Skaff deg for å betale: Alt du trenger å vite

Tenk deg å løpe en 100m sprint med bena bundet. Det er slik det er når prosessen for kjøp og betaling er full av ineffektivitet og avfall. Mens du fikler og genererer din manuelt innkjøpsordrer for kritiske varer, ville konkurrentene dine allerede ha anskaffet det de trenger og gått videre.

Altfor mange bedrifter rundt om i verden bruker fortsatt utdaterte teknikker for å administrere innkjøps-til-betalingssyklusen og prosessene. Ikke bare kan det føre til driftsforstyrrelser, men det setter din langsiktige vekst i fare. Den gode nyheten er at P2P-prosessene har utviklet seg betydelig i løpet av de siste årene, og har fjernet kompleksiteten og strømlinjeformet innkjøpssyklusen ende-til-ende.

Dette innlegget dekker alt du trenger å vite for å få en grunnleggende forståelse av prosessstyring av anskaffelse til betaling.

---

---

Hva er Procure to Pay?

Hver organisasjon trenger noen råvarer og viktige tjenester for å drive virksomheten sin effektivt. Procure to pay-prosessen dekker alle trinnene som er involvert i vellykket anskaffelse av disse materialene og tjenestene, fra behovsidentifikasjon til leverandørbetaling.

Vanligvis involverer prosessen for anskaffelse til betaling fire sentrale interessenter: avdelingen som fremmet forespørselen, innkjøpsavdelingen, leverandører og leverandørreskontroavdelingen (eller et eksternt byrå i tilfelle av leverandørreskontro outsourcing).

---

Ønsker du å automatisere dine manuelle AP-prosesser? Bestill en 30-minutters live-demo for å se hvordan Nanonets kan hjelpe teamet ditt med å implementere ende-til-ende AP-automatisering.

Planlegg en demo

---

Procure to Pay-syklusen

Nå som du har en oversikt over anskaffelsen til betalingsprosessen, la oss bryte den ned ytterligere og utforske hvert trinn i anskaffelse-til-betal-syklusen.

1. Identifiser behovet

Avdelingene som trenger råvarer eller tjenester vil ta kontakt med innkjøpsavdelingen med sin kjøpsforespørsel. Denne forespørselen vil inneholde spesifikasjoner som blant annet kvantitet, kvalitet og tidslinje.

2. Generer rekvisisjoner

Etter at detaljene er utbedret, er neste trinn å fange opp alle bestillingsdetaljene i programvaren for kjøp-til-betaling og generere et innkjøpsrekvisisjonsskjema. Den vil da bli sendt til innkjøpsavdelingen.

3. Vurder rekvisisjonen

Innkjøpsavdelingen vil analysere skjemaet og se etter unøyaktigheter, ufullstendig informasjon, budsjettgrenser og logistiske begrensninger. Deretter vil de ta en samtale om hvorvidt de skal godkjenne eller avvise forespørselen.

4. Utsted innkjøpsordren

Når rekvisisjonen er godkjent, vil anskaffelsen el innkjøpsavdeling vil velge en passende leverandør og opprette en innkjøpsordre i deres P2P-behandlingsprogramvare. Denne bestillingen deles deretter med alle relevante interessenter for endelig godkjenning og sendes til leverandøren/leverandøren.

5. Hent kvitteringen av varene

Etter at leverandøren har levert forsendelsen, vil anskaffelsesteamet verifisere innholdet og legge inn mottaket av varene til P2P-behandlingsprogramvaren. Når bekreftelsesprosessen er fullført, vil de avgjøre om de skal godkjenne eller avvise mottak av varene.

6. Bekreft fakturaen

Dersom varemottaket godkjennes, sender leverandøren en faktura til din kreditoravdeling. Dette faktura går gjennom en treveis matching med innkjøpsordren og mottak av varene. Det vil bli godkjent hvis elementene og tilsvarende verdier forblir konsistente over hele linja. Hvis ikke, vil den bli avvist og sendt tilbake til leverandøren med en merknad om unøyaktighetene.

7. Betal leverandøren

Til slutt frigis betalingen til leverandøren av kreditorteamet når fakturaen er godkjent. Vilkårene i kontrakten dikterer vanligvis betalingsmåten. Denne 7-trinns prosessen må følges hver gang en ny kjøpsforespørsel plasseres av enhver avdeling i en organisasjon.

Fordeler med å bruke anskaffe-til-betal

Etter automatiseringen av anskaffelse-til-betal-prosedyrene, blir anskaffelser og leverandørgjeld strømlinjeformet og forbedret. Følgende er noen av hovedområdene der fremgang kan sees.

Hjelper med å spare tid

Peer-to-peer (P2P) og innkjøpsautomatiseringsløsninger kan hjelpe innkjøpsteamet med å spare tid samtidig som de forbedrer budsjettovervåking og forsyningskjedelogistikk.

