Wilt u het alledaagse en mechanische Invoice to Pay-proces automatiseren? Poging Nanonetten™ Op AI gebaseerde OCR-oplossing om het Invoice to Pay-proces in uw organisatie te automatiseren!
Introductie
Het factuur-tot-betaling-proces is een andere naam voor het inkoop-tot-betaling-proces van een bedrijf. Het is de belangrijkste taak van het crediteurenproces. Met de toename van de transactievolumes, en met het feit dat er in de moderne tijd steeds meer nadruk wordt gelegd op papierloze en online transacties, is de automatisering van de factuur-naar-betaling-cyclus voor bedrijven steeds belangrijker geworden.
Laten we meer te weten komen over het factuur-tot-betalingsproces en de automatisering ervan.
Een geschiedenis van het factuur-tot-betaling-proces
Een factuur is een document dat door een aanbieder/verkoper/leverancier naar een klant/koper wordt gestuurd, waarop de door laatstgenoemde gekochte producten of diensten worden gespecificeerd, samen met hun geldwaarde. De factuurbetaling is de betaling die de koper aan de verkoper doet ter voldoening van de door de koper uitgegeven factuur.
Het is misschien niet vergezocht om te beweren dat mensen het geschreven woord hebben uitgevonden, alleen maar om de spullen bij te houden die ze hebben aangeschaft of verkocht. Meer dan vierduizend jaar geleden schijnen Sumerische priesters kleifacturen te hebben gebruikt om transacties met betrekking tot landbouwproducten en wijn bij te houden en vast te leggen. Men kan zich voorstellen dat wanneer de betaling niet op tijd was ontvangen, het verleidelijk zou zijn geweest om de facturen zelf te gebruiken om de wanbetaler te bedreigen of schade toe te brengen.
In relatief recente tijden zou Jheronimus Bosch in 1504 na Christus een factuur hebben gestuurd naar koning Filips de Schone van Castilië voor zijn schilderij met de titel ‘Het Laatste Oordeel’. Of koning Filip de factuur heeft betaald, is niet bekend vanwege slechte factuurbeheerpraktijken in die donkere tijden van financiële onwetendheid.
Het facturatieproces is sindsdien beter beheerd, met consensus over de eenvoudige vergelijking “factuur ontvangen – factuur betalen”. Tegenwoordig is er geen enkel bedrijf dat zich niet bezighoudt met facturen en rekeningen, en naarmate de waarde en het volume van transacties toeneemt, worden er hele afdelingen met de naam Accounts Payable opgericht om de factuur-naar-betalingscyclus te beheren.
Wilt u het alledaagse en mechanische Invoice to Pay-proces automatiseren? Poging Nanonetten™ Op AI gebaseerde OCR-oplossing om het Invoice to Pay-proces in uw organisatie te automatiseren!
Het factuur-naar-betalingsproces
Het factuur-tot-betalingsproces begint doorgaans met de ontvangst van de factuur van de leverancier/verkoper. Facturen kunnen ook als verkoopfacturen dienen. Facturen worden op verschillende manieren verzonden en ontvangen: als papieren exemplaar per post (dit gaat snel verloren), gefaxte facturen (43.8 procent van de facturen worden vandaag de dag nog steeds per fax ontvangen), gedigitaliseerde factuurdocumenten die per e-mail worden verzonden, en gedigitaliseerde factuurformulieren in de portalen van de leveranciers.
De tweede stap in de factuur-naar-betaling-cyclus is het controleren op de geldigheid van de factuur. Een factuur kan gekoppeld zijn aan een inkooporder (PO) die door de klant aan de leverancier is uitgegeven. De gegevens op de factuur, waaronder het soort bestelde product/dienst, overeengekomen prijs, datum van levering etc., worden vergeleken met de originele PO. Soms worden facturen opgemaakt na de levering van het product/dienst en in dergelijke gevallen worden de factuurgegevens gematcht met de gegevens op de leveringsbon.
Elke discrepantie in de factuurgegevens wordt als uitzondering gemarkeerd en er is heen en weer tussen de koper en de verkoper om het probleem op te lossen. Nadat de uitzondering is opgelost, wordt de factuur opnieuw uitgegeven door de leverancier, wordt de factuur opnieuw geregistreerd en wordt het validatieproces herhaald.
Afhankelijk van het beleid van het bedrijf kunnen de validatie- en goedkeuringsprocessen verschillende hiërarchische lagen doorlopen. Sommige bedrijven kunnen bijvoorbeeld goedkeuringen op managementniveau verplicht stellen voor factuurwaarden die hoger zijn dan een bepaalde drempel.
