Last ned ekspertens veiledning for dokumentindeksering.
Mange selskaper som har skiftet fra papir- til datamaskinbaserte arkiveringsprosedyrer har forstått at digitale filer kan være like uorganiserte og rotete som analoge. Derimot, digitalisering av dokumenter sparer mye krefter og tid i det lange løp; det fungerer bare hvis det gjøres riktig. Det er der dokumentindeksering kommer.
Dokumentindeksering er en utmerket måte å gjøre det mulig for selskapet ditt å organisere dine digitale filer og lagre fremtidige filer. Det gjelder også filer involvert i prosedyrer på tvers av institusjonen din, fra kundefordringer og leverandørgjeld til skaffe-til-betale.
Hva er dokumentindeksering?
Dokumentindeksering organiserer dokumenter med riktige tagger eller attributter for bedre synlighet mens du søker eller henter dokumenter i fremtiden.
For eksempel kan et firma indeksere dokumenter etter kundenummer, kundenavn, ansattnavn, dato eller andre viktige egenskaper som kan relateres senere. Det er en betydelig del av grunnlaget for en organisasjon dokumenthåndteringsnettverk er bygget.
La oss ta et eksempel på en ordbok. En ordbok omfatter et bredt spekter av ord og deres betydninger. Hvis du må finne et bestemt verk fra ordboken, vil det ta timer å se på hver side.
Men ved å bruke indeksen krymper jakten din til bare minutter eller sekunder. Dokumentindeksering regulerer en lignende hypotese. Ved å feste spesielle tagger til en digitalt dokument, kan du bruke begrepene i disse kodene for å finne informasjonen du trenger mer uanstrengt, i stedet for å manuelt analysere gjennom et berg av filer.
Konsepter for dokumentindeksering
Man kan forstå og vite om dokumentindeksering i flere begreper. La oss kort besøke dem:
- Database: En database er en elektronisk samling av dokumenter lagret på ett sted og gjort tilgjengelig for mange brukere for mange forskjellige formål. Det kan også være en organisert samling av dokumenter eller data lagret på en datamaskin, som et program kan bruke til å diskutere og gi raske, fleksible svar på henvendelser.
- RDBMS: Begrepet "RDBMS" (Relational Database Management System) refererer til et databasestyringssystem der data og relasjonene mellom dataene opprettholdes i tabeller.
- Nøkkelfelt—indeksfelt — er databasefelt som brukes til å kategorisere og ordne dokumenter. De er vanligvis definert av brukeren og kan brukes til å skanne og hente dokumenter. Eksempler inkluderer fakturanummer, kundens navn, dato og adresse.
- Samsvar, slå sammen og fyll indeksering områder med indeksdata som allerede eksisterer i andre systemer, som f.eks regnskapssystemer. Den lar deg indeksere ett eller flere felt og automatisk fylle ut de resterende feltene med data fra et tabelloppslag eller tekstfil levert av et annet nettverk, for eksempel et regnskaps- eller personalsystem, som samsvarer.
Indekser dokumenter automatisk med arbeidsflyter uten kode på 15 minutter. Se hvordan det fungerer med en gratis produktdemo hvor vi setter arbeidsflyter for deg.
Få en gratis produktomvisning or Start din gratis prøveperiode.
Hvorfor er dokumentindeksering viktig?
Dokumentindeksering muliggjør mer enn bare rask dokumenthenting. Det er mange fordeler med dokumentindeksering, inkludert følgende:
Forbedret dokumentorganisering
Ansatte kan spare tid på å søke etter riktig dokument med riktig dokumentindekseringssystem.
Enklere etterlevelse av revisjon
Du kan enkelt unnvære strevet med å samle papirer i tide for en revisjon hvis dokumentene allerede er indeksert og organisert i henhold til regnskapsåret og andre relevante beregninger.
Sparer tid
Men hvis du og teamet ditt har de riktige dokumentindekseringsprotokollene, kan du bruke tiden du bruker på å søke etter produktivt arbeid.
Typer dokumentindeksering
I tillegg til de mange fordelene med dokumentindeksering, er det mange forskjellige indekseringsmetoder, slik at du kan velge den (eller en kombinasjon av måter) som passer best for deg dokumentarbeidsflyt. Disse strategiene består av følgende:
Fulltekstindeksering
Med fulltekstindeksering skannes hele innholdet i et dokument, slik at du kan søke hvor som helst i teksten etter setninger eller nøkkelord.
