De afdeling Accounts Payable (AP) van een bedrijf heeft de zeer belangrijke verantwoordelijkheid om na te gaan wat het bedrijf aan leveranciers en verkopers verschuldigd is en om te verifiëren dat betalingen zijn goedgekeurd en aan deze tegenpartijen zijn gedaan. Zonder een AP-afdeling zou een bedrijf het moeilijk hebben om alle facturen die het van zijn leveranciers ontvangt op te sporen en ervoor te zorgen dat aan deze verplichtingen wordt voldaan. Deze kortlopende schulden van het bedrijf vormen de crediteuren en vormen een belangrijke verplichting waaraan de onderneming moet voldoen.
Wat is crediteurenadministratie?
Een crediteurenadministratie is eenvoudigweg een lopende schuld die een bedrijf aan een verkoper of leverancier verschuldigd is. Over het algemeen moet een crediteurenadministratie binnen ongeveer 30 dagen door de afdeling AP worden betaald. Het totale bedrag aan crediteuren verschijnt op de balans van het bedrijf in de sectie voor kortlopende schulden.
Een crediteuren vertegenwoordigt een verschuldigd bedrag; het is geen transactie die al contant is betaald. Het is geld dat verschuldigd is voor een aankoop die het bedrijf op krediet heeft gedaan.
Een crediteurenadministratie is geen factuur. De factuur is een papieren of digitaal document dat het bedrijf in rekening brengt voor de aankoop van goederen of diensten die het heeft gedaan. De crediteuren zijn het verschuldigde bedrag. Een crediteurenadministratie is ook geen debiteurenvordering; dit is een bedrag dat aan een bedrijf verschuldigd is voor de goederen of diensten die het op kredietvoorwaarden aan andere bedrijven heeft verkocht.
Wat is een crediteurenafdeling?
Omdat crediteuren zo belangrijk zijn voor het succes en de gezondheid van een bedrijf, hebben de meeste bedrijven een speciale AP-afdeling. De primaire taak van het crediteurenteam is ervoor te zorgen dat alle schulden van de onderneming correct worden geregistreerd en betaald.
Als deze crediteurenfunctie niet door de afdeling AP wordt vervuld, worden leveranciers en verkopers niet betaald. In deze situatie zullen slechte relaties ontstaan tussen het bedrijf en zijn leveranciers, wat van invloed zou kunnen zijn op het vermogen van het bedrijf om in de toekomst de benodigde goederen en diensten aan te schaffen.
Naast ervoor te zorgen dat iedereen op tijd wordt betaald, hebben de AP-afdelingen ook de taak ervoor te zorgen dat er geen boekhoudkundige fouten worden gemaakt. Zij moet fraude in de gaten houden, fouten proberen te vermijden en eventuele gevonden discrepanties met elkaar in overeenstemming brengen.
Een andere crediteurenfunctie die AP-afdelingen hebben, is kortingen verkrijgen voor vroegtijdige betalingen op facturen. Veel leveranciers bieden dergelijke kortingen aan wanneer betalingen vóór de vervaldatum van een factuur worden gedaan, zodat de crediteurenafdeling kan helpen de overhead in een bedrijf te verminderen, wat uiteraard een voortdurende zorg is voor elke onderneming.
Rollen binnen een AP-afdeling
Er zijn veel verantwoordelijkheden van de crediteurenafdeling, en deze taken zijn verdeeld over meerdere medewerkers binnen de afdeling Betalingen. Een klein bedrijf kan alleen een Accounts Payable Clerk hebben. Een grotere onderneming kan de volgende werknemers hebben binnen de crediteurenafdeling:
- Coördinator crediteurenadministratie
- Factuur aan Pay Manager
- Crediteurenbeheerder
- Debiteurenspecialist
- Accounting Assistant
Een heel groot bedrijf kan ook een Accounts Payable Officer hebben die verantwoordelijk is voor de gehele AP-afdeling. De exacte taken die aan elke rol binnen een crediteurenafdeling zijn toegewezen, variëren per bedrijf en de omvang van de operatie.
Workflow op AP-afdelingen
Op elke AP-afdeling is er een workflow die het traject van begin tot eind beschrijft van de inkoop van diensten en goederen en vervolgens het verwerken van de facturen die bij dergelijke aankopen horen, om ervoor te zorgen dat iedereen op tijd wordt betaald. Deze stapsgewijze procedure kan digitaal of handmatig zijn, waarbij het digitale formaat de eenvoudigere en minder tijdrovende methode biedt. In beide gevallen zal de workflow voor een crediteurenteam over het algemeen het volgende overzicht volgen:
#1) Leg de factuur vast. De factuur, Of het nu fysiek of elektronisch is, moet worden ingevoerd in het ERP-softwareprogramma (Enterprise Resource Planning). Zoals eerder vermeld, kan dit worden gedaan door een menselijke of digitale medewerker.
