Spist vi for mye på programvare?

Det er litt over et tiår siden Marc Andreesen ble kjent erklærte at programvare spiste verden. Han hadde rett. Nå er vi i en ny fase: Det er kraftig programvare overalt hvor vi ser, og vi har konsumert it uten mye hensyn til langtidseffektene. Så mye at vi i dag står overfor et ironisk spørsmål: Overspiste vi? 

Våre tallerkener er absolutt fylt med alle typer bruksområder du kan tenke deg, og de er alle så fristende. Vet du hvor mange apper du noen gang har registrert deg for? Kanskje dusinvis, eller til og med hundrevis? Gjennomsnittlig antall apper distribuert per Okta-kunde har steget 22% over de siste 4 årene. IT-sjefer jeg snakker med fleiper ofte med at selskapene deres har flere SaaS-apper enn ansatte.

Dette kan være et problem og du bør bryr seg om dette. Organisasjoner som lar appetitten vokse ukontrollert står overfor tre store risikoer:

• Kostnader: Ettersom fjernarbeid har blitt standarden, har vi sett programvare bli den nest største utgiftslinjen for mange selskaper. Men, opptil 25 % av SaaS-appene og lisenser blir ubrukte. Hvis bedriftens to største utgifter er mennesker og teknologi, kaster du bort en haug med penger på en av dine største utgifter.
• Overholdelsesrisiko: For å selge skybasert programvare eller lagre klientdata i skyen, må du bli eller forbli SOC2-, ISO 27001- eller til og med SOX-kompatibel. Tenk på bedriften din og dens data som et slott. Du må bevise overfor revisorer at den er godt beskyttet. Se nå for deg hver app som et vindu, døråpning, bro eller inngangspunkt til slottet ditt. Jo flere apper, desto mer gransking får du fra revisorer.
• Operasjonell effektivitet: Forskjellen mellom en god kokk og en kokk i verdensklasse handler om hvordan de håndterer de ansatte for å håndtere alle ingrediensene. Teamet ditt samarbeider absolutt ikke godt når de bruker flere typer av samme app, for eksempel Monday, Jira, Asana eller ClickUp. Internstøttebilletter vokser også eksponentielt med antall apper som brukes.

Ikke desto mindre (og for å presse matmetaforen et skritt videre), mange av appene bedriften din bruker faktisk er ingrediensene for å bygge et flott produkt. Tross alt er det komplisert å bygge et teknologiselskap. Og for å gjøre det effektivt trenger du de riktige komponentene og verktøyene. Trikset for å dra nytte av dem – for å bli en 3-stjerners Michelin-restaurant med programvare – er å tenke på hvordan du mesterlig kan administrere all programvaren din. 

En metode for å oppnå dette, for å frigjøre bedriftens fulle potensial gjennom teknologi, er å endre prioriteringene innen IT, sikkerhet og innkjøp — teamene som generelt bryr seg om programvaredrift. I stedet for å få dem til å fikse problemer (f.eks. løse IT-billetter), hjelp dem med å skape infrastruktur som gjør ansatte i stand til å betjene programvare selv og bli en selvstyrt arbeidskraft.

De appokalypse. Eller er det …?

Men først: Hvordan kom vi hit, til i dag når selskaper lever på SaaS og lever gjennom det jeg spøkefullt omtaler som appokalypse? Hva er årsakene til vår programvareavhengighet?

Bedre brukeropplevelse av moderne programvare har skilt fra tradisjonell bedriftsprogramvare

Ansatte bruker stadig flere spesialiserte apper for å lykkes på jobben. Vi brukes til å bruke Microsoft-produkter for nesten alt. Nå bruker vi Airtable i stedet for Excel, Notion i stedet for Word, Pitch i stedet for PowerPoint. For å sette noen tall bak det mange av oss ser i våre daglige liv: Over 42 % av Oktas Office365-kunder distribuer nå også Zoom i stedet for bare å bruke Microsoft Teams, og 26 % av dem bruker også Box til tross for at de har OneDrive.