Na goedkeuring wordt de factuur betaald volgens de voorwaarden die met de leverancier zijn overeengekomen. De betaling wordt gedaan in de vorm van contant geld, cheques, bankoverschrijvingen of andere methoden, volgens vooraf bepaalde algemene voorwaarden. Hoewel er geen algemene beperkingen zijn op de duur van het factuurbetalingsproces, verstrekken veel kopers de klanten specifieke details over de verwachte betaling. Enkele typische termen die op de factuur worden gebruikt om de verwachte betalingswijze te specificeren zijn:
PIA – Vooruitbetaling: Een PIA op een factuur geeft aan dat de koper het product/dienst volledig moet betalen voordat het wordt geleverd.
CIA – Contant vooraf: Een subcategorie van PIA waarbij het voorschot noodzakelijkerwijs contant moet worden betaald.
50 procent vooraf: De koper moet de helft van de waarde op de factuur betalen voordat de dienst/product wordt geleverd
EOM – Einde van de maand: De koper dient te betalen uiterlijk het einde van de maand waarin de factuur is ontvangen.
*15 MFI – Maand na factuur: De koper dient op of vóór de 15e van de maand volgend op de factuurdatum te betalen.
NEt 7 (of NEt21, of NEt30): De koper moet binnen 7 (of 21, of 30) dagen na ontvangst van de factuur betalen.
Zodra de betaling is uitgevoerd, wordt dat specifieke factuurtraject gesloten en wordt de transactie als voltooid geregistreerd. De factuur- en betalingsgegevens worden gearchiveerd voor toekomstige audits.
Veel kleine bedrijven vertrouwen op bestaand personeel om facturen te beheren, maar naarmate het bedrijf groter wordt, kan er behoefte ontstaan aan gespecialiseerde medewerkers die de facturen van ontvangst tot betaling afhandelen. Steeds meer organisaties nemen nu hun toevlucht tot geautomatiseerde factuurbeheersystemen voor een soepel beheer van het factuur-tot-betalingsproces.
Automatisering van het factuur-tot-betalingsproces
De digitaal verbeterde workflow van factuur naar betaling zou in 1978 zijn begonnen met Visical, de eerste spreadsheetsoftware die voor accountbeheer kon worden gebruikt. Dit werd gevolgd door soortgelijke software die bedrijven kon helpen hun boekhouding te automatiseren.
De automatisering van het factuur-tot-betalingsproces neemt veel van de snelheidsovertredingen weg die gepaard gaan met traditionele handmatige factuurverwerking. Het stroomlijnt het aankoopproces, vermindert de papierrommel, verbetert de transparantie van het factuurtraject, bespaart tijd en geld, verhoogt de productiviteit van werknemers en verbetert de relaties met leveranciers.
Automatisering van factuur-naar-betaling biedt de volgende voordelen voor het bedrijf:
- Snelle verwerking van facturen waardoor vertragingen bij betalingen worden geëlimineerd
- Betere relatie tussen leverancier en klant dankzij snelle betalingen
- Preventie van fouten en gegevensverlies
- Onderhoud van de supply chain-beweging
- Fraudepreventie
- Herroutering van mankracht voor meer lonende taken
- Grotere zichtbaarheid, controle en compliance
- Milieuvriendelijkheid en het vermijden van papierrommel
- Methodische archivering van alle aankoopdocumenten voor audit- en belastingdoeleinden
Tegenwoordig omvat de automatisering van het factuur-naar-betalingsproces het vastleggen van factuurgegevens, het coderen van facturen met de juiste rekening en kostenplaats, het goedkeuren van facturen, het matchen van facturen met inkooporders en het boeken ervan voor betalingen.
1. Ontvangst en digitalisering van de factuur: de factuur kan worden verkregen als e-mailbijlage of als online formuliergegevens. In het eerste geval kunnen de e-mailbijlagen de vorm hebben van gescande afbeeldingen, pdf's, tekstverwerkingsbestanden, spreadsheets, enz. Automatisering kan helpen deze facturen te classificeren op basis van hun type, wat zou helpen bij de daaropvolgende gegevensextractie.
2. Extractie van gegevens: Dit is doorgaans de meest voorkomende stap waarin automatisering wordt gebruikt. Enkele belangrijke velden die door de OCR van een factuur moeten worden vastgelegd, zijn:
Gegevens van de leverancier: Naam van de verkoper, adres van de verkoper, telefoonnummer van de verkoper, e-mailadres van de verkoper, bankrekeninggegevens van de verkoper
Factuurgegevens: Factuurnummer, Factuurdatum, Factuurbedrag, Vervaldatum betaling, Net_D, PO-nummer, Valuta
Details van de koper: Adres koper, naam koper
Belastinggegevens: Belastingbedrag, Belasting_ID
Tabeldetails: Productbeschrijving, hoeveelheid, prijs, regelbedrag
Optical Character Recognition (OCR)-software herkent belangrijke gegevensvelden in de gedigitaliseerde factuur. Deze herkenning is gebaseerd op hun locatie op de factuur, aangegeven door regels en sjablonen ontworpen door de ontwikkelaar. Moderne tools zoals Nanonets maken gebruik van geavanceerdere, op AI gebaseerde factuurlezers om op intelligente wijze relevante gegevens vast te leggen met minimale fouten via een continu leerproces.