Det er identisk med "Finn" (Ctrl+F eller Kommando+F)-verktøyet som er inkludert i de fleste tekstbehandlere og nettlesere. Den brukervennlige naturen til denne indekseringstypen gjør den til den enkleste, men den krever mye lagringsplass.
Du kan gjøre dokumenter søkbare ved hjelp av nanonetter. Se hvordan.
Automatisert indeksering
Automatisert indeksering, også kjent som variabel oppslagsindeksering, indekserer selektivt viktige deler av et dokument som samsvarer med en database, for eksempel kundenummer eller navn, i stedet for å indeksere hele siden.
Denne prosedyren bruker programvare for dokumentindeksering. Likevel kan det være fordelaktig for bedrifter å indeksere dokumenter som regninger som alltid inkluderer felt som samsvarer med data i databaser.
Se hvordan du kan automatisere dokumentindeksering med Nanonets.
Metadataindeksering
"Data om data" er et begrep som ofte brukes for å referere til metadata, men det er veldig detaljert. Et eksempel på dette kan være mens du tar bilder for å lage en pdf-fil; den fanger tiden når den er tatt.
Dessuten lar den deg også legge til flere "tags", kjent som PDF-metadata. Metadata, som tagger og annen informasjon du vil bruke for senere søk, kan brukes mens du digitaliserer eller skanner et dokument. Deretter, når det kommer til å skaffe et dokument, skanner den metadataene i stedet for å bruke dokumentinnhentingsprogrammet for å skanne hele dokumenter.
Automatisert indeksering ved hjelp av feltdata
Feltbasert indeksering refererer til ulike datakilder i en database, også kjent som felt. Det er konseptuelt identisk med metadataindeksering. Du kan for eksempel bruke feltbasert indeksering for å søke i databasen etter poster med samme navn i kundekolonnen.
Dokumentindeksering er ikke vanskelig. Bruk alle metodene ovenfor for å indeksere dokumenter på autopilot.
Bestill en samtale for å se hvordan du kan automatisere dokumentindeksering med Nanonets på <15 minutter.
Få en gratis produktomvisning or Start din gratis prøveperiode.
Hvordan fungerer dokumentindeksering?
Hvilken dokumentindeksering som er best for deg vil avhenge av hvordan hver av de involverte partene har tenkt å bruke dokumentene du indekserer. Informasjonen som ansatte mest sannsynlig vil slå opp på nettet og søkeordene de mest sannsynlig vil bruke for å finne den, må være kjent for deg. Å forstå ansattes behov er den eneste måten å sikre at du indekserer på en måte som gjør rask dokumentinnhenting mulig.
Det er enkelt å indeksere dokumentene når du forstår hvordan de indekserte papirene dine vil bli brukt og hvilken type indeksering som er mest fornuftig for organisasjonen din. Indekseringsprosessen innebærer skanning og kategorisering av digitalisert og skannet materiale for å finne forhåndsbestemte nøkkelsetninger manuelt eller automatisk. En forklaring av indekseringsprosessen i mer dybde er gitt nedenfor:
Forstå dokumentindekseringsbruk
Hvilken type indeksering du bør bruke vil avhenge av dokumentene du indekserer, om de er personaljournaler, fakturaer eller noe annet; Det er også viktig å vite hvem som skal hente disse dokumentene og hvorfor.
Fullfør typen dokumentindeksering du vil bruke
Det er mulig at noen typer papirer lett kan finnes uten at det trengs så mye informasjon for å bli indeksert. For eksempel kan du bare trenge grunnleggende informasjon fra fakturaer, som kontonummer eller leverandørnavn.
Indekser gjeldende data
Du kan indeksere dataene manuelt eller helst stole på programvaren som kan indeksere dataene etter å ha bestemt hvilken form for indeksering som er fornuftig.
Den doble nøkkelmetoden er den mest effektive indekseringsteknikken når den gjøres manuelt. To personer merker hvert skannede dokument ved å bruke denne metoden med de nødvendige indekseringsfrasene ved å skrive inn informasjonen de ser i de riktige metadatafeltene for filen. Dette gjør det mulig for en krysssammenligning å finne eventuelle feil. Den doble tasten sparer mye tid og kutter drastisk ned på feil.
Du må spesifisere retningslinjene for hvilke deler av dokumentet programvaren skal hente fra hvis du er avhengig av programvare. For eksempel samarbeider den riktige dokumentindekseringsprogramvaren med OCR-teknologi å la datamaskinen lese tekst fra bilder, noe som er avgjørende for å indeksere relevante data og digitalisere fysiske kopier av dokumenter.