Enkeltpersoner bruker flere apper på grunn av enkel og gratis adopsjon

Tradisjonelt ble bedriftsprodukter solgt ovenfra og ned: CIO bestemte seg for å kjøpe Salesforce eller Microsoft Office, og de ble standard for hele selskapet. Men startups som Slack og Dropbox popularisert vekst nedenfra og opp, og idag, 67 % av utviklerselskapene (f.eks. Datadog eller AWS) har en gratis plan eller prøveversjon. Vi trenger ikke å sette opp en samtale med selgere eller spørre IT om tillatelse lenger – vi bare registrere deg for gratisversjonen av verktøyet.

Kort sagt: Apper er her, der, overalt. Men overdrev vi det? Bruker vi faktisk for mange apper? Jeg tror ikke det. Til det motsatte, programvare kan gi oss superkrefter til å drive virksomheten raskere fremover. 

Behandle teknologi som en forretningsdriver

Tenk på bilen din. Det krever 30,000 deler å lage bare én bil. Men i stedet for å skalere ned på antall deler, utviklet bilprodusentene i stedet den mest effektive metoden for å sette sammen bilen. Innovasjonen kom fra hvordan de brakte ulike deler sammen. For eksempel Toyota produksjonssystem, også kalt "lean manufacturing", ble en kjernekonkurransedifferensiator for Toyota. Ett prinsipp var å minimere avfall og kontinuerlig forbedre driften ved å bringe problemer til overflaten raskt. Smidig programvareutvikling og «lean startup»-metodikken ble inspirert av Toyota-systemet for «bygg, mål, lær». 

I likhet med Toyota bør selskaper tenke på hvordan de kan endre driftsprinsippene rundt programvare og gjør dem til en konkurransedifferensiator. Tradisjonelle tilnærminger til å administrere teknologi er ikke tilstrekkelig. Bedrifter tror ofte at sentralisering er svaret, men i dette tilfellet er det ikke det. Det er rett og slett for mange apper å stri med, i tillegg til andre faktorer som sikkerhet og overholdelse.

Sentralisert programvareadministrasjon er fienden

I 1944, Central Intelligence Agency utgitt en guide om hvordan du kan sabotere arbeidsplassen din. Punkt nr. 1 var å aldri ta snarveier og alltid gå gjennom en sentralisert «kanal». Tenk på forrige gang du trengte tilgang til en app eller en tillatelse. Du måtte gå gjennom en kanal opprettet av en IT-billett, og ble sittende fast og ventet. Eller hva med forrige gang du trengte å kjøpe en ny programvare? Det kan ta 2 til 3 måneder til du får alle nødvendige godkjenninger for å kjøpe en applikasjon. 

Her er hvorfor sentralisering ikke fungerer, og hvorfor tilnærminger til å fikse det kan gå glipp av målet.

Sentralisering skaper flaskehalser

Mer enn halvparten av alle apper anskaffes og administreres av fageksperter i forskjellige team – hvorav mange bare ønsker å skaffe seg verktøyene sine og komme på jobb. Imidlertid må avdelinger som IT, sikkerhet eller innkjøp hjelpe til med de fleste av disse forespørslene. Fra det vi ser, er mellom 40 % og 60 % av alle IT-billetter relatert til problemer med programvaretilgang, som i gjennomsnitt tar omtrent 19 timer å løse. Ansatte sitter fast og venter, og administratorer blir knust av travelt arbeid som kontooppretting. Administrasjonskostnadene øker for hver ekstra app. 