3. Validatie en goedkeuringen: Software kan automatische driewegmatching uitvoeren tussen de factuur, de inkooporder en de kassabon door de geëxtraheerde gegevens te vergelijken en te matchen met gegevens uit een reeds bestaande database. De automatiseringstool kan ook beslissingen nemen zoals het doorgeven van de transactie, het signaleren van fouten of het melden van uitzonderingen. Geavanceerde software, vooral die zoals Nanonets, aangedreven door een AI-engine, kan gemarkeerde facturen omleiden voor verdere actie.
4. Routing van factuurgoedkeuring: Met behulp van factuurbeheersoftware zoals de Nanonets kan de factuur automatisch van de ene fase naar de volgende worden gerouteerd en kunnen herinneringen ter goedkeuring worden ingesteld. Het opnemen van onvoorziene gebeurtenissen en herinneringen in de workflow kan knelpunten wegnemen. De integratie van elektronische handtekeningen en digitale formulieren kan goedkeuringen onderweg van verschillende deelnemers aan het proces mogelijk maken
5. Betalingsverwerking: Een volledig geautomatiseerd factuur-tot-betalingsproces omvat ook het betalingseinde waarbij een goedgekeurde factuur automatisch digitaal wordt betaald. Ondanks de mogelijkheid van automatische betaling, nemen veel bedrijven die het geautomatiseerde factuur-naar-betalingsproces gebruiken hier een handmatige interventiestap op ter wille van de financiële zekerheid.
6. Opslaan en archiveren van gegevens: Een goede automatiseringstool voor facturen naar betalingen slaat niet alleen alle gegevens op in een goed gedefinieerde database, maar kan ook een verscheidenheid aan financiële rapporten genereren, waaronder cashflowrapporten, balansen, belastinginformatie, inventaris en crediteuren/debiteuren.
Volgens een recent onderzoek, hier zijn de beste oplossingen voor geautomatiseerde factuurverwerking die veel bedrijven zouden willen implementeren:
Wilt u het alledaagse en mechanische Invoice to Pay-proces automatiseren? Poging Nanonetten™ Op AI gebaseerde OCR-oplossing om het Invoice to Pay-proces in uw organisatie te automatiseren!
Nanonetten voor intelligente factuur-naar-betalingsprocessen
Nanonets is op AI gebaseerde software die kan worden gebruikt om de factuurverwerkingsstappen van uw bedrijf te automatiseren en te stroomlijnen.
Gegevens kunnen foutloos worden vastgelegd uit verschillende soorten factuurbestanden. De AI-engine van Nanonets kan worden getraind met daadwerkelijke facturen, zonder dat er codering nodig is, waardoor deze aanpasbaar is aan het bedrijf.
Het beschikt ook over ingebouwde geavanceerde algoritmen en een sterke infrastructuur voor goedkeuringen in meerdere stappen. De factuurverwerkingssoftware van Nanonets kan worden geïntegreerd met andere systemen zoals de Mysql-database, QuickBooks of Salesforce en is platformonafhankelijk. Het is nauwkeurig en schaalbaar, bespaart tijd en geld voor uw Accounts Payable Factuurverwerkingsteam en verbetert de productiviteit.
Enkele specifieke kenmerken die Nanonets de ideale oplossing maken voor de automatisering van het factuur-tot-betalingsproces zijn:
- Mogelijkheid om aan te passen – U kunt uw gegevens toevoegen aan het vooraf getrainde factuurmodel en aangepaste velden toevoegen om een model allemaal via de gebruikersinterface te trainen
- On-premises – U kunt Nanonets op locatie uitvoeren via een docker. Nanonet voldoet aan de AVG
- Bespaar tijd en geld – Verkort de doorlooptijd (TAT) van dagen naar minuten en documentverwerkingskosten met 90%
- Support – On-chat-ondersteuning voor realtime oplossing van vragen helpt gebruikers navigeren door de soms ingewikkelde wereld van het vastleggen van facturen.
- API-documentatie – In de documentatie vindt u kant-en-klare codevoorbeelden in Shell, Ruby, Golang, Java, C# en Python, evenals gedetailleerde API-specificaties voor verschillende eindpunten.