Nanonetter - Den beste programvaren for dokumentindeksering
Nanonetter er en AI-basert dokumenthåndteringssystem som lar brukere med en kodefri plattform for ende-til-ende dokumenthåndtering. Nanonetter automatiserer alle dokumentprosesser som
Og mer. Nanonets har en innebygd OCR-programvare som bruker nøkkelordekstraksjon for å identifisere dokumenter og indeksere dem i henhold til de respektive databasene. Nanonets AI-algoritme lærer med tiden og håndterer enkelt ustrukturerte, semistrukturerte eller tilpassede dokumenter.
30,000 500+ fagfolk fra XNUMX+ bedrifter stoler på at Nanonets administrerer dokumenter effektivt.
Bruk av nanonnett kan gi en rekke fordeler, inkludert kostnadsbesparelser, forbedret samsvar og forbedret produktivitet. Her er noen unike fordeler som skiller nanonetter:
- Ingen koding kreves
- Fungerer med alle dokumenttyper
- Egendefinerte AI-modeller
- Ingen etterbehandling eller forbehandling er nødvendig.
- Håndterer flerspråklige dokumenter
- Gjenkjenner 200+ språk
- 1-dags oppsett
- 5000+ integrasjoner med API og Zapier
- 24x7 live support
- Transparente prisalternativer
- Hvit etikettløsning
- On-premise & Cloud Hosting
Her er et øyeblikksbilde av ytelsen som forventes fra Nanonets.
Nanonets er høyt rangert på peer-to-peer kundevurderingsnettsteder som vist nedenfor.
Se hvordan du kan automatisere dokumentindekseringsprosessen med Nanonets på 15 minutter.
Få en gratis produktomvisning or prøv det selv.
Hvordan bruke nanonetter for dokumentindeksering?
Trinn 1: Opprett en konto på nanonetter (Start gratis nå) og logg på.
Trinn 2: Velg dokumentklassifiseringsmodellen fra hovedskjermen.
Trinn 3: Velg dokumentkodene du vil inkludere.
Trinn 4: Nanonets AI-algoritmen trenger bare 25 dokumenter for å trene AI-modellen til å gjenkjenne dokumenttypen din. Last opp 25 dokumenter for hver dokumentmerke og la modellen trene.
Trinn 5: Når du er ferdig, kan du bruke dokumentarbeidsflyten til automatisk å sende dokumenter, indeksere dem og sende dem til databasen etter behov. Du kan bruke dokumentarbeidsflyter til å trekke ut data fra dokumenter, behandle dokumenter eller sende dem gjennom en godkjenningsprosess. Fantasien din er begrensningene.
Dokumentindeksering med Nanonets er enkelt.
Start din gratis prøveversjon og gjør det selv. I tilfelle du trenger hjelp, avtal en 10-minutters samtale med våre automasjonseksperter for å la oss sette opp arbeidsflyter for deg.
Få en gratis produktomvisning or Start din gratis prøveperiode.
Hvordan hjelper det deg med å finne dokumenter?
Dokumentindeksering er et grunnleggende element i enhver forretningsdokumenthåndteringsteknikk og er en fantastisk måte å bygge mer effektive arbeidsflyter på. Med tilstrekkelig indeksering er ethvert dokument arbeidstakerne trenger enkelt å søke etter og hente med bare et begrenset tastetrykk. Men det kan være komplisert å implementere kraftig dokumentindeksering hvis du ikke har tilstrekkelige verktøy.
konklusjonen
Dokumentindeksering er en kraftig tilnærming for å hjelpe senere henting av dokumenter fra enorme arkiver, inkludert tusenvis av dokumenter. Dokumenter kan indekseres etter fulltekstinnholdet (som alle ord i dataene kan nås) eller etter informasjon relatert til dokumentet, for eksempel en produksjonsdag, en unik identifikator eller dokumentets sentrale tema.
Les mer om dokumenthåndtering:
FAQ
Hva er dataene som brukes til å indeksere dokumenter?
En viktig beslutning for å få mest mulig ut av de nye digitale filene er å velge hvilke indekseringsstandarder som skal brukes. Noen forekomster av data brukt til indeksering inkluderer:
- Ordrenummer
- Adresser
- datoer
- For- og etternavn
- Telefonnummer
- Fakturanummer
- Kundenumre
- Kontonumre
- Nøkkelordbeskrivelser
Hva er hensikten med indeksering?
Det grunnleggende formålet med indeksering er å ha kapasitet til raskt å skanne etter og hente informasjon inkludert i dine skannede papirer. Det kan også forbedre kontorets effektivitet ved å gjøre det mulig for medarbeiderne dine å søke etter informasjon uten å kjøre gjennom bokser med filer manuelt.