Sentralisering fører til utette bøtter

Bedrifter sentraliserer også tilsyn for å redusere kostnader, overholdelse eller sikkerhetsrisiko. Logikken er god, ved at ansatte ikke bare skal kjøpe duplikatprogramvare eller motta overdrevne administratortillatelser. Å gjennomgå hundrevis av apper og tusenvis av kontoer er imidlertid ikke skalerbar med en sentralisert tilnærming – det skaper lekke bøtter, der ansatte fortsatt mottar og beholder unødvendig tilgang til apper uten at noen vet det. For eksempel, 25 % eller mer av programvaren går ubrukt i de fleste selskaper. Eller, Segments sikkerhetsteam viste det i fjor 60 % av sine 669 administratorroller ikke ble brukt aktivt.

Flere ansatte er ikke løsningen

Ofte innvender driftsteam at de ikke er like godt finansiert som andre avdelinger, noe som gjør at de går saktere enn de egentlig ønsker. Så hvorfor øker vi ikke administratorantallet kontinuerlig med antall apper vi bruker? Problemet ligger imidlertid akkurat i det spørsmålet og med antagelsen om at problemet bare kan løses ved å sentralisere hjelp og tilsyn. Det er en løsning som ikke skalerer.

Sentralisering av programvareadministrasjon er en merkelig ting. Den prøver å gjøre ting enklere, men på en eller annen måte gjør det ting verre for alle ettersom antallet apper øker. Så, hvordan kan vi tenke nytt om rollene til lagene som bryr seg om programvareoperasjoner - nemlig IT, sikkerhet og innkjøp?

Gjør den kompatible banen til den enkle veien

La oss innse det: ansatte vil nesten alltid ta den enkleste veien til verdi. Hvis din tilnærming til å administrere programvare forblir sentralisert med mange flaskehalser, vil ansatte fortsette å omgå retningslinjene dine ved å gjøre ting som å kjøpe programvare i hemmelighet. Det er en ond sirkel. For at mange enkeltpersoner skal opptre ansvarlig – og endre forholdet mellom IT/sikkerhet/innkjøp og resten av organisasjonen – den kompatible banen må bli den mest praktiske banen. 

Selvstyre er den nye tilnærmingen til å administrere programvare

Å takle denne kompleksiteten kan bare skje hvis vi gir kontroll og ansvar tilbake til ansatte og deres team. I stedet for å gi folk mat, lærer du folk hvordan de skal lage mat uten å brenne seg. I utgangspunktet er målet å finne en måte hvor insentiver er samkjørt slik at ansatte som handler på den mest kostnadseffektive og sikre måten også løser sine egne problemer raskest. 

Vi er allerede betinget av å gjøre-det-selv når det gjelder å kjøpe mat og gass – og til og med sjekke inn for en flytur – så hvorfor ikke med å administrere bedriftsprogramvare? I stedet for å be IT om støtte (eller jobbe gjennom «kanaler», som CIA beskrev i sin veiledning for sabotasje på arbeidsplassen), kan IT gjøre det mulig for ansatte å hjelpe seg selv raskt og ansvarlig. I stedet for å være den sentraliserte henrettelsesarmen, sikkerhet, innkjøp og IT må bli den bedriftsinterne plattformen som muliggjør ansatte med riktig infrastruktur.

Automatisering er flott, men det krever sentralisert støtte, og det skaleres ikke med hundrevis av apper.

Å vedta en prosess og struktur for selvstyre er et viktig problem å løse fordi det direkte påvirker bunnlinjen. Organisasjoner som ikke fokuserer på å utvikle seg fra sitt systemiske sentraliserte oppsett til et selvbetjent oppsett, risikerer å kaste bort enorme mengder penger på ubrukt programvare, tanker neste etterlevelsesrevisjon og få hele organisasjonen til å drive ineffektivt. Det er en lederprioritet for å endre hvordan organisasjonen din fungerer, slik at den kan frigjøre sitt fulle potensial ved strategisk å bruke tredjepartsapplikasjoner i stedet for å bli overveldet av dem.