#2) Goedkeuring. Nadat de factuur goed is gecatalogiseerd, moet deze worden goedgekeurd. Nogmaals, deze stap kan handmatig of geautomatiseerd zijn.
#3) Betalingstoestemming. De betaling van de factuur moet op dit moment worden geautoriseerd. Het is de verantwoordelijkheid van de crediteurenadministratie om deze toestemming te verkrijgen van de juiste partij binnen het bedrijf.
#4) Transmissie. Nadat de betaling is geautoriseerd, moet deze worden verzonden en geverifieerd. Hoewel fysieke betaalmethoden zoals cheque of contant geld in sommige gevallen nog steeds kunnen worden gebruikt, winnen digitale betalingen aan populariteit, vooral de betaalmethoden die kunnen worden geïntegreerd met betaalmethoden. AP-software.
Het is belangrijk dat de afdeling Facturatie het end-to-end workflowproces nauwlettend in de gaten houdt. Als deze crediteurenfunctie niet correct wordt uitgevoerd, kunnen er fouten ontstaan, waardoor het AP-team meer onder druk komt te staan.
Functies van AP-afdelingen
Er zijn verschillende belangrijke verantwoordelijkheden van de crediteurenafdeling die AP-teams nauwgezet moeten uitvoeren. Over het algemeen vallen ze meestal in een van de volgende categorieën:
#1) Reconcilieer financiële overzichten. AP-afdelingen moeten valse afschrijvingen voorkomen en eventuele verschillen corrigeren die op bankafschriften of andere financiële documenten voorkomen.
#2) Problemen met factuurgegevens oplossen. Het crediteurenteam moet eventuele inconsistenties in de gegevens op een factuur identificeren en de informatie snel corrigeren.
#3) Facturen verwerken. De facturen die een bedrijf ontvangt van zijn leveranciers moet worden verwerkt door de crediteurenafdeling zodat ze tijdig betaald kunnen worden.
#4) Factuurbetalingen. Een belangrijke crediteurenfunctie is het doen van een betaling op een factuur.
#5) Interne betalingen. Naast het betalen van facturen moet een afdeling Crediteuren ook de interne betalingen beheren voor zaken als kantoorbenodigdheden en portokosten.
#6) Bewaar facturen en match ze. Facturen moeten overeenkomen met hun inkooporders. Ze moeten ook fysiek of elektronisch worden opgeslagen, waarbij de laatste methode de meest efficiënte methode voor onderzoek en opvraging oplevert.
#7) Onderhoud goede relaties met leveranciers. Het in stand houden van de leverancier-zakelijke relatie is een belangrijke taak van AP-afdelingen. Wanneer facturen op tijd worden betaald en informatie snel wordt verduidelijkt en opgeslagen, is de kans groter dat toekomstige transacties probleemloos verlopen.
Organiseren van het Crediteurenteam
Hoe beter een betalingsafdeling is georganiseerd, hoe waardevoller deze voor het bedrijf zal zijn. Met de juiste organisatie zal de workflow ook efficiënter zijn. Hier zijn enkele tips om een AP-afdeling op de meest vindingrijke manier te structureren:
#1) Documenteer alles. Zorg ervoor dat elke aankoop door het bedrijf een inkooporder (PO) heeft, zodat er een record kan worden aangemaakt. Er moet ook een logboek met belastingnummers worden bijgehouden.
#2) Bewaar gegevens zodat u ze gemakkelijk kunt terugvinden. Documenten met datumstempels moeten op één plaats worden bewaard die gemakkelijk toegankelijk is.
#3) Controleer nogmaals. Laat verschillende AP-teamleden elkaar dubbel controleren om fraude en fouten te voorkomen.
#4) Stem de rekeningen regelmatig af. Controleer bij voorkeur dagelijks of de facturen overeenkomen met de inkooporders. Houd een register bij van eventuele discrepanties en hun oplossingen.
#5) Gebruik digitale betalingen. De huidige elektronische betaalmethoden, waaronder het Automated Clearing House (ACH), zijn efficiënt en gemakkelijk. Vaak kosten ze niet meer dan papieren betalingen en zijn ze gemakkelijker bij te houden.
#6) Automatiseer het AP-team. Naast betalingen kunnen veel crediteurenfuncties worden gedigitaliseerd. Dit heeft veel voordelen, waaronder het voorkomen van fouten bij het invoeren van gegevens.
