Bytte fra et internt faktureringssystem for å låse opp effektivitet i stor skala: The Mediality Story

Publisert av Platon

Følgere: 0

Mediality Group er et erfarent og mangfoldig medietjenestefirma. Mediality-gruppen ble dannet av Australian Associated Press (AAP), landets eneste uavhengige nyhetstjeneste siden 1935, og er klarert av lokale og internasjonale utgivere og selskaper.

Selskapet har fire kommersielle divisjoner: Medianet, som har vært broen for merker som ønsker å fortelle sin historie og journalister med deres avanserte PR-verktøy; Mediavers, et ledende medieetterretningsbyrå som betjener føderale myndigheter, ideelle organisasjoner og noen av Australias største børsnoterte selskaper; Mediality Racing, deres racing- og sportsdatafløy, leverer nøyaktige data på tvers av alle deler av racingindustrien; Og Sidemastere, som tilbyr eksepsjonelle medietjenester for bedrifter i alle størrelser.

Problemet

I utgangspunktet bygde Mediality et internt system for å administrere kundenes gjentakende fakturering og abonnementer. De etablerte en særegen integrasjon med deres interne system og deres ERP (Microsoft Dynamics GP). Det var funksjonelt, men selskapet kunne ikke automatisere mange fakturerings- og regnskapsaktiviteter, noe som tvang fram manuelle justeringer og verifisering.
I tillegg til å automatisere den tilbakevendende faktureringssyklusen, var selskapet interessert i å utforske forskjellige prismodeller for å gi kundene en større verdi for abonnementene deres. Men disse eksperimentene var innsatskrevende, og selv den minste utilsiktede feil medførte risikoen for å hemme kundeopplevelsen deres.

Mye av teamets innsats var allerede dedikert til å vedlikeholde den interne faktureringsmotoren. Men systemet krevde ekstra teknisk båndbredde for å bli skaleringsklar og støtte deres forretningsvekst gjennom disse eksperimentene.

Medialitetsteamet, ledet av programvareimplementeringssjef Damian Mansour, veide fordeler og ulemper ved å fortsette å bygge abonnementssystemet internt versus å kjøpe et skreddersydd verktøy for abonnementsadministrasjon. Etter en grundig kostnad-nytte-analyse bestemte de seg for å investere i å modernisere abonnementsstabelen deres ved å bytte til en abonnementsadministrasjonsplattform og bli fremtidssikret.

The Solution

Damian og teamet bygde en omfattende evalueringsmatrise med 45-50 faktorer og tildelte poeng til forskjellige leverandører mot hver faktor. De begrenset søket til Chargebee, Recurly og Stripe Billing og valgte til slutt Chargebee som sin pålitelige partner.

"Etter en detaljert gjennomgang fant vi ut at Chargebee var det ideelle valget som vår neste generasjons abonnements- og faktureringsprogramvareplattform. Dens kjernefunksjonalitet er rettet mot fleksible abonnementsmodeller og rask markedsdistribusjon, og den har gjort oss i stand til å bruke ulike prismodeller på tvers av produkter og tjenester innenfor ulike forretningsdivisjoner. Den er fullstendig vedlikeholdt, har ekstremt høy tilgjengelighet og gir enestående støttetjenester. Chargebee-programvaren blir stadig oppdatert med nye funksjoner som gjør driften vår mer effektiv og fordelaktig for kundene våre, sa Damian.

Her er hvordan Mediality strømlinjeformet sin ende-til-ende abonnementsfakturering med Chargebee:

Automatisk abonnementsadministrasjon: Alle store kommersielle avdelinger i Mediality bruker Chargebee i forskjellige kapasiteter for å automatisere ende-til-ende abonnementsoperasjoner: fra registrering og onboarding til fakturering, fornyelser og abonnentkommunikasjon.
Sømløse integrasjoner: Medialitet utnytter Chargebees omfattende integrasjoner med regnskapsverktøyet Xero, CRM Hubspot og betalingsgateway Stripe for å sikre en sømløs, kontekstuell abonnementsdataflyt for front- og bakkontorteamene.
Priseksperiment: Som et kundesentrert team som konstant eksperimenterer, innoverer og gjentar priser, bruker Mediality Chargebee til å distribuere nye eller oppdaterte planer raskt. De elsker brukervennligheten og fleksibiliteten ved å introdusere en ny prismodell over natten, tilby variable betalingsperioder og sømløst gi prisbestemmelse til eksisterende kunder.

Virkningen

Lave utviklingskostnader: Bytte til Chargebee hjalp Mediality drastisk å redusere utviklings- og overheadkostnader. "I tillegg til å slippe å bruke ingeniørressursene våre til å bygge og vedlikeholde abonnementsmotoren vår, gir Chargebees konstante produktinnovasjon og ekspanderende pool av integrasjoner oss inkrementell avkastning over tid," sa Damian.
Et sentralisert knutepunkt for administrasjon av abonnementer: Chargebee er deres sentrale knutepunkt der de vedlikeholder produkter og prisplaner, opprettelse og oppdateringer av abonnementer, fornyelser av kontrakter og kanselleringer. Disse endringene kommuniseres i sanntid med HubSpot, Xero og Stripe, og holder systemene deres synkronisert hele tiden og minimerer muligheten for dataunøyaktigheter.
Forbedret operasjonell effektivitet: Chargebees robuste funksjoner la det sårt tiltrengte automatiseringslaget til Medialitys inntekts- og finansvirksomhet. Enten du automatiserer gjentakende fakturering, oppdaterer poster i bulk, introduserer nye prisplaner eller genererer rapporter og dashbord, fant Damians team at overgangen til Chargebee sparte dem betydelig tid og økte den generelle effektiviteten.