Hva er egenskapene til god indeksering?
Sluttmålet med et indekseringsprosjekt er å bygge et system der brukere effektivt kan hente data. Dette oppnås gjennom:
- Tilknytt sluttbrukere (avdelingsledere, ledere, ansatte) for å få deres meninger.
- Et enkelt system som er enkelt å bruke.
- Inkludert et valg om å søke etter bestemte felt i et dokument og fulltekst.
- Involvering av dyktige indekseringseksperter for å hjelpe deg med å veilede og gi deg råd gjennom prosessen.
Hvordan varierer det fra en bransje til en annen?
En av de essensielle faktorene ved valg av indekseringsvilkår er hvordan dokumenter vil bli kartlagt. For eksempel, i en serie med personalmapper vil hovedsakelig for- og etternavn og ansettelsesdatoer være populære måter å søke på
I motsetning kan medisinske attester referere til å analysere fødselsdatoer eller forsikringspolisenummer. Å inkludere ofte brukte søkeord under dokumentindeksering vil gi bedre resultater.
Hvordan fungerer dokumentindeksering?
Dokumentindeksering fungerer ved å tilskrive viss informasjon til skannede dokumenter, noe som muliggjør effektiv og rask gjenfinning. Det finnes ulike metoder for dokumentindeksering, hver med sine unike fordeler.
Hva er ditt beste dokumentindekseringsalternativ?
Dokumentindeksering skaper sømløst søk og gjenfinning av enorme mengder dokumenter når det brukes på riktig måte. Ikke desto mindre er den riktige indekseringsprosedyren ikke én størrelse som passer alle. Enten dokumenter er indeksert etter hele teksten, organisert etter områder eller supplert med gode metadata, er dette alternativet som driver suksessen til hele systemet. En dyktig partner kan gjøre laget ditt i stand til å velge de riktige indekseringsteknikkene som passer til lagets unike øvelser.
Bruk en kodefri plattform for å indeksere alle dokumentene dine på autopilot med arbeidsflyter uten kode. Interessert?
Få en gratis produktomvisning or Start din gratis prøveperiode.
8. februar 2023: Denne bloggen ble opprinnelig publisert i juni 2022 og ble oppdatert 8. februar 2023 med oppdatert innhold.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- Platoblokkkjede. Web3 Metaverse Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- a
- Om oss
- ovenfor
- aksesseres
- tilgjengelig
- oppnådd
- Ifølge
- tilsvar
- Logg inn
- regnskap
- kontoer
- tvers
- tillegg
- Ytterligere
- adresse
- fordeler
- Etter
- AI
- algoritme
- Alle
- tillate
- tillater
- allerede
- alltid
- analyserer
- og
- En annen
- svar
- hvor som helst
- hverandre
- api
- aktuelt
- anvendt
- tilnærming
- tilnærminger
- hensiktsmessig
- hensiktsmessig
- godkjenning
- områder
- ankommer
- attributter
- revisjon
- automatisere
- automatiserer
- automatisk
- Automatisering
- autopilot
- grunnleggende
- under
- gunstig
- Fordeler
- BEST
- Bedre
- mellom
- Sedler
- Blogg
- bokser
- kort
- bringe
- bred
- nettlesere
- bygge
- bygget
- virksomhet
- bedrifter
- ring
- Kapasitet
- fanger
- fange
- saken
- kategorisering
- sentral
- viss
- sertifikater
- valg
- Velg
- sitert
- klassifisering
- kunde
- Cloud
- Koding
- samling
- Kolonne
- kombinasjon
- vanligvis
- samsvar
- komplisert
- datamaskin
- konsepter
- Konseptuelt
- konklusjon
- innhold
- innhold
- kopier
- SELSKAP
- Corporations
- Kostnad
- kostnadsbesparelser
- Sovesofa
- kunne
- skaper
- avgjørende
- skikk
- kunde
- kutt
- dato
- Database
- databaser
- Dato
- datoer
- dag
- avgjørelse
- definert
- definitive
- Demo
- Avdeling
- pålitelig
- dybde
- detaljert
- bestemme
- forskjellig
- digitalt
- digitalisert
- digitalisering
- digitalisere fysisk
- oppdage
- diskutere
- dokument
- dokumenthåndtering
- dokumenter
- dobbelt
- ned
- drastisk
- under
- hver enkelt
- enkleste
- lett
- Effektiv
- effektivitet
- effektiv
- effektivt
- innsats
- innebygd
- Ansatt
- ansatte
- sysselsetting
- muliggjøre
- muliggjør
- muliggjør
- forbedret
- sikre
- bedrifter
- Hele
- feil
- avgjørende
- Eter (ETH)
- Hver
- eksempel
- eksempler
- utmerket
- eksisterende
- forventet
- Expert
- eksperter
- forklaring
- trekke ut
- utdrag
- faktorer
- FAQ
- FAST
- felt
- Felt
- filet
- Filer
- Filing
- fyll
- Finn
- Firm
- Først
- skatt
- passer
- fleksibel
- etter
- skjema
- funnet
- Fundament
- Gratis
- gratis prøveperiode
- ofte
- fra
- fullt
- funksjon
- funksjoner
- fundamental
- framtid
- få
- Gi
- god
- veilede
- retningslinjer
- Håndterer
- .