Hoe automatisering AP-afdelingen ten goede kan komen
Crediteurenteams die upgraden naar de nieuwste software van vandaag zullen talloze voordelen behalen. De oudere, handmatige, op papier gebaseerde manier om crediteurenfuncties uit te voeren is tijdrovend en arbeidsintensief. AP-afdelingen die overstappen op volledige automatisering met geavanceerde software zullen facturen sneller kunnen verwerken met minder fouten en onnauwkeurigheden. En omdat de beste AP-programma's van vandaag worden geleverd met kunstmatige intelligentie (AI)Voor veel taken is weinig menselijke inbreng nodig.
De huidige geavanceerde AP-software kan bijvoorbeeld e-mails lezen, facturen scannen en automatisch belangrijke details uit deze documenten vastleggen. Er kunnen realtime meldingen naar AP-teamleden worden verzonden wanneer er meer aandacht nodig is. Doordat dit systeem op de automatische piloot functioneert, is er minder menselijke inspanning van medewerkers nodig.
AP-software kan ook regels voor de workflow bevatten. Een factuur kan bijvoorbeeld door een programma ter goedkeuring naar de juiste afdeling worden gestuurd. Er kunnen betalingscontroles worden opgenomen voor het betalen van facturen, en deze controles kunnen worden bewerkt op basis van verschillende factoren, zoals het betalingsbedrag. Een betaling kan automatisch worden afgeschreven van de bankrekening van het bedrijf. De AI voert deze taken helemaal zelf uit. En met machine learning kan de AI leren van ervaringen.
Alles wat het programma doet, wordt vastgelegd in een grootboek, en dit record kan naar believen worden geïnspecteerd. Nogmaals, omdat dit audittraject automatisch door een softwareprogramma wordt aangemaakt, is er minder menselijke arbeid nodig.
Software ontworpen voor AP-afdelingen kan ook worden geïntegreerd met andere digitale boekhoudhulpmiddelen, waardoor een holistisch, volledig elektronisch boekhoudsysteem ontstaat dat de crediteurenfuncties eenvoudiger en minder tijdrovend maakt voor werknemers.
Samenvatting
Elk bedrijf dat succesvol wil zijn, heeft een productieve AP-afdeling met de juiste apparatuur nodig. Crediteurenafdelingen die afhankelijk zijn van verouderde, op papier gebaseerde technologie lopen het risico achterop te raken bij hun concurrenten. De hedendaagse geavanceerde digitale hulpmiddelen bieden veel voordelen voor de betalingsafdelingen, niet in de laatste plaats minder menselijke inspanning en snellere verwerkingstijden.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- : heeft
- :is
- :niet
- $UP
- 30
- a
- vermogen
- in staat
- Over
- beschikbaar
- Account
- Accounting
- accounts
- rekeningen betalen
- oh
- vergevorderd
- voordelen
- invloed hebben op
- Na
- weer
- AI
- Alles
- al
- ook
- Hoewel
- onder
- bedragen
- an
- en
- elke
- komt naar voren
- passend
- goedkeuring
- goedgekeurd
- ZIJN
- kunstmatig
- kunstmatige intelligentie
- AS
- toegewezen
- geassocieerd
- At
- bijwonen
- aandacht
- controleren
- bevoegd
- geautomatiseerde
- webmaster.
- Automatisering
- automatische piloot
- vermijd
- slecht
- Balance
- Balans
- Bank
- bankrekening
- basis
- BE
- omdat
- geweest
- vaardigheden
- achter
- voordeel
- betekent
- behalve
- BEST
- Betere
- bedrijfsdeskundigen
- ondernemingen
- by
- CAN
- vangen
- geval
- gevallen
- Contant geld
- categorieën
- lading
- lasten
- controle
- verduidelijkt
- opheldering
- van nabij
- hoe
- Bedrijven
- afstand
- Bedrijf
- concurrenten
- Bezorgdheid
- controles
- te corrigeren
- correct
- Kosten
- Kosten
- kon
- tegenpartijen
- cursus
- aangemaakt
- Wij creëren
- Credits
- Actueel
- dagelijks
- gegevens
- Datum
- dagen
- Schuld
- toegewijd aan
- het leveren van
- afdeling
- afdelingen
- beschrijft
- ontworpen
- gegevens
- anders
- moeilijk
- digitaal
- Digitale betalingen
- gedigitaliseerd
- kortingen
- Verdeeld
- document
- documenten
- doet
- doen
- gedaan
- verdubbelen
- beneden
- twee
- elk
- Vroeg
- gemakkelijker
- gemakkelijk
- En het is heel gemakkelijk
- doeltreffend
- inspanning
- beide
- elektronisch
- elektronisch
- e-mails
- te voorschijn komen
- medewerkers
- eind tot eind
- verzekeren
- zorgen
- ingevoerd
- Enterprise
- Geheel
- uitrusting
- ERP
- fouten
- vooral
- Alle
- iedereen
- voorbeeld
- uitvoeren
- ervaring
- oog
- factoren
- Vallen
- Mode
- sneller
- minder
- financieel
- volgend
- Voor
- formaat
- formulieren
- gevonden
- bedrog
- oppompen van
- vol
- functie
- functies
- toekomst
- met het verkrijgen van
- algemeen
- het krijgen van
- gaan
- goed
- goederen
- Hebben
- Gezondheid
- hulp
- hier
- holistische
- Huis
- HTTPS
- menselijk
- ID
- identificeren
- if
- belangrijk
- in
- Inclusief
- inconsistenties
- nemen
- Incorporated
- opgelopen
- informatie
- invoer
- instantie
- integreren
- Intelligentie
- intern
- in
- factuur
- facturen
- IT
- HAAR
- zelf
- Houden
- gehouden
- arbeid
- Groot
- groter
- laatste
- LEARN
- leren
- minst
- Grootboek
- links
- minder
- passiva
- als
- Waarschijnlijk
- Elke kleine stap levert grote resultaten op!