Spørsmålet selskapene bør stille seg er hvordan kode selvbetjening på så mange steder som mulige. For eksempel:

• Når IT oppretter arbeidsflyter rundt hvem som skal godkjenne hvilken app, kan ansatte be om apper, tillatelser, interne verktøy eller til og med utviklerressurser uten IT-hjelp. 
• Hvis innkjøp bygger et system rundt hvem som må godkjenne hvilken type programvarekjøp, kan ansatte gå videre og bruke det selvbetjeningssystemet. 
• Hvis sikkerhet implementerer en måte å gi tilgang til sensitive apper eller tillatelser bare for et visst tidsvindu, trenger de ikke å gjennomgå tilgang sentralt hele tiden.

Innlemme selvstyre i målene dine

Alle disse eksemplene viser hvordan rollen til programvaredriftsteam kan endre seg: I stedet for å løse supportbilletter eller varsler, kan de fokusere på å kode systemet på riktig måte og coache hele organisasjonen underveis. Utover det er en annen tilnærming for å endre teknologiledelse gjennom en selvstyrt arbeidsstyrke å oppmuntre alle laglederne dine på tvers av organisasjonen din innlemme selvbetjening i deres OKRer or V2MOM prosess. 

For eksempel har IT vanligvis et mål rundt å redusere operativt antall ansatte gjennom automatisering. Automatisering er flott, men det krever sentralisert støtte, og det skaleres ikke med hundrevis av apper. I stedet kan IT forsøke å redusere operativt antall ansatte gjennom selvbetjening. Eller, IT legger noen ganger til et mål om å redusere tiden det tar å svare på billetter. Igjen er dette målet gjort under forutsetningen om at hjelpen må sentraliseres. Prøv i stedet å legge til et mål for å redusere prosentandelen av forespørsler som ikke krever en første berøring fra IT.

Up til 25 % av SaaS-apper og lisenser blir ubrukte. Hvis bedriftens to største utgifter er mennesker og teknologi, kaster du bort en haug med penger på en av dine største utgifter.

Selvstyre kan også starte med en liten øvelse for å redusere SaaS-forbruket. Å administrere hundrevis av leverandører sentralt er umulig, men det kan fungere å gjøre noe så enkelt som å sende hver Outreach.io- eller Smartsheet-bruker en e-post som forklarer at du prøver å spare på programvareutgifter. Be om en 👍 hvis de ikke bruker programvaren lenger, slik at du kan kreve tilbake lisensen.

Eller, be alle appadministratorene dine om å bidra til å redusere overforbruk. Lag et delt regneark med programvareapper og årlige kostnader, og be dem deretter redusere så mye kostnadene som mulig ved enten å fjerne lisenser eller kansellere apper helt. For å gjøre dette til en teamutfordring og samkjøre insentiver, tilby en premie for hver ubrukte eller overflødige app de sletter, og et pengeincentiv til de tre beste administratorene som reduserer SaaS-bruken mest. Denne tilnærmingen gir deg et første innblikk i hva det vil si å ha en selvstyrt arbeidsstyrke.

Er vi fulle ennå?

Å bygge et teknologiselskap er komplisert - spesielt i dag. I stedet for å beklage alle verktøyene vi bruker, kan bedre bruk av energi være å skape en effektiv måte å administrere både verktøyene dine og deres underliggende prosesser på. Å styrke dine team og ansatte gjennom selvstyre kan bli en konkurransedyktig differensiator. Ikke bare vil ansatte føle seg som en integrert del av prosessen og derfor ha en andel i dens suksess, men de innen IT, sikkerhet og innkjøp vil bli sanne muliggjørere i stedet for billett- eller varslingsløsere. 

Så, ja, vi kan ha en alt-du-kan-spise SaaS-buffet foran oss, men vi har verktøyene og kunnskapen til å mette appetitten og få alle disse valgene til å fungere i vår favør. Det krever bare viljestyrke å endre forholdet vårt til programvare.

Lagt ut 27. september 2022