikabel kombinasjon.

La oss utforske en firepunkts tilnærming for å minimere disse risikoene:

Oppdagelse og klassifisering
Bruks- og tilgangsanalyse
Kontroller og konfigurasjon
Gap Analyse

Nedenfor vil vi bryte ned hver av disse:

Oppdagelse og klassifisering

Identifiser alle dataressurser i din CRM. Dette inkluderer ikke bare dataene som ligger innenfor kjernefunksjonalitet, som avtaler, muligheter, potensielle kunder, kontakter og interaksjoner, men også eventuelle vedlegg eller dokumenter. Dette er ofte tidkrevende, men viktig for å være omfattende.
Klassifiser data basert på sensitivitetsnivåer. Grupper for eksempel data i kategorier som "svært sensitive" (dvs. helsejournaler), "moderat sensitive" (dvs. kontaktinformasjon) og "ikke-sensitive" (dvs. generelle e-poster).
Utvikle retningslinjer for å administrere hvor lenge data skal oppbevares og når de skal slettes.
Vurder om dataene er avgjørende for det tiltenkte formålet. Slett unødvendige data.

Bruks- og tilgangsanalyse

Bestem hvem som har tilgang til sensitive data. Analyser roller, tillatelser og tilgangskontroller. Dette kan være utfordrende i enkelte CRM-miljøer, men er kritisk.
Gjennomfør grundige revisjoner av tredjepartsapper for tillatelser og datasikkerhet praksis, utover brukerprivilegier.
Lær brukerne regelmessig om sikker datahåndtering.

Kontroller og konfigurasjon

Se gjennom CRM-systemkontroller, inkludert kryptering, autentisering, passordpolicyer og sikkerhetskopiering av data, og sørg for riktig konfigurasjon for å forhindre uautorisert tilgang og lekkasje.
Forstå risikoen knyttet til hver innstilling, siden feilkonfigurasjoner kan føre til dataeksponering.
Fjern eventuelle inaktive brukere eller apper – brukere som ikke lenger er i den delen av organisasjonen som krever tilgang til dataene eller har forlatt den, og applikasjoner som ikke lenger er i bruk, men som har tillatelser.

Gap Analyse

Når du har samlet inn disse dataene, skift fra synlighet til å vurdere risiko. Dette innebærer en grundig risikovurdering.
Start dataopprydding, eliminer utdaterte eller irrelevante data. Begrens tilgang til sensitive data til utvalgte administratorer (dvs. superadministratorer).
Etablere kontinuerlige overvåkings- og hendelsesprosedyrer. Gjennomgå og oppdater regelmessig.

Å sikre din CRM er ikke en enkel oppgave, spesielt siden det ikke alltid er et dedikert DevOps-team som er kjent med inn- og utsidene. Bedriftsadministratorer er kanskje ikke alltid helt klar over de tilknyttede risikoene heller. Likevel er dette oppdragskritisk. Dette er ikke en "sett det og glem det"-innsats. Det er kontinuerlig. Salgsorganisasjonen går ingen vei, og det er heller ikke behovet for å beskytte kundenes sensitive data.

I en tid hvor datainnbrudd stadig er i nyhetene og regelverket blir strengere, er sikring av CRM ikke bare en beste praksis – det er et must. For å komme i gang, sørg for at du setter på plass en godt avrundet strategi som dekker de fire punktene ovenfor. På denne måten kan du styrke din CRMs sikkerhet og sikre at dine kunderelasjoner forblir bygget på tillit og sikkerhet.