Bedre tilknytning i hele organisasjonen

Innkjøpsprogramvare kobler sammen hele organisasjonen, slik at nye krav kan godkjennes raskere, egnede leverandører kan velges basert på tilgjengelig informasjon, og innkjøpsordrer opprettes og deretter sendes til leverandører, alt digitalt og enkelt sporbart.

Minimer utgifter til fakturabehandling.

Automatisering sparer tid og penger, slik at virksomheter kan dedikere arbeidere til mer strategisk innsats i stedet for tilbakevendende operasjoner som kan automatiseres.

Få full synlighet.

En peer-to-peer-teknologi (P2P) muliggjør åpenhet på tvers av forsyningsnettverket, slik at kjøpere og leverandører enkelt kan se fremdriften til fakturaer.

Forbedre håndteringen av abnormiteter

Outliers kan få den anerkjennelsen de fortjener og bli adressert raskere fordi de fleste fakturaer behandles jevnt gjennom.

Forbedre leverandørpartnerskapet ditt

Leverandører kan finne ut når de vil bli betalt ved å bruke leverandørplattformen, som gir dem dataene som trengs for å ta smartere beslutninger. Raskere avvikling av fakturaavvik og reklamasjoner skaper tillit og gir kjøpere mer åpenhet.

Overhånd under forhandlinger

Når leverandørene er sikre på betalingsopplysningene sine, kan de være forberedt på å tilby betingelser som er mer attraktive for kundene, samtidig som de garanterer at leverandørene får den inntekten de trenger for å utvide virksomheten.

Samle informasjon for forbedret beslutningstaking

P2P-systemer med sterke on-demand rapporteringsfunksjoner er ideelle. Bedrifter kan ha mer kontroll over inntekter og arbeidskapital ved å bruke dagens og tidligere tilgjengelige data.

---

Sett opp berøringsfrie AP-arbeidsflyter og effektivisere leverandørgjeld-prosessen på sekunder. Bestill en 30-minutters live demo nå.

Planlegg en demo

---

Tips for effektiv Procure-to-Pay-administrasjon

Prosessflyten for anskaffelse til betaling kan virke komplisert siden den involverer flere interessenter, avhengigheter, samsvarsbestemmelser og mange arbeidsflyter for dokumenthåndtering. Men det finnes måter du kan gjøre P2P-prosessene dine mer kostnadseffektive og strømlinjeformede på.

Følgende tips vil hjelpe deg med å eliminere eller minimere noen av de største utfordringene knyttet til kjøps-til-betalingsprosessen:

1. Lag et systematisk rammeverk

P2P-prosessen er ikke så enkel som å kjøpe en bærbar datamaskin fra et e-handelsnettsted. Den beste veien videre er å bryte ned prosessflyten for anskaffelse til betaling og standardisere hvert trinn på veien. Sørg deretter for at alle involverte kjenner deres ansvar, plikter og hvordan og når de skal kommunisere.

2. Mål effektiviteten din

Sørg for å velge og spore nøkkelberegninger som måler effektiviteten til P2P-prosessene dine. Du kan blant annet se på beregninger som lagernivå, arbeidskapitalnivå, antall feil og unøyaktigheter, behandlingstid, arbeidstimer, driftsforstyrrelser og tilleggsutgifter.  

3. Strebe for å bygge bedre leverandørrelasjoner

Langsomme behandlingstider for godkjenninger og forsinkede betalinger gjør det ofte vanskelig å ha et jevnt forhold til leverandørene dine. Det fører til uenigheter, begrenset synlighet, unøyaktigheter og uventede forsinkelser. Til syvende og sist vil det bremse P2P-syklusen din.

4. Implementer en kraftig anskaffelse-til-betal-løsning

Ettersom flere interessenter er involvert i anskaffelse-til-betal-syklusen, ser du ofte at hver enkelt bruker forskjellige verktøy og teknikker for å fullføre oppgavene sine. Dette gjør det vanskelig å fange opp, kompilere, analysere og revidere dataene og overvåke statusen til kritiske oppgaver.

Du kan eliminere disse utfordringene og gjøre anskaffelse-til-betaling-prosessen sømløs med en kraftig P2P-behandlingsløsning fullpakket med integrasjoner og automatiseringsfunksjoner. Lær mer om dette i neste avsnitt.

Procure-to-Pay-programvare

La oss være ærlige, å bruke regneark eller papirbaserte metoder for å administrere P2P-syklusen er en smerte. Det fører ofte til mer manuelt arbeid, langsomme behandlingstider og dårlig sikt. Å bruke en ERP-løsning er heller ikke svaret; den tilbyr bare ikke nok integrasjoner og automatiseringsalternativer til å håndtere kompleksiteten som dagens innkjøpsflyter utgjør.