- plaats
- inloggen
- machine
- machine learning
- gemaakt
- maken
- MERKEN
- maken
- beheer
- handboek
- veel
- Match
- op elkaar afgestemd
- Mei..
- Leden
- vermeld
- voldaan
- methode
- methoden
- fouten
- geld
- monitor
- meer
- efficiënter
- meest
- meervoudig
- Dan moet je
- veelvoud
- noodzakelijk
- nodig
- behoeften
- geen
- meldingen
- nummers
- verplichting
- verplichtingen
- verkrijgen
- of
- bieden
- het aanbieden van
- Kantoor
- Officier
- vaak
- ouder
- on
- eens
- EEN
- lopend
- Slechts
- operatie
- or
- bestellen
- orders
- organisatie
- Georganiseerd
- Overige
- uit
- schets
- verschuldigd
- betaald
- Papier
- op papier gebaseerd
- feest
- Betaal
- het betalen van
- betaling
- Betaalmethoden
- betalingen
- uitgevoerd
- uitvoerend
- presteert
- toestemming
- Fysiek
- fysiek
- planning
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- PO
- punt
- populariteit
- PoS
- voorkomen
- primair
- problemen
- procedures
- verwerkt
- verwerking
- biedt
- productief
- Programma
- Programma's
- gepast
- naar behoren
- zorgen voor
- inkomsten
- bestelling
- aankopen
- zetten
- snel
- Lees
- real-time
- oogsten
- samenvatting
- te ontvangen
- ontvangt
- record
- opgenomen
- archief
- verminderen
- registreren
- regelmatig
- betrekkingen
- verwantschap
- vertrouwen
- vertegenwoordigt
- nodig
- onderzoek
- hulpbron
- vindingrijk
- verantwoordelijkheden
- verantwoordelijkheid
- ophalen
- rechts
- Risico
- Rol
- reglement
- lopen
- aftasten
- sectie
- verzonden
- Diensten
- verscheidene
- vel
- korte termijn
- moet
- tonen
- eenvoudigweg
- situatie
- Maat
- Klein
- kleine bedrijven
- So
- Software
- uitverkocht
- OPLOSSEN
- sommige
- geraffineerd
- spreken
- verklaringen
- Stap voor
- Still
- shop
- opgeslagen
- structuur
- slagen
- succes
- dergelijk
- leverancier
- leveranciers
- supplies
- zeker
- Stap over voor slechts
- system
- Taak
- taken
- belasting
- team
- Leden van het team
- teams
- Technologie
- Neiging
- termen
- neem contact
- dat
- De
- De toekomst
- de informatie
- hun
- Ze
- harte
- Er.
- Deze
- ze
- spullen
- dit
- die
- niet de tijd of
- tijdrovend
- actuele
- keer
- tips
- naar
- vandaag
- ook
- tools
- Totaal
- Tracing
- spoor
- Tracking
- Trailrunning
- transactie
- Transacties
- proberen
- begrip
- Unsplash
- upgrade
- .
- gebruikt
- waardevol
- divers
- variëren
- verkoper
- vendors
- geverifieerd
- controleren
- het verifiëren
- zeer
- wil
- Manier..
- GOED
- Wat
- wanneer
- welke
- WIE
- wil
- Met
- binnen
- zonder
- werker
- werknemers
- workflow
- zou
- zephyrnet