- hjelpe
- hjelpe
- her.
- svært
- vert
- TIMER
- Hvordan
- Men
- HTTPS
- stort
- menneskelig
- Human Resources
- identiske
- identifikator
- identifisere
- bilder
- fantasi
- iverksette
- viktig
- forbedret
- in
- I andre
- inkludere
- inkludert
- Inkludert
- indeks
- indekser
- individer
- industri
- info
- informasjon
- f.eks
- i stedet
- Institusjon
- forsikring
- integrasjoner
- hensikt
- involvert
- engasjement
- IT
- Jobb
- nøkkel
- Vet
- Knowing
- kjent
- Etiketten
- Siste
- Sannsynlig
- begrensning
- Begrenset
- leve
- Lang
- Se
- ser
- oppslag
- Lot
- laget
- Hoved
- gjøre
- GJØR AT
- administrer
- ledelse
- styringssystem
- Ledere
- manuelt
- mange
- Match
- materialer
- midler
- medisinsk
- Flett
- metadata
- metode
- metoder
- Metrics
- kunne
- minutter
- feil
- modell
- mer
- mer effektivt
- mest
- fjell
- navn
- navn
- Natur
- nødvendig
- Trenger
- trenger
- behov
- nettverk
- Ny
- Antall
- tall
- Målet
- å skaffe seg
- OCR
- OCR-programvare
- Office
- ONE
- på nett
- Meninger
- Alternativ
- organisasjon
- Organisert
- organiserer
- opprinnelig
- Annen
- Papir
- papirer
- del
- Spesielt
- parter
- partner
- deler
- Likemann til likemann
- ytelse
- ansatte
- setninger
- fysisk
- Sted
- plattform
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- politikk
- Populær
- mulig
- kraftig
- prising
- prosedyrer
- prosess
- Prosesser
- prosessorer
- Produkt
- Produksjon
- produktiv
- produktivitet
- fagfolk
- program
- prosjekt
- ordentlig
- protokoller
- gi
- forutsatt
- publisert
- formål
- formål
- kvaliteter
- Rask
- raskt
- område
- Lese
- gjenkjenne
- poster
- refererer
- i slekt
- Relasjoner
- gjenværende
- krever
- påkrevd
- Krever
- Ressurser
- de
- Resultater
- anmeldelse
- Kjør
- rennende
- samme
- Spar
- Besparelser
- skanne
- skanning
- planlegge
- Skjerm
- sømløs
- Søk
- søker
- sekunder
- velge
- forstand
- Serien
- sett
- flere
- bør
- vist
- signifikant
- lignende
- Enkelt
- dyktig
- Snapshot
- So
- Software
- noen
- noe
- Kilder
- Rom
- bruke
- standarder
- Still
- lagring
- lagret
- strategier
- suksess
- slik
- kartlagt
- system
- Systemer
- bord
- TAG
- Ta
- lag
- teknikker
- vilkår
- De
- Fremtiden
- informasjonen
- deres
- tema
- tusener
- Gjennom
- tid
- til
- verktøy
- verktøy
- Tog
- enorm
- prøve
- Stol
- typer
- typisk
- forstå
- forståelse
- forstås
- enhetlig
- unik
- oppdatert
- us
- bruke
- Bruker
- brukervennlig
- Brukere
- bruke
- utnytte
- ulike
- enorme
- leverandør
- Verifisering
- synlighet
- vital
- måter
- web
- Nettlesere
- nettsteder
- Hva
- om
- hvilken
- mens
- HVEM
- vil
- innenfor
- uten
- ord
- ord
- Arbeid
- arbeidere
- arbeidsflyt
- arbeidsflyt
- virker
- ville
- år
- Din
- deg selv
- youtube
- zephyrnet