Få i stedet en dedikert Procure-to-pay-løsning som kan fungere som en papirløst system. En som gjør alt fra å la avdelinger reise kjøpsforespørsler og fange opp data forum treveis matching å frigi betalinger til leverandører i tide. Fordelene med disse applikasjonene er mange.

Fordeler med Procure to Pay-programvare

Bedrifter som implementerer anskaffelse-til-betal-programvare nyter fordeler som:

1. Forbedret synlighet og åpenhet

En dyktig prosessløsning for anskaffelse til betaling gjør det mulig for alle interessenter å ha sanntidssynlighet over hva som skjer med bestillingen deres. Dette vil hjelpe hver avdeling med å planlegge sine aktiviteter, ta bedre beslutninger og sikre at kritisk virksomhet ikke hindres.

2. Lettere å opprettholde samsvar

Siden all data er tilgjengelig fra et sentralt sted, vil revisjonsspor være lettere å følge og verifisere. Økonomiteamet og revisorene vil raskt kunne fullføre jobben. Enda viktigere, ettersom løypene er klare, vil sjansene for å bli pålagt bøter og straffer være mye lavere.

3. Automatiser de kjedelige tingene

Ingen ønsker å bruke tiden sin på å manuelt behandle innkjøpsrekvisisjoner, legge inn fakturadata eller krysssjekke innkjøpsordre, varemottak og faktura. Ikke bare bremser det laget ditt, men det er også dyrt og utsatt for feil. Robuste P2P-løsninger kommer med automatisering og integrasjoner som reduserer tiden brukt på hvert trinn betydelig: automatisk hente inn fakturadetaljer, automatisk sende dokumenter for godkjenning, generere automatiske rapporter, elektronisk ruting/arkivering og mye mer.

4. Reduserer kostnader og utgifter

For det første eliminerer P2P-programvare mange repeterende og tungvinte oppgaver som utgjør en del av anskaffelses- til betalingsprosessen: fra å legge inn fakturadata manuelt til å generere rapporter om leverandørens ytelse. Dette betyr færre behandlingsfeil, forbedret produktivitet og mer tid å bruke på oppgaver med høy verdi.

For det andre sikrer robuste P2P-løsninger at hver avgjørelse tatt av innkjøpsavdelingen din er i samsvar med kjøpspolicyen din og er strengt basert på tilgjengelig lager- og driftsdata. Dermed minimerer sjansene for maverick-utgifter.

Utfordringer i Procure-to-Pay-prosessen

1. Tidkrevende manuelt arbeid

Flere deler av en virksomhet har vanligvis sine metoder, noe som gjør datakonsolidering vanskelig. To separate avdelinger håndterer funksjonene leverandørgjeld og innkjøp, hver med sitt eget sett med retningslinjer, metoder og mål. Denne mangelen på konsistens kan føre til ineffektivitet og tabber.

2. Styring og etterlevelse

Anskaffelsesprosesser er rigide på grunn av mangel på datastyring og kvalitet for å muliggjøre beslutningstaking. Kjernepremisset for forhåndsgodkjenning av utgifter blir noen ganger sett på som unødvendig byråkrati, noe som resulterer i utgifter uten kontrakt og midlertidige kjøp.

3. Ugjennomsiktighet i kjøpsforpliktelser til de er fakturert.

Organisasjoner som bruker forskjellige systemer finner seg ofte uten tilgang til informasjon gjennom P2P-prosessen, men selv om den er tilgjengelig, kan den være feil. Som et resultat er det mangel på rapportering på tvers av leverandører og utgifter, noe som påvirker evnen til å gjennomføre strategiske beslutninger.

4. Feil tilordnede kostnader

Innkjøpsavdelinger har ansvaret for å forhandle priser og innrømmelser med leverandører, mens leverandørgjeld har ansvaret for å følge opp disse avtalene. Regelbrudd kan føre til betydelige, uventede utgifter på en papirbasert arbeidsplass uten automatisering som dekker begge prosedyrene.

---

Bestill denne 30-minutters live-demoen for å gjøre dette til siste gang du noen gang må taste inn data fra fakturaer eller kvitteringer manuelt i ERP-programvare.

Planlegg en demo

---

Ledende P2P-løsninger

Nå, hvis du tenker på å få en anskaffelse-til-betal-løsning for organisasjonen din, her er noen av de beste du bør vurdere:

konklusjonen

Å drive en vellykket bedrift er som å administrere pit stops for et Formel 1-team. Du må hele tiden optimalisere prosessene dine slik at du kan få ut hver siste bit av ytelse. P2P-syklusen din er absolutt et område du ikke bør overse. Sømløse anskaffelser er veien videre. De som omfavner P2P-teknologier vil ha en fordel i påløpte utgifter, brukeropplevelse og unngå forretningsforstyrrelser.

---

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• Platoblokkkjede. Web3 Metaverse Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/