De Nanonets-software voor het vastleggen van facturen kan gegevensbronnen zoals e-mail, Google Drive, enz. verbinden met de API die de vastgelegde gegevens rechtstreeks in uw CRM/WMS/DB invoert.
Conclusie
De automatisering van het factuur-tot-betalingsproces brengt overtuigende voordelen met zich mee, zoals tijd- en kostenbesparingen, een gestroomlijnd crediteurenproces en uiteindelijk betere bedrijfsresultaten. De keuze voor een automatiseringstool voor facturen naar betalingen hangt af van het automatiseringsniveau dat het bedrijf garandeert, en het vermogen van de software om te integreren met de praktijken en het beleid van het bedrijf.
De te gebruiken software hangt ook af van de budgettoewijzing van het bedrijf, waarbij rekening wordt gehouden met de omvang van het bedrijf, het bedrijfsresultaat en het investeringspotentieel van het bedrijf.
Andere factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij de keuze van een automatiseringstool voor factuurbeheer zijn gebruiksgemak, technische ondersteuning, gegevensopslagbehoeften van het bedrijf en integratie met bestaande digitale tools die door het bedrijf worden gebruikt.
We mogen niet vergeten dat elke factuur-naar-betalingssoftware een synergetisch hulpmiddel is waarmee menselijke werknemers zich kunnen concentreren op minder alledaagse taken met een hogere waarde, zoals bedrijfsontwikkeling en andere activiteiten die bijdragen aan de bedrijfswaarde.
- "
- &
- 7
- Over
- Account
- Accounting
- Actie
- activiteiten
- Ad
- aangepast
- adres
- vergevorderd
- AI
- algoritmen
- Alles
- toewijzing
- Hoewel
- Nog een
- api
- goedgekeurd
- controleren
- geautomatiseerde
- Automatisering
- Bank
- bankrekening
- wezen
- betekent
- Biljetten
- Bing
- Bosch
- bedrijfsdeskundigen
- ondernemingen
- gevallen
- Contant geld
- cash flow
- tekenherkenning
- controleren
- Controles
- CLOSED
- rommel
- code
- codering
- Gemeen
- Bedrijven
- afstand
- dwingende
- concentreren
- Overeenstemming
- voortzetten
- doorlopend
- Kosten
- kon
- Klanten
- gegevens
- gegevensopslag
- Database
- transactie
- vertragingen
- levering
- Ontwikkelaar
- Ontwikkeling
- anders
- digitaal
- digitaal
- digitalisering
- havenarbeider
- documenten
- gedreven
- medewerkers
- Enterprise
- vooral
- etc
- voorbeeld
- breidt uit
- verwacht
- extractie
- factoren
- SNELLE
- Voordelen
- Velden
- financieel
- Voornaam*
- Bepalen
- stroom
- formulier
- formulieren
- toekomst
- voortbrengen
- goed
- Kopen Google Reviews
- hulp
- helpt
- hier
- geschiedenis
- Hoe
- HTTPS
- beeld
- uitvoeren
- belangrijk
- Inclusief
- inclusie
- Laat uw omzet
- informatie
- Infrastructuur
- geïntegreerde
- integratie
- Intelligent
- inventaris
- investering
- facturatie
- IT
- Java
- sleutel
- koning
- bekend
- LEARN
- leren
- Niveau
- Lijn
- plaats
- lang
- management
- handboek
- model
- geld
- meer
- meest
- OCR
- online.
- bestellen
- orders
- organisaties
- Overige
- schilderij
- Papier
- deelnemers
- Betaal
- betaling
- verwerking van betalingen
- betalingen
- platform
- beleidsmaatregelen door te lezen.
- arm
- prijs
- probleem
- processen
- Product
- produktiviteit
- Producten
- zorgen voor
- biedt
- inkomsten
- Pymnten
- Python
- lezers
- real-time
- record
- verminderen
- verwantschap
- Relaties
- Rapporten
- weg
- reglement
- lopen
- Zei
- verkoop
- verkoopsteam
- schaalbare
- Scale
- veiligheid
- Diensten
- reeks
- Shell
- gelijk
- Eenvoudig
- Maat
- Klein
- kleine bedrijven
- Software
- uitverkocht
- Oplossingen
- gespecialiseerde
- spreadsheet
- Stadium
- gestart
- Land
- mediaopslag
- shop
- sterke
- leveren
- toeleveringsketen
- ondersteuning
- Systems
- Tablet
- belasting
- Belasting
- tech
- Door
- niet de tijd of
- vandaag
- tools
- tools
- top
- spoor
- traditioneel
- transactie
- Transacties
- Transparantie
- us
- gebruikers
- waarde
- zichtbaarheid
- volume
- goed gedefinieerd
- WIJN
- Draad
- binnen
- zonder
- workflow
- wereld
- zou
- jaar